行政手册汇编

1、XXXXXX股份有限公司行政管理手册XXXXXX股份有限公司综合管理中心编制二O一三年七月行政管理制度目录一、制度制定、修订管理规定 3二、XXXXXXXXXXXX公司权限划分规定 4三、印章管理办法 12四、资产管理办法 18五、建设项目档案管理办法 30六、公务交通管理办法 37七、招待管理办法 41八、差旅管理办法 45制度制定、修订管理规定文件责任部门： ZH 综合管理中心 制度分发明细：正本保存（原件）： ZH 综合管理中心 副本分发（复制件）： ZC总裁室 CB 成本计划中心 GH 规划设计中心 TZ投资发展中心 CW 财务管理中心 SY商业管理中心 WY 物业管理中心 XM 项目

2、部 QT其他 目 录一. 目 的二. 范 围三. 职 责四. 名 词 定 义五. 工 作 程 序六. 相 关 文 件七. 记 录制作/修订记录文件版本制修人/日期审核人/日期批准人/日期制修订摘要1. 目的：规范公司各项制度、标准化文件、记录的制定、修订及收发管理，确保各职能中心、项目部（公司）获得适用的文件和资料的有效版本，防止相关作废文件的不适当使用、流转。2. 范围：适用于公司各职能中心及项目公司在制度制定、修订过程中的控制。3. 职责3.1 编制：公司各职能中心负责制定相关制度及记录文件的编写、修订、审核。3.2 汇总：各职能中心、项目公司对涉及本部门的制度及记录进行意见会签。3.3

3、签发：公司总裁或总裁授权人员负责批准各项制度。3.4 审查与存档：综合管理中心负责归集、整理、保存各项制度签字原件及电子件，并发布至公司OA系统规章制度栏。 4. 名词定义4.1 制度：表述工作执行与操作过程中的所遵循的规则，包括规定、办法、流程、步骤等文件。4.2 记录：为完成相应活动或达到的结果所提供的客观证据的操作性文件。4.3 制度负责部门：执行制度过程中出现了问题，最直接受到影响或受到影响最大的部门将被指定为该制度的负责部门，制度负责部门只有一个（极特殊情况下可以指定两个负责部门，但不建议指定两个制度负责人，以避免责任界定模糊问题），并全面负责制度的建立维护和完善；全面考虑所负责业务

4、制度控制点的设计是否合理，对制度设计和控制点设计的合理有效性负责。5.工作程序5.1 制度、记录编写5.1.1各职能中心负责本部门职责范围内制度、标准化文件、记录的编写。发布制度的部门首先由部门负责人对拟定的制度文本进行审核后发起会签(FSDZ-JL-ZH-001 文件办理会签单)，会签结束并根据会签意见进行相应修订后，部门负责人再次审核,并将正式制度文本及会签单交行政部归档、发布，确保文件的充分性、适当性及有效性。5.1.2 每个制度均需指定相应的制度负责部门。5.1.3制度编写描述语言格式规范a) 制度参与部门和岗位应采用公司组织结构图及其说明中的标准部门名称。组织结构图及其说明以公司正式

5、发布的为准。保证在制度描述中提到的职位，在组织结构图及其说明中均有记录。b) 在制度中涉及的人员，统一采用“部门标准名称+职位”方法描述。例如：正确的表达是总裁综合管理中心总监综合管理中心行政主管，如同一部门有两个相同职位，则用如下方式区分：财务管理中心会计A财务管理中心会计B。5.2 制度、记录的版面、编号5.2.1 制度、记录的版面所有制度、记录的版面应使用公司的统一格式套标，包括地产LOGO、目录、字体、字号、页眉、页脚、序号等均参照本规定及附件记录格式设计。5.2.2 制度、记录的编号为保证制度、记录的完整，便于确认文件的有效性，所有制度及记录在发布前均需进行编号。编号规则如下： 制度

6、编号FSDZ -ZD A B A-为制度归口管理部门代码B-为制度序号 记录编号FSDZ -JL A B A-为制度归口管理部门代码B-为记录序号部门代码： ZC总裁室 ZH 综合管理中心 CB 成本计划中心 GH 规划设计中心 TZ投资发展中心 CW 财务管理中心 SY商业管理中心 WY 物业管理中心 XM 项目部 QT其他 5.3 制度、记录的更改5.3.1制度负责部门应及时跟踪制度执行的情况，并每半年对制度及记录进行至少一次全面的梳理和更新，以保证制度描述与实际业务操作一致。制度涉及部门或人员也应及时主动跟制度负责部门沟通如下变动和问题：实际业务变动制度中的缺陷制度中影响效率的地方以及改

