浅议信息时代档案管理中保密工作

1、浅议信息时代档案管理中保密工作摘要：随着档案管理的网络化、信息化、数字化,我们档案的保密工作也不断面临着新的考验和挑战，如何做 好信息化档案管理的保密工作，成为工作中的重中之重。本 文通过对现阶段档案管理中的保密工作面临的挑战和管理 模式进行分析，并从完善电子信息档案管理保密制度，做好 监督利用档案资料的工作、加强保管电子信息档案的工作、 建立并认真履行电子信息档案查询使用制度和构建档案干 部知识更新教育机制四个方面阐述了信息时代档案管理中 的保密工作的具体措施。形成了 “保密带动管理，管理带动 服务”的良性互动工作模式，把档案管理中的保密工作提到 一个更高水平。关键词：档案保密管理信息化快速

2、发展的计算机网络信息化时代，给档案管理的保密 工作带来新的挑战，要求档案的保密工作有更高更严的信息 化管理。随着信息技术的广泛运用，做好档案管理的保密工 作，是推进档案持续、健康发展的基本保障，是促进教育事 业体制改革和稳定发展的重要保证。1信息化社会档案管理的保密工作面临的新挑战自动化与网络化的发展和应用，使档案管理工作进入新 阶段。快捷又方便的信息化档案管理工作也存在着不少安全 隐患。档案管理高技术、开放的网络信息化对保密工作提出 了严峻的挑战。由于档案所涉及的信息大至影响国家安全， 小至影响人民的利益，在推进档案管理信息化的过程中，如 果网络与信息的管理在安全保密方面做得不到位，将会给国

3、 家和人民带来巨大的损失。所以，这给档案管理中的保密工 作带来了新的挑战，形成新挑战的主要原因有：我国法律 法规滞后。我国保密法已颁布实施20多年，保密工作 为改革开放和社会主义现代化建设事业的顺利进行发挥了 极大的保障促进作用。但由于档案保密方面的法律法规体系 还不健全，立法重点不明确，在某些方面存在滞后，如档案 信息化管理的保密法律法规不完善，涉密计算机的管理制度 滞后，和现代计算机和网络的发展存在差距，同时给国家档 案管理部门制定适宜的保密法律法规带来一定的难度，档案 工作人员也不能依法办事，十分不利于开展档案的保密工 作。档案工作人员保密意识不强。首先，在思想上，保密 观念淡薄，认为档

4、案管理和保密工作是无关紧要的事情，存 在错误认识。也有的认为在高科技时代，档案管理过程中要 进行保密，是无密可保，有密难保。有些档案管理工作人员、 涉密人员忙于日常工作，对保密法知之甚少，对经办的 密件见密不知密，毫无所谓，缺乏强烈的保密意识。这些都 会对国家秘密的管理造成严重的后果。其次，一些领导和工 作人员的形式主义，导致保密意识更加淡薄。认为只要按照 国家保密法及档案管理相关规定，用三铁一柜就把国家 秘密锁住了，就能杜绝档案信息的泄漏。放松了档案安全保 密隐患的警惕，对新问题、新挑战的应对毫无准备。保密 技术落后。科技的迅猛发展，特别是传播的信息化、网络化, 当前档案保密工作面临更加严峻

5、的挑战。现代高技术在窃密 方面的运用，导致窃密与反窃密斗争日益复杂、尖锐，增加 了通信和计算机网络的泄密隐患。我国档案信息技术和设备 技术相对落后，各级保密技术防范装备的研制、开发、应用 跟不上网络技术的发展，致使信息与网络安全的防护能力较 弱，保密工作仍处于摸索、探讨不断完善的过程。2档案信息化时代的管理模式在信息社会里，无论电子档案纸质化还是纸质档案电子 化后制成的两套档案，虽然两者同时存在、同时使用，但两 类档案各有所长。电子信息档案目前实施“双套制”的归档管理。电子档 案管理可以推动档案一体化管理，简化各项流程，提高档案 管理工作效率。为解决档案信息存储难、检索慢等问题，归 档时可以同

6、时保存电子文件和纸质文件。电子信息档案的归 档范围可参照国家保密法关于纸质文件材料归档的相关 规定实行，并包括相应的背景信息和元数据。纸质档案管理 可以完善电子档案管理。在档案信息化建设过程中，为保障 电子档案的安全运行，可根据电子文件归档与电子档案管 理办法的要求，建立统一的档案管理标准，逐步完善信息 资源库，确保档案管理的规范化和合理化。"双套制"融合了纸质档案和电子档案各自的优势。不 能因为纸质档案有存在价值，而忽视电子档案的发展。方便 快捷的查询可利用电子档案，万一电子档案被损坏或者要查 阅文件的原始真实性，保存完好的纸质档案还可以利用。建 立档案'双套制”

