在信息时代下高校档案管理人员素质现状和提升途径研究

1、    在信息时代下高校档案管理人员素质现状和提升途径研究    张洪江摘 要：如何提高高校档案管理人员的素质，是目前高校档案管理工作面临信息化、网络化、数字化亟待解决的问题。以信息化和网络化为代表的新形势给档案管理工作带来了新的挑战，也为档案管理人员素质提出了新的要求。本文在认识面临挑战的基础上，归纳了新形势下档案管理人员基本素质要求，并提出提升档案管理人员素质的对策途径。关键词：高校；档案管理人员；素质；提升；途径1 高校档案管理人员素质现状和面临的挑战信息时代档案管理人员的素质是直接关系到档案事业发展的关键。信息社会中，档案管理人员应该是信息专业人

2、员，是承担档案信息化、网络化、数字化资源的开发、传播、利用的重要角色。我们必须把提高档案管理人员的素质建设提到一个更高的层次来要求。客观地认识档案管理人员的素质现状，是提高档案管理人员素质要求的起点。其业务素质势必严重影响档案管理质量。尤其在成人高校，档案管理工作纷繁复杂，种类繁多，这就要求我们成人高校档案工作者具备较高的专业技术水平和较强的业务素质。然而在成人高校，大多数从事档案管理工作的人员都没有经过专业培训，多是非专业的“兼职”人员。高校档案工作者的整体水平亟待提高。新形势下档案管理工作的突出特点是技术更先进、内容更丰富、分工更专业。技术更先进集中体现在档案管理中普遍采用计算机和网络技术

3、，极大地提高了档案管理的效率和效果；内容更丰富主要是由于知识爆炸时代衍生出更多的信息，许多重要信息都纳入了档案管理范围之内；分工更专业意味着档案管理作为一门专业化管理工作，已经在众多单位中得到重视和普及。然而，新形势下的档案管理也必然对工作人员提出更高要求，这都为档案管理人员提升能力素质提出了新的挑战。2 信息时代对高校档案管理人员素质的要求新形势下档案管理人员应该具备更高的素质，概括而言，需要在意识、能力、等多方面有新的提升。一，树立服务安全创新意识1服务意识：随着当前形势和社会发展的需要，檔案价值逐渐显现出来，这就要求档案管理人员树立超前服务、主动服务意识，充分发挥好档案信息资源的作用，服

4、务学校整体发展。2安全意识：有些档案涉及到学校安全和社会稳定，有些档案影响到个人隐私与生活，因此，档案管理人员应该树立较强的安全防范意识，防止档案泄密事件发生。3创新意识：创新是工作持续改进、不断再上新台阶的动力，新形势下，档案管理人员必须树立创新意识，勇于创新，不断研究共性的、规律性的新问题，提出创新的决策和办法。二，提升管理人员综合能力1操作能力：要成为一名合格的档案管理人员，最基础的是要具备实际操作技能，具体包括档案文书立卷、档案整理、编目、鉴定，档案著录、标引、档案的保护等。2管理能力：要成为一名优秀的档案管理人员，除了具备基本操作技能外，还需要打造自己的管理能力。档案管理工作涉及到收

5、集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用等一系列程序，如何能够协调处理好这些程序的衔接，必然要求具备一定的管理能力。3学习能力：适应新形势的要求，档案管理人员还必须具备学习的能力。当前已经进入终身学习的时代，信息的时代。档案管理工作内容、技术也在日新月异，不主动学习将会成为新时代的“文盲”，将最终会被淘汰。3 信息时代必须增强现代化信息工具运用能力这一能力要求档案管理人员在现代化的信息档案工作中，能熟练运用计算机等现代化的信息工具，掌握计算机的理论和网络管理的基本知识。这是信息时代的要求。只有掌握了这些基本的知识才能为更快、更好地开发现代化的档案管理工作奠定基础，才能实现为学校所需要的现代化的档案

6、管理服务。1、获取网络信息的能力网络信息在现代化档案管理工作中的作用非常重要，网络的沟通动态实现了相关学科、专业技术领域之间的信息交流，并通过网络实现档案的阅读、交流、网上检索等截取档案与实现档案职员互享的要求，这里必须指出的是，档案管理人员是否具备及时获取、及时更新网络信息的能力是实现档案管理网络化的必然要求。2、处理各方面信息的能力高素质处理信息的能力是档案管理人员将知识综合运用的体现。这要求档案管理人员在档案管理上能科学地归纳、分类、鉴别、筛选、分析相关的档案信息。传统的信息仅停留于以纸介质为基础，而现有的信息则以电子数据、影音数据等多种表现方式，都要求管理人员有较高的处理各方面信息的能

7、力。3、生成数字信息的能力要求档案管理人员有能力运用现代化的工具处理数据。对档案管理人员的管理而言，体现为起码能比较快捷的输入、存储数字信息。这一能力要求我们用敏锐的眼光去选择和管理档案。数据时代要求我们突破提供“原件”的档案管理模式。在复杂的社会中能生成数字信息的能力，才能使档案管理工作适应信息化社会的有力保证。4 新形势下高校档案管理人员素质提升对策和途径档案管理工作整体水平的提高关键在于人才素质的提升，这既是当前档案管理工作的重点，也是实践中的难点，提升档案管理人员素质具体需要从以下几个方面着手。1营造良性竞争氛围，以往档案管理工作中最突出的问题就是缺乏竞争，档案管理部门与单位其他部门之

8、间没有对比，档案管理部门内部人员之间没有竞争，这极大地制约了档案管理人员整体素质的提升。因此，必须营造良好的竞争氛围。单位要改变对档案管理部门的认识，树立“档案管理也能出效益”的理念，将其置于与其他部门同等重要的地位。要制定一系列相关的政策和措施，落实和保障竞争理念的实施。2建立完善的激励体系，理论上激励包含正激励和负激励两个方面，即奖励和惩罚。实践中，激励机制的运行可以极大地促进档案管理人员素质能力的提高。奖励措施针对档案管理工作人员的表现，可以制定一系列的奖励措施。例如，对作出创新贡献、业务能力突出等相关人员给予一定的奖励。奖励可采取物质和精神相结合的方式，具体方法可以在提拔晋升，评定职称

9、上落实。惩罚措施对工作不思进取、成绩落后的档案管理人员采取待岗培训、停职停薪等处罚措施，切实改变以往那种平均主义。3.加强培训学习，培训和学习是提升档案管理人员素质的直接途径。在培训方面：第一，促进培训的经常化、制度化。实践中，许多单位对于档案管理人员缺乏培训，或采取随机培训的方式，这实际上不利于档案管理人员素质的提高。可以考虑将培训工作纳入单位发展规划或年度工作计划，有针对性地开展培训工作，确保实效。第二，培训方式多样化。以往大多采取听报告、讲座的方式，内容枯燥无味，应用性不强。如果能够结合参观访问、实践交流等多种形式，培训的效果将会更加突出。第三，及时检验培训成果。以往都是重视培训组织，轻视效果检查，这难以调动档案管理人员的积极性，因此，必须建立培训后的考试、考察制度，及时巩固培训成果。在学习方面：第一是要以终身学习为目标，倡导经常学习、时刻学习。第二是要全员学习，带动全员参与，促进成员间的互帮互助，提高整体素质；第三是要全过程学习，对档案管理工作的整个流程进行深入学习，改革创新；此外，单位或部门应该创造一定的学习条件，例如，保证档