规范化数字档案馆（室）建设研究

1、    规范化数字档案馆（室）建设研究    冯克民【摘要】本文论述了规范化数字档案馆（室）的内涵，规范化数字档案馆（室）建设的基本原则，规范化数字档案馆（室）建设的有效途径。【关键词】范化；数字档案馆（室）；建设；研究随着综合电子信息网络系统的不断完善，档案馆（室）正逐步迈入数字化发展阶段，强化规范化数字档案馆（室）建设已成为档案事业适应时代和社会进步的必然选择。本文从规范数字档案馆（室）的内涵出发，分析目前规范化数字档案馆（室）建设的基本原则，探讨规范化数字档案馆（室）建设的有效途径。规范化数字档案馆（室）建设是我国档案信息化建设的重要内容，其目的是

2、突破传统、封闭的档案管理模式束缚，构建起以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的数字化档案信息系统。实现档案工作从手工管理为主向计算机管理为主、从档案实体管理为主向档案信息管理为主、从档案存储保管为主向档案利用服务为主的转化。档案管理工作者要明确规范化数字档案馆（室）的内涵，及时总结规范化数字档案馆（室）建设的基本原则，遵循边服务边建设、以服务促建设、以利用者需求为核心的建设方针，探讨规范化数字档案馆（室）建设的有效途径。使得数字档案馆（室）更好地体现档案管理的人性化和服务利用的便捷性，最大限度地满足不同阶层利用者多元化利用档案的需求。一、规范化数字档案馆（室）的内涵相对传统意义上的档案馆

3、（室）而言，数字档案馆（室）是一个全新的模式和概念。从国内外档案管理数字化的发展进程来看，规范化数字档案馆（室）的内涵涉及档案信息的采集、鉴定、整理、存储、检索、传递、利用、统计等领域的数字化运营。其特征主要体现在以下几个方面：（一）馆藏档案信息数字化。立档单位将各种归档的档案信息及其元数据转化为二进制数字文件存储起来，并以档案的电子备份支持对馆藏档案信息的自动化管理，提高档案信息的安全性。（二）馆（室）空间虚拟化。数字档案馆（室）不是一种物理存在的实体，而是在网络平台上构建的、超越了时空限制的、可利用网络进行远程交流与存取的虚拟馆藏空间和开放信息系统，用户可以在任何时间地点利用自己的终端通过

4、网络查询、检索和获取档案信息，实现了档案利用的异地化、远程化。（三）信息资源共享化。数字档案馆（室）是一个连接网络上所有档案信息资源的网络传递系统，每个数字档案馆都是全球网络档案馆的小节点，由此构成了一个馆藏极其丰富、信息资源共享的档案信息网络，这些可共享的档案信息资源不为我有、胜似我有，满足了用户日益增长的档案信息需求。（四）信息检索便捷化。数字档案馆（室）依托计算机及网络多媒体技术的巨大优势，通过广泛的用户接口，直观易用的人机界面，为用户提供了方便、迅捷的档案信息检索、查阅和利用条件。规范化数字档案馆（室）是社会信息化的产物，其建设不仅会促进档案管理理论、管理技术和管理方法的变革，也将通过

5、档案信息资源的充分共享和有效利用，最大限度地发挥档案信息的增值作用，推动档案管理事业的跨越式发展。二、规范化数字档案馆（室）建设的基本原则规范化数字档案馆（室）建设是一项具有战略性意义的系统工程，需要从服务现实的角度进行周密的考虑，形成正确的指导思想和建设原则。只有这样，数字档案馆（室）的建设才能既有前瞻性，又有现实性，并更加富有成效。（一）效益性原则。规范化数字档案馆（室）建设中的效益性包含了经济效益和社会效益两个方面，效益性原则就是将社会效益和经济效益结合起来，考虑经济效益的同时争取社会效益最大化，这一原则要贯穿数字档案馆（室）建设的始终。首先，规范化数字档案馆（室）建设是一项伟大的文化工

6、程，社会效益理应成为建设过程中的主要判定标准。其次，规范化数字档案馆（室）建设包括档案信息资源的挖掘、档案应用系统的开发、网络基础设施的建设、档案管理人才的培训等一系列内容，所需费用十分巨大。因此，在建设过程中要最大限度地降低成本，尽量减少不必要的资源消耗，力争实现最佳的经济效益。（二）满足利用者需求原则。在传统档案馆（室），档案保管者和利用者之间是一种不平等关系，档案信息利用者处于被动地位，能否得到所需信息有很大的不确定性，在一定程度上制约了利用者的有效需求。规范化数字档案馆（室）的建设突破了传统的封闭管理模式，以满足利用者的需求作为创建档案信息资源环境的根本出发点，为利用者快速、准确、全面

