加强项目文档管控提升产品质量管理

1、    加强项目文档管控，提升产品质量管理    夏红摘要项目档案管理的质量与项目的实施和其产品的质量密切相关，加强项目档案管理是提升产品质量，规范项目实施的重要途径。现代企业的发展也从信息化的角度对企业项目档案的管理提出了新的要求，进而推动企业全面质量管理。关键词档案管理 质量管理 项目管理全面质量管理是以产品质量为核心，建立起一套科学、严密、高效的质量体系，以提供满足用户需要的产品或服务的全部活动。产品质量是企业发展的生命线，没有质量就没有企业的发展。提升产品质量，就是提升企业的生命值。作为产品研制、生产、调试、售后全过程原始记录的文档资料，也是产品

2、质量状况的真实记录。提升档案管理水平，是提优化质量管理，提升产品质量的有效手段。一、加强档案管控是提升质量管理的基础（一）档案管理与质量管理的关系（1）档案是产品质量在文件资料上的反映。从质量管理的角度来讲，档案是产品研制、生产、调试及售后过程中产生的各种形式的原始记录，是产品质量在文件材料上最真实的反映。从某种意义上来说，产品的文档资料就是产品的质量记录。（2）产品档案的管理状况也是产品质量的重要组成部分。产品文档的归档状况也是产品质量的重要组成部分。产品的验收、定型都需要对产品研制生产过程中全部文档资料进行专门的检查，并形成“资料审查意见，'做为主意见的重要组成。档案管理的水平直接

3、关系到归档文件的质量，决定产品归档文件的完整性、系统性。（二）加强档案管理对于提升质量管理的必要性（d加强档案管理是提升产品质量的有效手段。产品档案是产品研制生产过程中形成的完整记录，从某种程度上来说也是产品的质量记录。通过管控产品归档文件的质量，从齐套性的角度来对产品的质量进行有效的控制。（2）加强档案管理是保障质量内审、外审顺利开展的重要基础。质量的内审外审，主要是通过对产品归档资料的检查，来验证产品质量的控制过程是否合规的。有效的档案管理不但能够从归档齐套性的角度对产品研制生产的各环节进行有效的控制，同时，齐套、系统的归档文件材料也能为质量的内审、外审提供准确、完整的审查材料，更加真实地

4、反映产品质量控制的状况。二、档案管理中存的问题对于质量管理的影响（一）缺少专职档案人员，档案工作管理混乱，影响产品的整体质量有的单位没有专门履行档案管理职责的部门或没有专门的档案人员，以至在档案管理和归档过程中职责不清，相互推委。在产品的研制开发中，也没有增设项目档案员，对项目开展过程中产生的文档不能及时收集、整理归档，影响项目档案的齐套性。（二）制度缺位，归档文件缺少系统性和规范性系体中缺少档案管理的制度，对产品在研制生产过程中应该归哪些材料没有明确的要求，同时对档案管理本身如分类等缺少明确要求，导至归档文件质量不高，或不符合国家规定。同时，制度也缺少可执行性，操作性不强。一方面，制度的宣贯

5、力度不够，以至实际工作过程中，很多人不知道有档案制度和归档要求的存在；另一方面，制度的执行力不强。很多人知道相关的档案制度或归档要求，但如何实际去操作它，现有的制度在这方面还是相当泛力。（三）档案管理手段落后，难以适应现代质量管理的需求。信息化技术已经应用到企业生产经营的各环节，并与产品的研制生产紧密的结合在一起，同时产生大量的电子文档。如果档案管理还停留在传统的纸质管理阶段，没有利用现代信息技术对档案信息进行有效处理，就难以满足现代企业发展和产品质量提升的要求三、全面推进档案管理工作，提升产品质量管理水平（一）全程管控，提升归档文件的齐套性（1）产品立项时，根据合同、协议要求及单位程序文件规

