建设监理资料与监理行为的管理

1、建设工程监理资料与档案管理董 妙 玲银川市建设工程质量监督站二 0 一 0 年元月十四日1/88建设工程监理资料与监理行为的管理第一节建设工程文件和档案资料管理概述一、建设工程监理文件档案资料管理的基本概念：1 、建设工程监理资料：是监理单位对工程工程实施监理过程中直接形成的，要求内容完整齐全、数据真实准确、签证及2/88时清楚，是对工程建设过程全面的反映。2 、建设工程监理文件档案资料的管理：是指监理工程师受建设单位的委托，在进行建设工程监理的工作期间，对建设工程实施监理过程中形成的与监理工作相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档和检索利用等一系列工作。二、工程建设监理资料的重要性

2、：对监理文件档案资料管理的好坏，反映了工程建设监理单位管理水平、人员素质及工程工程监理的质量和水平。因此，加强对工程建设监理资料的管理是十分重要的。1 、加强对监理文件档案资料的科学管3/88理，可以为建设工程监理工作的顺利开展创造良好的前提条件。在建设工程实施过程中产生的各种文件资料，经过收集、加工和传递，会成为有价值的监理信息资源，是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。2 、加强对监理文件档案资料的科学管理，可以极大地提高监理工作效率。监理文件档案资料经过系统、科学的整理归类，形成监理文件档案资料，使监理工程师在实施监理工作时，能迅速、准确的决策和处理工作中的问题。3 、加强对监理文

3、件档案资料的科学管理，可以有助于保证工程建设监理机构能顺利的按监理合同的要求完成工程监理任4/88务。4 、加强对监理文件档案资料的科学管理，将有利于工程建设监理单位积累经验和总结教训，提高市场竟争力。5 、加强对监理文件档案资料的科学管理，将成为建设工程事故原因的分析和追究事故责任的重要依据。三、监理资料中普遍存在的问题：监理单位对监理资料的管理责任不明确、落实不到位；监理人员对资料的重要性认识不足、法规意识薄弱、工作的严谨性不够等问题，由此造成了现有的监理资料，没有全面反映出监理机构实施目标控制、合同管理及组织协调工作的内容、过5/88程和结果。四、 建设工程文件档案资料管理职责：（一）通

4、用职责：1 、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将建筑工程资料的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。2 、工程各参建单位填写、整理的建筑工程资料须以审批文件、施工质量验收规范、材料检验及检测标准、承包合同、勘察、设计文件等为依据。3 、建筑工程资料应实行分级管理。各6/88单位技术负责人负责本单位建筑工程资料全过程管理工作，工程资料的收集、整理、汇总及保管工作应设专人负责。4 、建筑工程资料应及时收集、整理，按专业归类，并与工程进度同步进行；要求文字书写认真、字迹工整清楚、内容完整齐全、数据真实准确、签证及时明确，无未了事项，能真实、准确反映工程实际情况。5 、参与工程

5、工程建设的各责任主体及中介机构均有责任向建设单位提交符合有关规定要求的工程资料。6 、对建筑工程资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失的应当按照有关法规予以处罚；情节严重的，依法追究法律7/88责任。（二）建设单位管理职责1 、应按照建设工程文件归档整理规范（ GB/T50328-2001 ）的规定，及时收集、整理建筑工程资料，建立健全工程档案；加强对建筑工程资料的管理工作，并设有专人负责工程资料的收集、整理和归档工作。2 、接受各级建设行政主管部门及政府监督部门对建筑工程资料的监督检查。3 、在与勘察、设计、施工、监理等单位签订合同时，应对建筑工程资料的编制责任、套数和移交期限等做出明确要

6、求。4 、应向参与工程建设的勘察、设计、8/88施工、监理等单位提供与工程有关的原始资料，提供的原始资料必须真实、准确、齐全、及时。5 、负责组织、监督和检查建筑工程资料的形成、积累、汇总和立卷归档工作，并进行审核、签收；也可将此工作委托监理单位进行，其职责须在委托的监理合同中明确。6 、单位工程竣工验收合格后，建设单位应在 15 个工作日内将工程竣工验收报告和有关文件，报建设行政管理部门备案。7 、对列入城建档案管理部门接收范围的工程，在建筑工程竣工验收合格 3 个月内向城建档案馆报送一套完整的建筑工程档案资料。9/88（三）施工单位管理职责1 、逐级建立健全建筑工程资料管理岗位责任制。单位