7、进建议，包括该制度相关的其他实际业务中出现的问题和解决方法的建议。5.3.2如现行的相应制度、记录不符合实际运作，由制度、记录的编制部门或相关执行部门提出相应更改内容，制度负责部门填写FSDZ-JL-ZH-001 文件办理会签单说明更改原因等信息，审批及发布流程同5.1.1流程。5.3.2 制度、记录修改时，如涉及到与更改内容相关的其他制度或记录，需同时对相关文件进行修改，以保证所有文件的一致性。5.3.3 综合管理中心负责归档相应更改制度、记录的原件及电子件（含文件办理会签单），同时作废更改前制度、记录，并及时更新发布相应制度及记录至公司OA系统规章制度栏。5.4 制度的换版与作废5.4.1

8、制度在下列情况下应进行换版，原版作废，换发新版本。a) 制度经多次更改，并超过五次；b) 制度有多处更改，（更改）内容超过1/3时必须升版；c) 制度的背景状况发生重要更改，如组织架构发生重大更改；d) 制度相关的作业过程发生重大变化时。5.4.2 制度、记录的版本控制a) 0.0试运用期（三至六个月，试运用期过后根据运用状况进行修订或转为正式制度、记录，每份制度或记录原则上对应一份会签单，如记录与制度一并发布，可作为制度的附件同时进行审批，并在FSDZ-JL-ZH-001 文件办理会签单“备注”栏中写明记录的名称、编号及版本号。试用制度或记录审批手续同正式制度或记录的审批）；b) 1.0正式

9、发布（修改一次升级为1.1，以此类推）；c) 2.0制度或记录换版（达到换版要求时必须换版，换版版本编号自2.0开始，如需再换版，编号为3.0，以此类推）。5.5 部门制度、记录管理5.5.1各职能中心（有代码的职能中心）需定期整理相应的FSDZ-JL-ZH-002有效制度清单及FSDZ-JL-ZH-003记录目录清单，并将清单于每年度终了次月15日前报送综合管理中心汇总、备存。5.5.2制度名称、记录名称需与制度或记录清单中的名称保持一致。制度及记录清单由各职能中心控制，如果需要变动，及时通知综合管理中心对应调整制度清单。6相关文件无7记录7.1 FSDZ-JL-ZH-001 文件办理会签单

10、7.2 FSDZ-JL-ZH-002 有效制度清单7.3 FSDZ-JL-ZH-003 记录目录清单XXXXXXXXXXXX公司权限划分规定文件责任部门： ZH 综合管理中心制度分发明细：正本保存（原件）： ZH 综合管理中心副本分发（复制件）： ZC总裁室 CB 成本计划管理中心 GH 规划设计中心 TZ投资发展中心 SY商业管理中心 CW财务管理中心 XM 项目部 QT其他： 目 录一. 目的二. 适用范围三. 权限表四. 附则制作/修订记录文件版本制修人/日期审核人/日期批准人/日期制修订摘要1 目的：为了明确总裁室领导审批权限及业务管理流程，有序开展公司经营管理工作，特制订本规定。2

11、适应范围：XXXXXXXXXXXX公司下属的项目公司。3 权限表：详见附件。4 附则：本规定自总裁签发之日起实施，原相关规定不再执行。 附件：XXXXXXXXXXXX公司权责表.xlsx印章管理办法文件责任部门： ZH 综合管理中心制度分发明细：正本保存（原件）： ZH 综合管理中心副本分发（复制件）： ZC总裁室 CB 成本计划中心 GH 规划设计中心 TZ投资发展中心 CW 财务管理中心 SY商业管理中心 WY 物业管理中心 XM 项目部 QT其他： 目 录一. 目的二. 范围三. 定义四. 印章的刻制、启用和废止五印章的保管六印章的使用和审批权限七罚则八. 相关记录九. 附则制作/修订记

12、录文件版本制修人/日期审核人/日期批准人/日期制修订摘要A-1 XXXXXX/2013.05.07 XXXXXX/2013.05.07XXXXXX/2013.05.07制定1目的：规范公司各类印章的使用和管理，明确印章使用流程和审批权限，防范风险。2范围： 适用于公司印章管理。3定义：本制度中所指印章分为：公章、合同专用章、财务章、法人印鉴章、项目部章及其它专用章。4印章的刻制、启用和废止4.1 根据XXXXXX集团规定印章刻制由XXXXXX集团行政部指定专人办理，并由其发放、备案。4.2 印章刻制办理流程：（1）项目部(公司)章、其它专用章刻制：项目部（公司）经办人填写“印章刻制申请表”项目

13、总经理签字综合管理总监审核总裁审批综合管理中心办理XXXXXX集团行政部刻制综合管理中心（成建制公司行政部）领章项目部印章保管员签“保管协议”后领取印章。（2）公司印章刻制：综合管理中心申请总裁审批综合管理中心办理XXXXXX集团行政部刻制综合管理中心领取印章自管或按要求签“保管协议”后发放。（3）部门章原则上不予刻制,特殊情况需要的必须经总裁同意后进入申请程序。4.3 印章的启用和废止：所有印章刻制申请经总裁同意后由综合管理中心负责报集团行政部办理印章刻制、启用和废止手续，并发布印章启用、废止通知。因公司/项目部合并、撤销或名称变更，在办理印章启用/废止手续时，需同时上交原印章，特殊情况需推

