浅析高校二级学院办公室存在的问题及对策

1、    浅析高校二级学院办公室存在的问题及对策    摘要：高校二级学院办公室是服务师生、承上启下、内外协调的最基层机构;树立创新意识、认真履行职责、加强综合能力、强化团队精神、营造和谐氛围，提高工作效率，是学院顺利开展工作的强有力保障。关键词：高校;二级学院;办公室;问题;对策目前，我国高等学校基本实行校、院二级管理体制，二级学院是学校的基层教学管理单位。二级学院办公室是服务全院师生、承上启下、内外协调的机构;办公室树立创新意识、认真履行职责、加强综合能力、强化团队精神、营造和谐氛围，提高工作效率，是学院工作顺利开展的有力保障。办公室秘书能较好把握办公

2、室工作特点，提高工作效率，更好地为学院发展服务是非常重要的。一、二级学院办公室特点（一）综合服务窗口二级学院办公室是学院教学、科研、学工、人事、财务、党务、政务、综治、工会、保密、统战、对外交流的重要窗口。日常工作主要为学院正常运转服务，办公室工作具有任务多、时间性强、突发事件多，服务性强。（二）综合协调平台办公室是一个接受上级任务下达任务的综合执行机构，工作上承担着接收、办理、沟通、协调、联系等各项事务。办公室既要做好各种关系和矛盾的协调工作，又要配合学院领导协调好学院内部各类事务，解决学院各环节中存在的不和谐的问题，以便顺利开展工作。（三）出谋划策平台二级学院办公室是领导决策的参谋和助手，

3、参谋辅政是发挥办公室服务作用的重要途径，也是衡量办公室工作水平的重要标准。办公室人员要适应新时代，新形势，明确新任务，把握新要求，要解放思想，增强参谋意识，要围绕学院中心工作，本着对人、对事负责的态度，实事求是的精神，仔细调查每一项工作，全心全意为做好决策服务;要敢于进言，善于为领导出谋划策;要出于公心，为学院发展出谋划策。（四）对外交流的窗口二级学院为了提高办学效能，开放办学、加强国内外交流与合作。办公室变为对外交流服务的窗口，工作人员的言行举止都直接关系到学院的形象。因此，必须加强协调能力的培养做好各项工作，树立良好形象。二、高校二级学院办公室面临的主要问题（一）办公室的职能定位不够准确二

4、级学院办公室要面对学校职能部门下达的工作指令，服务广大师生，办公室工作关键就是要有准确的职能定位，明确职能和工作目标。一旦办公室的职责分工不明确，工作中就会出现各种缺位或越位的现象。比如，随着高等教育事业的发展，不断出现各种新业务、新问题，很容易与学校其他职能部门交叉，有的工作看似归属办公室的工作， 实际上不属于管辖范围，办公室工作人员容易越俎代庖、越权越位，导致与其他职能部门的矛盾;而有的工作看似与办公室无关，实际上是业务的扩展，办公室就不能发挥应有的作用，进而对学校的工作大局产生不利的影响。这些说明办公室面临着认清职责准确定位，责任的划分。（二）办公室人员的队伍建设有待提高办公室人员的队伍

5、建设体现在人员的结构问题和思想问题上：一是业务能力不足，办公室工作人员需要全面了解学院中心工作，学校各职能部门的工作职责，而办公人员多数时间忙于处理日常各类事务，没有能进行系统的学习;二是综合能力不足，办公室工作人员要具备组织、协调、沟通、公关等方面的能力，办公室工作人员缺乏专业系统培训;三是信息化能力不足，办公自动化、网络化、信息化水平普遍不高， 直接影响学院各项活动的办事效率。（三）办公室岗位人员流动较大，岗位设置不够合理二级学院办公室人员待遇相对别的岗位较低，人员流动较大，岗位设置不够合理，二级学院根据学校下放的工作承担的工作量越来越大，办公室根据实际需求配备：办公室主任，行政秘書，教学

6、秘书，科研秘书，而现实中不少办公室缺编缺人，办公室面对日常繁杂工作，牵涉到部门之多，任务之重，很难得到有效的开展。学校层面应该在下放工作同时考虑到二级学院办公室工作繁重，加大对二级学院办公室的投入力度，合理设置岗位并合理进行人员的调配，下拨充足的办公经费，才是较好的解决办法。（四）办公室管理缺乏有效的运行机制二级学院办公室工作头绪多、任务重、要求高， 但是实际工作中往往处于被动的状态，工作中主要是靠会议和文件、 靠上级下达任务、靠行政命令和政策去指导工作和处理事情，工作的计划性、针对性不强。主要原因： 一是内部管理制度的不健全，存在办事程序不规范， 制度缺失的问题;二是激励机制的缺失，缺乏对工