6、定，制定归档范围和签署规定。项目档案的齐套性体现在两个方面，一是合同协议要求归档的文件材料已经归档。二是产品从立项到结题全程产生的文件材料已经归档。在立项时，由项目组根据合同和协议的要求以及项目本身的实际需求，确立归档范围，一方面可以有效地按节点考核项目的推进，另一方面也对项目文件归档的齐套性做出具体明确的要求，从而确保归档文件的完整性。（2）从文档的角度对设计团队提出归档质量方面的要求。“记录”是产品质量在文字上反映。通过控制归档文件的质量，可以从“记录”的角度对产品质量实施有效地控制。歸档文件的质量包涵很多方面，与质量相关有以下几点：一是文件或记录的格式、模版要统一。统一的模版可以从结构上

7、规范文件的内容不缺项；二是文件或记录的签署要完整，符合相关的签署规定，确保文件或记录的有效性。三是归档文件应是原件，确保文件的真实性。（3）采用“先归档，后使用”的办法，确保文件的齐套性。科研项目从立项申请到项目会经历许多环节和节点，如果不重视科研项目开展过程中文件资料的收集与归档，在项目结题后，许多文件会因各种因原散存在个人手人，导致归档文件材料的不齐套。在科研项目管理过程中，采取“先归档，后使用”的科研档案管理办法，可以有效的避免文件散存不齐套的问题。“先归档，后使用”是指科研项目研制推进和管理过程中产生的文件只有归档并经档案管理部门确认后才是有效的文件，才能在项目研制过程中流转。也就是说

8、，要想文件发挥效力，必须按照既有制度的规定完成文件的签署并归档，然后通过借阅流程借出后，文件才能发挥其应用的效力。（二）加强项目档案管理，提升归档文件的系统性（d增设项目档案员，加强项目档案的管理。档案管理是一门专业技术，包括收集、整理、鉴定、保管等8个环节，需要有专业人员来管理。从档案管理和质量管理的双重角度来说，都需要有专业的人员来对项目档案进行全程管理。专、兼职档案员的设置不但是各类档案工作检查、考核的必查项，在实际工作中，专、兼职档案员在项目管理和实施过程也发挥着不可或缺的作用。（2）完善档案制度，规范档案管理。制度是对管理需要的具体化，法律化。档案管理需要有制度的保障，从而保障档案管

9、理理念的可执行性。档案制度至少要涵盖以下几点：一是要有文件归档范围和保管期限，确保归档文件的完整性；二是要有档案分类方案，以保证归档文件的系统性。三是要明确单位内部各部门的归档职责，以确保归档流程的通畅。同时，值得注意的是，企业的档案制度的编制一定要结合企业运营的实际设定，不能只是照搬国家或行业标准。企业档案制度的制定要把企业对文件的运转的需求与国家档案文件的归档要求结合起来，形成具有企业自身特点的可执行、可操作的企业档案制度。（三）推进档案建设信息化，提升档案管理的现代化（1）档案信息化是现代企业管理的要求。信息化是企业实现其有效管理的重要方法，是企业提升核竞争力的有效手段。档案管理作为信息

10、管理的重要组成部分，其信息化的建设也是企业信息化整体工程的重要组成部门。通过推进档案信息化，既是企业自身发展的内在要求，也是档案管理自身发展的根本诉求。现代企业的发展离不开信息化的支持和应用，在信息技术迅速发展的今天，没有信息化也就没有企业生存和发展的空间。现代企业的信息化建设是包涵了档案信息化模块在内的信息系统集合。缺少了档案信息化的企业信息化是不完整的信息化，也无法发挥档案信息资源在企业生产经营决策和技术革新中的知识资源支撑作用。传统的文件流转方式也将制约企业运作的效率，从而牵制企业的发展。所以说，档案信息化是现代企业管理的要求。（2）档案信息化是提升项目档案质量的有效途径。档案信息化就是通过信息化的手段来管理档案信息，保障单位科研生产的开展，推进企业的发展。前文说过，产品的质量包括作为产品研制全过程原始记录的档案的質量。提升档案项目档案管理的水平，也就是全面提升产品质量。档案的质量包括很多方面，如案卷质量，归档文件的齐套性，归档文件签署的完整性、有效性，档号编制的合理性等等。归档文件的质