合同管理存档规定

1、文件名称合同存档管理规定编制/修订张国栋文件编号SY-ZD-JT-2012-0010审核李保满发布日期2012年12月14日批准张晓军版本第1版发布行政人事部适用范围集团公司各部门控制执行部门集团财务管理中心合同存档管理规定1.0目的：为优化合同管理，进一步规范日常合同归档与查阅，保证合同财务结算的有序进行，特制定本办法2.0适用范围：适用于集团总部与下设各部、中心、业态合同的归档、查阅与合同款 项的结算等相关事宜。3.0具体内容3.1合同范围：3.1.1经营类：经营合同、市场开发协议、投资协议、租赁协议等。3.1.2购销类：采购合同、供货合同及其补充协议等。3.1.3工程类：项目建设合同、工

2、程承包合同、维护保养合同等。3.1.4其他类：具备合同性质的文件。3.2具体职责3.2.1合同管理3.2.1.1各部门签订的所有合同一式三份存档，一份本部门留存，一份财务部 留存，一份给客户；3.2.1.2集团总部归档的合同必须为合同原件或正本，特殊情况不能留存原件 或正本的，应将复印件或副本归档，部门经理必须于复印件或副本上注明原件或正 本所在，并签字确认。3.2.1.3各部门合同由经理或经理指定人员负责日常合同档案的管理工作；相 关财务处做好相关合同的财务管理工作。3.2.2合同管理员职责3.2.2.1负责合同归档手续办理，维护合同保管登记簿（后附）；3.2.2.2负责合同查阅手续办理，维

3、护合同查阅审批表（后附）；3.2.2.3.负责合同档案存档、整理、核对、登记、接交等日常性工作；3.2.2.4合同管理员工作变动时，办妥移交手续，列出合同档案移交清单；3.2.2.5负责定期与不定期与部门保存的合同进行核对，保证合同完整；3.226.负责将合同条款内容及时通知到财务人员，根据合同签订金额，每月 进行扣款或支付货款，及时做好合同资金付款计划，并报财务部经理，实时进行财务监控；322.7.负责每月统计临期租赁费、统计到期合同等相关事项报各相关部 门经理，向业户催缴租赁金额，实时做好合同资金收款计划；3.2.2.8负责其他合同档案管理事宜。3.2.3合同签订人职责3.2.3.1负责各

4、部门所签合同必须保证完整有效，合同双方必须进行签字盖早；3.2.3.2负责合同的重签、修改、续签、添加协议等改变原合同内容的相关 事宜，经办部门必须出具XX合同修改通知书，在合同变动两日内通知三 方合同管理负责人，对更改、补充事项进行备案登记并附修改后的合同原件；3.2.4查阅合同3.2.4.1对于需查阅合同档案的人员，应经所在部门经理批准，方可进行查 阅，查阅地点限于公司办公场所内；3.2.4.2合同不予外借、扫描，且查阅过程需由合同管理负责人陪同监督， 如有复印必要，经所在总经理批准后，方可进行合同文件的复印；3.2.4.3查阅或复印合同档案时，应确保合同档案的完整性，不得擅自涂改、 勾划

5、、裁剪、拼接、抽取、拆页或损毁；3.2.44 查阅合同交还时，合同管理负责人须当面核对，如发现遗失或损坏，应立即报告主管领导。3.2.5合同期限3.2.5.1在合同到期、解除、重签情况下，原合同留存三个月，经部门经理同意后销毁；3.2.5.2 相关财务处合同，应在合同最后履行日期结束时将合同装订归入 当期凭证；3.2.5.3集团公司合同，原则上须永久留存，特殊情况需销毁的必须经董事 长批准。序号合同名称签订双方合同期限合同金额位置/范围其它1其它2其它3备注备注：各合同负责人根据部门需要添加登记内容附件2：合同查阅审批表序号查阅日期申请查阅合冋名称查阅人签名有权批准人审批备注附件3:XX合同修

