ERP系统环境下销售与收款业务风险分析和内部控制设计基于某企业集团实施ERP案例的思考

1、ERP系统环境下销售与收款业务风险分析和内部控制设计基于某企业集团实施ERP案例的思考E盯系统环境下销售与收款业务风险分析和内部控制设计基于某企业集团实施ERP棠例的思考段关琼张忠平(武汉大学商学院，湖北武汉430072) 销售与收款业务的内部会计控制目标可以概括如下:保护企业销售与收款活动产生的会计资料的真实、克裂、致;堵塞漏洞，消除隐患，防止并及时发现、纠正错误和舞弊行为，保护企业各种实物资产的平安与完整:确保企业销售与收款活动符合国家有关法律法规的要求:提高产品的市场占有率，加快货款的回笼。销售与收款业务是企业实现增长和盈利的关键活动之同时也是企业内部控制风险最大、最重要的一局部。由于市

2、场竞争日趋剧烈，企业一般雇用大量的销售人员，销说明2以上处于虚线内的操作在ERP系统中完成。售组织大多采用金字塔式的层级结构，即在地区、省市成立各级销售分公司，因此，朋1在企业集团的销售与收款业务施程朋销售与收款业务的内部控制难度大，控制复杂。随着企业信息化进程的深入，不少二、ERP环境下销售与收款循环的风险分析企业建立ERP系统，对销售与收款业务进行一体化管理。E即环境下，销售与收款业务流程中可能会出现哪本文以某大型日用消费品企业实施ERP为例，分析ERP些风险昵?我们将通过图1，对这一业务流程各环节的环境下销售与收款业务的风险，进而提出内部会计控制风险逐个进行分析。的设计思路。1.接受顾客

3、订单。接受顾客订单是黯个销售与收款一、ERP环境下销售与收款业务流糙的特征分循环的起点。在ERP环境下，这一重要的环节存在如下析风险:未经授权人员非法进入系统:所接受的订单不符以我们调查的某企业集团ERP系统环境下销售与合企业的授权标准:接受了企业生产和阵存无法满足的收款循环的业务流程(如阁D为例，ERP环境下企业销订单。售均收款业务具有如下特征:(1)且RP系统能自动完成2.合问审核。在这一环节中，企业对业务员与顾客顾客倍用审查、库存检查以及价格的核对;(2)销售与收签订的销售合间一般都有一定的合同的审核程序。款循环的会计原始凭证电子化;(3)对系统网络和信息可能的风险是:合同审核人越权审批

4、超越职权范罔内的系统的平安性要求更严格;(4)制度控制更多地被系统合间以及合间未经审核被放入系统。程序控制所代替;(们对销售与收款数据的维护与接触3.订单录入。经审核通过的合同文本才能被录入系控制更显熏要;(6)授权与审批活动的在钱处理、实时性统，那么这一环节可能的风险是未经授权人员进入系统，更明显。或第改系统的初始设置，抑或将未经审核的合间文本录CHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION 125 ?泛?乁?傻?前?乔?义?穁?呬?潎?簲?傻?像?像?剐?十?傰?入系统。和记录，以及应收账款记录的更新等活动。可能的风险4.除销信用审批与库存检奋。为了确保除俏的商品是

5、货币资金没有及时存入银行，未及时入账，现金被挪货款的及时回笼，减少坏账的发生，各企业都制定了自用，并导致应收账款更新的不及时而影响到客户的除销己的一套除销政策，对除销对象和除销额度都有具体的额度，进而影响到企业的销售活动。规定和限制。在ERP环境下，如果除销借用批准均由系10.办理和记录销售退回、销售折扣与折让。企业售统自动完成，可能会出现由于盼销政策设置不合理、更出的商品可能由于质量问题或其他原因发生销售退回、新不及时、系统设置被人篡改成程序出错而引起企业的销售折扣与折让等。相应的风险是，退凹的商品未经过销售不理想或销售款无法回笼的风险。ERP环境下，系审批，未及时入库，也没有相应的记录:销

6、售折扣与折让统能调用生产、库存模块自动进行库存检查，只要程序未经过授权人员的审批，投有相应的财务记录而发生舞不出错，其风险较小。弊现象。5.仓库供货。ERP环境下，经过除销批准的销售单11.注销坏账。这环节的执行，必须获得无法收回将自动传递给仓库的存货子系统，井由配送站管确认的货款确实凿证据，保证其真实性，并经过授权人员的触发生成出席单。在这一环节中，确保网络的平安和只审批，因此，可能的风险是，无法收回的货款证据不真实有授权人员才能进入企业的存货子系统，并进行仓库出和批准注销坏账的理由不当:执行坏账处理的人未经授货确实认极为重要。因此，防止非授权人员进入系统在权。这一环节显得非常意耍。此外，这

