资金和费用审批管理制度

1、佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金和费用审批管理制度版次a/1 页次 1 / 13 资金和费用审批管理制度文件编号jfy-2013-08 制订日期2012 年 5 月修订日期2013 年 3 月 26 日生效日期2013 年 4 月 20 日编 制会签审核批准受控佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金和费用审批管理制度版次a/1 页次 2 / 13 1、目的1.1 为加强费用和资金等财务管理，规范经营活动，理顺业务关系、提高工作效率；特制订本管理制度。2、适用范围2.1 适用于各中心、分公司、分厂及司属部门。3、职责3.1 各中心、分公司、分厂及司属

2、部门提交报销的单据。3.2 公司领导和中心负责人按权限进行审核、审批。3.3 财务主管负责单据审核，财务总监按权限复核或审批。3.4 监察审计部负责监督审查报销全程。4、定义 4.1 权限负责人：指公司授权批准范围的各级人员。4.2 借支：指员工向公司借入的现金，包括采购借支、公务借支、司机人员借支、营销人员借支、展销会借支、固定借支、年会借支、新员工借支及其它借支等。 4.3项目支出：指为完成特定的工作任务或投资项目，在基本的预算支出以外，财务预算专款安排的支出，如高明工业园建设。 4.4专项费用：在预算内专门列支的项目费用，如展销会、经销商培训大会、年会等。4.5 费用包括： a 管理费用

3、（办公费、招待费、车辆费、文化活动费等）。 b 制造费用（水电费、厂房宿舍租金费、奖金等）。 c 营销费用（差旅费、招待费、公关费、广告费等）。4.6 贵宾招待：指政府、工商、税务、银行、市场业主方及vip 经销商。4.7 正常招待：指公安、社保、电力、质检、海关等上述没涉及的公务部门。4.8 一般招待；指供应商、经销商、关系单位经理及外训老师。4.9 客餐招待：指公司内部各分公司人员、内部职能部门。5、管理操作规范5.1 报销单据填制规范5.1.1 内容真实。报销单据所填列的业务内容和数字必须真实可靠，符合实际情况，不得弄虚作假，更不得伪造单据。5.1.2 内容完整。费用单据要求填列项目必须

4、逐项填列齐全，不得遗漏或省略。5.1.3 手续完备。需相关部门和人员签字或盖章确认的必须签字或盖章；人员或物品外出佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金和费用审批管理制度版次a/1 页次 3 / 13 的必须有放行条；要求提供发票的必须有发票等。所有相关部门的人员签字字样在财务中心备案。5.1.4 书写清楚、规范。单据用黑色水笔填写 （不可使用铅笔及圆珠笔） ，文字简明扼要；字迹清晰，易于辩认。大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个填写，不得连笔，在合计金额前要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白；金额数字一律填写到角分，无角分

5、的，角分位写“00”，有角无分的，分位写“0”。报销项目未填完的空白行用斜线从合计金额上一行左下角划至有填内容的分位下一行右顶边。大写金额用汉字零、 壹、贰、叁、肆、伍 、陆、柒、捌、玖， 一律用正楷或行书字书写，大写金额最高位前用一个“”封顶。5.1.5 不得涂改、刮擦、挖补。对填制错误的单据，即使有关负责人已经签字确认，也应作废重填，出纳退单不付款，不得涂改、刮擦、挖补。5.1.6 填制要及时。各种单据一定要在业务结束后三日内及时填制，并按规定的程序及时送有关人员审核确认。5.1.7 填写部门。报销部门及费用承担部门必须按照金蝶k3里面细化分到最底下最明细的部门，并填写完整部门名称，所有费

6、用承担部门第一负责人必须签字确认。5.1.8 其他人员代理填制报销单据的, 实际报销人应签名确认。5.1.9 对于正确填制的单据，其后附原始单据必须用胶水粘贴整齐，不得使用订书机或回形针装订。5.2 采购、出差、公务、个人工资现金借支说明5.2.1 采购借支：指原、辅材料、生产用工机具、低值易耗品、展会物料、办公用品、外协加工等因为采购需要而暂时性借支，同时须有物料需求计划和预估采购金额。5.2.2 公务借支：主要因为公务事务需要的借支，包括公关性应酬、交纳政府税费等（主要是因为专项事情）。5.2.3 司机人员：主要司机人员的借支，一般实行“备用金”管理制度；因为过桥、过路费、加油等临时性支出

7、。5.2.4 出差借支：出差需要用的备用金， 主要指营销人员出差借支；区域经理、 大区经理、总监等是按级别来概定的。5.2.5 展销借支：指展销期间的临时借支；如果有超过标准情况，按“公务借支“办理。5.2.6 固定借支：指公司租房、水电费、财务保险费以及固定借款支出。5.2.7 团拜会：节假期间公司组织大型活动，因工作需要借支款项按预算标准限额借支。5.2.8 新员工借支：指员工未满试用期内，因生活困难而进行借款。佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金和费用审批管理制度版次a/1 页次 4 / 13 5.2.9 其它借支：以上各借支项目未涉及到的项目。5.2.10 借支连

