机关事业单位档案管理工作问题与对策

1、机关事业单位档案管理工作问题与对策摘要：随着信息技术、办公口动化的飞速发展，以及档案信息化建设步伐的加快，机关事业单位档案工作也面临科盪新定位、转型 升级的压力。在新的重耍节点上，原有档案管理工作中存在的诸如对档案工作重视程度不够、档案管理人员素质不高、档案硬件投入不 足、档案管理制度不健全执行不规范、档案管理手段落后等问题逐渐显现。因此，找准改进的思路及应对策略，扎扎实实地做好档案管 理的鬼础性工作，推动档案管理数字化、信息化建设工作的开展，使档案工作能够与时俱进，适应社会主义市场经济发展的需耍，是每 个档案管理工作者义不容辞的责任。关键词：档案管理：问題；对策机关事业单位档案作为机关事业单

2、位人、财、物、事的真实记录，在领导决策、工作查考、机构改革、职工合法权益等方面发挥着 不可替代的重耍作用，是完養自我监督、推行依法行政的重耍保障，也是各省乃至国家档案资源休系建设的主要内容之一。当前，零数 机关事业单位档案管理工作存在重视程度不够、人员素质不离、锁件投入不足、管理制度不健全、管理手段落后等问题。随為信息技术、 办公自动化的飞速发展以及档案信息化建设，机关事业单位档案工作也面临若取新定位、转型升级的压力。在新的重要节点上，针对原 有档案管理工作中存在的问题，找准改进的思路和对策，从提高人员素质、加强制度建设、改进管理方式等方面入手，扎扎实实地做好 档案管理的基础性工作，加快档案管

3、理数字化、信息化建设的步伐，使档案工作能够与时俱进，适应新时期社会主义市场经济发展的需 要，是每个档案管理工作者义不容辞的责任。一、档案管理工作存在的问题i重视程度不够首先是认识存在课区。在机关事业单位相当部分人员对档案工作的认识存在误区，认为档案工作只要保儈好，不丢失，不损坏， 应对检査及必耍的资料查找利用即可，绩效性质不高，不是单位的主耍工作，因此对档案工作并不垂视。英次，档案的价值在于档案的 利川，由于机关事业贰位从事档案管理工作的人员本身对档案匸作重视程度不够，综合索质不高，工作缺乏主观能动性，加z档案管理 手段落后，手工检索烦琐，档案利用效率低下，致使档案的利用价値不能很好的外现.削

4、翦了档案在职工和领导层心目中的地位，自然 不会彼大家車视。第三，档案部门对档案工作的宜传力度不够，不利于形成人们貶视档案工作的氛围。目前，机关爭业单位档案人员冬 数都不是木专业出身，实际中他们只是按部就班地工作，由于没冇扎实的档案学及相关学科的理论知识、科技知识，因而不能充分地对 档案的行政作用、业务作用、文化传承、法律凭证等方面做很好的宣传，因此不利于形成领导层关心取视档案工作的氛围。2档案管理人员索质不高档案工作是一项业务性很强的工作，档案管理者素质的高低立接影响档案管理工作质虽，尤其随希计算机网络技术的进一步发展， 档案管理也从传统的管理模式向数字化' 信息化模式发展，对档案行理

5、人员捉出了更髙的要求。当前，机关爭业单位的档案行理人员存 在的问懸主要表现在：一是主动服务总识不强。档案骨理人员大多在档案材料收集卜一都是被动地等材料而不是主动收集材料，被动捉供 利用而不是主动服务。二是业务素质不高，专业技术知识哽乏。他们中很多都没有受过专业培训，从传统档案材料收集、档案的整理、 档案的鉴定、档案的保管、档案的编门与检索、档案的编辑与研究、档案的统计和档案的利用到电子文件的纽件、分类、排列、编号、 编口等环节学握得都不深不透，导致在实际运用屮经常出现问题，给档案管理工作带來很多弊端。三是缺乏开拓创新精神，工作安于现 状，对新鲜事物不風懸接受。比如对馆藏信息资源、利用情况进行档

6、案编研；归档电子文件的格式转换、元数据收集、归档数据包组织、 存储：数字化、信息网络化等现代化管理手段在档案骨理中的开发应用，这些都是档案骨理人员需要学习研究的逍要课题。四是政治素 质还有待于提高，保密虑识还需耍进一步加强。3档案换件投入不足近年來，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，机关爭业单位档案管理工作硕件匮乏、资金投入不足的状况 越发突出。库房陈旧' 血积狭窄，防火、防盗、防潮、防光、防畝、防虫、防尘、防污染、防高温等设施不配套，引起档案材料得变， 影响档案的美观粥洁；个别单位没有专用的档案库房，榔案库房、办公室、阅文室不分：档案保管条件简阳，档案柜陈1日老化

