如何整理会计档案

1、如 何 整 理 会 计 档 案武隆县财政国库支付中心 钱素一、会计档案的概念及管理依据1概念：会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案是以货币为计量单位，反映的是经济业务方面的资料，文书档案是管理性的文件材料。 2管理依据：财政部、国家档案局会计档案管理办法（财会字199832号），从1999年1月1日起执行。重庆市档案局 重庆市财政局关于进一步规范会计档案整理工作的通知（渝档发201026号、(武隆档发201030号)。重庆市会计基础工作规范实施细则（渝财会201020号）。 二、会计档案的归档范围 本单位形成的会计凭证、

2、会计账簿、财务报告、银行对账单、银行存款余额调节表等会计核算专业材料。会计档案移交清册，会计档案保管清册（会计档案案卷目录），会计档案销毁清册也属于归档范围，归入全宗卷 。全宗卷就是对档案进行管理过程中的一些文件所形成的卷宗。 本单位的经费预算、财务收支计划以及各种财务制度，财务管理文件材料，纳入文书档案立卷。三、会计档案的分类1会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。2会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿 。3财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明 。4其他类：银行对账单、银行存款余额调节表、会计档案移交清册

3、、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。四、会计档案的保管期限1、会计凭证类：保管15年。2、会计账簿类 ：总账、明细账保管15年；现金出纳账、银行存款账保管25年。行政单位和事业单位固定资产明细账（卡片） 在固定资产报废清理后保管5年 。3、财务报告类 ：月报和季报保管5年；年度决算报告保管永久。 4、其他类 ：银行存款对账单和余额调节表保管5年；会计档案移交清册保管15年；会计档案保管清册（会计档案案卷目录）、会计档案销毁清册保管永久。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起，如：2011年终了日为12月31日，2012年的会计档案保管期限应从2012年1月1日开始计算。各种会计档案

4、的保管期限按会计档案管理办法附表一、二执行。（见本资料p26-28） 五、会计档案的整理会计档案分类、分保管期限进行整理。会计档案的整理主要包括会计凭证、会计账簿、财务报告及其他文字资料的整理。（一） 会计凭证的整理1、会计凭证的装订 一般每月装订一次，不是同一月份产生的凭证不要组合在一起。装订好的凭证按年分月妥善保管归档。 *会计凭证装订前的准备工作分类整理，先将记账凭证所附的各种原始凭证（如发票、工资表、附件等）折叠粘贴整齐、规范。对于所附票据较多，且票据大小不规范的，如差旅费报销单等，要在凭证装订线外根据票面金额的大小分类并错位粘贴；对于规格大于记账凭证的费用报销单等单据所附的原始凭证，

5、要按照记账凭证的规格折叠整理整齐，折叠整理中要留有装订位，以便于日常翻阅原始凭证。按记账凭证的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒，并检查是否附件齐全；确定装订成册的本数；摘除凭证内的金属物（如订书钉、回形针、大头针）； 检查记账凭证上有关人员（如财务主管、复核、记账、制单等）的印章是否齐全。 *会计凭证装订时的要求 装订凭证的厚度一般不宜过厚，要适度，方可保证装订的牢固，美观大方，每册凭证一般厚度为12厘米，不超过2.5厘米； 凭证外面要加封面，封面纸用质好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证； 在凭证包角纸的左上角画一边长为4厘米的等腰三角形，用票夹夹好，用装订机在等腰三角形的底线上分布均

6、匀地打两个针眼（或用“三针引线法”装订，即在左上角部位打上三个针眼）； 上边和左边要对齐，如果原始凭证大于记账凭证，右边和下边要折叠，如下图1，便于翻开。装订线在左上角，并订入一张包角纸，装订完成后将包角纸翻过去在背面粘上，将线头包进去，盖上装订人的图章，以示负责。（见下图2，黄色部分为包角纸，红色圆点为洞眼，蓝色为装订线） 装订凭证应使用棉线（现在大家也有用塑钉装订会计档案的，永久保管的不允许用塑钉，如要用，要另穿棉线加固），用针线装订时，大针引线绳穿过两个眼，将线头子押入中间，向上、向左分别拉紧穿的线。在凭证的背面打结，结扣应是死的，并放在凭证封皮里面。然后包角，将护角向左上侧面折，并将一