14、迟旧印章上交日期的，须向综合管理中心提交书面说明，综合管理中心同步向XXXXXX集团行政部登记备案。对更换或废止的印章，由综合管理中心交回集团行政部封存或销毁。5印章的保管5.1非成建制运作项目所属的“公司”印章、公司“合同”印章及相关专用章由综合管理中心设专人保管，综合管理总监为其印章保管的第一责任人；财务章、法人印鉴章由财务管理中心设专人保管，财务总监为其印章保管的第一责任人；项目部印章由项目部设专人保管，项目部（公司）总经理为其印章保管、使用的第一责任人；成建制运作项目公司的印章全部由其指定专人自行保管，项目公司总经理为其印章保管、使用的第一责任人。5.2 如印章管理不慎出现散失、损毁、

15、被盗的情况时，各保管人应迅速向综合管理中心递交情况报告书，报告书须经项目总经理确认并报总裁批示。相关处理情况综合管理中心同时报XXXXXX集团行政部备案。5.3 综合管理中心负责印章保管台帐的登记，相关印章保管责任人如变更必须报综合管理中心备案。6.印章的使用和审批权限6.1 印章的使用程序：（1）项目部（公司）所管印章的使用：项目部（公司）总经理为各类文件资料、工程签单等审批的第一责任人，对各类用印文件审批承担全部责任。印章使用程序：填写“用印审批单”项目部总经理审批印章保管员用印。“用印审批单”填写要求：按表单要求，详细列明用印事由、用印文件名称及材料份数，否则印章保管员有权拒绝用印。（2

16、）综合管理中心所管印章的使用：一般性业务过程性文件（不涉及金额和集团利益的）由部门总监、项目部总经理签批、综合管理中心审核后用印；列入公司文号的文件及部门发出的其它重要文件需走OA发文流程或报总裁（分管副总裁）进行用印签批后综合管理中心方可用印（经OA流程审批完成的可截图审批过程作登记归档，不再另行审批手续）。“用印审批单”填写要求：按表单要求，详细列明用印事由、用印文件名称及材料份数，否则综合管理中心有权拒绝用印。（3）规范合同、协议用印。由承办部门负责流转的纸质合同、协议，评审前经办人须至印章保管人处逐页加盖“送审稿”并签名，评审结束后凭合同审批单和“送审稿”至印章保管人处用印，保管人须将

17、正式用印稿与之逐页核对，准确无误后在有法定代表人或委托代表人签字的合同（协议）上予以用印，并注明用印时间；OA流程审批完成的合同、协议，用印前印章保管人须严格审核文件并确认其已根据会签意见补正，可截图审批过程作登记归档，不再另行用印审批手续。（4）总裁（成建制公司总经理）签字的文件材料可直接用所辖公司印，由经办人填写“用印审批单”作登记，印章保管人做好归档工作。（5）下列情况之一加盖印章需经XXXXXX集团批准，具体权限根据集团规定执行：涉及集团利益及重大事项定夺的对外发文；以公司名义对外签订的投资合同、捐赠协议、担保合同、借款合同、招商合同等；公司名义的对外承诺书；其他集团规定必须报批的事项

18、。（6）不允许开具盖有公司公章的空白介绍信、证明，如因工作需要或其它特殊情况确需开具的，必须经总裁（成建制公司总经理）签字批准，综合管理中心（公司印章保管人）须做特别登记、追踪管理。持空白介绍信外出工作归来必须向印章保管人说明登记其用途，未使用的必须交回、销毁。（7）部门、项目部分管领导如授权相关人员审批权，需将授权委托书提交行政部备案。（8）综合管理中心对各项目部（公司）的印章使用有监督权，并定期对印章管理使用情况进行监督、检查。6.2印章使用要求（1）印章保管员要熟知各种印章的使用范围、批准权限，做到正确用印。（2）印章保管员必须依照审批权限规定，查看用印审批单，审批手续完备的文件方可用印

19、。对于超越审批权限或未经审批的文件，印章保管员有权拒绝用印，并及时向上级报告。（3）审批人要正确使用审批权限，不得超越审批权限。（4）印章保管员必须亲自使用印章，原则上不能委托他人代为用印。加盖的印章要端正、清晰，用印要做到“骑年盖月”；特殊情况（经分管负责人同意）非印章保管人代为用印的必须签字确认；特殊情况未经签批（电话请示同意用印）先行用印的必须及时补办审批手续。（5）原则上不允许在未填写或未填写完整的材料上加盖印章，经总裁审批同意用印的材料除外。（6）印章保管人完成用印后随时做好用印登记工作，填写用印登记表，并保存好用印审批单。6.3 印章带出 （1）严格控制印章带出。公章、合同章等重要

