高校数字化档案馆建设存在的问题及优化建议研究

1、    高校数字化档案馆建设存在的问题及优化建议研究    郭亚楠摘 要：随着我国信息化技术的迅速发展，各种先进的科学技术被应用到高校档案管理中，尤其是计算机技术、互联网技术及数据处理技术等现代化技术，使得高校档案管理的工作方式和方法出现了极大改变，给高校数字化档案馆的建设发展带来诸多便利。就目前来看，我国高校数字化档案馆的建设依旧存在缺陷问题，很难保证高校数字化档案馆建设的整体质量。鉴于此，本文就针对高校数字化档案馆建设中的问题进行深入分析，根据实际情况提出一些具体策略，希望能为高校数字化档案馆建设发展提供有效参考依据。关键词：高校；数字化；档案馆；问

2、题；策略在信息化时代背景下，信息资源的开发及利用反映着国家的综合国力，对国家社会经济的发展起着至关重要的影响作用。开展数字化建设工作不仅能够提升我国的整体信息水平，也能够进一步提高我国人民的信息获取效率，为我国人民的生活生产提供更多的信息支持。而高校档案管理部门作为一个逐渐完善的信息服务机构，在进行档案管理工作的时候，也要加强对数字化档案馆建设工作的重视性，不断提高数字化档案馆的建设水平，使高校档案的信息服务水平得到有效提高，为高校档案事业的进步和发展提供有利基础。1.高校数字化档案馆建设中的问题1.1数字化档案意识问题档案管理不仅可以为高校发展提供可靠的信息依据，对高校管理的科学规划也有着较

3、大的指导作用，需要将其归纳于高校管理的整体规划，使档案管理在高校管理中的地位得到有效提升1。就目前来看，我国许多高校对数字化档案馆建设缺乏全面、客观的认识，没有深刻理解数字化档案馆建设对高校管理的促进作用，没有将数字化档案馆建设问题归纳于制度化、规范化范围，导致高校档案管理依旧停留在传统的管理模式上，整个数字化档案馆的建设力度较低，很难实现高校数字化档案馆的建设目标。1.2档案信息资源过于分散随着数字化技术被应用到高校管理工作中，大多数高校都已经形成了自动化的办公模式，在高校管理、科研及教学等各项工作中产生了大量的电子资料，且这些无序、分散的档案资源很难融入到学校自动化办公系统中，档案管理系统

4、和自动化办公系统之间缺乏有效对接，导致高校档案的收集难度逐渐提升，严重影响了高校数字化档案馆的建设发展2。在这种情况下，想要促进高校数字化档案馆建设工作的顺利进行，就必须要及时利用筛选、融合及重组等手段，建立一个高效、便捷的资源系统，为高校数字化档案馆建设提供有利条件。1.3数字化档案馆建的资金投入不足在高校数字化档案馆的建设过程中，需要及时配备好扫描仪、计算机等现代化设备，根据数字化档案馆建设的需求进行档案管理软件的开发或购买，使高校数字化档案馆的建设工作得以顺利进行3。但是这些基础条件的配备和完善，势必要耗费大量的资金及其他资源，尤其在档案管理软件方面的投入具有一定的长期性，需要根据高校数

5、字化档案馆的建设需求，对档案管理软件进行优化和更新，导致高校对数字化档案馆的建设存在颇多顾虑，不愿将过多的资金投入到档案管理系统的建设上，严重阻碍了高校数字化档案馆的建设发展。2.高校数字化档案馆建设的具体策略2.1强化数字化档案管理意识为促进高校數字化档案馆建设的顺利开展，应积极强化高校领导层和管理层的数字化档案管理意识，充分认识到数字化档案馆建设对高校管理的影响作用，使高校数字化档案管理水平得到有效提高4。同时，高校应及时将档案工作纳入高校管理的规划中，将数字化档案馆建设问题纳入制度化和规范化范围中，使高校数字化档案馆建设更具有合理性、科学性及可行性，有效提升高校数字化档案馆的建设水平。此

6、外，高校对数字化档案馆的建设不能停留于表面形式，而是要做出实际行动，摒弃以往“重档案工作，轻档案建设”的管理观念，使高校数字化档案的质量得到有效提高，进一步完善高校数字化档案的服务功能，为高校数字化档案馆建设的持续发展奠定良好基础。2.2增加对数字化档案馆建设的资金投入资金是支撑高校数字化档案馆建设顺利进行的重要基础，想要实现高校数字化档案馆建设的目标，就必须要根据数字化档案馆的建设情况，合理增加资金投入，使高校数字化档案馆的建设得以顺利开展。由于高校对高校数字化档案馆的建设投入比较有限，仅仅依靠校内资金无法支撑高校数字化档案馆建设的进步和发展，若是盲目耗费资金在高校数字化档案馆的建设上，势必

7、会影响到高校的正常运转，为此就要考虑利用其他途径筹集资金。比如基金、个人及社会的赞助等等，并做好项目的申请立项工作，尽量争取更广泛的支持，从而为高校数字化档案馆的建设提供有利条件，有效促进高校数字化档案馆建设工作的顺利进行。2.3加强基础设施的建设力度在进行高校数字化档案馆的建设过程中，应加强对基础设施建设的重视性，不断提高对基础设施的建设力度，尤其对计算机设备、网络通讯设备及信息处理设备等必要设施要着重考虑，有效满足高校数字化档案管理工作的各项需求。同时，应积极建立一个系统、完整的数字化档案库，对传统的纸质档案进行数字化转换，将其以不同类型、不同时期及不同用途存储到数字化档案库中，并做好数字

8、化档案库的资源更新，使数字化档案库的内容更加丰富详实，使不同用户的多样化需求得到有效满足5。此外，为提高数字化档案的利用率，应及时完善信息检索功能，既要实现良好的分类查询功能，也要实现相关要素的查询功能，使数字化档案库的检索效率和检索范围得到有效提高。2.4加强人才的培养力度高校数字化档案馆建设具有一定的复杂性、专业性和技术性，相关工作人员必须要具备较高的知识水平和技能水平，才能够更好的胜任这项工作，使高校数字化档案馆的建设更加效率、准确和快速，有效避免了人为失误造成的高校数字化档案馆建设问题。就目前来看，在进行数字化档案馆的建设过程中，工作人员必须要掌握一些必要的计算机技术、网络技术及信息检

9、索技术，且根据数字化档案馆的建设需求，也要掌握一些其他的理论知识和技能。因此，高校应积极加强对人才培养的力度，不断优化档案工作人员的知识结构，重视对档案工作人员的知识更新和继续教育，并科学引进现代化、复合型的优秀人才，实施科学的人才选用制度，做到人尽其才、才尽其用，为高校数字化档案馆建设提供可靠的人力支持，有效促进高校数字化档案馆建设的进步和发展。综上所述，为解决高校数字化档案馆建设中存在的问题，使高校数字化档案馆的建设水平得到有效提高，应积极强化数字化档案管理意识，增加对数字化档案馆建设的资金投入，加强基础设施的建设力度，加强人才的培养力度，从多方面促进高校数字化档案馆建设的顺利进行，使高校档案管理工作的整体水平得到有效提高。参考文献：1刘熙桥.高校数字化档案馆建设中存在的问题及改进策略探析j.中国管理信息化，2017，20（18）：163-164.2李梅.高校数字化档案馆建设存在的问题及优化建议j.人力资源管理，2017（04）：181-1