浅谈建筑工程竣工文件档案的整编与整理

1、    浅谈建筑工程竣工文件档案的整编与整理    宋丹+任美佳摘要：建筑工程现代化管理中，对已经竣工的文件进行整理和归档是管理的重点，更是能记录建筑企业管理全过程的最佳方式。现在人们更重视精细化管理意识，这不断能对建筑工程的全过程有极为真实的记录，也能让人民对精细化管理有新的认知，从而能对建筑工程文件资料的管理提出新的挑战。本文主要概述工程竣工文件档案的整编和整理问题研究，提出合理的解决措施，目的是让文件的编排和管理更具科学化和合理化。关键词：建筑工程；竣工文件；档案；整编；整理建筑工程文件在整个文件工程管理中能产生不同的信息记录形式，包括工程准备、监

2、理和施工等多个环节。建筑工程竣工档案管理的效果能对整个建筑工程质量有著直接影响。建筑工程竣工文件是工程竣工验收的条件，需要保证其完整性、齐全性和准确性，能够将建筑工程施工、竣工验收的真实情况反映出来，使得图物相符，技术数据更加可靠。此外也需要做好归档工作。如果建筑工程档案验收不合格就无法进行竣工验收。因此需要采取有效的措施对竣工文件档案进行整编和整理。一、建筑工程竣工文件档案整编整理的现状建筑工程资料的整编以及整理等工作需要贯穿于工程的全过程，如果监督管理不到位，就会使得建筑工程文件资料的整编与管理效果不佳，甚至会影响到归档后文件资料的利用。近些年来我国的基本建设体制逐渐推进，建筑工程项目中的

3、合同管理、招投标、建筑监理、工程资料的整编与归档等效果虽然得到了一定的改善，但是问题依旧存在。首先建筑工程竣工文件存在着不齐全的问题，很多建筑项目中缺少投资审批文件、施工许可证、验收合格证以及安装和质量管理文件等。施工单位管理不到位，技术人员对安装设备文件以及合格证等的管理不够重视，随意放置，使得文件出现丢失，施工材料进入到现场后，其合格证以及文件等经常出现审批手续不全的现象。在工程建设中必须要保证竣工图和施工图的一致，在施工前做到施工图的干净、完整，科学的对竣工图进行改绘。虽然在实践中有些项目已经修改，但是修改后的竣工图不能进行有效的归档，也不能更换之前的图纸。其次无法保证建筑工程文件的真实

4、性，有些工程联系单的签字是代签的，还有些单元工程质量评定资料存在涂改的现象。建筑工程竣工文件的编制不统一，缺乏规范性。建筑工程中，一些项目的施工图纸被替换，并且在图中没有标识说明，对于图纸的更改情况也没有备注。此外，图纸需要与变更通知单分别归档。有些竣工图虽然按照变更进行了修改，但是修改标识并不统一，而且有些需要重新绘制的竣工图没有重新绘制。最后建筑工程竣工图上的变更与实际不相符，有些变更通知单没有进行编号，工程变更并不明确，使得有些根本没有执行、或者已经作废的变更也进入到竣工文件的归档中，导致竣工图的使用价值降低。二、建筑工程竣工文件整编整理不当的影响要素首先不能规范管理日常的项目文件，在建

5、筑工程中，施工企业在文件资料管理过程中需要花费一定的人力和物力，需要与工程实施相结合，从而满足日常工作的实际需要，但是实际上，企业并没有将工程建设与竣工文件档案的整编归档相结合，使得工程资料管理不到位，规范性不强。其次建筑工程文件资料管理制度还不完善，虽然施工单位建立了文件档案管理方面的制度，但是并不齐全，无法保证建筑竣工文件资料整编的顺利推进。没有统一管理文件、技术通知等，编号不到位，比较混乱，规格上也存在大小不一的现象，使得整编工作的难度比较大。竣工文件资料的移交与保管也没有专门的制度，由于建筑工程的施工周期长，人员存在频繁的变动，如果相关资料手续交接不到位，就会出现资料丢失，使得档案的归

6、档管理遇到极大的困难。最后建筑企业中缺少懂得档案管理知识和技术的人员，很多施工单位虽然配备了一定的档案管理人员，并且这些人员接受过档案管理知识的教育培训，但是他们对建筑工程方面的知识了解不多，对工程技术并不懂。还有一些建筑工程技术人员对档案管理的相关要求认识不足，档案知识不多，使得建筑工程竣工文件的整编和整理受到影响。三、建筑工程竣工文件档案整编与整理的有效策略（一）做好建筑工程招投标工作建筑企业需要做好招标和投标工作，综合考察组织，选择最佳的施工单位、监理单位，并要求工程竣工文件有质量保障。要明确合同中文件档案资料的整编责任、内容、特殊需要、资料原件、移交时间等。加强建筑单位的综合管理，保障

7、建筑工程的质量的顺利实现，能够让建筑工程竣工文件档案的整编和整理工作更加高效。（二）同时进行收集、归档文件档案工作为了使得建筑工程档案更加完整，就需要定期做好归档工作。工作中需要明确现场技术管理人员的竣工文件质量管理责任，开展工程领导的负责制。同时建立完善的崗位责任制和管理制度，如果遇到不合格的文件资料，就需要否定，并重新补做。同时配备专业化的资料人员，使得建筑工程竣工文件档案的整编与整理能够有效落实。（三）完善变更后的文件档案管理制度要使得建筑工程变更后的文件资料更加齐全，就需要分类整理，并定量进行统计。建立完善的变更文件档案管理制度。变更文件资料是竣工图绘制的重要依据，为了保证建筑工程竣工

8、图更加完整、准确、真实、可靠，就需要对变更文件的形成质量给予重视。依据档案形成时间对竣工文件档案进行编号，避免档案文件形成、移交和保管中出现丢失。竣工图编制单位需要收集齐全变更的材料，对其分类整理，明确变更文件的数量，为查阅提供便利，同时能够逐一审查核变更单，同时盖上已经执行或者没有执行的章，5使得竣工图编制没有问题。此外，施工单位绘制竣工图时，建筑和监理单位都需要认真监督、检查。编制竣工图时要做到与施工一致，使得竣工图绘制的质量得到提升。施工后要马上编绘，并进行修改，使其能够满足实际需要。参与工程建设的技术人员要亲自参与编绘，提高竣工图的整体效果，防止工程结束后部分施工人员撤离，没有人熟悉施

9、工现场，使得竣工图的编制效果达不到理想的状态。编制竣工图要满足实际需求，保证竣工文件档案的价值得以凸显。（四）加强档案人才的教育培养竣工文件档案的整编、整理与归档需要档案管理人员进行操作，因此需要提高档案管理人员的素质水平，加强档案管理知识以及技术的运用，档案管理人员要认真学习文件材料立卷归档整理规范，能够提高档案管理人员在档案的收集、整理、编目、分类、归档等工作中的水平。同时使用现代化的知识与管理方法提高档案工作者的操作能力，强化档案管理人员的电子文件归档、计算机管理、电子档案管理等技能，使得档案管理更加科学，同时组织档案人员参观学习和培训，与其他单位进行交流，提高档案管理人员的业务水平。四、结语建筑工程施工中，竣工文件是极为重要的组成部分，存在于整个工程建设的始终，需要将其放到与工程质量同等的高度。竣工文件的立卷归档等是十分系统的工作，需要对其进行全过程的管理，并做好竣工文件的编制归档，加强相关部门的协调配合，使得建筑工程施工单位的管理水平得到提升。总之，在建筑工程竣工文件档案整编管理时，要完善相关的