浅谈基层档案管理信息化建设

1、    浅谈基层档案管理信息化建设    孔壮摘 要 众所周知，档案管理在社会发展进程中具有重要的地位与作用。现代信息化技术的发展，为档案管理的发展提供了有效的技术支持。本文以档案管理中信息化技术的重要性出发，对建设的途径进行了分析。关键词 基层档案 信息化管理：g275.3：a作为由国家机构、社会组织或个人在活动中形成保存备查的原始记录，档案的主要表现是以文字、图像及声音等各种形式实现。并同时具备各种形式，如文书档案、人事档案、教学档案等。由于在当前基层单位的档案管理工作中，仍无法对现代社会发展的需求进行适应，从而造成对其信息化建设的各种问题，因此，采

2、取必要的改善措施对于基层档案管理信息化的建设具有促进作用。1基层档案管理信息化建设的重要性作为基层单位中重要的组成部分，档案管理可同时反映单位工作重要性与档案安全性，所以对于档案管理质量与工作效率的提高具有较强的必要性。然而在传统的档案管理工作中，由于所投资的人力和物力都相对较大，所以不利于档案维护与利用，从而使档案管理的工作效率降低。受到当前现代信息技术发展的影响，对于档案管理中信息化的建设相应而生，将传统档案进行信息化建设，主要以电子档案的形式来实现。2基层档案管理信息化建设的制约因素2.1对于档案信息化建设的认知不足在当前信息化时代发展的背景下，基层档案管理信息化建设不仅是提高管理水平的

3、一种技术手段，更是未来档案管理的发展趋势。然而在实际的基层单位档案管理工作中对于信息化的建设仍缺乏足够的重视其主要体现在对于档案管理信息化建设认识不足，仍采取传统只注重保存轻视对其利用的模式。另外是对于档案管理意识浅薄，在对档案管理重要性意识的严重缺乏，在平常的档案管理工作中只注重单纯的收集与保存，对于档案资源的作用没有得到充分的发挥。2.2档案信息系统安全性的缺乏档案系统的安全，主要是在电子文件与电子档案信息在网络利用中安全等方面的体现。在日常的档案管理工作中由于人为因素或者存储介质的影响，而发生一系列影响档案信息系统安全的问题，对于单位信息化与企业档案信息化的进程造成一定程度的影响。2.3

4、档案信息开发利用的不足在当前情势下基层档案信息开发利用的乏力，对于档案信息价值的发挥造成了一定的制约。由于现代科技的发展，单位档案信息呈爆炸式的态势增长，并且档案信息具有一定的累加性，这些因素皆会造成海量的档案信息数据。但目前我国对于档案信息的利用还处于初级阶段，主要是以查询的方式，没有将其进行更深层次的开发运用，所以对于档案信息承载的资源还需进行深一步的挖掘。3基层档案管理信息化建设的重要措施3.1加强档案管理人员的专业知识结构相对于我国当前档案管理信息化建设的形式，引进或培养专业的档案管理人员是一项急迫性较强的工作任务。选择以专业性强，素质性高的档案管理人员时对其专业知识结构调整加强的重要

5、措施。因此必须对关于档案管理的专业人才进行引进，在通过专业的培训后从而塑造出专业性强的档案管理人才队伍。在适应当前基层档案管理信息化建设需要的前提下，对其开发利用严重缺乏的问题得以有效的解决。3.2使档案信息系统的安全性得以保障使档案信息系统安全性得以可靠的保障，是基层单位档案管理信息化中工作的核心内容。其主要包括档案系统软硬件与信息窗量方面的安全，即是档案信息的隐密性。对于基层档案的管理，首先要以档案库、软件、操作与监督等各方面进行布置，已维护计算机网络系统安全为主要的任务。在档案系统硬件方面可以利用技術的手段，对档案管理系统设计时将其安全性可作为一项重要的指标进行选择。对于事业单位的档案信

6、息化管理中，为是网络安全得以保障，可在进行封闭式网络建网时施行物理的隔离。同时可利用数据库加密、分类、数据备份等来实现计算机档案数据的安全性。另外可在企业档案信息化建设过程中将相应的档案的信息进行等级保护的方法，依据档案信息的重要性、私密性进行安全等级划分。然后对其划分的等级范围进行确认，避免为授权人员进行违规的操作。3.3规范档案业务流程的重组对于档案管理信息化建设是依靠网络环境，利用现代计算机网络技术在档案管理工作中进行广泛的应用。对于传统的管理模式其自动化的集成管理为主要的工作模式，在此情况下，档案业务流程的重要性得以充分的体现。首先，收集档案的信息以及管理方式的改变。在文件处理阶段就可

7、完成相关档案数据的处理。使公文处理与档案管理相互结合，自动统计各类档案资料，并同时绘制各类统计报表，使文档一体化在基层档案管理工作中得以实现。其次，检索档案信息和利用方式提供的变革，在网络计算机技术的支持下，可有效实现自动分类、标引、动编等工作，可通过计算机档案信息化系统随时对多数档案资源进行查阅，并提供有效的档案资源服务。4结语面对新发展形式，对于基层档案管理信息化的建设，相关档案管理人员必须具有较强的专业性，在做好档案信息资源相应的收集与保管工作外，更要对用户的需求进行了解，扩大档案资源服务的内容。利用有效的计算机网络技术使档案管理更具信息化的特征，从而为客户提供高效的工作内容，使基层档案管理信息化建设