7、环节还涉及发货过12.提取坏账准备。企业坏账准备的计提比例和方程，所以，发货过程可能会发生被人冒领戚发货错误的法在系统的初始化阶段进行设置，这一环节是由系统按风险。照已经设置好的程序白动完成。其存在的主要风险是:6.开具虚拟销售发票。当经过配送.i:管确实认之系统的初始设聋发生非法更改，使得系统自动提取的坏后，系统自动开具虚拟销售发粟，其目的是便于企业满账准备出错。足用户对销售发票多样性的要求。这一环节如果系统<#004699'>13.情账。清账是销售与收款循环的最后环，是由程序运行正常成系统设置未被人更改其出错的可能性总部会计在月未成期来对企业的应收账款进行清理，其很小0

8、可能的风险是清账不及时影响颇窑的信用额度，并进而7.发巢申报和金税发票生成。发票申报是由业务员影响到企业销售，以及未授权人员进入系统误操作等。根据顾客的要求向企业分部会计部门提出申请，由企业三、ERP环境下销售均收款循环的内部会计控分部会计部门根据申请做借贷琐凭单和发票，并向总部制设计申报开具金税发票。总部会计根据分部会计部门申报对ERP环境下企业销售均收款循环的风险分析为的要求，将访问税务部门的系统，并自动生成金税发票我们进行该循环的内部会计控制设计提供了参照依据。后交分部会计部门。由于这两个环节都是基于人工环从风险分析中我们可以看出，ERP环境下，有的风险可境下执行的，所以，只要职责相互别

9、离，其出错的可能性以在程序中设计相应的控制措施并在系统的初始化设不大。置过程中进行相应的设置来到达控制目的，而有的风险8.虚拟发票过账。当生成金税发票后，企业会计部必须由企业制定额外的控制制度来保证实施，还有的风门就可以对虚拟发票进行过账操作。因此，可能的风险险除应当在程序中进行设计外，还应当在制度上进行规是未授权人员进入系统将未开具金税发票的虚拟发票定。根据各环节自身的特点，政们可以对销售与收款循过账成系统出错使得虚拟发票过账发生错误。环的内部会计控制设计如下:9.办理和记录收款。这一环节涉及货币资金的管理ERP环境下企业销售与收款业务的内部会计控制设计控制内容| 内部会计控制措施客户订单的

10、授权标准1客|制定严格的系统接触控制制度，进行登录口令、用户权限和角色设置;顾客资料的及户的信用状况:合同、订单|时更新:制定严格的销售授权标准和惩罚制度，对接受不符合授权标准的业务员实行接受顾客订单的输入:生产和库存状况l惩罚:在系统中设置相应的程序对每笔订单业务进行检查，来判断企业能否满足订单的需求26/cHINA MANAGEMENT INFORMATIONIZATION ?乁?傻?前?傻?籣乔?傻?义?穁?乁?呉?潎?剐?傻?续表业务活动控制内容内部会计控制措施与客户签订的采购合同:制定严格的合同审批粮序和审批权限制度，对越权行为进行惩罚;合同录入前对合同采购合同审核审批的程序与检查审

11、核情审核情况进行检查况订单输入的正确标准:系制定严格的系统接触控制制度，设置用户权限和角色:合同录入前对合同审核情况进订单录入统的初始设置行检查顾客的信用状况:除销政制定严格的系统接触控制制度，进行登录口令、用户权限和角色设置:顾客资倍的及除销信用批准及库存扮资策设置与政策更新时更新;83财务与销售部门合作制定合理的除销政策，并根据市场的变化不断完善和更新:由经授权人员对除销政策的变化及时更新除销审批的销售单:出库确保网络平安度，对和网职络责的划安分全制性度进，并行将检仓查库，对与用销户售的部权门限职进责行分严离格:由的专限人制对:制定严格仓库供货单和仓库发货情况1仓库的仓库管现制tI:l库单

12、与管现制度和职责别离制度销售单进行核对检查销售发票和系统程序的初制定严格的系统接触控制制度，进行登录口令、用户权限和角色设置:进行严格的系开具虚拟销售发票始设贵统测试和检夜金税发票和系统程序的初制定严格的系统接触控制制度，进行登录口令、用户权限和角色设置;进行严格的系虚拟发察过账始设置统测试和检查职责别离制度1货币资金严格系统接触控制制度，用户权限设置;制定严格的货币资金管理制度，对货币资金办理和记录收款的管理制度的收付与记录的职资别离销售退回，折扣与折i上的制定严格的商品返回、销售折扣与折让制度和程序:严格的用户权限设置，严格的系办理和记录销售返回、折真实性:返回商品的审批统接触控制制度:办理业务人员与记录人员的职资别离如与折让和入席:相应的账务记录无法收回货款确实认;注制定严格的坏账泼销制度:严格的系统接触控制制度和用户权限设置注销坏账销坏账制度提取坏账准备系统粮序的初始设置严格的系统接触控制制度利用户权限设置严格的系统接触控制制度和用户权限设置:制定严格的期末消账制度和岗位责任制度应收账离制款的度重新;岗位职清账资分设计时，可以以企业的业务流程为金钱，通过分析业务四、结束语流程各环节的风险，制定相应的控制措施从而到达有效从以上对某企业集团巴盯环境下企业销售与收款控制的目的。然而，企业内部控制的设计也应当基于成循环的内部会计控制设计过程可以带出，企业根本的业本效益和效率原那