第3章报表管理系统

1、1第第3章章 报表管理系统报表管理系统(T6版版)2 了解会计报表系统的功能与特点。了解会计报表系统的功能与特点。 理解报表系统中有关的基本概念。理解报表系统中有关的基本概念。 熟悉报表管理系统的基本操作流程。熟悉报表管理系统的基本操作流程。 掌握报表格式设置、公式设置及报表数据的处掌握报表格式设置、公式设置及报表数据的处理方法。理方法。3第一节第一节 报表管理系统概述报表管理系统概述 第二节第二节 报表格式设计与公式定义报表格式设计与公式定义第三节第三节 报表数据处理报表数据处理第四节第四节 报表模板报表模板4一、一、报表管理系统报表管理系统总体介绍总体介绍二、二、UFO报表系统的主要功能报

2、表系统的主要功能三、三、UFO报表系统与其他系统的联系报表系统与其他系统的联系四、报表管理系统的基本操作流程四、报表管理系统的基本操作流程五、报表管理系统的报表结构与基本概念五、报表管理系统的报表结构与基本概念第一节第一节报表管理系统概述报表管理系统概述5一、报表管理系统总体介绍一、报表管理系统总体介绍 （一（一）报表管理系统报表管理系统是将计算机技术与会计报表的编制方法相结合而设计的，专门用于报表数据处理的系统，是会计信息系统中的一个独立的子系统。会计报表管理系统的主要任务就是设计报表的格式和编制公式，从总账管理系统或其他系统中取得有关会计信息，自动编制会计报表，并对会计报表进行审核、汇总，

3、生成各种分析图表，并按预定格式输出各种会计报表。6 （二）UFO报表系统(User,sFriend Soft,即用友财务软件) UFO报表系统提供了一些固定的财务报表以便用户使用，但如用户需要一些特殊格式的报表，可通过自定义的方式来设计自己所需要的报表格式 。7二、二、UFO报表系统的主要功能报表系统的主要功能1、提供各行业报表模板、提供各行业报表模板(包括现金流量表包括现金流量表)2、文件管理功能、文件管理功能3、格式管理功能、格式管理功能4、数据处理功能、数据处理功能5、图表功能、图表功能8三、三、UFO报表系统与其他系统的联系报表系统与其他系统的联系采购管理系统采购管理系统固定资产管理系

4、统固定资产管理系统应收应付管理系统应收应付管理系统报表管理系统报表管理系统库存管理系统库存管理系统销售出库单销售出库单采购入库单采购入库单凭证凭证折旧费折旧费人工费人工费成本管理系统成本管理系统凭证凭证凭证凭证凭证凭证材料费材料费凭证凭证工资管理系统工资管理系统销售管理系统销售管理系统总账管理系统总账管理系统存货核算系统存货核算系统9四、报表制作基本流程 在会计电算化状态下，编制报表的流程可以分为三步， 第一步是报表的格式定义，包括空白报表的设置和报表公式的定义； 第二步是报表的数据处理，包括报表的数据采集和运算。 第三步为报表的打印输出。10第二节第二节 报表格式设计与公式定义报表格式设计与

5、公式定义1、建立报表、建立报表 一般由四个基本要素组成：标题，表头，一般由四个基本要素组成：标题，表头，表体和表尾表体和表尾 。1112报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表报表的格式在格式状态下设计，格式对整个报表都有效。主要包括以下内容的设计：都有效。主要包括以下内容的设计：1、定义表尺寸、定义表尺寸2、调整行高和列宽、调整行高和列宽 3、画表格线、画表格线4、设置组合单元、设置组合单元5、设置单元属性及单元风格、设置单元属性及单元风格6、确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、确定关键字在表页上的位置，如单位名称、年、月、日等。月、日等。7、录入表样文字、录入表样文字13（1）格式

6、状态和数据状态）格式状态和数据状态1）格式状态。）格式状态。格式状态下进行报表格式设计的操作和公式的定义工作。格式状态下进行报表格式设计的操作和公式的定义工作。报表报表格式的设计包括设置表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、格式的设计包括设置表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字等。报表公式的定义如单元公式、审核公式、组合单元、关键字等。报表公式的定义如单元公式、审核公式、舍位平衡公式的定义。舍位平衡公式的定义。在在格式状态下的操作对该报表中的所有表页都发生作用格式状态下的操作对该报表中的所有表页都发生作用，该状，该状态下态下不能进行数据的录入、计算等不能进行数据的录入、计算等

