浅谈档案的艺术性和经济性

1、    浅谈档案的艺术性和经济性    严宝龙摘 要 档案管理在我国已有完善的法律体系，各单位对档案的管理都形成了一定的模式，有组织、有投入、有检查、有考核、有总结。档案在形成和使用过程中体现出了原始记录属性、信息属性和知识属性三大重要属性，随着时代的发展和档案管理的创新，档案管理又体现出了包括艺术性在内的新特性。本文通过对档案的艺术性和经济性特点的观察和思考，对其进行了阐述，希望对档案从业人员在工作中更好地把握和发挥其特性、作用提供帮助。关键词 档案 艺术性 经济性档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信

2、息，因此档案就是再现历史真实面貌的原始文献，最基本的属性就是原始记录性。我们在学习档案知识和管理档案时，往往会关注其原始记录属性、信息属性和知识属性，其实除此之外，档案还具有其他属性，如政治性、文化性、社会性、教育性等，从现代档案管理角度来看，它又具备了艺术性特点，同时突出了经济性（价值性）。档案具有艺术性特点。随着档案管理手段的现代化、智能化水平的提升，科技含量和创新管理为档案管理工作提供了新的帮助，加之档案所属单位对档案管理工作的法制观念和重视程度不断加强，积极投入，创新管理，使得档案管理的艺术性不断显现。档案库房的匠心设计与精细化管理、档案资料依智能化科目类别设计检索、原始档案资料本身通

3、过精心整理后合理整齐摆放、按照标准化要求实施的档案外包装与檔案工作者个人的创意和艺术修养的融入，都对赋予档案管理的艺术性起到了推波助澜的作用。当我们有幸进入优秀企业的档案库房时，无不为其档案的数量、规模以及多元化丰富的内容所震撼，更为其在管理中所展现出的艺术性、协调性、创意性、合理性、便利性与美学设计融合所呈现出的较高的艺术水平所折服，使人们从呆板的档案管理气氛中得到新的体验。档案的艺术属性的另一方面体现在档案本身。着眼声像档案及其他诸如红头文件、出版物等，以及部分历史档案中独具特色的镇馆宝藏等，均可在翻阅过程中细细品赏其在各个历史时期的艺术特性，反映出当时的经济条件、审美情趣、基本构想等。图

4、片和声像资料最能体现当事者和留档人员对事件的观察角度和资料归档思维的研判，被收档的每一幅画面都是精挑细选出来的实证和艺术品，在查阅过程中犹如翻看历史画册，结合对往事的回眸，留给查阅者许多想象空间。近些年，我们看到的各种大型图片展或历史图片展，不仅展示图片，还结合了视频（声像）集成同步展览，展示的许多资料就是来源于各级档案馆藏资料，或从馆藏资料中复制而来，展览所营造出的空间和环境形成了一个艺术殿堂，而参展的各种文献资料在经过筛选、入展后，其自身的艺术属性也得到了释放。无论资料画面显示的内容多么纷繁，通过艺术再现，其就不仅仅是历史佐证，更是当时历史的深刻记忆和现代艺术的重新结合，即对研究历史事件的

5、学者提供帮助，也对普通参观者产生了吸引力。红头文件和出版物等档案资料会因其中的字体、措辞、排版、印刷（质量）等而透出艺术气息，犹如艺术品般给人以欣赏和回味。档案馆藏中的镇馆之宝一般是档案所属单位的档案精品，无论内涵、价值还是形态均有与生俱来的独特艺术气息，当档案使用者与其擦出“火花”时，便是其艺术气息迸发的时刻。档案具有经济性特点。从广义上讲，档案的经济性是指所有档案的收藏价值和应用价值的总和。狭义上则指某件档案所携带在其中的长期收藏和使用价值，其价值是相对于档案所属单位而言的，但不局限于单位本身，在某些特殊时期或特定场合甚至会超越该单位。档案的经济性应从几方面考察：一是对档案资料进行管理的投

6、入的性价比；二是档案资料归档阶段的自身价值，可称为显性价值；三是档案资料归档后的长期潜在价值，可称为隐性价值。一件毫无价值的普通档案或许在终身收藏和管理中都无法发挥作用，比如某件过时的产品的原始归档资料等，此类档案在管理过程中会耗费一定的管理成本。而一件有价值的档案从归档之日起，一直在发挥自身的价值，比如一个单位建立之初的上级批文、当时的法律依据文件、土地规划资料、地下隐蔽工程设计竣工资料等，或与国防相关的产品、工程等原始资料或数据等，或某重要领导同志的批示意见等，再有就是某重要领导来访的声像资料依据，可以佐证该单位或该项目的地位、价值以及辉煌历史，更可通过这些资料固本清源，发掘或延伸出新的价

7、值或利益。因此，这部分资料的管理成本是必须投入的。应根据行业相关法规对档案进行定期梳理，按存在价值年限调整其后期馆藏时间，将无价值或低价值档案通过档案管理程序进行评价、申报、公开或销毁，减少或降低管理成本，将更多的资源用于那些有价值、有特点的档案资料的管理中，集中精力保护好珍贵的、有价值的档案资料。档案资料的经济性更多的是指自身带来或存在的价值，也就是显性价值。这种价值可从对档案所属单位在法律层面、战略层面和对该单位能否提供经营管理帮助角度来衡量。最具价值的档案是有着坚实的法律底蕴的，是可以为档案所属单位在相关法律纠纷中提供佐证和依据的，比如该单位成立初期的相关批文以及其他重要资料、依据等。最

8、具价值的档案是可以在档案所属单位调整战略决策或任何阶段的经营管理过程中体现出方向性，并把持好基础和底线的不可逾越的依据和红线，如国家或上级机构对该单位发展或产业重点定性的批文、长期有效或正在执行中的该单位对外相关合同、该单位战略调整或在改革创新的方向变化上应该把持的总目标和要求等硬性规定的档案资料。档案的经济性的隐性价值体现，就是其为档案所属单位所能发挥的未来价值而存在的必要性的体现。一般单位收藏档案时最大的考虑因素就是希望通过该档案资料的长期有效收藏管理，以备不时之需，并不断发掘其带来的隐性和远期价值。有些案例可以说明，如在某企业与相邻企业的土地纠纷中，因为有了某真实档案的明确证据，在法律纠

9、纷中据理力争，赢得土地归属权利。又如，在与某合作单位开展合作的过程中，因对方不履行合同义务，违反了合同精神产生纠纷或矛盾，在诉诸法律时，因原始合同及相关支持性附件或文件存档及时、完整，提供了清晰的责任判定依据，从而赢得胜诉，为企业挽回了损失。又如，某政府部门因行政不作为，企业在开展某项工作时遭遇审批环节卡壳，造成工作延滞，产生经济损失，经协商无果且协调不力，将该政府部门诉诸法律，因为有关键资料和依据的完整存档，经法庭调阅后起到了很好的法律判罚支撑作用，挽回了企业的损失。诸如此类的案例是很多的。因此，考察档案的经济性，既要看其归档之际的实际利用价值，更要放眼长远，准确判断其将来所能发挥的隐性价值，对其实施精细化管理，确保其价值的随时发挥和永续存在。其实，档案的艺术性和经济性是档案资料或档案管理中的“感性”和“理性”两方面的实际体现，档案工作者应积极改善档案的呆板形象，在科学管理档案过程中不断赋予其