内控-资质证件管理

1、企业内部控制 资质证件管理一、业务目标1. 规范公司资质证件的注册、使用、年检、变更等事项，确保公司注册信息 有效、安全。2. 保证系统内资质证件申报材料数据记录真实、完整。3. 资质证件申报、管理、使用过程中，确保各项财务信息的真实准确。4. 资质证件管理、使用符合国家法律、法规的规定。二、业务风险1. 资质证件管理不当，影响公司各项战略目标的实现。2. 公司资质申报材料未经审批或超越授权审批和申报执行不当， 可能因重大 差错、舞弊、欺诈而导致损失和企业经营效率低下。3. 申报资料中数据界定不准确，可能导致申报材料中财务报告信息不真实、 不完整。4. 公司资质证件申报材料的披露不符合国家法律

2、、 法规规定，可能遭受外部 处罚，给公司带来经济和信誉损失。三、业务范围本业务流程主要描述公司与资质证件管理有关的内控制度。 包括岗位职责及 授权管理、工商注册及证照管理等流程。四、业务流程描述1. 岗位职责及授权. 公司行政主管部门为本单位各类资质证照、证件的主管部门，全权负责对 本单位的资质证照、证件的注册、保管及使用实施管理。. 公司设专门档案室、 档案管理人员对各类资质证照、 证件实施规范化管理。2. 证照证件的申报及管理. 工商注册. 工商注册申请（1）新建项目获得审批后，总部战略投资发展部应向总部档案室提交总裁 签字的发展项目审批表，由总部档案室负责指导公司督办工商注册。（2）由总

3、部档案室负责与片区联系，确定负责工商注册的经办人。（3）经办人首先按要求填写工商注册申请表，经公司负责人签字批准， 报总部档案室备案后，经办人到当地工商局领取工商注册的相关申报材料空白 表。（4）经办人填写申报材料，填写好的申报材料先电子扫描发送到总部档案 室审核备案，然后向当地主管的工商局申报。（5）工商申报材料要求：确保填写内容合法，信息与证据一致，签字是本 人实签（不得代签） ，数据准确无误； 任何申报事项必须填写申请表， 经片区领导 审批同意； 填报内容涉及合资方信息的必须经公司法务部进行审核确认； 不得在 空白或未经审核的工商申报材料上加盖印章。（6）工商申报获得注册批准，并拿到营业

4、执照后，经办人应在三日内将营 业执照扫描并发送到公司档案室备案。（7）经当地工商局备案的工商注册材料， 复印后加盖工商局的档案查询章， 一式两份。公司保存一份， 寄送总部档案室一份， 分别按照档案分类管理办法 进行归档保存。. 工商注册年检（1）工商注册获得批准后，营业执照必须每年例行年检，确保在年检有效 期内使用；（2）营业执照年检，在每年的 3月-6 月期间办理，不得逾期年检；（3）每次办理营业执照年检，经办人填写工商年检申报材料，应确保所填 信息合法、真实、有效，扫描后发送公司档案室备案，然后向当地工商局申报年 检。. 工商注册变更（1）工商注册变更，由公司负责人确定一名行政主管部门或财

5、务人员作为 经办人，自始至终完成变更工作；（2）经办人填写工商变更申请表，经单位负责签字批准，报总部行政 部备案后，由经办人到当地工商局领取工商变更材料空白表；（3）经办人填写工商变更申报材料，应确保所填信息合法、真实、有效， 扫描后发送到公司档案室审核备案，然后方可向当地工商局申报变更；（4）工商注册变更完成后，经办人应在三日内将变更后的营业执照扫描发 送到公司档案室备案；（5）经当地工商局备案的工商注册变更材料，复印后加盖工商局的档案查 询章，一式两份。分（子）公司保存一份，寄送公司档案室一份，分别按照档 案分类管理办法进行归档保存。. 工商注册注销（1）公司需要注销，先提交书面注销申请，

6、获得总部、董事会的书面签字 批准。（2）公司确定专职的工商注销经办人，先填写工商注销登记表报负责 人签字批准，上报总部行政部备案后，实施注销；（3）注销公司应成立清算小组，实施清算并出具清算报告。清算报告应确 保数据准确、符合实际，没有法律漏洞，填报的工商注册申报材料信息合法、真 实、有效，清算小组成员的签名必须是本人实签；（4）经办人将清算材料扫描后发送到总部行政部和档案室备案，然后到当 地工商局申报注销。领取工商注销材料，并办理登报发布注销声明等；（5）工商注销完毕后，公司经办人应将组织机构代码证、税务登记证等其 他证照一并办理注销手续， 银行办理基本帐户销户手续， 并在一周内将注销产生

7、的原件寄送至总部档案室入档。3. 其它资质证件的管理. 其他资质证件，包括：组织机构代码证、税务登记证、生产许可证、种畜 禽生产经营许可证、动物防疫合格证、饲料企业审查登记证、卫生许可证、排污 许可证等一切生产经营所必须的证件；. 其他资质证件的申请办理流程，参考以上工商注册申请流程，由公司负责 人指定负责的经办人，按政府主管部门的要求相继办理。4. 证照管理. 公司合法经营使用的一切证照证件，应集中统一保管在一个行政主管部门 档案柜，指定专人进行保管，并建立台帐。注明证照的下证时间、有效期及保管 人姓名等信息。. 证照证件原件严禁外借使用。内部使用需要外带，必须由使用人填写借 阅登记表，经公司总经理批准后方可外带。. 证照证件的保管人需定期检查证照证件的信息与实际是否一致、 是否过期、 是否遗漏年检等。如有不符，应及时办理变更或年检手续。. 公司营业执照需进行年检、变更、注销时，应按照工商注册程序严格执行 审批程序。 与之相对应的组织机构代码证、 税务登记证等其他资质证件须同时办 理变更手续，确保信息一致。五、相关制度目录中华人民共和国公司法 、公司资质、 证照管理流程、工商企业登记管 理条例、中华人民共和国公司登记管理条例 、社团登记管理条例 、公司认 证管理制度。六、主要控制点1. 资质申报的申请2. 资质证照的审核3. 资质证照的年检审