20、印章原则上不允许带出使用。特殊情况须将印章带出使用的（含成建制公司的公章、合同章、法人印鉴），需填写“印章带出申请表”，经带出部门总监、项目总经理签字，总裁（成建制公司总经理）批准后，方可带至规定地点。印章的带出申请必须谁使用谁申请，不得代替申请，申请人返回公司后应立即归还所借印章。印章带出期间实行谁使用谁负责的原则，详细登记带出时间与归还时间（精确到分）以及用印情况，做到当天借出当天归还（特殊情况需就延时问题特别报请分管领导、综合管理总监签字认可）。（2）印章带出申请程序：填写“印章带出申请单”总监(项目总经理)核准总裁（公司总经理）签批印章保管部门负责人审核至印章保管员处领取印章及时归还。

21、7.罚则7.1违反印章保管、使用规定，视情节和后果追究责任人的行政和经济责任，触犯刑律者，提请司法机关依法追究法律责任。（1）印章保管员未妥善保管印章，导致印章被盗用或丢失的；（2）用印文件未按规定履行审批程序，印章保管人擅自用印的；（3）未妥善保管印章资料，导致资料灭失的；（4）其他违反印章管理制度的行为。8相关记录8.1 FSDC-ZU-XZ-YZ1-01用印审批单8.2 FSDC-ZU-XZ- YZ1-02印章带出申请表8.3 FSDC-ZU-XZ- YZ1-03印章刻制申请表（XXXXXX集团）8.4 FSDC-ZU-XZ- YZ1-04印章领用申请表8.5 FSDC-ZU-XZ- Y

22、Z1-05印章档案8.6 FSDC-ZU-XZ- YZ1-06印章登记表8.7 FSDC-ZU-XZ- YZ1-07印章销毁审批单（XXXXXX集团）8.8 FSDC-ZU-XZ- YZ1-08印章保管责任书8.9 FSDC-ZU-XZ- YZ1-09用印登记表9附则本制度由综合管理中心解释并修改，自发布之日起开始实行。资产管理办法文件责任部门： ZH 综合管理中心制度分发明细：正本保存（原件）： ZH 综合管理中心副本分发（复制件）： ZC总裁室 CB 成本计划中心 GH 规划设计中心 TZ投资发展中心 CW 财务管理中心 SY商业管理中心 WY 物业管理中心 XM 项目部 QT其他： 目

23、录一. 目的二. 范围三. 职责四. 定义五固定资产管理办法六 信息资产管理办法七办公用品管理办法八. 相关记录九. 附则制作/修订记录文件版本制修人/日期审核人/日期批准人/日期制修订摘要A-1 XXXXXX/2013.05.31XXXXXX/2013.05.31XXXXXX/2013.05.31制定 1、 目的为加强资产管理，合理有效地利用资源，避免浪费减少损失，根据XXXXXX集团相关规定及公司目前实际，制定本管理办法。2、范围本制度适用于公司所属各职能中心、项目部（公司）。3、 职责3.1 综合管理中心：负责资产的申请、发放、维修、盘点等实物管理，以及新增、变更、调拨等实物台账管理与帐

24、物核对工作。 3.2 财务管理中心：审核资产增加、减少、调拨手续；组织资产价值有关财务核算；反映资产价值情况；提供资产财务编码，参与账物核对工作。3.3资产使用部门：设立兼职资产管理员，负责本部门资产的申请、领用、发放与管理，保证账物相符。3.4 资产系公司为员工办公或从事办公活动提供，严禁挪作他用。4、定义4.1 固定资产（含信息资产）定义：使用期限在1年以上，单位价值在500元（含）以上，能独立使用且在使用过程中基本保持原有物质形态的资产。4.2 办公用品定义：用于日常办公的各类低值易耗品，包括办公文具、纸张、办公耗材、财务用品等物品。5、固定资产管理办法5.1固定资产的申购和领用5.1.

25、1 预算内申购5.1.1.1各职能中心、项目部（公司）根据生产经营需要，结合办公区整体规划编制固定资产月度预算。5.1.1.2 申购流程：各职能中心、项目部（公司）每月22日前提交固定资产购置预算申请表至综合管理中心，由综合管理中心统一OA申报预算至财务管理中心，并于次月5日前统一发起OA申购流程。5.1.2 预算外申购：OA补报固定资产预算至财务管理中心后，经部门负责人签字提交固定资产购置申请表至综合管理中心后勤专员，综合管理中心审核及总裁审批后，方可进入申购流程。5.1.3资产申购原则：先内部调配，后外部购置。各职能中心、项目部（公司）未经综合管理中心同意不得擅自采购固定资产，特殊原因另行

26、申请（经总裁批准）的需及时报知综合管理中心纳入固定资产台账并与财务管理中心统一标签、账物相符。5.1.4 验收：货到以后，经综合管理中心、使用部门进行质检，质检合格后方可办理入、出库手续，不合格资产综合管理中心应及时通知采购联系供应商办理退换货手续。5.1.5 领用5.1.5.1 入、出库单的填写要求：资产名称、品牌/厂牌、规格型号需与产品说明书描述保持一致。5.1.5.2 财务资产编码统一为固定资产编码，每项资产的编号应当唯一，电子产品和通信设备备注序列号。5.1.5.3 个人使用的资产由本人签字领用，部门公用资产由部门负责人或兼职资产管理员签字领用。5.1.6 请款报销：凭固定资产OA申购

