我国电子政务工程建设中存在的项目管理问题研究

1、    我国电子政务工程建设中存在的项目管理问题研究    邓恒 吕燧栋【摘 要】电子政务是信息化社会中政府实施管理的重要模式，采用先进的管理方法及相关的信息技术，对传统政务方式进行系统性地改造，切实有效地提高电子政务建设水平，已成为我国政府当前面临的紧迫任务。【关键词】电子政务；电子工程建设；项目管理电子政务建设是一项庞大复杂的政务信息化系统工程，它如同其他的工程项目一样，在组织和实施过程中必须进行有效的管理。本论文以项目业主为主要研究对象通过运用主要的项目管理的理论和方法，分析当前典型电子政务工程项目的特点及其管理中存在的主要问题，提出一套适用于项目

2、业主有效组织实施电子政务工程的项目管理模式，并在实践中加以验证。一、我国电子政务工程建设中存在的项目管理问题（一）业主缺乏整体、全程管理的观念业主在项目建设过程中没有掌控全局，起到主导作用，因而，未能对项目进行全面的计划、跟踪和控制。特别是不重视项目的前期和收尾工作，项目常常是仓促启动，又草草收尾。结果是项目实施过程中问题成堆，或是建成后也无法正常运行使用，绩效低下，“信息孤岛”、“重复建设”等现象普遍存在1。（二）项目的组织管理体系不适应电子政务工程项目是一项投资大、涉及范围广、技术要求高、业务需求复杂的系统工程项目，需要有一个临时性的专门柔性组织或团队来负责项目的建设。然而，目前多数政府部

3、门只是由个别经办人直接委托社会上的专业公司搞。致命的是，采取这种方式的政府部门往往就成了“甩手掌柜”，不仅建设方案、系统设计，工程实施，甚至包括前期的需求分析、工可研究等全都由公司做，自身介入很少。而公司对政务往往是外行，再加上出于自身的利益考虑，做出来的方案往往需求分析不充分或片面强调技术的先进性。到具体实施时，业主的监管和协调力度也往往十分薄弱，这就很容易造成项目的失败。（三）计划的制定和执行不严肃一个电子政务工程项目必须要有一整套完善计划来指导实施。但是在许多政府部门中的电子政务工程计划的制定，往往具有非常大的隨意性，用长官的意志计划，用拍脑袋计划，有的电子政务项目在立项时就没有经过严肃

4、的科学论证就纷纷上马。其后果是，所制定的计划随意性大，可执行性差，需求、目标不明确，中途计划变动大。结果是导致项目时限一再延迟，资源浪费严重，工程质量低下，甚至失败。（四）质量和风险防范意识薄弱电子政务工程项目比一般传统项目具有更大的风险，要求业主要有很强的防范意识，才能保证项目按时高质的完成。然而，目前多数政府部门对这方面的意识十分薄弱，可行性分析往往流于形式，项目建设过程中也没有相应的质量控制和风险防范措施。结果是，项目延期、质量低下现象普遍，有的甚至导致项目中途停工，或者即使勉强建设也问题成堆2。造成上述项目管理问题的原因，在本人看来，主要有三点一是政府部门在电子政务工程项目的建设过程中

5、普遍缺乏项目管理理念，不重视项目管理，这是问题的根源二是政府部门普遍缺乏既熟悉业务，又懂信息技术和管理的复合型人才，业主无人才可用，这是问题的关键三是在实践中业主缺少一套针对性强、实践性强的电子政务项目管理方法来指导管理工作，业主不知该如何进行有效管理，这是问题的结症。二、电子政务项目管理模式的研究（一）业主主导的项目管理模式的管理过程项目前期阶段以成立项目管理小组为开始标志，以项目立项获得批准并落实建设资金为结束标志。该阶段管理过程如图所示。电子政务工程项目的自身特点决定了任何一个建设项目都难于单独依靠某个人的力量和智慧去完成，需要吸收多方面人员组成项目管理小组共同完成。通常情况下，项目管理