7、技术负责人负责本单位工程资料的管理工作，工程技术负责人负责本工程工程资料全过程管理；企业及工程必须配备专人负责工程资料的收集、整理、汇总及保管等工作。2 、建筑工程工程实行总承包的，总承包单位负责收集、审核、汇总各分包单位形成的工程资料，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程资料整理、立卷后及时移交总承包单位。建筑工程工程由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包工10/88程的工程资料，并应及时向建设单位移交。3 、施工单位应对建筑工程资料的真实性、完整性和有效性负责。4 、接受各级建设行政主管部门、政府监督部门及建设、监理单位对建筑工程资料的监督检查。（四）监理

8、单位管理职责1 、工程监理资料应实行分级管理。单位技术负责人负责本单位监理资料的管理工作，总监理工程师负责本工程监理资料的管理工作；同时，监理企业及工程监理机构必须配备专人负责监理资料的收集、整理、汇总及保管等工作。11/882 、依据监理合同的约定，监督检查勘察、设计、施工等单位提交工程资料的真实性、完整性和准确性，并按职责权限在相应的工程资料上签署意见。3 、工程监理资料的填写、整理须以审批文件、施工质量验收规范、材料检验及检测标准、承包合同、勘察、设计文件等为依据；4 、工程竣工验收前，由工程总监理工程师组织对监理资料进行整理、汇总及立档，经监理单位技术负责人审核后，向建设单位移交。5

9、、监理单位应对建筑工程资料的真实性、完整性和有效性负责。6 、接受各级建设行政主管部门、政府12/88监督部门及建设单位对建筑工程资料的监督检查。7 、监理资料的收发、借阅，必须通过资料管理人员履行手续。第二节建设监理文件档案资料分类监理资料按性质划分为1 、监理审批文件：承包单位、材料供应单位向监理单位报审的各类文件等。2 、监理函件（工作联系单）：监理工程师发送给建设、施工、设计等单位的函件。3 、监理记录：巡查记录、旁站记录、实测实量记录、平行检验记录、监理日13/88志、工程照片及声像资料等。4 、监理指导文件：监理大纲、监理规划、监理细则、旁站方案等。5 、会议纪要：监理例会、工程协

10、调会议等。6 、勘察、设计文件：勘察报告、设计文件及工程变更等。7 、施工文件：施工组织设计、施工方案、工作量签证、技术核定单、工程验收记录、隐蔽工程验收记录等。8 、合同文件：各类招投标文件及委托监理合同、施工合同、分包合同、勘察合同、设计合同、设备供应合同、材料供应合同等。9 、工程管理往 来函件： 建设单位 函14/88件、施工单位函件、政府部门函件等。10 、监理内部文件：技术性文件、法规性文件、管理性文件。第三节 施工阶段监理资料内容要求及审核重点一、承包单位用表1 、工程开工 / 复工报审表（ 1 ）工程满足开工条件后，承包单位填写此表报工程监理机构复核和批复开工时间。（ 2 ）总

11、监理工程师审核主要内容：a 征地拆迁工作满足工程进度需要 b 施工许可证15/88c 施工组织设计已获得总监理工程师批准d 测量控制桩、线已查验合格e 现场管理、施工人员已到位，机具、设备已进场，主要工程材料已落实f 施工现场的“三通一平”能满足开工要求g 施工现场质量管理检查记录经总监理工程师审核符合要求（ 3 ）用于工程开工申报时，如整个工程工程一次开工施工单位只填报一次；如工程工程中有多个单位工程而且开工时间不同，则按单位工程分别报审。（ 4 ） 用于工程暂停后的复工申报时，16/88当暂停因素消失后，承包单位向监理机构提出复工要求，监理工程师应当在 48 小时内给予答复。（ 5 ）由于