27、流程及综合管理中心出具的入、出库单方可办理请款报销手续，未经综合管理中心入、出库的资产，财务综合中心一律不得办理请款报销手续。5.1.7 使用要求5.1.7.1 各职能中心、项目部（公司）负责人为部门资产使用的第一责任人。个人使用的资产由员工本人负责保管，部门公用资产由部门兼职资产管理员保管，资产的存放地点或使用人等发生变动时须及时通知综合管理中心，办理资产变动手续。5.1.7.2 使用人（保管人）需对资产设备进行日常清洁、维护和保养，重要设备的维护保养按有关设备的使用说明书进行；对温度、湿度等有特殊要求的设备，应保证使用环境及贮存环境应符合规定的要求。5.1.7.3 维护所保管资产的安全与完

28、整，未经批准，不得擅自拆卸、更换配置；不得擅自报废、变卖、转移资产；不得擅自撕损资产编号；一经发现，追究使用部门负责人及使用人责任。5.1.7.4 积极配合资产管理部门开展资产清查、盘点工作。5.1.7.5 因工作需要需将大件固定资产带出的，经职能中心总监、综合管理总监签字后在综合管理中心后勤专员处办理大件物品出门登记手续，带回原办公地及时办理销账手续；项目部（公司）由该部（公司）总经理签字后在兼职资产管理员处办理大件物品出门登记手续，带回项目部（公司）及时办理销账手续。如带出资产一周内无法返还集团、项目部（公司）的，须报综合管理中心备案。5.2 固定资产的变动管理5.2.1 定义：固定资产在

29、公司/账套内部的资产使用部门、管理部门、存放地点转移、使用人/责任人调整等不涉及价值的变动以及固定资产原值变动。5.2.2 资产发生变动，由调入部门、调出部门、资产管理部门三方在沟通形成一致意见的基础上，由综合管理中心统一办理相关手续。5.2.3 员工集团内部岗位调动或调出集团或离职的资产变动手续5.2.3.1 员工集团内部岗位调动：个人使用资产由综合管理中心统一办理固定资产内部调拨单手续；部门公用资产交还原部门兼职资产管理员保管。5.2.3.2 员工调出集团：须在调出前办理使用资产和借用资产的退库手续。特殊原因另行申请须经综合管理总监、财务总监审核及总裁审批，由综合管理中心后勤专员办理固定资

30、产调出单手续，财务管理中心编制NC系统资产调拨单并进行相关资产购销账务处理和开具发票手续后方可。在未经综合管理中心后勤专员签字确认办理资产相关手续前，不予办理调出手续。5.2.3.3 员工离职，须在离职前办理使用资产和借用资产的退库手续，经综合管理中心后勤专员对其资产盘点核对无误后签字确认。在未经综合管理中心后勤专员签字确认前，不予办理离职手续5.2.4 未办理变动、调拨、借用手续而擅自将资产转交他人使用，造成资产损失的，由原使用部门负责人和使用人（保管人）以及直接责任人负责赔偿。5.2.5 闲置资产的处理：综合管理中心定期或不定期检查各职能中心、项目部（公司）资产的使用情况。超过一个月闲置不

31、用的资产，使用部门须办理退库手续。5.3 固定资产的减少管理5.3.1 资产损坏/遗失处理5.3.1.1 资产损坏处理：资产使用人（保管人）发现资产损坏时应及时查明原因，报告综合管理中心，综合管理中心视损坏程度安排维修或报废。人为损坏造成的经济损失，由使用人（保管人）承担；人为损坏难以确定责任人的由资产使用人和资产使用部门负责人共同负责承担。5.3.1.2资产遗失处理：发生资产遗失，使用部门应先在内部安排追查寻找，无法找回的资产及时报告综合管理中心，综合管理中心视情况选择是否向公安部门报案调查。因保管不当造成资产遗失，使用人（保管人）应按资产净值或公司认可的市场价格赔偿，难以确定责任人的由资产

32、使用人和使用部门负责人共同负责赔偿。5.3.2 资产的报废5.3.2.1 经鉴定符合下列条件之一的固定资产可以申请报废：（1）使用年限过长，功能丧失，完全失去使用价值，或不能使用并无修复价值的；（2）产品技术落后，质量差，耗能高，效率低，已属淘汰且不适于继续使用，或技术指标已达不到使用要求的；（3）严重损坏，无法修复的或虽能修复，但累计修理费已接近或超过市场价值的。5.3.2.2 申请报废程序：资产使用部门发起资产报废鉴定申请，综合管理中心组织相关部门进行鉴定，出具鉴定意见，经鉴定符合报废条件的资产，由资产使用部门填写固定资产报废申请单，注明报废原因、责任人、拟处理办法，所属公司财务审核注明资

