办公室文书档案收集与归档工作研究

1、    办公室文书档案收集与归档工作研究    郭子锋【摘要】档案收集与归档工作是办公室的常规工作内容，切实做好该项工作可以促进各单位、各部门规范、健康发展。本文结合山西省吕梁市方山县北武当风景名胜区管理委员会实际工作经验总结，对在公办公室文书档案收集与归档工作的常见问题进行简要介绍，并总结相应的对策，以期使档案收集与归档工作更加规范。【关键词】公文处理工作  工作效率  规范体式引言：文书档案收集与归档的内容包含多个方面，例如会议纪要、通告和工作计划等。有序的收集与归档工作可以使单位内部实现有效的沟通和联系，促进单位工作的规范化和精

2、细化，是一项重要的经营管理手段。因此，要深刻认识到档案收集与归档的重要性，提高办公室文书工作的水平和质量。一、办公室文书档案收集与归档依据通常情况下，办公室文书档案收集与归档依据主要有三个方面：第一，文书档案必须在办理完毕之后才能收集并归档。因归档后的档案文件取阅不便，所以为提高工作效率需在办理完毕后开始归档工作;第二，文书档案需具有保存价值才进行归档。无实际意义或失去时效作用的档案文件一般情况下不需要进行归档，以免造成文件管理混乱、无侧重点;第三，归档前要做好必要的系统整理。众所周知，归档前将档案做好分门别类可以使其具备独一无二的“身份证明”，有助于保证查询时的目的性。二、办公室文书档案收集

3、与归档工作中的问题（一）档案收集与归档不及时从实际工作来看，存在部分行政人员责任意识薄弱，不能按照要求及时对档案进行收集与归档，甚至出现滞后现象。造成上述情况发生的原因很多，例如，办公室工作人员态度散漫，没有意识到相关档案管理工作的重要性，甚至由于沟通不及时或者疏忽大意，导致接收空挡的出现。（二）档案收集与归档处理流程不规范与以往不同，由于信息量的增加，当前接收的公文档案种类多、事项杂。同时，由于在接收多份公文档案时，未及时进行准确的登记，从而导致出现管理混乱或无据可依，进而影响整体工作进度。（三）档案收集与归档分类不科学办公室文书人员未遵循秉承紧急的事先处理的原则对档案进行分类归纳。现实工作

4、中，常有工作人员将所有档案混杂在一起办理，不仅影响办公效率，还可能致使紧要文件没有在第一时间完成批示，造成更大的經济损失。（四）档案收集与归档未遵循保密原则对于密级档案文件，文书处理人员未能严格按照保密法规办理，甚至没有形成保密意识，将密级档案公布在社交软件上，造成较为严重的后果，有时还会对国家利益造成威胁。三、办公室文书档案收集与归档工作策略分析（一）培养文书人员的责任意识良好的工作态度是工作成功与否的第一步。档案收集与归档工作因其细节繁多的自身属性，需要责任意识强的人员来负责，若没有端正的工作态度，则很容易出现顾此失彼。对此，首先要选拔热爱此项工作的人员，保证工作起来有足够的热情和动力，然

5、后在此基础上，充分认识收集与归档的重要性，真正做到不因自身工作认识不足而损害集体形象和阻碍政令通畅。其次，要加强自身能力的培养，做到学以致用。文书人员要养成不断学习的意识，认真掌握党和国家的方针政策、法律法规以及相关学科的知识，特别注意档案处理常识的学习。最后，积极主动的践行职业行动，缜密细致的完成好待办事宜。（二）明确档案收集与归档时效档案收集与归档工作的首要特点是要求时效性，切记误时则误事，要求相关人员在处理档案时准确把握时机、及时处理，以便档案文件发挥出应有的效用。因此，文书人员要及时、准确的办理每一份档案，做到跟踪有序、件件有着落、事事有结果，总体原则为快速归档，个体要求要特事特办。普

6、遍的档案收集与归档规范为注明特急档案的正式文件应争取在两个工作日内完成;急件办理需要在三个工作日内完成。值得注意的是，在档案收集与归档过程中，需具体情况具体分析，不能盲目的死板教条，要善于变通，结合工作环境，逐渐形成自己的办公特色。（三）规范档案收集与归档程序档案收集与归档的规范程序也可以结合信息化特点，以提高管理水平。首先，采用信息管理系统。借助于可靠性软件等辅助工具搭建档案信息管理平台，降低人为失误的发生概率。其次，将单位内的文件档案按照类别或发文部门扫描上传，并建立编号，形成电子档案库，以便于查阅和管理。再次，做好信息系统的数据更新。为体现程序管控，文书人员要及时的将公文档案处理进展录入

7、信息系统之中，同时完善责任人信息。最后，设置警报提醒系统。对于超期审阅或逾期未归档的公文档案，系统要具备报警能力，通过声音或弹窗提示文书人员有待办事项，以免出现工作漏洞。除此之外，也可设立奖惩制度，将档案收集和归档任务与绩效管理挂钩，强化工作责任制。（四）增强密级档案保密意识所在单位要认真开展密级档案保密工作建设。具体从以下五个方面进行开展：一要，提高保密意识。保密工作无小事，关乎企业利益和国家安全，对于密级档案要严格按照保密工作的有关规定做好收集与归档工作，做到单独办理，领导不在时及时收起。二要，全范围推广保密建设。所有涉及接触密级档案的科室要完善保密工作机制，加强联系和沟通，确保内部信息只

8、在相关科室传递。三要，抓好涉密信息系统的安全防范工作。提高涉密计算机和网络保密管理，防止内部档案因互联网络而外泄。四要，抓好密级档案管理工作，提高管理水平。办公室要专人负责密级档案的收发、登记、传递清退工作，凡需传输上网的有关材料要严格实行审批制度，并定期对上网信息进行保密检查，及时填补漏洞，防止泄密。五要抓好档案处理人员的教育工作，提高业务素质。积极参加保密培训及学习保密法、保密工作业务指引、保密工作、和保密教育宣传参考材料等书籍刊物，提高自身业务能力。四、结论办公室文书档案收集与归档工作涉及的环节较多，不仅需要文职人员高度的负责，同时还要求较高的政治觉悟和管理水平，以便通过实际工作经验的总结更好的完善工作档案管理制度和实际操作方法，