12、非承包单位的原因导致的工程暂停，在暂停因素消失，工程具备复工条件时，工程监理部应及时督促施工单位尽快报请复工。（ 6 ）审查意见：总监理工程师应指定专业监理工程师对复工条件进行复核，在施工合同约定的时间内完成对复工申请的审批，符合复工条件的注明同意复工的时间；不符合复工条件，并注明不同意复工的原因和对承包单位的要求。（ 7 ）存在的问题：对工程开（复）工条件审核不严；17/88未注明开（复）工具体时间。2 、施工组织设计（方案）报审表（ 1 ）施工单位开工前向工程监理部报送施工组织设计（方案）时填写施工组织设计方案报审表。施工过程中，如经批准的施工组织设计（方案）发生改变，监理人员要求将变更的

13、方案报送时，也用此表。（ 2 ）监理工程师审核主要内容：施工组织设计（方案）的编制和审核是否符合要求；施工组织设计（方案）是否符合施工合同的要求；施工总平面图是否合理并与施工方案18/88协调一致；施工部署是否合理并具有针对性；施工方法是否可行并具有先进性；质量保证措施是否可靠并具有操作性；工期安排是否满足施工合同要求，进度计划是否保证施工的连续性和均衡性，施工所需人力、材料、设备与进度计划是否协调；承包单位工程经理部的质量管理、技术管理、质量保证体系是否健全；安全、环保、消防和文明施工措施是否符合有关规定；季节施工、专项施工方案是否可行、合理和先进。（3 ）施工组织设计（方案）审批应在工19

14、/88程实施前完成。施工组织设计由总监理工程师在规定时间内完成审核工作；专项施工方案由专业监理工程师在规定时间内完成审核工作。（ 4 ）已审定的施工组织设计由工程监理机构报送建设单位。（ 5 ）规模大、结构复杂或属新结构、特种结构的工程，工程监理机构对施工组织设计审查后，还应报送监理单位技术负责人审查，提出意见后由总监理工程师签发，必要时与建设单位协商，组织有关专业部门和有关专家会审。（ 6 ）规模大、工艺复杂、群体工程或分期出图的工程，经建设单位批准可分阶段报审。20/88（ 7 ）审查意见：指对施工组织设计（方案）内容的完整性、符合性、适用性、合理性、可操作性及实现目标的保证措施的审查所得

15、出的结论。（ 8 ）存在的问题：总监理工程师对施工组织设计的审批工作应在工程开工前进行，并且对其的审批是判断工程是否具备开工条件的依据之一。实际工作中往往因施工、监理单位对此项工作的不重视，导致施工组织设计没有真正发挥指导施工的纲领性作用。 总监理工程师对施工组织设计的编制及审核程序和人员资格审核不严。编制人不是工程技术负责人、审核人不是企业技术负责人；21/88 总监理工程师对施工组织设计内容审核不严。多数施工组织设计内容过于流于形式，甚至胡编乱造，如施工内容与合同要求不符、质量措施不可靠、施工方案无针对性、施工部署与实际不一致、质量保证体系不健全等； 总监理工程师对施工组织设计没有及时审批

16、或反馈。部分工程已施工至主体，而总监理工程师对施工单位报审的施工组织设计尚未审批或对其存在的问题没有及时反馈。3 、分包单位资格报审表（ 1 ）总承包单位在分包工程开工前，填写分包单位资格报审表，并将分包单22/88位的有关资料报工程监理机构审查确认；施工合同中已明确的分包单位，承包单位可不再对分包单位资格进行报审。（ 2）对分包单位审查的重点：承包合同是否允许分包，分包的范围和工程部位是否可进行分包；分包单位施工组织者、管理者的资格与质量管理水平；特种专业工种和关键施工工艺或新技术、新工艺、新材料、新设备等应用方面操作者的素质和能力。（ 3 ）审查意见：总监理工程师指定专业监理工程师对分包单

17、位资格进行审核，专业监理工程师签署是否符合有关规定的意见，对不具备分包资格的应简要指出不符23/88合条件之处；总监理工程师对专业监理工程师审查意见进行审核、确认，如不同意专业监理工程师审查意见，应简要指明与专业监理工程师审查意见不同之处，并签署是否同意分包单位资格的意见。（ 4 ）存在的问题：监理人员对工程发生的肢解分包和违法分包现象没有提出意见。4 、主要施工机械设备/ 计量设备报审表（ 1 ）主要施工机械、计量设备进场，施工单位自检合格后填写主要施工机械设备报审表报工程监理机构，由专业监理工程师复核确认。24/88（ 2 ）所报的施工机械设备，应附有关技术说明、调试结果；对计量设备还应附