33、产账面价值情况，超权限的报总裁审批后，由综合管理中心协同财务管理中心和集团审计部办理报废事宜，财务管理中心办理资产减少有关资产卡片变更，进行账务处理。5.4 资产盘点5.4.1 公司及各项目部资产盘点5.4.1.1 盘点时间：财务管理中心会同综合管理中心每年安排12次固定资产的全面盘点工作和不定期抽检，并针对盘点情况共同提出改进意见，确保账物相符；各职能中心、项目部（公司）应及时做好资产台账，随时保证账物相符。5.4.1.2 盘点程序（1） 盘点前，财务管理中心与综合管理中心共同准备好盘点表，拟定盘点时间计划，并提前通知各职能管理中心、项目部（公司）做好配合工作。（2）盘点小组由财务管理中心与

34、综合管理中心各自出人组成。盘点时需同时关注资产使用状况。对盘盈、盘亏、毁损、闲置的固定资产查明原因后，由资产管理部门撰写固定资产清查盘点差异分析报告并提出处置意见，经综合管理中心、财务管理中心会签，报总裁审批。资产盘亏报总裁批准核销。（3）财务管理中心根据审批后的固定资产盘盈、盘亏处置报告办理有关资产卡片的变更，按照财务制度规定进行对应账务处理。5.4.2 外地公司、成建制公司资产盘点5.4.2.1 盘点时间：由各公司财务部会同综合管理中心，每年安排12次固定资产的全面盘点工作，并针对盘点情况共同提出改进意见，确保账物相符。5.4.2.2 盘点程序可参照5.4.1.2条，并将撰写的固定资产清查

35、盘点差异分析报告和固定资产盘点登记表经行政部、财务部及总经理签字后报综合管理中心备案，综合管理中心将不定期抽盘其资产。6、信息资产管理办法6.1 信息资产配置6.1.1 电脑配置管理6.1.1.1 员工的电脑配置分笔记本和台式机两种，根据实际工作需要确定是否配置电脑。6.1.1.2 对笔记本和台式机的品牌、屏幕尺寸、颜色按集团要求实行统一管理，对有特殊要求配置的兼容机品牌和屏幕尺寸不作要求。6.1.1.3所有员工电脑按照员工职务级别分型号、标准进行配置，配置标准如下：职务等级配置标准参考价格T1ThinkPad X系列10000元S2S1A2ThinkPad X系列7000元A1BC联想商用机

36、4000元DE6.1.1.4制图类、设计类等特殊岗位根据实际工作需要，经领导同意后可申请按需配置。6.1.1.5员工入职，凭入职联络函按职级标准进行配置。6.1.1.6配置标准根据市场行情，每年更新一次。6.1.2 打印机配置管理6.1.2.1打印机以各职能中心为单位，根据实际需求进行配置，对打印机的品牌、型号、颜色实行统一管理；一般为A4黑白激光网络打印机，并实现部门内部的网络打印。6.1.2.2 项目部根据图纸打印需求配置A3喷墨打印机或A4激光打印机。6.1.2.3总监级（含）以上领导按需配置。6.1.3复印机（多功能一体机）配置管理6.1.3.1 复印机（多功能一体机）以项目部（公司)

37、为单位进行配置，可以满足A3和A4的复印、网络打印要求；公司由综合管理中心配置多功能一体机及彩色打印机各一台以满足各职能中心A3和A4的彩色打印、复印需求。6.1.3.2 多功能一体机要求放置在公司、项目部（公司)的公共文印区域。6.1.4 扫描仪配置管理6.1.4.1由综合管理中心在公共文印区域配置一台多功能一体机以满足各职能中心的办公需求。6.1.4.2 如因工作需要须单独配备扫描仪的，经领导同意后参照5.1办理。6.1.5照相机配置管理6.1.5.1 信息宣传类资产配置由综合管理中心后勤专员负责管理。6.1.5.2 各部门因工作业务关系临时使用，可到综合管理中心借用。6.1.5.3 因工

38、作需要确须配置照相机的职能中心、项目部（公司）参照5.1执行。6.1.6 多功能一体机配置管理6.1.6.1领导特殊要求，特殊办公场所，可根据需要配置相应的多功能一体机。6.1.7投影仪的配置管理6.1.7.1综合管理中心库房备移动投影仪设备供使用部门借用，各部门不单独配置投影仪。6.2 信息资产管理6.2.1资产出入库6.2.1.1采购到货的信息类资产，由集团采购管理部门派专人引导送至综合管理中心，综合管理中心依照信息类资产申请流程，确定到货信息，并对到货的信息类资产做资产鉴定。6.2.1.2 鉴定合格的资产，由鉴定人员在送货单上签字认可，并按照送货单信息办理入库手续。6.2.1.3鉴定不合