7、，不规范、 不标准：除湿机、空调设备、打孔装订机、切纸刀、防戰音像柜、扫描仪、计算机及档案管理软件等配备不齐。现有设备老化、现代化 设备严重瓯乏，这种现彖严重阻碍了档案工作的发展与档案数字化、信总化建设的步伐。4档案制度不健全、执行不规范完善健全的档案管理制度，加大执行力度，是做好档案管理工作的前捉。当询，很多机关事业单位档案管理中缺乏完善的体系和规 范的制度，这种情况下档案管理人员就不能依照相应的章程开展管理工作。比如他们不能按照规范的档案收集范围进行相关资料的收集， 不能依照程序规范地将收集到的资料进行归档，不能按照管理细则对其分类保存等，导致档案的日常管理工作朵乱无章。即使有些单位 建立

8、了档案制度，在具体工作中也没有依照管理章程办爭，执行不严格，随总性很强。如：档案材料收集不及时、不齐全、不完整给后 序的归档整理' 档案利用工作带來很名不利影响；档案整理不规范，不能严格按照归档文件解理规则的要求进行组件、分类、排序、 编号、编h，对文件归档范圉的区分和保管期限的界定不准确，既不便于保管也不方便利用，形响档案工作的效能；档案利用不规范， 借阅档案不履行登记手续，借出的档案不按时归还，归还时不认真淸点、仔细检查，不认真做好归还记录等。这些问题的存在严重彤响 了档案工作的规范化、制度化、法制化。5档案管理于段落后在信息化技术飞速发展的背呆下，不少机关爭业单位档案管理工作在管

9、理模式上仍以纸质档案记录为主，对现代化手段的利用率并 不高，这些问题的存在严重彫响了档案工作由传统向数字化、信息化建设的转型升级的步伐，阻碍了机关事业单位档案工作的发展。产 生这种问题的根源：一是观念存在误区。传统的档案管理模式，在绝大多数基层档案管理人员心目中己经根深蒂固，觉得传统的管理模 式仍然管用、好用，似乎没右必耍弃熟从生，从而在观念上对数字化的推进既不热心也不关心，对开展数字化建设枳极性不高，車耍性 认识不充分，影响档案数字化建设的深入发展。二是机关爭业单位档案室用于档案管理的各种软硕件设备陈旧，投入档案部门的经费有 限。档案数字化' 信息网络化建设离不开先进的电子计算机、扫

10、描仪、服务器、存储备份设备及各类系统软件，但爭实上机关事业单位 档案室的棊础设备陈in,现代化的软硬件设施険乏，没有足够的现代化骨理软硬件设备，就谈不上档案骨理的现代化。三绘缺乏档案信 息化专业人才，机沃事业单位档案管理人员队伍普遍年龄偏大，学历偏低，计算机等电子信息化知识陕乏。二、加强档案管理工作的对策1通过多种途径，增强人们对档案工作重耍性的认识首先，加大档案立传力度。只有加强档案宜传工作，全员档案意识才能得到增强，通过宜传使人们了解档案、充分认识档案工作对 促进机关爭业单位发展的還要作用，才-能引起大家対档案工作的广泛关注和兴趣，才能扩大档案工作住机关爭业单位乃至社会的影响。 在宣传形式

11、上可以采収多种渠道、多种方式。可以积极在木单位的相关会议上将档案工作中存在的问题、要求向全员宣讲，大力宣传档 案的作用及重要性，同时也可以借助报刊、媒体宜传档案利档案工作。通过宜传便大家在潜移默化中了解档案和档案工作，捉商对档案 工作巫耍性的认识。其次，加大档案法的宣传力度。耍全员懺法，一切有关的档案活动，都耍受档案法的约束，只有知法、懂 法，才能自觉守法、护法、执法和依法办事，这样才能切实增强社会的档案法律意识。晟后，做好档案的开发利用工作.档案利用是档 案工作价值的最终舛现，为了捉高档案利用工作的质最，除了在档案的收集、保管等棊础性工作上下功夫外，应着重編制适用的检索工 具，建立健全检索体

12、系和档案文件汇编等参考资料，以便及时、快捷地满足档案利用工作的需要。在此基础上加快档案信息化建设步伐， 利用档案数字化、信息网络化实现档案资源共享，捉髙档案利用的质虽利水平，使档案利用更灵活、便捷，只有这样，才能引起社会各 界对档案管理工作的車视，才能得到各级领导的支持，使得档案管理工作处在良性循环状态下，有利于档案工作的发展壮大，以适应我 国经济社会快速发展的需耍。2注重队伍建设，全方位捉高档案管理人员的专业技能和素质档案管理人员的业务索质和工作能力直接影响档案管理的质量，捉高档案管理人员的业务水平足做好档案管理工作的垂要保证。首 先，机关事业单位对本单位档案管理人员队伍的建设耍给予高度重视