6、改通知书今经双方代表达成一致，对XX合同/协议中的内容做出如下修 改：（后附修改后合同）。特此通知。经办部门经理签字：会审人会审人修改状态修改标注人修改标注日期备注修改记录R1R2R3物业安保培训方案为规范保安工作，使保安工作系统化/规范化,最终使保安具备满足工作需要的知识和技能，特制定本教学教材大纲。一、课程设置及内容 全部课程分为专业理论知识和技能训练两大科目。其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识.皿、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的1）保安人员培训应以保安理论知识、消防知识、法律

7、常识教学为主，在教学过程中，应要求学员全面熟知保安理论知识及消防专业知识，在工作中的操作与运用，并基本掌握现场保护及处理知识2）职业道德课程的教学应根据不同的岗位元而予以不同的内容，使保安在各自不同的工作岗位上都能养成具有本职业特点的良好职业道德和行为规范）法律常识教学是理论课的主要内容之一，要求所有保安都应熟知国家有关法律、法规，成为懂法、知法、守法的公民，运用法律这一有力武器与违法犯罪分子作斗争。工作入口门卫守护，定点守卫及区域巡逻为主要内容，在日常管理和发生突发事件时能够运用所学的技能保护公司财产以及自身安全。2、培训要求1）保安理论培训通过培训使保安熟知保安工作性质、地位、任务、及工作

8、职责权限，同时全面掌握保安专业知识以及在具体工作中应注意的事项及一般情况处置的原则和方法。2）消防知识及消防器材的使用通过培训使保安熟知掌握消防工作的方针任务和意义，熟知各种防火的措施和消防器材设施的操作及使用方法，做到防患于未燃，保护公司财产和员工生命财产的安全。3）法律常识及职业道德教育通过法律常识及职业道德教育，使保安树立法律意识和良好的职业道德观念，能够运用法律知识正确处理工作中发生的各种问题；增强保安人员爱岗敬业、 无私奉献更好的为公司服务的精神。4）工作技能培训其中专业理论知识内容包括：保安理论知识、消防业务知识皿、职业道德、法律常识、保安礼仪、救护知识。作技能训练内容包括：岗位操

9、作指引、勤务技能、消防技能、军事技能。二培训的及要求培训目的安全生产目标责任书为了进一步落实安全生产责任制，做到“责、权、利”相结合，根据我公司2015年度安全生产目标的内容，现与财务部签订如下安全生产目标:目标值:1、全年人身死亡事故为零，重伤事故为零，轻伤人数为零。2、现金安全保管，不发生盗窃事故。3、每月足额提取安全生产费用，保障安全生产投入资金的到位。4、安全培训合格率为 100%。二、本单位安全工作上必须做到以下内容:1、对本单位的安全生产负直接领导责任，必须模范遵守公司的各项安全管理制度，不发布与公司安全管理制度相抵触的指令，严格履行本人的安全职责，确保安全责任制在本单位全面落实，

10、并全力支持安全工作。2、保证公司各项安全管理制度和管理办法在本单位内全面实施，并自觉接受公司安全部门的监督和管理。3、在确保安全的前提下组织生产，始终把安全工作放在首位，当“安全与交货期、质量”发生矛盾时，坚持安全第一的原则。4、参加生产碰头会时，首先汇报本单位的安全生产情况和安全问题落实情况；在安排本单位生产任务时，必须安排安全工作内容，并写入记录。5、在公司及政府的安全检查中杜绝各类违章现象。6、组织本部门积极参加安全检查，做到有检查、有整改，记录全。7、以身作则，不违章指挥、不违章操作。对发现的各类违章现象负有查禁的责任，同时要予以查处。8、虚心接受员工提出的问题，杜绝不接受或盲目指挥;9、发生事故，应立即报告主管领导，按照“四不放过”的原则召开事故分析会，提出整改措施和对责任者的处理意见，并填写事故登记表，严禁隐瞒不报或降