7、侧剪开至凭证的左上角，然后抹上胶水。向上折叠，将侧面和背面的线绳扣粘死。装订时尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。但不能有未装订的会计凭证。（详见以下会计凭证装订图） 2、填写会计凭证封面项目 装订完后，粘贴好凭证封签，在每本凭证封面上填写好单位名称、凭证种类、时间、册数、起止号码、凭证张数，会计主管人员和装订人员签章，装订人在装订线封签骑缝处签名或者盖章。 3、排列 会计凭证同一年度按记账分类，逐月按凭证号顺序排列。 4、编号会计凭证装订完成后按照凭证的排列顺序，在每册脊背的凭证标签上的“册号”栏编写顺序号，一般是跨年度编制，也可以分年度编制。一个目录

8、内案卷号最多不超过三位数。从本单位产生凭证之日起拉大流水号，从1号开始编号，但不能超过三位数（即999号）。如去年本单位凭证尾号是900多号，今年产生凭证100册，如果连续拉号，编号就要突破999号。所以当年形成的凭证就不能再接900多号的尾号，只能重新另起案卷号（即从“1”重新编流水号），并且另起目录号。会计档案目录号的确定是由综合档案室给的，这个应根据单位实际情况编定。5、装盒按案卷号顺序依次将会计凭证装入会计档案凭证盒内。一盒可以装一卷或数卷。并填写凭证盒封面、盒脊相应项目。会计档案凭证盒封面格式新的凭证盒封面相关栏目的填写n 全宗名称：填写立档单位名称，用全称或通用简称。n 凭证名称：

9、填写能够反映会计凭证用途或内容的名称，如：“收款会计凭证”“转账会计凭证”等。n 凭证起止号：填写本盒内会计凭证的起号和止号。n 起止日期：填写本盒内会计凭证的起止年月日。n 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。n 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号。n 案卷号：填写本盒内会计凭证案卷号，如果盒内装有两卷或两卷以上的会计凭证，则填写起止案卷号，起号和止号之间用“”连接。会计档案凭证盒盒脊格式及相关栏目的填写 6、编目会计凭证按案卷号逐卷编目。会计凭证案卷目录的填写n 案卷号：填写本卷会计凭证的编号。n 题名：填写本卷会计凭证的名称，如“收款会计凭证”“基建会计凭证”等。案卷题名的要求：三

10、要素，即题名结构，缺一不可。三要素位置不能颠倒。作者、责任者（单位）。内容（年度内容）。名称。例如： 武隆县财政局2012年1月会计凭证； 武隆县财政局2012年现金日记账；武隆县财政局2012年年度财务报告；武隆县财政局2012年112月财务报告；武隆县财政局2012年银行对账单等。2012010120120131n 时间：填写本卷会计凭证的起止时间，分别用8位阿拉伯数字标注。如图：n 凭证起止号：填写本卷会计凭证的起号和止号。n 保管期限：填写本卷会计凭证的保管期限。n 备注：填写其他需要说明的事项。会计凭证目录应加封面    案卷目录封面

11、格式（二）会计账簿、财务报告及其他类会计档案的整理 1、装订 会计账簿、财务报告及其他类会计档案同一年度内区分类别和保管期限立卷。用线或不锈钢钉装订，订本会计账簿保持原装订方式。 （1）会计账簿的装订 各种会计账簿年度结账后，除跨年使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。 *基本要求：账簿装订前，首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、经管人员一览表、账户目录、该账簿的账页、备考表、封底的顺序进行装订。（详见以下各种样表）297mm×210mm(长×宽) 会计账簿、财务报告及其他类会计档案封面格式 会计档