18、有法定检测部门的校验证明。（ 3 ）对于现场使用的塔吊及有安全要求的设备，进场使用前，必须经过当地劳动安全部门鉴定，符合要求并办理相关手续后方允许投入使用。（ 4 ）大型临时设备使用前，施工单位必须取得本单位上级安全主管部门的审查批准，办好相关手续后，监理工程师方可批准投入使用。（ 5 ）审查意见：专业监理工程师对施工机械、计量设备及所附资料进行审查，对其是否符合批准的施工组织设计、是否能满足施工需要和保证质量要求签署意见。25/88对性能、数量满足施工要求的设备，将其设备名称填写在“准予进场使用的设备”一栏上；对性能不符合施工要求的设备，将其设备名称填写在“需要更换后再报的设备”一栏上；对数

19、量或性能不足的设备，将其设备名称填写在“需补充的设备”一栏上。当有性能不符合施工要求、数量或性能不足的设备时，还应对承包单位下步工作提出要求。（ 6 ）存在的问题：对安全性重要的大型机械设备审核不严。5 、施工测量放线报验单（ 1 ）监理工程师应要求施工单位对建设单位给定的原始基准点、基准线和标高26/88等测量控制点进行复核。施工单位测量工作完毕，自检合格后填写施工测量放线报验单，并附上放线的依据材料及放线成果表报工程监理机构复核确认。（ 2 ）工程监理机构测量专业监理工程师负责工程测量的复核工作，并签署意见。（ 3）审查意见：专业监理工程师根据对测量放线资料的审查和现场实际复测情况签署意见

20、。（ 4 ）存在问题：监理人员没有认真进行技术复核并填写相应的记录。（注：建设工程质量控制四大措施：进厂检验、技术复核、工序交接、竣工验收）27/886 、报验申请表（ 1 ）分项工程及分部工程完工，施工单位自检合格后填写报验申请表向监理单位申报工程质量验收。（ 2 ）审查意见：专业监理工程师对分项工程核查，确认施工单位报送的技术资料是否齐全、填报内容是否符合要求，并签署审查意见；分部工程由总监理工程师组织验收，并签署验收意见。（ 3 ）存在的问题：监理人员审核不严，对施工单位验收记录填写错误，验收内容不全（主要指分部工程）的进行签认。（注：检验批、隐蔽工程验收不填写报审表，监理工程师直接在检

21、验批、隐蔽工28/88程验收记录上签署意见）7 、监理工程师通知/ 监理工程师通知回复单（ 1）工程监理机构按委托监理合同授予的权限，针对承包单位出现的各种问题而发出的要求承包单位进行整改的指令时填写监理工程师通知。承包单位针对监理工程师通知的要求整改完毕后，填写监理工程师通知回复单，简要说明落实过程、结果及自检情况，必要时附有关证明材料，报工程监理机构检查复核。（ 2）承包单位完成监理工程师通知回复单中要求继续整改的工作后，仍用此29/88表回复。（ 3）监理工程师现场发出的口头指令及要求，也应采用此表予以确认。（ 4 ）一般由专业监理工程师复查签认；涉及总监理工程师审批工作内容或重大问题的

22、回复单，应由总监理工程师复查。（ 5 ）复查意见：专业监理工程师根据对所报材料的检查和对工作成果的复核情况签署意见，对不符合要求的应指出具体不符合要求的工程或部位，并要求承包单位继续整改。（ 6 ）存在的问题：监理工程师通知书中提出的质量问题，缺陷部位不清楚、大小不详细、处理意见不明确；要求整改的问题没有时效30/88性；监理工程师通知回复单没有或过于滞后；监理工程师通知没有编号。 监理人员对严重质量问题或质量事故认可的依据不足，即没有相应的处理方案或对处理方案的审核意见，处理过程中相应的记录（资料）不全或没有。8 、工程款支付申请表/ 工程款支付证书（ 1）承包单位根据施工合同中工程款支付的

