《质量管理体系文件》记录控制程序 (2)

1、 有限公司编 号版本/版次a / 0文件类别程 序 文 件页 码1 / 3 页文件名称记录控制程序生效日期1 目的 通过对质量环境记录控制，提供产品质量环境符合要求及体系有效运行的客观证据，为产品可追溯性提供依据。2 范围本程序适用经营过程和质量环境体系运行的所有记录的管理。3 职责3.1 品管课是记录的归口管理部门；负责建立和管理质量环境记录。3.2 各有关部门负责本部门质量环境记录的编制、填写、传递和管理。 4 工作程序 4.1 记录表的建立4.1.1 各相关部门负责本部门质量环境记录表的设置和设计，由部门负责人审核，管理者代表批准，经批准后的记录空表报品管课按文件控制程序编号，规定保存期

2、，登录到记录总清单中。4.1.2 各部门分别建立本部门质量环境记录清单。4.2 记录使用和流转4.2.1 记录填写必须认真，做到规范、准确、及时、完整、清晰（除有特别的要求与指定，原则上不能使用铅笔），严格按照相关程序文件或作业文件要求填写记录中相关项，签署完整确保质量环境记录的真实性，完整性和有效性。4.2.2 字迹要清晰、易于识别，一般不得涂改，当必须作出更正时，只能划杠修改，应保持原内容仍清晰可见，并由修改责任人在修改地方签名或盖章。4.2.3 流转中的记录在交换时均得进行自检与互检，以防漏填，承接者有权拒收不完善的记录。4.2.4 流转中记录不得有污损、失落，若发现失落应及时补上或修复

3、。4.3 记录的管理4.3.1 标识:质量环境记录通过编号或采用其它方式予以标识，以便检索，查阅。4.3.2 收集:各部门每周收集本部门相关的质量环境记录，月底汇总，装订成册统一保管。编 制审 核批 准日 期日 期日 期有限公司编 号版本/版次a / 0文件类别程 序 文 件页 码2 / 3 页文件名称记录控制程序生效日期 4.3.3 编目:按质量环境记录的编号进行分类，按时间顺序排列，装订成册，加上标有记录名称、起止时间的封面。4.3.4 归档:将编目后的质量环境记录按时间的顺序排列归档。4.3.5 查阅:质量环境记录应便于查阅。合同要求时，在商定期内质量环境记录可提供给顾客或其代表评审时查

4、阅，但需作好登记。4.3.6 存储:各种质量环境记录的存储期限应根据实际需要，由品管部负责拟定。4.3.7 保管:对存储期内的质量环境记录必须妥善保管，做到不丢失、不破损、不变质，因此需要有防雨、防潮、防鼠、防虫、防火、防盗，保持通风等适宜的环境。4.3.8 处理:质量环境记录超过规定的存储期后，应填写质量环境记录销毁清单一份。经各部门主管审核，管理者代表批准后，将超过存储期的质量环境记录销毁，质量环境记录销毁清单由品管课时保存。5 术语解释5.1 记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件6 相关文件6.1 文件控制程序 7 记录7.1 质量环境记录总清单 7.2 质量环境记录销毁清单有限公司编 号版本/版次a/0文件类别程 序 文 件页 码3 / 3 页文件名称记录控制程序生效日期 附：记录控制流程图责权部门（人）记录记录格式编制审批 编号、备案印购、发放记录