12、案归档章格式注意：封面内容能揭示会计档案内容是指封面内容有全宗名称、会计材料名称、年度这三项内容。 会计账簿经管人员一览表格式单位名称：填写形成会计档案的单位名称，填写要求与记账凭证封面上的单位名称”相同。账簿名称：填写该账簿所属的类别，如总账、明细账账簿页数：填写该账簿中有内容记载的账簿页数（空白账页除外）。启用日期：一般都是当年的公历第一天算起，如2012年1月1日。姓名：填写单位内管理财务的负责人姓名、会计姓名、复核姓名、出纳姓名。会计账簿账户目录格式会计账簿账户目录中总账科目名称写一级科目名称；明细账科目名称写到二级科目名称（或底级科目）；往来账、辅助账写到底级；页号是各个科

13、目在该账簿中的页码位置，前面的都只写起号，最后一个科目要写起止号。 会计账簿、财务报告卷内备考表格式 *活页账簿装订要求： 保留已使用过的账页，将账页数填写齐全，去除空白页和撤掉账夹，用质好的牛皮纸做封面、封底，装订成册。 多栏式活页账、三栏式活页账、数量金额式活页账不得混装，应按同类业务、同类账页装订在一起。 在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号。*会计账簿的装订： 一般都采取三孔一线的方法装订。装订一律在左侧，结头放在案卷后面。装订前，要将包背脊的纸附在经管人员一览表前，必须将线包过。装订时先从中间穿下去，按图上标的1-2-3-4的顺序装订。左边距账簿边缘1-1.5cm，上、下边距账簿

14、边缘3 cm。如图： *账簿装订后的其他要求 会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角，错页、掉页、加空白纸的现象。会计账簿的封口要严密，封口处要加盖有关印章。封面应齐全、平整。会计账簿按保管期限分别编制卷号。 （2）会计报表的装订 会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。 会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺地装订。会计报表装订顺序为：财务报告会计档案封面、报表目录（统一用文书档案的卷内目录代替）、报表（包括文字说明等）、备考表、封底。（详见以下各样表）注：卷内文件目录中的“责任者”为报表的填报单位

15、报表目录格式会计报表的装订方法和会计账簿相同，用三孔一线法装订，可以装上边，也可以装左边，根据会计报表内容定如何装订。装订报表的上边时如下图所示： 会计报表按保管期限编制卷号。（3）其他会计资料的整理 银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要注意分别装订。案卷质量要求是：按产生的年度组卷，一年可一卷或数卷；卷内按时间顺序排列，编制页码、进行装订，装订方法与财务报告基本一致；案卷封面填写清楚、规范。 2、封面要求会计账簿、财务报告及其他类会计档案，装订时应加封面。会计账簿、财务报告及其他类会计档案封面格式3、排列会计档案经过规范整理立卷后，要根据不同保管期限、不同类别进行总体的

16、规范排列和编目。永久保管的财务报告按年度顺序依次排列。 定期保管的会计账簿、财务报告及其他类会计档案按年度顺序依次排列，同一年度内按保管期限从高至低排列；也可区分保管期限按年度顺序依次排列。按年度顺序依次排列就是每年均从25年的开始排列，接着排15年、10年、5年的，下一年接上一年的尾号拉通排列。区分保管期限按年度顺序依次排列。即保管25年的一个排列序号，保管15年及其以下的为一个排列序号，下一年分别接上一年的尾号拉通排列。 4、编号编页号一卷进行编页号从“1”开始。一本卷内不能出现重复的页号。账簿编的位置在正页右上角，反页编在左上角，用阿拉伯数字编；报表如为装订在上侧的，则页号编在右下角，装