23、约定，向工程监理机构申请开具工程款支付证书时填写工程款支付申请表。31/88（ 2）申请支付工程款金额包括合同内工程款、工程变更增减费用、批准的索赔费用、扣除应扣的预留款、保留金及施工合同中约定的其他费用。（ 3 ）工程监理机构在收到承包单位的工程款支付申请表后，根据承包合同及有关规定审查复核后向施工单位签署工程款支付证书。（ 4 ）施工单位填写工程款支付申请表时，应附的资料有：申请工程款支付：施工合同中有关规定的说明；申请进度款支付：已核准的工程量清单，监理工程师的核验报告、款额计算和其他有关资料；32/88申请竣工结算款支付：竣工结算资料、竣工结算协议书；申请变更费用支付：“工程变更单”及

24、有关资料；申请索赔费用：“费用索赔审批表”及有关资料；合同内工程及合同外工程其他应附的付款凭证。（ 5 ）专业监理工程师接到施工单位的工程款支付申请表后，提出审核记录及批复建议，报总监理工程师审批（注明应付的款额及其计算方法），同意支付，填写工程款支付证书批复给施工单位并通知建设单位；不同意支付应说明理由。33/88（ 6 ）存在的问题：缺少有关投资控制的相关资料。9 、工程临时延期申请表/ 工程临时延期审批表 / 工程最终延期审批表（ 1）工程发生了施工合同约定由建设单位承担的延期工程事件后，承包单位填写工程临时延期申请表提出工期索赔，报工程监理机构。（ 2 ）总监理工程师应与建设单位、承包

25、单位协商，宜与费用索赔一同考虑，并在合同约定的期限内签发工程临时延期审批表，或发出要求承包单位提交有关延期的进一步详细资料的通知。（ 3 ）在影响工期事件全部结束，承包34/88单位提出最后一个工程临时延期申请表批准后，经工程监理机构详细研究评审影响工期事件全过程对工程总工期的影响后，总监理工程师签署工程最终延期审批表，确定最终有效延期时间。（ 4）临时批准延期时间不能长于工程最终延期批准的时间。（ 5）工程监理机构依据下列情况确定工程延期时间：施工合同中有关工程延期的约定；工期拖延和影响工期事件的事实和程度；影响工期事件对工期影响的量化程度。（ 6 ）审查意见：专业监理工程师对所报35/88

26、资料进行审查，与监理同期记录进行核对、计算，并将审查情况报告总监理工程师；总监理工程师应写明同意或不同意工期延期的理由和依据。（ 7 ）存在的问题：缺少有关进度控制的相关资料。10 、费用索赔申请表/ 费用索赔审批表（ 1 ）总监理工程师初步审查施工单位的费用索赔申请，满足以下条件时予以受理：索赔事件造成了承包单位直接经济损失；索赔事件是由于非承包单位的责任发生的；36/88承包单位已按照施工合同规定的期限和程序提出费用索赔意向通知书及费用索赔申请表，并附有索赔凭证材料。（ 2 ）工程监理机构处理费用索赔的程序：收到承包单位在承包合同规定的期限内向工程监理机构提交对建设单位的费用索赔意向通知书

27、；总监理工程师指定专业监理工程师收集与索赔有关的资料；承包单位在承包合同规定的期限内向工程监理机构提交对建设单位的费用索赔申请表；总监理工程师初步审查费用索赔申请表，满足条件时予以受理；37/88监理工程师进行费用索赔审查，并在初步确定一个额度后与承包单位和建设单位进行协商，均同意后总监理工程师在合同规定的期限内签发费用索赔审批表。（ 6 ）存在的问题：缺少相关内容的资料。11 、工程材料 / 构配件 / 设备报审表（ 1 ）承包单位对拟进场的主要材料、构配件、设备，在自检合格后填写工程材料 / 构配件 / 设备报审表，同时报送材料/ 构配件 / 设备数量清单、质量证明文件及自检结果文件。（