39、格的资产，连同未确认签字的送货单全部退回采购部门。6.2.1.4 已入库的资产，直接以产品的序列号进行编号，无明显序列号的资产将由综合管理中心人为编号。6.2.2 资产维修6.2.2.1 信息类资产维修仅限于硬件故障，系统与软件故障由综合管理中心联系信息工程师处理。6.2.2.2信息类资产发生故障时，使用人或部门可通过电话方式告知综合管理中心，由综合管理中心与信息工程师联系跟进维修。6.2.2.3 若资产在质保范围内，直接由综合管理中心联系信息工程师送检维修或厂商售后上门维修。6.2.2.4 若资产已过质保期，经信息工程师内部鉴定后报维修站鉴定，鉴定结果出来确定维修价格，再由综合管理中心与使用

40、人确定是否维修。6.2.2.5信息类资产维修费用分摊到所在部门。6.2.2.6 经鉴定为人为损坏的资产，由使用人个人承担维修费用。6.2.2.7 使用人在未通知综合管理中心的情况下，自行外出维修所产生的费用由个人承担。6.2.2.8 鼠标、键盘、电源等配件产品损坏的，质保期内的可调换，质保期外的可报综合管理中心，由各职能中心、项目部（公司）每月报预算，综合管理中心统一走固定资产申请流程进行申购。6.2.3 资产报废6.2.3.1 计算机类资产正常使用五年后，因故障问题无法继续正常使用的可向综合管理中心申请资产报废鉴定。6.2.3.2 资产因自然损耗，维修频繁，经论证无维修价值的，可鉴定报废。6

41、.2.3.3 信息类资产报废程序按5.3.2执行。6.2.4日常管理及异动、盘点6.2.4.1 公司所有信息类资产都按照一定的序列号进行管理。6.2.4.2 当使用人发生变更时，由综合管理中心办理资产调拨手续，并将异动信息进行相应的调整。6.2.4.3 具体管理程序同5.2。6.2.4.4 综合管理中心将不定期的进行信息类资产的盘点核查，按照不同类进行盘点（如：无线网卡、笔记本、移动硬盘等），盘点内容主要有：核实资产的序列号、资产外观、破损情况等等。6.2.5 资产借用6.2.5.1 员工因工作需要临时借用笔记本、台式机等信息资产需在综合管理中心办理借用手续。借用时需登记机器型号，机器序列号，

42、借用人，借出时间，约定归还时间。6.2.5.2 笔记本电脑与台式机借用周期最长为一个月（30天），到期时需继续借用的，需办理续借手续。6.2.5.3 借用到期后未归还设备，应向综合管理中心报告设备情况，说明未归还原因。若无特殊原因，综合管理中心将收回借用设备。7、 办公用品管理办法7.1 分类7.1.1 根据办公用品的价值和使用寿命，将办公用品分为消耗品、管制消耗品及管制品三类。7.1.1.1 消耗品：铅笔、笔芯、橡皮、橡皮筋、胶水、胶带、大头针、回形针、订书针、告示贴、软面抄、硬面抄、皮面本、长尾夹、信封、档案袋、档案盒、复写纸、垃圾袋、碳粉等。7.1.1.2 管制消耗品：签字笔、荧光笔、记

43、号笔、白板笔、纸篓、拉链袋、拉杆夹、直尺、三角板、圆规、固体胶、修正液、印泥、印台、电池等。7.1.1.3 管制品：U盘、鼠标、白板、绘图板、比例尺、笔筒、文件夹、三栏架、插页文件夹、名片册、剪刀、计算器、订书机、硒鼓、墨盒、色带、光盘、手电筒、电话机等。7.2规定7.2.1 办公用品的领用7.2.1.1 领用原则：各职能中心按需领用，项目部根据标配按月配置。7.2.1.2 领用手续：填写出库单经各部门负责人审核、综合管理中心负责人审批后领用。7.2.1.3特殊办公用品（1） 除综合管理中心常备办公用品及项目保洁用品标配以外的办公用品都属特殊办公用品范畴。（2） 特殊办公用品的领用：填写办公用

44、品申请单经部门负责人审核、综合管理中心负责人审批，并提前告知综合管理中心方可领用（一般是每月24日前告知，次月10日到货）。7.2.2 综合管理中心常备办公用品目录：签字笔、铅笔、笔芯、白板笔、橡皮、胶水、胶带、大头针、回形针、一次性纸杯、抽纸（总监级以上）、订书机、起钉器、订书针、告示贴、软面抄、硬面抄、皮面本、复印纸、纸篓、长尾夹、信封、档案袋、三栏文件架、单夹/双夹、剪刀、美工刀、电话机、计算器、电池、接线板。 7.2.3部分办公用品的领用周期及领用方式品名数量单位领用周期/领用方式备注笔记本1本/人半年签字笔1支/人半年皮面本1本/人半年墨盒、硒鼓以旧换新“谁领用，谁保管”原则，遗失由