7、有其必要性，它们将在一定时期内并存， 互动发展。3做好信息化档案的保密工作的措施随着秘密信息载体形式的多样化，不断发展的办公自动 化和网络技术，如何做好档案管理信息化的保密工作，成为 工作中的重中之重。3. 1完善电子信息管理档案保密管理制度，做好档案资 料利用的监督工作电子信息档案管理制度是保密工作之 本。我们可以根据国家有关档案管理、保密工作的法律法规, 结合本单位的实际情况，建立健全电子信息档案资料登记、 传阅、借阅、复制、销毁制度以及涉密人员管理制度等。制 定出电子信息档案保密工作安全的措施、方针、策略和原则, 根据利用人员的不同要求和不同的利用范围，制定不同层次 的审批手续，使档案利

8、用工作在开展的同时，确保不失密、 不泄密以及档案资料的完好无损。并在实践中认真加以总 结，不断充实和完善。为确保机密电子信息档案不被泄漏，建立完善电子信息档案保密工作等制度，是开展电子信息档 案保密工作的重要保证，才能使档案管理利用工作真正落到 实处。3.2加强保管电子信息档案 电子信息档案除应按符合纸质档案的要求保管处,还要对磁盘、光盘进行防写处理避免划、擦、触摸记录涂层；应装盒存放，避免强磁场强热 源，和有害气体隔离；相对湿度选定：35-45°c；相对温度 选定为:17-20°co同时，要坚持按照国家有关信息安全法 规的规定，对单位的信息进行分档管理，不断提高技术防护

9、水平，在保管方面，根据电子文件信息的安全和保密要求， 可通过身份辨认和认证网络设备，保证数据安全和操作安 全；采用复制副本或异地备份保存等措施，以防消磁、防损 坏工作；同时还应注意安装补丁程序和更新杀毒软件，以弥 补程序缺陷，建立有效完善的防治系统。 在其保管 工作中，还应争取领导重视，要不断加大对档案管理的投入, 加强档案保密的硬件建设，设立涉密档案的专用独立库房， 做到库房、办公室和阅览室三分开，加固防盗门窗，配备电 脑密码柜、门禁、红外感应器、烟感、灭火器、碎纸机等设 备，使档案库房建设合理标准。涉密档案库房应由专人负责, 禁止无关人员入内。同时要不断提高和更新技术防范手段， 全面采用现

10、代化的监控技防设施。3.3建立并认真履行电子信息档案查询使用制度 电子 信息档案保密工作，都应建立有效、规范化的查询使用制度。 使档案保密工作能够有章可循。如借阅方面主要应做到以下 几点：借阅电子信息档案要经主管领导批准；对秘密等 级较高的电子信息档案，不宜用拷贝的方式进行提供利用， 应根据档案的秘密等级进行有效管理；根据使用者的情 况，提供利用方式要有原则；加密处理电子信息档案的重 要信息内容；为确保保密数据的知悉范围和有效利用，涉 密工作人员要控制权限，不得将保密资料非法外传，要完整 记录使用过程，加强对计算机信息系统的保密工作，做好内 网与外网分开。为进一步做好涉密档案资料管理工作的规范

11、化和标准 化，要主动接受保密部门和档案部门对保密工作的监督和指 导，做到提供利用及时、保密有效的科学管理。3.4建立健全档案干部知识更新教育机制随着档案管 理的电子信息化，提高档案管理人员的素质是关键，除对档 案保密工作人员的职业素质和业务素质进行定期培训和知 识更新外，新的形势发展要求档案工作人员不仅要懂得传统 档案保密工作知识，还要采取多形式、多渠道，去了解、学 习、掌握和应用电子信息档案的新知识、新动向、新技术。 如加强应用密码技术、数据保护技术、鉴别技术、访问控制 技术等学习，提高软件保护技术、病毒检测及清除技术、信 息泄漏防护技术的运用。只有拥有高度的政治素质、过硬的 业务素质和职业素质，才能确保涉密电子信息档案管理的安 全。无论在什么场合，都要自觉履行保密义务，以高度的责 任感和服务意识，把档案管理的保密工作和利用工作统一起 来，防止保密档案泄密。随着档案管理的网络化、信息化、数字化，我们档案的 保密工作也不断面临着新的考验和挑战，还需要我们档案人 解放思想、转变观念、开拓创新，在大力推进档案信息化建 设的同时，更能安全的利用现代化技术手段和传统保密手段 相结合，做好信息化档案的保密工作。形成“保密带动管理， 管理带动服务”的良性互动工作模式，把档案管理中的保密 工作提到一个更高水平。参考文献：1 魏菊芳浅