7、地提供所需信息。利用者可以借助数据库的检索系统、检索软件和操作系统自主地了解档案资源环境的构成，通过自助行为对远程数据库档案信息资源进行联机浏览、检索，实现档案利用异地化、远程化，从而满足利用者的多元化利用档案的需求，（三）高效服务原则。规范化数字档案馆（室）建设的根本目的是提高档案信息的服务利用效率。要实现这一目的，首先要对数字档案利用服务体系进行科学的组织和规划，使馆（室）工作人员树立主动服务意识，适应档案信息化建设的需要。第二要强化馆藏档案的检索工具数字化，便于利用者快速准确地获取档案目录信息或档案原文信息，以智能化的信息检索完善现代化的信息服务。第三要建设多元化的信息资源库，有针对性地

8、开发利用率较高的檔案信息资源，满足不同层次网络用户的档案信息需求，使数字档案馆真正成为一个开放式档案信息网络服务平台。（四）协调合作原则。规范化数字档案馆（室）建设不是一个孤立的过程，其中既涉及到传统实体档案馆（室）与数字档案馆（室）的协调发展问题，也涉及到不同地区、不同类型数字档案馆（室）的合作发展问题。传统实体档案馆（室）与数字档案馆（室）是档案信息传递的两条平行轨迹，前者主要担负长期保存档案和提供档案凭证的职责，（下转第183页）（上接第175页）后者主要承担档案网络化信息利用的职责，两者在相当长一个时期将互补、并存。不同地区、不同类型数字档案馆（室）开发出体现本馆（室）优势的特色档案数

9、据库，借助数据平台合作构建起信息资源共享网络档案信息系统。 三、规范化数字档案馆（室）建设的有效途径规范化数字档案馆（室）建设想取得长远的发展，必须在遵循档案工作基本规律的基础上，不断开拓创新，探索出一条富有时代特色与优势的规范化数字档案馆（室）建设有效途径。（一）优化档案信息资源数字化流程。从数字化的角度看，数字档案馆（室）的档案信息资源由非数字化档案和已数字化电子档案两部分组成，优化档案信息资源数字化流程旨在更好地发挥两部分档案资源的价值，实现档案信息资源的共享。1.对传统馆藏档案的数字化。通过计算机录入、转化、处理等过程将传统非数字化馆藏档案的文字、图像、声音等信息转化为0和1组成的数码

10、序列，存储到磁盘、光盘等物理载体上，实现从纸质档案向电子档案的转化。2.数字化档案信息的整合与实时共享。根据馆（室）数字档案信息的内容、数量、种类，有条理地规划、整合，编制数字化档案信息检索系统，建立相关的链接，保证数字化档案信息完整准确地传递，便于利用者及时准确地检索到所需档案信息。（二）建立高质量数字档案信息数据库。档案信息资源的数量和质量是规范化数字档案馆（室）的生命线，通过开发、整理、分类、合并等措施对超大规模的档案信息资源在数字状态下进行重组和再创造，进而建设起具有大容量、高速度、稳定安全、主题鲜明的数字档案资源数据库是规范化数字档案馆（室）建设的核心要素。首先，要由档案行政管理部门

11、牵头建立协调建库的管理机构，制定统一的数据库标准规范及数据的记录格式、数据库的存贮、获取、传输一致性协议，提高数字档案信息检索效率。其次，积极构建科研成果数据库、图片资料库、专家学者库等馆藏特色数据库，提高利用者寻找信息的速度和质量。第三，利用网络信息资源，创建虚拟数据库，或与商用光盘数据库、联机数据库等成熟数据库进行有效链接，低成本、高效益地丰富和完善现有数据库信息量。（三）开发简捷高速的数字档案信息检索系统。数字档案馆（室）以网络为依托，将丰富的档案信息资源纳入数据库，利用者是否能快速便捷地查找到自己需要的信息就成为发挥其潜在价值的标尺。面对数字档案信息利用者需求特征表现出的内容广泛、类型

12、多样，层次复杂等特点，开发一个简捷高速的数字档案信息检索系统能够为利用者提供更加完备的服务。数字档案馆（室）的信息检索系统开发要兼顾现实和利用者需求，以广泛收集利用者的需求信息、开展利用者需求预测为基础，开发出多形式、多层次、多结构的检索系统，为利用者提供多维的检索入口和高效的服务。同时要借助oclc联机联合编目的能力和馆际互借服务的查询方式，完善数字档案的馆际联机检索功能，实现档案信息资源的异馆、异地检索共享。（四）筑构完备的数字档案信息安全保障体系。互联网技术是规范化数字档案馆（室）存在的前提，注重网络安全，筑构完备的数字档案信息安全保障体系是规范化数字档案馆（室）可持续发展的重要保证。在技术层面，要在档案馆（室）局域网与档案专网之间、档案专网和公网之间分别设立防火墙，通过网络层控制内外网之间计算机的互访，阻止网络黑客等不法人员的恶意入侵和对档案信息的篡改。对于重要档案信息采用数据加密、身份识别、实名信息确认等技术手段，规范访问行为，保证档案信息的真实性和完整性。在管理层面，制定相关的档案信息安全管理制度，