7、作人员的激励、奖罚制度， 使办公室人员缺乏工作的热情和动力，因此在工作中积极性不够，办事效率低;三是培训机制的缺乏，学校注重对于专任教师的在职培训，忽视了对管理人员的业务培训，使办公室人员缺乏新的管理理念，不能适应高等教育发展新形势的需要。三、解决高校二级学院办公室问题的对策（一）加强二级学院办公室的制度建设，提高管理工作效率 。制度建设是管理之本，二级学院办公室必须重视建章立制，按照从严、从细、 从实的原则，结合学院自身特色和人员结构，建立一整套符合新形势下管理要求的、科学的管理二级学院办公室体制。只有加强制度建设，把制度管理落到实处，建立规范的运行机制，做到制度完善、程序合理、责任明确，有

8、章可循、有规可依、按章办事，减少不必要的中间环节，大大提高管理工作效率。（二）加强学习，不断提高自身素质1.要提高办公室人员的政治素质。二级学院办公室人员的工作重点之一是为学院服务，如起草文件、处理问题等等，这就要求工作人员具备良好的政治素质。要及时认真学习领会党的路线方针政策、法律法规，根据不断发展的新形势提高自身的理论水平和政策水平。2.要提高办公室人员的文化素质。要结合本单位不断变化的新工作和新要求，办公室人员要努力学习理论知识、学习各项文件、领会学院领导的各项工作精神，需要练就较强的文字功底，扎实的专业知识，形成善于学习、勤于思考、重于总结的良好工作作风。3.要提高办公室人员的业务素质

9、。办公室工作涉及方方面面，其中许多涉及学院的各种专业知识。因此扎实的业务素质是完成办公室繁杂任务的基本保证。目前随着科技的发展和办公管理水平的不断提高，学院办公室工作人员除了掌握本职业务知识外，还必须掌握多种现代化管理方法和手段，也要具备有处理突发事件的应变能力和综合分析问题的能力。（三）树立创新意识，做好服务工作1.要树立创新争优的服务意识，办公室的工作不能只满足于日常的上班制或上传下达的被动应付状态，要转被动为积极主动，要有计划、有章法地开展工作。尽管办公室工作繁杂，但中心工作是服务，要开展各项服务工作，为学校服务、为学院师生服务、为兄弟学院服务、为联系单位和基层服务。因此，办公室要适应校

10、院工作的新形势、新任务，围绕服务抓创新，要科学安排工作，从全局的角度处理问题，使办公室工作不断创出新特色、取得新突破。2.加强综合协调、树立团队精神、营造和谐氛围 。学院办公室是为全院教学、科研、后勤及各职能部门服务的综合部门，工作的重点始终处于承上启下、上传下达、联合四邻、沟通内外信息网络的中心位置。因此，协调工作是院办公室工作中的一项非常重要组成部分，在工作中要做好耐心细致的协调工作，同事间要以诚相待、精诚团结、互相尊重、互相关心、互相支持、互相包容，对一些急需完成的重要任务，要明确职责，统一安排，合理分工，各司其职，合力协作。（四）加强办公室的信息化管理首先要建立自动化办公系统，实现会务

11、安排、请示报告、人事管理、教务管理、国有资产管理、后勤采购等的网上办公，建立统一的数据标准，实现各种数据资料的共享。其次，运用现代网络技术，运用互联网的相关功能，提高办事的效率，如建立相关的qq办公群、飞信、微信圈等，以便及时落实各项任务，同时也加强教师之间的交流与联系，这不仅凝聚人心，更重要是促进各项工作的顺利开展。总之，二级学院办公室工作人员要做到工作上勤奋、学习上刻苦、作风上严谨，要不断挖掘自身存在的问题，不断改进科学管理手段，努力提高办事服务水平与服务质量，为实现学院的发展作出应有的贡献。参考文献：1赖华红.高校二级学院办公室管理与建设问题分析及优化策略j.办公室业务，2013，1.2蔡荣荣，胥亮.新形势下高校二级