13、，在人员的配备上尽屋选抒政治索质高、有专业基础、僮计算机网 络知识的复合型人才。第二，要特别注重现有人员业务素质的捉高，鼓励档案管理人员参加档案类专业培训班或者是交流活动，档案管 理人员也应立足本职工作，强化自我学习意识，主动学习意识，捉爲自身的业务素质和工作水平。在丰富档案管理基础知识的同时，为 尽快实现传统档案管理模式向现代槪理模式的转变，档案管理人员更要努力学习学握汁算机操作、数据录入、数抵库管理、网络管理等 基本技能，只有这样才能在新时期档案管理工作中得心应手，应用自如，才能适应新形势发展的需要。第三，档案管理人员还需要不断 提高自身的思也道徳水平，这样才能在档案管理过程中坚守职业道徳

14、。档案资料有许多涉密信息，档案管理人员只有不断提高自身的思 想道徳水平，才能在管理过程屮不泄露、不贩卖档案信息，保障档案管理的私'密性。第四，档案管理人员耍增强主动服务意识。在做好 档案管理妖础性工作的同时，创新服务意识，捉高服务水平，树立工作就是服务的观念。改变以往在办公室坐等收集档案材料和捉供档 案利用的方式，以主动服务作为工作的出发点，由关门服务向开门服务、上门服务、网上服务转变，从根木上捉高档案信息的利用效率。 在现代档案管理工作中，档案管理人员的&业技能和索质直接的响档案管理工作的丿贞屋，所以必须要对这一问题给予足够的重视。3加大资金投入，加强软硬件配蚩就目帕务机关事

15、业档案管理部门的现状来看，绝大多数单位对档案部门的资金投入不够，软硬件设施跟不上，有的极为做乏。这些 必须引起各级领导的高度瑕视，各机关半业单位要按照档案室建设标准、规范要求，加大资金投入，配备必要的软硬件设施。凉房面积 应满足实际需要，避免拥堵狭窄：档案柜、除湿机、空调设备、打孔装订机、切纸刀、防磁音像柜、计算机及档案软件、扫描仪等必备 设备及防火、防盗' 防潮、防光、防就' 防虫、防尘、防污染、防高温设施要配备齐全：有条件的配备安全温湿度消薜净化一体化智能 控制系统、烟雾感应检测系统、红外防盗报警系统、视频监控系统、门禁系统、漏水报警系统，以及档案心储设备智能密集架管理系统

16、， 为现代化的档案室营造一个舒适、便捷的工作坏境，为档案捉供一个安全、舒适的存放坏境，域终实现节约时间、节约能源和提高管理 效率的目标。4完善档案工作体制机制，健全各项档案行理制度完善档案工作体制机制，就是要真止形成各部门、各单位共同参与档案工作的格局。各机关爭业单位要以加强综合档案室建设为基 础，根据实际工作蛊要，各科室配备兼职档案工作人员，负责本科室档案材料的收集整理工作，形成以综介档案室为中心，各科室为分 支覆盖整个单位的档案管理工作机构，保证档案材料收集工作的完整。综合档案宅集中收集保管本单位各类档案材料并捉供利用，按规 定向上级档案馆移交档案。此外，健全完善切合实际的各项档案管理制度

17、、工作职资也是非常必要的。当前，随着档案事业的不斷发展， -些机关爭业单位档案制度、工作职责不健全、不完善、可操作性差等现象比较突出。各机关事业单位都婆依据档案法的有关规定结合 本单位实际，健全、完善各项行之有效的档案行理制度和工作职责。包括档案归档立卷制度、档案保管制度、档案利用制度、档案保密 制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案管理人员工作职责等，建立的规章制度要简明适用、可操作性强。同时，还要根据木单 位档案工作自身的发展需耍，建立规范的、行之有效的档案数字化建设规章制度，用于指导和规范档案数字化建设，为档案数字化建设 奠定基础。此外，每个岗位都耍建立岗位职资，便不同岗位的档案管理

18、人员明确自己的职资，工作有的放矢。档案管理工作中的各项规 章制度、岗位职责都要上墙，相关制度一旦确立，必须遵照执行，其正形成一套制度健全、职责明确，程序严谨，落实有力，运转灵活 的工作机制，为档案工作各项任务的圆满完成捉供坚实的保证。5加强档案信息化建设，逐步实现档案骨理现代化在现代办公技术和信息化技术飞速发展的背景下，各机关出业单位档案管理部门，应顺应时代潮流，不桥创新档案管理方式，改变 传统的档案管理模式，突破人工整理档案的局限，将传统的档案管理方式与现代化的管理方式有机结合，逐步实现档案管理现代化。就 口前机关事业单位档案管理工作的现状來看.首先耍做的就是，认淸形势、转变观念，改变传统的思维定式，树立档案数字化、信息化 管理盘识，这样档案数字化信息化建设才能稳步'有效地不惭推进；其次，各机关爭业单位档案部门，根据自身的实际情况，循序渐进 地开展本中位的档案数字化建设工作，在短时间内把积眾了多年的档案资源，全部数字化是不可能的，应当进循先