6、小组由政府部门的组织人员、业务骨干、技术骨干和外聘专家组成，具体负责项目的统筹组织与管理。大型的项目还需要成立由主管领导挂帅的项目建设协调领导小组，加强对项目建设的领导与协调。电子政务工程项目招标是政府采购行为，应采用严格规范的招投标方式，一般采用公开招标。项目管理小组在该阶段的主要任务是选择和委托招标代理机构进行招标，并以建设方案工可报告为基础，编制招标文件。招标文件一般应包括投标人须知、招标项目性质、技术要求、质量要求、工期要求、培训要求、验收要求、报价要求、投标人资质等级要求、投标保证金、投标文件编制要求、评标标准、履约保函、合同主要条款等内容。招标代理机构负责组织整个招标工作，其包括很

7、多环节，其中至关重要的环节是开标、评标和定标。（二）业主主导的项目管理模式的管理方式电子政务工程项目的组织实施对人的依赖性比其他行业更为突出，因此，如何加强项目各参与方之间以及各参与者之间的有效沟通是项目成功的一个非常关键的因素。特别是在项目实施阶段更是要有一个良好的沟通机制来保证项目顺利实施，业主方和承建方的项目实施小组之间应建立起有效的沟通渠道，包括业主方项目负责人和承建方项目经理之间项目经理和项目组成员之间双方项目组成员之间双方高层之间项目经理和高层之间。相对于其他行业的项目管理，电子政务项目的目标刚开始时往往是不精确的，任务的边界也是模糊的，大多数业主只能给出一个总目标和一些初步的功能

8、要求和想法，而对这些功能和要求的技术实现方法和可能性更不了解。因此，需要进行细致的调研分析，逐步明确项目的目标和范围3。有人说项目管理就是按计划管理，这句话画龙点睛地说明了项目计划在项目管理中的地位和重要性，电子政务工程在项目建设过程中的各个阶段也必须编制各种类型的计划。因为项目是要做从未做过的事情，因此计划编制对项目来说是非常重要的。虽然说，在项目建设的初期必须进行认真细致的计划，才能保障项目的顺利实施。但是，可以一成不变被实施的完美计划是很少的，被有效管理的项目是那些在实施过程中尽早发现实际情况和计划的差异并及时进行调整的项目。因此，要保证按时高质的完成项目建设，就必须对进度进行严密的跟踪

9、控制。（三）业主主导项目管理模式的模式特点业主方存在于项目建设的各个阶段，也就是说业主参与工程项目建设的全过程，而且它不是一般的参与者，而是项目管理的主导者。这种主导作用不仅体现在第一阶段的需求分析、工程可行性研究、落实资金也体现在第二阶段的招标程序等都是由业主方主导管理的即使是到了第三阶段，承建商所进行的需求调研，实施计划等也都必须经过业主方认可，而且规定在实施过程中必须定期向业主报告项目进展情况。由此可见，在业主主导的项目管理模式中业主的主导作用是贯穿工程建设的始终。这种业主方主导的项目管理模式很少有人专门研究，也未见过有关报道。成立一个在项目协调领导小组领导下的项目管理小组。负责对项目目

10、标范围、时间、成本、质量、人力资源、沟通协调、采购、风险和实施进行有效管理。要求承建方成立项目实施领导小组和由项目经理负责的项目实施小组。必要时还需要组织利用一些介于业主和承建方的第三方机构，如咨询监理机构、招标代理机构等。三、结语综上所述，业主运用该模式进行管理将可以做到一是树立整体、全程和主导的管理观念二是理顺建设中的组织管理机制三是提高计划的制定和执行水平四是保障建设质量和规避风险。从而保障项目能够按时保质、高效节约地完成。相信该模式对从事电子政务建设的同行会有一定的参考价值。【参考文献】1国家信息安全工程技术中心，国家信息安全基础设施研究中心，电子政务总体设计与技术实现仁ml.北京：电子工