浅议图书馆业务外包后的图书验收工作

1、    浅议图书馆业务外包后的图书验收工作    李堰【摘 要】本文从介绍我管图书业务外包后图书验收工作的基本流程和主要内容入手，分析了业务外包中在图书供应商和图书馆存在的问题，并提出了相应的改善措施。【关键词】业务外包；图书验收图书馆业务外包已成为一种发展趋势，也是现代图书馆管理的普遍模式，图书馆的业务外包大致分为总体外包和部分外包两种形式。总体外包是指图书馆全部管理和服务内容委托给外部团体执行全程运作，部分外包则是指图书馆将部分管理和服务内容委托给外部团体执行1。涉及到的具体业务则主要有图书采购外包、编目外包、图书加工业务外包、报刊装订外包、古籍修复

2、业务外包、图书上架和整架业务外包、书目数据库建设外包、自动化业务外包、信息服务外包、物业管理外包等。这些业务工作的外包为图书馆各部门工作效率的提高、图书馆服务质量与能力的提升，起到了积极作用。越来越多的高校图书馆纷纷加入到业务外包的行业，只是外包的范围和程度有所不同。以我馆为例，从2008年起引进业务外包，采取的方式是部分外包，与图书验收工作相关的外包主要涉及图书采访、图书编目、图书加工、图书上架。在业务外包以后，图书验收工作的对象由传统单一的图书验收变成了现在的图书质量、加工质量和编目数据质量三个部分。（如果图书上架也参与外包的话，还存在对上架情况进行的抽查验收。）为适应业务外包这一新的管理

3、模式，图书馆对图书验收工作流程也作出了相应的改变。1 我馆业务外包后图书验收工作的基本流程和主要内容采访人员（学院财务处组织的教师+图书馆采访人员）使用书商提供的书目来勾选要采购的图书；对勾选出来的书目查重后，形成一个书目预定清单。这个书目预定清单，将作为我们图书验收的依据。1）图书供应商通过书目预定清单进行配书，返回配书清单。2）采访人员核对配书清单和书目预定清单是否相符，并再次对配书清单进行查重。对不在预定清单和重复配送的图书在配书清单上（或是送书清单）进行标注，并作退书处理。3）对到馆的新书，进行整体验收，清点确认图书的批书、件数，完成与图书送货商的交接。4）拆包验收。（1）对照随包清单

4、所列信息，逐一对图书进行核对，包括图书的isbn号、书名、著者、单价、总价、册数、财产号、条码号、出版社、随书光盘等。对有出入的信息，按照实际验收的情况，如实全面记录。（2）对图书质量进行甄别，剔除不符合新闻出版总署第26号令图书质量管理规定的图书，杜绝盗版图书。涉及图书的内容、编校、设计和印刷四个方面。（3）对图书加工的质量进行验收。参照重庆师范大学涉外商贸学院图书供应技术要求进行验收。涉及打财产号、盖馆藏章、粘贴冲销磁条、贴条形码、粘书标、书标覆膜等内容。（4）对验收合格的图书进行登记，形成实际验收清单。5）编目数据验收。（1）参照重庆师范大学涉外商贸学院图书馆中文普通图书机读目录数据处理

5、规则进行检查，对不合规则的数据，要求书商修改后再返回。（2）将验收合格的编目数据，导入虚拟典藏库，形成典藏清单。（3）比对典藏清单与实际验收清单。根据实际验收情况，对典藏数据进行修正；多的数据典藏要删除，少的典藏数据要求图书供应商补发。6）验收图书上架情况。7）出具验收报告，用于财务结算。8）出具典藏清单，用于流通交接。2 业务外包后图书验收工作中存在的问题（1）图书供应商存在的问题1）提供的书目信息质量不高。根据书目勾选图书的订购方式，具有一定的局限性；一方面，采访人员由于无法看到实体书，只能通过预定清单上的书目信息判断图书质量的优劣，有可能就会勾选到一些内容浅显、不适合馆藏的图书。另一方面

6、，有些图书供应商片面追求经济利益，提供一些明显不合适馆藏的征订书目（学校专业设置、学科建设不相关的图书、中小学教育图书、甚至是幼儿读物），或库存积压的书目，让采访人员勾选。2）图书加工质量的问题。虽然在合同中，对图书前期技术加工要求有明确的规定，在实际工作中仍有不少错误。如粘贴了永久磁条或忘记粘贴冲销磁条，财产号跳号、重号、不在分配使用的号段，打盖的财产号不清晰；同种书，粘贴了两种书标；书标忘记覆膜等。3）书商不按书目预定清单配书。多配复本或少配复本，甚至重复配送，多卷册图书不齐等。4）随包清单上的信息与图书实物信息不一致。5）編目数据质量问题。需要反复沟通、多次修改2。（1）著录信息不全；（

7、2）分类过细。（2）图书馆存在的问题1）突击验收，造成验收工作量加剧，拆包时片面追求进度，降低了验收工作的质量。一般一次到书三万册，要求在一周左右完成验收工作。不得已，验收人员为了完成工作量，就疏略了图书质量的验收。只简单核对了图书书名、册数和单价；而对随包清单上面所列的其他信息，未予核对，对后续的验收复核工作造成了诸多不便。更重要的是影响了验收数据的准确性。验收工作要认真、细致，思想集中，一步一步耐心操作，不能盲目追求速度。2）验收人员职业倦怠，对验收工作认识不到位。图书验收工作是一项繁杂琐碎的工作，单调乏味，时间一长，就会思想放松、麻痹大意，甚至简单应付。3）验收工作管理不够规范。（1）参

8、与验收工作的人员有图书专职验收人员、图书馆其他工作人员、学生、书商等。没有对他们的统一培训和管理。并不是人人都知晓熟悉图书馆的验收规则，对哪些书入藏、哪些书不入藏，心中无数。（2）对验收中异常信息的记录，不完整。4）书商对图书进行编目加工的时候，图书馆对不能其他图书进行分编。3 提高业务外包后图书验收工作质量的措施1）选择服务水平高、综合实力强的图书供应商。图书馆通过采购招标，选择资质更加优良的图书供应商。图书馆在对图书供应商的资质和投标文件进行审核的过程中，对现代社会中实力强的图书供应商进行详细广泛的了解，进而可以在众多图书供应商之中选出服务水平高、资质优良的供应商，最大限度的保证所采购图书的质量。2）强化图书采访工作。作好书目数据的收集与查重工作，用好图书采访费用，保障馆藏资源的长期建设。3）优化、细化图书验收工作流程、加强图书验收工作的管理，坚持验收数据的标准化、规范化及准确性。4）提高验收人员的业务素质、责任意识和质量意识3。验收每一条数据时都要仔细查验，确保图书、清单与数据一致，保证验收的质量。平时要加强业务知识的学习和工作技能的培训。【参考文献】1王娇.图书馆业务外包后图书验收工作