7、。141)格式状态格式状态15 2）数据状态 可管理报表的数据，如输入数据、增加或输入数据、增加或删除删除表页表页、执行审核和舍位平衡操作、图、执行审核和舍位平衡操作、图形操作、汇总与合并报表等。形操作、汇总与合并报表等。 数据状态下的操作只对本表页有效，不能数据状态下的操作只对本表页有效，不能对格式进行修改，但可看到报表的格式和对格式进行修改，但可看到报表的格式和数据。数据。162)数据状态数据状态17 2、设计表样、设计表样 （1）设置表尺寸：几行几列）设置表尺寸：几行几列 （2）定义行高列宽）定义行高列宽 （3）划表格线：数据状态下是没有表格线）划表格线：数据状态下是没有表格线的。的。1

8、8 （4）定义组合单元）定义组合单元 单元：组成报表的最小单位。单元名称由所在行、单元：组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。行号用数字列标识。行号用数字1-9999表示，列标用字母表示，列标用字母A-IU表示。如表示。如A3、C7。单元的完整描述为：。单元的完整描述为： “报表名报表名”单元名称单元名称表页号。表页号。在报表在报表“资产资产负债表负债表”第第5张表页上的张表页上的C6单元表示为：单元表示为： “资产负债表资产负债表”C65 组合单元：由相邻的两个或更多的单元组成。如组合单元：由相邻的两个或更多的单元组成。如把把A2到到B4定义为一个组合单元，可用定义为一个组合单元，可

9、用A2：B4或或A2、B4表示。表示。19 （5）输入表间项目：输入报表项目时，）输入表间项目：输入报表项目时， 编制编制单位、日期一般不输，应将其单独设置为关键单位、日期一般不输，应将其单独设置为关键字。字。 （6）单元类型）单元类型 数值单元、字符单元和表样单元。表样单元的数值单元、字符单元和表样单元。表样单元的定义对某报表文件的所有表页有效。定义对某报表文件的所有表页有效。 （7）单元风格。是指单元内容的格式，对报）单元风格。是指单元内容的格式，对报表进行修饰，改变字体、字号、字型、对齐方表进行修饰，改变字体、字号、字型、对齐方式、加背景、边框等格式特性。式、加背景、边框等格式特性。20

10、 3、设置关键字、设置关键字 关键字是区分不同报表的标志。在一个报表文件关键字是区分不同报表的标志。在一个报表文件中，可能包含着多个单位、不同时期的报表，这中，可能包含着多个单位、不同时期的报表，这时如果需要快速准确地搜索到所需要的报表，就时如果需要快速准确地搜索到所需要的报表，就需要有一个对表页能够进行定位、辨识的特殊标需要有一个对表页能够进行定位、辨识的特殊标志，这个特殊标志就是关键字。志，这个特殊标志就是关键字。 系统中共提供了单位名称、单位编号、年、月、系统中共提供了单位名称、单位编号、年、月、季、日六种关键字，也可以自行定义。主要是对季、日六种关键字，也可以自行定义。主要是对账表进行

11、定位、取数等操作。账表进行定位、取数等操作。21表页表页一个一个UFO报表最多可容纳报表最多可容纳99,999张表页，每一张表张表页，每一张表页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页页是由许多单元组成的。一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，称为页标。用第出现，称为页标。用第1页页-第第99999表示，当前表表示，当前表的第的第2页，可以表示为页，可以表示为222 4、编辑公式、编辑公式 UFO报表中公式共有三种，即：单元公式、报表中公式共有三种，即：单

12、元公式、审核公式、舍位公式。审核公式、舍位公式。 单元公式：可定义报表数据间的运算关系。单元公式：可定义报表数据间的运算关系。 审核公式：用于审核报表内或报表间的勾审核公式：用于审核报表内或报表间的勾稽关系是否正确。稽关系是否正确。 舍位公式：用于对报表数据进行进位或小舍位公式：用于对报表数据进行进位或小数取整后重新调整平衡关系。数取整后重新调整平衡关系。23（二）审核公式（二）审核公式24 公式的含义是：报表B37单元的数据必须等于E37单元的数据，否则，在屏幕上显示“期末资产总计不等于期末负债及所有者权益总计”的提示信息。25（二）审核公式（二）审核公式26舍位平衡公式舍位平衡公式目前我国

13、对外报表中的金额单位都是目前我国对外报表中的金额单位都是“元元”。因此在大规模的单位，会计报表上的数据都比较因此在大规模的单位，会计报表上的数据都比较大，阅读报表时就显得比较麻烦，故常常希望将大，阅读报表时就显得比较麻烦，故常常希望将报表中的数据金额单位由报表中的数据金额单位由“元元”改为改为“千元千元”或或“万元万元”，以方便阅读。，以方便阅读。这时报表上原来的数据平衡关系就可能被破坏，这时报表上原来的数据平衡关系就可能被破坏，因此需要重新进行调整，使之保持数据间的平衡因此需要重新进行调整，使之保持数据间的平衡关系。关系。27 例如：原始报表数据平衡关系为D5+E5=F5，在未转换之前，D5