17、订在左侧的编页号同账簿 。编案卷号按排列顺序编案卷号，跨年度逐卷编号。一个目录内案卷号最多不超过999。 先排账簿类，再排月报表，最后排其他类。每年均为此序。 5、装盒 按会计档案排列顺序，依次装入会计档案盒，一盒一卷或数卷，盒内末放置一张备考表。并填写相关项目。会计档案盒封面、盒脊相关栏目的填写n 全宗名称：填写立档单位名称，用全称或通用简称。n 全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。n 目录号：填写全宗内案卷所属目录的编号。n 年度：填写本盒内会计档案所属年度，如“2012”。n 保管期限：填写本盒内会计档案的保管期限。n 案卷号：填写本盒内所装案卷的案卷号,如果盒内装有两卷或两卷以上的

18、会计档案,则案卷号填起止案卷号，封面起号和止号之间用“”连接；盒脊起号和止号之间用“/”连接，左上角填写盒内第一案卷的案卷号，右下角填写盒内最后一案卷的案卷号。备考表相关栏目的填写 盒内情况说明：填写本盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 整理人: 填写负责本案卷整理的人员。 检查人: 填写负责本案卷质量审核的人员。 日期：填写本盒内案卷整理完成的时间。 6、编目所有的会计档案装订完成后我们就该编制目录，将案卷相关项目分别登记（或打印）在三本目录上，即永久、定期（25年和15年及以下）、凭证各为一本目录。会计档案应逐卷编目。登记目录时应注意：在登记相关项目时，账簿和凭证都是一册为一个登

19、记项目，账簿登记在会计档案“案卷目录”（详见下图格式），凭证登记在“凭证案卷目录”（凭证案卷目录格式见本资料p9），目录上相关项目填写的内容，与案卷封面和卷内目录内容相同，照实登记即可，以便查阅。案卷目录应加封面，格式如凭证目录封面格式。（案卷目录封面格式见本资料p10）     案卷目录格式六、会计档案的保管会计档案管理办法规定：“各单位当年形成的会计档案，会计年度终了，可暂由本单位财务部门保管一年，期满之后，原则上应由财务会计部门编制移交清册，移交本单位的档案部门（即综合档案室）统一保管；没有设立档案部门的，应当在财务会计部门内部指定专人保管。出纳人

20、员不得兼管会计档案。”根据上述规定，会计档案的保管要求主要有：1会计档案的移交手续。财务会计部门在将会计档案移交本单位档案部门（综合档案室）时，应按下列程序进行： （1）开列清册，填写交接清单；（2）在账簿使用日期栏填写移交日期；（3）交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。2会计档案的保管要求。（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防水器材；（2）会计档案室内应采用防虫药物（档案局卖），经常保持清洁卫生，以防虫蛀；（3）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利于查阅，并防止潮湿；（4）编制档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁

21、坏损失、散失和泄密；（5）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。同时保存打印出的纸质会计档案。3会计档案的借阅（1）会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出，有特殊情况需要经上级主管单位或单位领导、会计主管人员批准。（2）外单位借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人借阅会计档案时，应经会计主管人员或单位领导人批准后，办理借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。（3）借阅会计档案人员不得在案卷上乱画、标记，拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，

22、须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。（4）借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。七、会计档案的鉴定销毁1会计档案保管期满，需要销毁时由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务会计部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册。（a、组织成立领导小组；b档案人员会同财务人员共同监销。）2机关、企事业销毁时，报本单位领导批准后销毁。3会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；不得销毁。4销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对。销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关

23、销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员监销。会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归档案备查。八、采用电子计算机进行会计核算下的会计档案 1会计电算化档案主要包括机内会计数据、存储介质等备份的会计数据、以及打印输出的会计凭证、账簿、报表等数据。具体可以分为3类：机制会计档案、机读会计档案、计算机系统档案。2、目前使用的会计软件大多是建立在数据库基础上的，所以要注意：定期备份与年度备份相结合；保存会计核算软件的全套技术资料；保存相关的软硬件平台资料；还应注意电算化会计文档与对应的财务软件版本的一致性。（2013年3月29日）附表一： 企业和其他组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一、会计凭证类1原始凭证10年2记账凭证10年3记账凭证二、会计账簿类4总账15年包括日记总账5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管