浅议施工企业档案管理工作存在问题和对策

1、浅议施工企业档案管理工作存在问题和对策【摘要】档案管理工作在施工企业中容易被放置 在不受重视的地位，难以随着时代的发展而进步，不仅不能 为企业提供服务，有时甚至会成为企业发展的短板。本文就 目前施工企业档案管理工作存在的问题进行总结分析，并针 对其问题提出相应的对策，以提升档案工作的效率和档案利 用率为根本目的，从而提高企业档案管理工作水平。【关键词】档案管理；施工企业；问题；对策我国施工企业档案事业历经四个关键阶段，逐步发展起 来。1980年全国档案工作会议后，一些企业才建立起档案机 构。1988年国家颁布了中华人民共和国档案法，并普遍 开展了企业档案管理升级活动；90年代初推行的is090

2、00管 理体系认证制度，档案管理是列入企业管理重要一环。推动 了企业档案管理规范、化标准化的进程；2011年建设部进行 施工总承包企业特级资质就位检查，将企业档案管理信息化 列入了检查内容，从而再次推动施工企业档案管理向信息 化、数字化的快速发展。尽管企业档案管理发展取得了长足 的进步，但其与企业的其他方面的管理水平相比较还是有较 大的差距，提升档案管理水平，并不是靠几次升级、认证、 检查活动就可以办到。要保持档案工作的勃勃生机使之在企 业中更好地、长久地发挥作用，还需做大量工作，下面笔者 就当前企业档案管理现状谈几点看法。一、施工企业档案工作存在的问题1、升级和认证、资质就位检查活动带有一定

3、的强制性、 突击性，企业有“服从”的成分。部分领导和同志并未真正 认识到档案的重要性，对于搞好档案工作可以产生巨大的经 济、社会效益缺乏更多的感性认识和亲身体会，所以对其不 够重视，缺乏长久的热情，应付过检查之后，就将档案工作 放在一边，不闻不问。因有突击性，基础工作做得不扎实， 不仅影响到档案的利用，而且对档案工作的发展带来一定困 难。2、部分档案人员文化水平偏低、业务知识不熟。在档 案工作人员中，学过档案专业的少，大多只经过中、短期培 训或未经过培训，且对本企业的基本专业知识也知之不多， 这样就不可能有效、全面地完成资料的收集，整理，保管， 鉴定，统计，利用等整套档案基本业务。特别是档案管

4、理进 入信息化时代，对档案人员的素质和技能要求更加严格。3、企业精简机构，档案人员缩编，而现代化的管理设备与手段又跟不上。档案管理工作在企业中常常被看成一项 轻松简单的工作，档案员视同仓库保管员，不被重视，使得 档案员不安于本职工作，调动频繁，工作不能正常开展。另 外，有的档案员兼职过多，因此只能应付日常工作，无力进 行深层次的档案管理。4、不能严格执行规章制度，导致文件材料收集不全， 降低了利用效果：或整理混乱，保管不善，有文件查找不到, 失去利用价值。二、做好施工企业档案工作的建议1、领导重视为档案工作提供有力的保障档案工作是企业管理中的一项重要基础性工作，是一项 功在当今、利在千秋的事业

5、。企业领导要从全局和战略的高 度深刻认识档案工作的重要地位和作用，切实加强领导，结 合各自的具体情况，找准本单位的定位，进一步完善档案工 作机制，把档案工作纳入本单位的年度工作计划中，纳入领 导的议事日程，及时研究解决工作中出现的重大问题，为档 案工作的顺利开展，提供强有力保障，使档案工作与单位其 他工作同步、协调发展。要切实加大资金投入力度，完善基 础设施建设和满足信息化建设中的资金需求。2、加大档案工作宣传力度提高认识档案主管部门应注重宣传教育，提高群体意识，使更多 的人理解，支持档案工作。让大家充分认识到档案是企业开 展各项工作不可缺少的凭证和依据，它能维护企业的经济利 益，合法权益和历

6、史面貌，是企业的软财产，不可弃之不要; 文件材料的收集，保管是全体职工的事，需要人人重视。为 此档案人员必须及时向领导和业务部门提供档案信息，采用 提供电子档案、纸质档案原件，影印件，编研成果等多种形 式，方便大家利用，使之在利用过程中认识档案的价值，体 会档案的重要性，关心、支持档案工作。3、完善并实施档案的规章制度施工企业要根据自身特点及各类档案形成规律，制定出 一整套档案规章制度，并根据企业发展和工作实际定期进行 制度的修正和逐步完善。从制度上为档案工作提供保证。企 业要将制度落实到位，每年对档案制度执行情况进行督促， 检查。这样才能使档案工作有条不紊，慌而不乱，循序渐进, 保证档案齐全

7、，完整，安全达到利用目的，发挥应有作用4、提倡爱岗敬业，保持档案人员队伍相对稳定应倡导档案人员更好地树立敬业精神和主动服务意识。 加强思想政治工作，解决他们的实际问题，使之安心本职工 作。档案工作连续性强，需要进行较长时间的学习，积累经 验，才能逐渐适应，熟悉。同时它还是一项专业性很强又繁 琐细致的工作，除要求档案员有一定文化素质和专业知识 外，还要细心，耐心，有责任心，因此在选人员时既要考虑 工作能力，以免影响到档案工作的连续性。另外档案员不能 兼职过多。档案管理升级要求科技档案，文书档案分别专人 管理，而现在有些单位将二人压缩为一人，统管科技和文书 档案，有的还将文书和收发工作交给档案员去

8、管。由于兼职 过多，工作起来是什么急就干什么，无形之中，就将档案工 作挤到一边，抽空干一点儿也常常是错误很多，质量很差。 因此，应减少档案员兼职工作，使其有更多的精力用于档案 管理。5、加强培训提高档案人员的业务素质提高档案人员的综合素质是当务之急。目前我国正处在 信息革命的新时期，它必然赋予档案管理工作新的内容和要 求。而企业档案人员的素质与新时期对档案工作的要求有不 适应。要解决这个问题，一是逐步引进档案专业人才，二是 立足于提高现有档案人员的业务水平。可以分期分批选送档 案人员到高等院校档案专业进修；可以通过办培训班请老师 和本企业技术人员讲授档案人员进行轮训；也可以不定期地 结合实际搞专题讲座到外观摩学习，交