14、的值为15237.23元，E5的值为1543.31元，F5的值为16780.54元，此时该表页是符合平衡关系的。但在转换为“万元”表之后，D5的值变为1.52，E5的值变为0.15，F5的值变为1.68，这时原先的平衡关系被打破，即1.52+0.15=1.671.68。 报表经舍位后，重新调整平衡关系的公式称为舍位平衡公式。其中，进行进位的操作叫做舍位，舍位后调整平衡关系的操作叫做平衡调整。当报表数据生成之后，应对报表进行审核，以检查报表各项数据勾稽关系的准确性。2829 （1）单元取数公式定义）单元取数公式定义 单元取数公式有四种类型：账务函数、凭单元取数公式有四种类型：账务函数、凭证取数函

15、数、从表内单元取数、从其他表证取数函数、从表内单元取数、从其他表页中取数、从其他报表中取数。页中取数、从其他报表中取数。30 UFO账务函数的基本格式如下： 函数名(“科目编码”，会计期间，“方向”，“账套号”，会计年度，“编码1”，“编码2”)。 函数内部带中括号的项目为可选项目，可采用缺省方式。而科目编码或会计期间则是必选项目。 1、函数名：即函数关键字,账务取数函数主要函数名，如表所示。31账务函数取数账务函数取数 账务函数主要有：账务函数主要有：报表名报表名称称账务函数名账务函数名取数含义取数含义资产负资产负债债表表期初（期初（QCQC）提取资产类、负债类和所有者权益类科目的期提取资产

16、类、负债类和所有者权益类科目的期初余额初余额期末（期末（QMQM）提取资产类、负债类和所有者权益类科目的期提取资产类、负债类和所有者权益类科目的期末余额末余额求和（求和（PTOTALPTOTAL）提取表内有关项目合计数（如非流动资产合计）提取表内有关项目合计数（如非流动资产合计）利润表利润表发生（发生（FSFS）提取收入类科目的贷方发生额或费用类科目的提取收入类科目的贷方发生额或费用类科目的借方发生额借方发生额净额（净额（JEJE）提取损益类科目的借方发生额与贷方发生额相提取损益类科目的借方发生额与贷方发生额相抵减后的差额抵减后的差额对方科目发生（对方科目发生（DFSDFS）提取损益类科目与提

17、取损益类科目与“本年利润本年利润”科目相对应的科目相对应的损益结转发生额损益结转发生额扩展对方科目发生扩展对方科目发生（DFSEXDFSEX）提取损益类科目中，出现收入类的借方发生额提取损益类科目中，出现收入类的借方发生额和费用类的贷方发生额。和费用类的贷方发生额。SELECTSELECT本表他页取数函数（如利润表中本年累计栏本表他页取数函数（如利润表中本年累计栏= =本本年上月累计数年上月累计数+ +本月发生额）本月发生额）32 科目编码：表示取哪一个科目的数据。 会计期间：表示取某一年哪一个月的数据，可以是全年、季、月等变量，也可以用具体数字表示年、季、月。 方向：即借或贷，可以省略。 账

18、套号：表示取哪一套账的数据，为数字型字符串，缺省时默认为第一套账(默认的账套号可通过“数据”菜单下的“账套初始”程序设置)。 会计年度：即数据取数的年度，可以省略，省略时取默认的会计年度，该值也可通过上述“账套初始”程序设置。 编码1与编码2：与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如无辅助核算可以不填。33从其他表页中取数从其他表页中取数 对于取自于本表其他表页的数据可以利用某个关键字作对于取自于本表其他表页的数据可以利用某个关键字作为表页定位的依据，或者直接以页标号作为定位依据，指为表页定位的依据，或者直接以页标号作为定位依据，指定取某个表页的数据。可以运用选择函数取数。定取某个表页

19、的数据。可以运用选择函数取数。 选择函数是指取数时计算机将自动搜寻满足条件的数据。选择函数是指取数时计算机将自动搜寻满足条件的数据。其基本格式为其基本格式为SELECT()，括号内为取数的条件。，括号内为取数的条件。34 1、C5=SELECT(B5,月月=月月+1) 对照理解：对照理解：SELECT是本表他页取数，所以第一是本表他页取数，所以第一个参数是个参数是B5说明本页的说明本页的C5取的是本表的其他页的取的是本表的其他页的B5单元格的数；然后看筛选条件，月是关键字，单元格的数；然后看筛选条件，月是关键字，这个条件表示本页的关键字比目标页的关键字大这个条件表示本页的关键字比目标页的关键字大1。所以如果本页关键字月所以如果本页关键字月=6，那么目标页的关键字，那么目标页的关键字月月=5，这样目标页就找到了：关键字月，这样目标页就找到了：关键字月=5的表页的表页的