28、2）工程监理机构对进入施工现场的工38/88程材料、构配件进行检查验收（包括抽验、平行检验、见证取样送检等）；对进场的大中型设备要会同设备安装单位共同开箱验收。（ 3）经监理工程师验收合格在工程材料/ 构配件 / 设备报审表上签认；检验不合格，签署不同意验收，并限期要求施工单位将工程材料 / 构配件 / 设备清退出场，也可根据情况批示同意进场但不得使用于原拟定部位。（ 4 ）审查意见：专业监理工程师对所报资料审查，与进场实物核对和观感质量验收，并签署审查意见；不符合要求的应明确提出处理意见。（ 5 ）存在的问题：监理人员对部分材料、39/88设备进场验收不严。12 、工程竣工报验单（ 1）单位

29、（子单位）工程完工，达到竣工验收条件且施工单位自检合格后填写工程竣工报验单，同时将工程竣工资料报送工程监理机构进行审查。（ 2）总监理工程师组织专业监理工程师进行预验，合格后签署意见，并向建设单位提出质量评估报告。（ 3 ）存在的问题：监理人员对施工单位报审的工程竣工资料审核不严。13 、工程暂停令 / 工程复工报审表（ 1）施工过程中发生了需要停工处理事40/88件，总监理工程师应根据停工原因、影响程度来确定停工范围，并按承包合同和监理合同的约定签发工程暂停令，并在发出工程暂停令 48 小时内提出书面处理意见。（ 2）工程暂停原因是由于承包单位造成的，承包单位申请复工时填报“复工报审表”，并

30、附整改报告等有关材料报工程监理机构。工程监理机构应在收到“复工报审表” 48 小时内给予相应的答复。（ 3）工程暂停原因是由于非承包单位造成的，总监理工程师在签发工程暂停令后，应尽快按承包合同的规定，及时处理因工程暂停引起的与工期、费用等有关问题。41/88（ 4 ）总监理工程师下达停工及复工指令，应当事先向建设单位报告。如在紧急情况下未能事先报告时，则应在 24 小时内向建设单位作出书面报告。（ 5 ）存在的问题：监理工程师签发工程暂停令，但没有工程复工令，结果是只有上文没有下文，造成监理资料不闭合、监理工作不到位、职责履行有漏洞；工程暂停令中提出的质量问题，缺陷部位不清楚、缺陷范围不详细、

31、停工范围不明确以及没有处理意见； 监理人员对严重质量问题或质量事故认可的依据不足，即没有相应的处理方案或对处理方案的审核意见，处理过程中相42/88应的记录（资料）不全或没有； 总监理工程师下达“工程暂停令”和“工程复工令”时，未事先向建设单位报告或 24 小时内未补报。14 、实验室资格报审表（ 1）承包单位拟定在施工过程中承担施工实验工作的实验室，无论是“自备”还是“外委”，均应填写实验室资格报审表报工程监理机构确认。（ 2）无论是“自备”还是“外委”的实验室均应具备相应的资格；承担见证取样的实验室还应与承包单位没有隶属关系。（ 3）工程监理机构应将认可的实验室及承担见证取样的监理工程师到

32、质量监督站43/88备案。（ 4 ）审查意见：专业监理工程师对承包单位所报资料进行审核，必要时可会同承包单位对实验室进行实地考察，就实验室的实验资质和能力与本工程实验工程及其要求是否相适应签署意见；若是否定意见应指明不具备之处。（ 5 ）存在的问题：见证取样制度和结构实体检测执行不到位。15 、工程计量报审表（ 1）施工单位按承包合同的约定，定期将经过工程监理机构验收合格的工程，填写工程计量报审表报工程监理机构审核确认。44/88（ 2）监理工程师接到施工单位的报告后7 天内，按设计图纸核实已完工程量，并在现场实际计量前 24 小时书面通知施工单位。（ 3）监理工程师只对施工单位完成的永久工程的合格工程量进行计量。（ 4 ）存在的问题：未按合同约定的期限内核算；现场实际计量前 24 小时未书面通知施工单位。16 、工程变更单（ 1 ）施工过程中，由于设计图纸本身差错、设计图纸与实际情况不符、施工条件变化等原因，由设计、建设、承包单位提出工程变更的要求。45/88（ 2）施工单位要求变更时填写工程变更单送交工程监理机构。总监理工程师与设计、建设、承包单位研究，作出变更决定后，签发工程变更单，并应附设计单位提