45、本人负责管制品以旧换新电脑湿巾至综合管理中心领取使用7.2.4项目部保洁用品按月领用标准品名数量单位使用季节备注卷纸10卷常备项目实际情况如有不同，另行申请抽纸4盒消毒液2瓶洗衣粉2袋洗洁精2瓶洁厕灵2瓶肥皂1块抹布2块垃圾袋（小号）1卷/人垃圾袋（大号）1包杀虫剂2瓶夏季用品蚊香2盒7.2.5 新入职人员办公用品的领用7.2.5.1 新入职人员由入职引导人办理办公用品领用手续。7.2.5.2 领用标准：签字笔、皮面本、文件夹、三栏架各1，特殊岗位如财务人员，可配计算器1个。7.2.6 员工离职交接时，须将所领管制品交至综合管理中心。8、相关记录8.1 FSDZ-ZD-ZH-ZC1-01 固定

46、资产购置预算申请表8.2 FSDZ-ZD-ZH-ZC1-02 固定资产购置申请表8.3 FSDZ-ZD-ZH-ZC1-03 固定资产内部调拨单8.4 FSDZ-ZD-ZH-ZC1-04 固定资产调出单8.5 FSDZ-ZD-ZH-ZC1-05 固定资产报废申请单8.6 FSDZ-ZD-ZH-ZC1-06 固定资产登记表8.7 FSDZ-ZD-ZH-ZC1-07 固定资产盘点登记表8.8 FSDZ-ZD-ZH-ZC1-08 办公用品申购表8.9 FSDZ-ZD-ZH-ZC1-09 入库单（在综合管理中心办理）8.10 FSDZ-ZD-ZH-ZC1-10 出库单（在综合管理中心办理）9、附则9.1

47、本办法最终解释权归由综合管理中心。9.2本办法自颁布之日起执行。建设项目档案管理办法文件责任部门： ZH 综合管理中心制度分发明细：正本保存（原件）： XZ行政部副本分发（复制件）： ZC总裁室 CB 成本计划中心 GH 规划设计中心 TZ投资发展中心 CW 财务管理中心 SY商业管理中心 WY 物业管理中心 XM 项目部 QT其他： 目 录一. 目的二. 范围三. 定义四. 职责五档案归档及分类七 档案的保管七档案的借阅八. 档案的保密九归档时间十归档文件质量要求十一.档案的移交十二.归档资料保管期十三. 档案的鉴定十四. 档案的销毁十五.归档文件整理要求十六. 附件十七.附则制作/修订记录

48、文件版本制修人/日期审核人/日期批准人/日期制修订摘要A-1XXXXXX/2013.05.31XXXXXX/2013.05.31徐 绍 宏/2013.05.31制定1.目的规范公司档案管理工作,加强对建设项目资料的归档管理，保证建设项目全过程档案的完整性，防止地产档案的丢失、损坏，制定本办法。2.范围本管理办法适用于公司各职能中心、成建制公司、项目部。3.定义3.1建设项目 指一定时间、空间内形成不动产的建设或开发工作。3.2项目文件指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理、竣工验收及交付整个开发过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件；包括项目前期文件、项目施工文件、项目竣

49、工验收文件、项目竣工图、项目监理文件等。4.职责4.1项目文件产生于项目建设全过程，其形成、积累和管理列入项目建设有关部门及人员的职责范围。4.2公司档案实行集中管理体制，设立档案室，由综合管理中心负责管理，设置专职档案管理员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作；成建制公司自行设置专职档案管理员，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用工作。4.3各职能中心、项目部（公司）指定专（兼）职档案管理员（报综合管理中心备案），对本部门围绕建设项目工作中形成的文件材料进行收集、保管和移交工作；各职能中心、项目部（公司）的负责人为档案资料及时无缺损归档的第一责任人，所有移交至档案室的文

50、件、图纸等需交件人所在职能中心、项目负责人签字确认方可归档。5.档案归档及分类5.1所有前期报批报建资料、与项目相关的政府批文类文件、会议纪要、证照类文件等由规划设计中心负责归档。5.2所有营销策划类、与项目相关的政府批文、回复、会议纪要等由投资发展中心负责归档；买卖合同按年度归档。5.3设计类过程性资料由规划设计中心自行建档管理；其他资料按照建设项目文件归档范围和保管期限表归档。5.4成本合约类资料成本计划管理中心自行建档保管一份，同时归公司档案室一份。5.5项目部负责收集工程计划、进度、质量的相关文件及检查资料、声像资料等按年度归档。5.6项目部建档归档资料管理详见建设项目文件归档范围和保管期限表。6.档案的保管6.1档案设专室专柜，由综合管理中心安排专人负责保管；6.2档案资料按项目进行科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟悉档案情况，主动了解各项目工作进展情况,督促资料归档；指导、检查项目部（公司）的资料管理、归档工作；积极做好归档资料的提供利用工作，为公司各项目业务的推进提供依据；6.3严格按照“防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防强辐射、防过度干燥、防失密”的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况