试论大学院系资料室管理存在的问题及对策分析

1、    试论大学院系资料室管理存在的问题及对策分析    魏燕摘 要在知识化信息化不断发展的今天,高校院系资料室对本院系的科研教学活动中起着越来越重要的作用。因此,院系资料室的管理与建设如何,将直接关系到能否为教学和科研做好服务,本文首先分析了院系资料室管理存在的服务机制、人员素质、自身功能和经费投入等方面存在的问题,然后提出相应的发展对策。关键词资料管理 策略 问题大学院校系图书资料室作为高校图书馆资料情报系统的重要组成部分,是为全校师生学习和科学教研活动服务的学术性职能机构。随着高校教育事业的不断发展和高校图书馆管理不断的规范化,高校院系图书资料管理

2、工作也逐步的得到了重视,旧的管理模式与现在的信息化时代已经远远不能适应,对于大多数高校来说,校图书馆的建设都取得了比较成功的改革,在管理、技术等方面的革新上取得了突破性的发展,但是对于院系资料室的管理重视程度不够,本文正是基于此对高校系资料室管理存在的问题进行初步的分析,并在此基础上探讨进一步发展的对策。一、大学院系图书资料管理存在的问题大学院系图书资料管理方面已经取得了较大的发展,正在逐步走向管理的规范化,但是,从目前实际情况来看,绝大多数大学院系的资料室管理存在的问题仍然比较多:(一)服务机制不协调。当前大学院系的资料室的管理机制基本上还采取原始的管理模式,不能有效地起到资料信息和读者之间

3、的桥梁作用,仍然采取的是办理书刊借还、提供寻找的图书信息,对于学科的专业教学和研究活动没有多少了解,不能有效地参与到科研与教学活动中,只是静态的服务,没有建立起动态有效的服务机制。(二)经费投入不足。目前,各所高等院校基本上都加大了校图书馆的投入力度,在信息化建设、设备配置、人员配置和网路化等方面都有了质的提高,但是对于系资料室关注度很低,再加上院系本身基本上没有什么经费可以使用,所以作为教学、科研服务的公益性机构的院系资料室基本上起不到什么作用。网络化的时代,计算机几乎无处不在,但是院系资料室基本上都没有配备专用计算机,管理还是人工化的,而对于电子期刊的查询更是不可能。经费不足是制约院系资料

4、室进一步发展的关键因素,只有加大资金的投入才能克服服务的瓶颈、更换新的设备,从而实行院系图书资料室的自动化,大大的提高服务质量和服务效率。(三)人员素质不高、要求片面。一方面资料员在大学教职工的队伍中,地位明显的不如一线教师,这就决定从业人员素质不是太高,很难追踪于本院系各专业的前沿研究,对所从事的工作基本上处于人浮于事的状态,只满足于从事例行的工作。另一方面院系图书资料管理室基本上是为本院系服务的场所,资料的专业性很强,是一个学术性、技术性和服务型融为一体的资料室。目前,对资料室的管理人员仍然强调图书馆学、情报学方面的理论研究显然不符合教育的目标,院系资料室应该多引进本专业的对口毕业生,以从

5、跟本上提高服务的质量,发挥其应有的作用。(四)管理机制不到位。院系图书资料室由于资源有限,每门书籍往往只有一本,很多教师借阅时间比较长,而且不能及时地归还,使得本来就有限的资源很难做到共享,因此,其管理体制往往处于分散型,导致系内书刊和相关资源难以进行统筹安排,所以必须建立规范化的机制,采取果断的措施,加以解决。(五)资料室自身的能力已经不足。大学院系的资料室之所以能够存在,之所以在美国很多著名高校起到了积极地作用,在于其独有的功能是不能被完全替代的。“个性”“专业化”是存在的根本前提,院系资料室可以根据本单位的特点、本单位师生的需求,合理的安排书籍的采购,这样一方面解决了教师学生的需求,另一

6、方面也大大地节省了资源,实现了资源利用的最大化。但是,由于大学对高校资料室的管理不够重视,导致这些院系的资料室自我发展的能力较弱,在执行教学和科学研究任务中,就很难满足需求,起不到对师生的材料所需的支撑作用,长此以往,院系资料室的生存也将成为一个严峻的问题。总之,大学院系图书管理必须进行大幅度的改革,不能只是原來基础上的细枝末节的修正,否则就不能跟上时代发展的需要。二、推进大学院系资料室进一步发展的对策(一)实行两重领导,以系院为主,为教学和科研活动做好服务。针对院系资料室的特点,应该结合具体的实际。业务部门(也就是所在院系专业教师研究室)只需对资料室在专业上把关,发挥业务指导的作用,由系院根

7、据本单位的教学科研的实际情况制定服务的范围和内容,配备对口的专业人才,这样可以使图书管理人员积极地参与到教学和科研活动中,更好地做好服务。(二)充分发挥系资料室的信息资源优势。大学各院系都有自己独立的资料室,有些院系的材料是相通的,比如说经济院和管理学院,环境学院和化学院等等,这些学院的图书可以通过交流和沟通,实现信息资源共享。可以通过相关学院定期召开会议建立较强的联络关系,定期研讨,通过采取这一系列的措施做到各学院的书目尽量不重复的同时,既满足了需要也节省了大量的资金,还可以互相了解专业图书的收藏情况,使一些独有资源做到信息共享,资源利用率的提高,也就大大提高了院系资料室的信息服务能力。(三

8、)突破常规,实施信息化,创新服务方式。服务不再仅仅局限于借还书籍,资料室管理人员可以将书籍和外来的信息实施再加工,然后进行数字化处理,储存在计算机里面,成立院系专业性的网站。通过上网,用户可以更加迅速的访问该网站,准确、快捷地找到自己需要的信息,做到随时随地了解所需要的知识的发展过程。只有这样通过实施电子化、信息化、网络化、学习自主化的数字化院系资料图书室资源才能真正地发挥为教学、教育和科研服务的职能。(四)以规章制度为手段,实施科学化和人性化管理。资料室作为高校图书馆的补充,它与校图书馆的关系是指导与被指导、互补与协调的关系。也同时起着对校图书馆专业藏书不足的补充作用。为了实现资源化的最大共

9、享,让教师和科学研究人员能够迅速的获得自己需要的材料,必须建立科学的管理制度来加以规范。一是制定借阅规定、流通制度和延期损坏赔偿制度,并且严格按照规定管理。二是院系资料室一定要结合具体实际,实施开架管理的制度,这样可以方便读者查找所需的资料,提高资源的利用率,但必须有相应的制度加以规范,保证图书的流通量较大和损坏程度的降低。三是开展以人为本的服务,院系资料室由于自身的特点,专业性服务比较强,因此可以进一步开展富于人性化的服务,比如建立主题数据库、专业特色的浏览信息库等等,这样可以有针对性的对教师和专业的学生做好服务。综上所述,21世纪的院系资料室要发挥其应有的作用,应该朝着现代化、信息化、数据化、网络化和智能化的方向不断发展,在不断地加大投入的同时,要加大管理改革的力度,不能再以藏书量衡量其地位,应该把资源利用率和资源储存量作为衡量的第一要素。