8、带责任赔偿： 指借款人因故不辞而别， 出现借款无法扣回， 由审批人赔偿；赔偿额等于借款人在公司服务期间收入扣减借款金额后余额。5.2.11 公司原则上不允许私人无故借款，若有特殊情况需借支，按“公务借支”审批流程执行。5.2.12 借支需遵守“前款不清，后款不借支”原则；特殊情况，财务需在借支单上注明、前款金额未清的金额，并按流程上报批准后，方可办理。5.3 费用报销5.3.1 总裁助理、副总裁、常务副总裁费用报销一律由总裁审批后，方可报销。5.3.2 各中心、分公司在重大节日组织的活动开支，需由组织部门或中心提出策划方案和预算，须经常务副总裁审核，再经总裁批准后方可实施。（如：展销会、公司年

9、会、企业文化活动等）。5.3.3 现金采购报销以业务发生日的五个工作日内为正常报销时间，如 8 月 1 日发生的现金采购，以 8 月 6 日前（含 8 月 6 日）传递给财务部报销复核的时间作为正常办理报销结账的时间；超过该时间报销的，则按每单20 元/ 次进行负激励；5.3.4 采购报销中出现手续不全的，业务员应在48 小时内将单证齐全、手续完整的资料补到财务部，否则将按5.3.3 规定进行处理，如有特殊紧急情况须经总裁批准后方可办理。5.3.5 财务部报销时间定为每周二、四、六三天集中报销，业务人员出差费用必须三个工作日之内报销，超过时间按5.3.3 规定处理。5.3.6 出差费、司机出车

10、费、业务招待费、修理费、外出办事费等其它经营费用的报销，应在完成业务回厂的三个工作日内将报销凭证整理填写给部门负责人签字，中心第一负责人和副总裁在二个工作日内审核或审批后传递到财务复核报销（共五个工作日） ，否则将按 5.3.3 规定进行处理。5.3.7 报销确认时间：以业务经办人将报销凭证交给财务复核时间为准。财务复核时间：费用复核时间应在24 小时内完成，成批现金采购单复核时间应在二个工作日内完成，财务因办事拖拉超过这一复核时间的，按每单20 元/ 天的方式进行负激励。各部门负责人不及时办理报销审签的（含材料仓、饰品仓不及时办理材料入库手续的） ，将按照客户关系的原理，以每单15 元/ 天

11、的方式进行负激励。5.3.8 报销审核过程中各部门负责人需把好责任关，若因把关不严造成多报、虚报者，监察审计部将按每单 / 每次收取 100元以上的责任追索费。对虚报领款人（含采购、营销人员）除收回虚假财务支出金额外，经监察审计部查实后另处报销人结算金额一倍以上的罚款。佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金和费用审批管理制度版次a/1 页次 5 / 13 5.3.9 财务部每月 10 日、15 日、30 日分三次对各中心、分公司或职能单据审核。5.3.10 广告宣传费 、专利证书申请费 、外请培训费等经济业务的报销 ，应按照业务申请、合同签订、原始凭证齐全的方式办理财务结算

12、及款项支付。5.4 招待费（业务招待费、公关应酬费）报销流程及标准5.4.1 招待费报销标准：招待项目招待对象陪客地点标准（元）贵宾招待政府部门、往来单位主要领导公司有关领导 2 人宾馆500-1500 正常招待供应商、经销商等主管、政府公务员、总监或经理部门经理总监 2 人一般餐馆200-600 一般招待行业往来单位、技术及有关人员对口陪同一般餐馆100-300 客餐招待业务往来需要按礼节招待人员对口陪同食堂注：“贵宾招待”范围：政府、工商、税务、银行、市场业主、vip 经销商。“正常招待”范围：公安、社保、电力、质检、海关等上述没涉及公务部门。“一般招待”范围；供应商、经销商、关系单位经理

13、、外训老师。“客餐招待”范围：公司内部各分公司人员、内部职能部门。5.4.2 每次陪餐人数不超过3 人，人均费用不超过50元/ 次，特殊情况需经总裁办同意后补办情况说明。5.4.3 在外地出差联系业务过程中，如需进行必要的客户招待时，应按申请批准流程事先请示分管领导或总裁同意后均可以按批准的标准进行招待。回来报销时应按规定补填出差报告和招待申请单 ，连同外地招待费发票或刷卡回执，按5.8 审批流程签批报销。5.4.4 在公关活动中，需要支付必要应酬费用，由经办人填写业务应酬申请表，直接报总裁批准。报销时凭业务应酬申请表、应酬费用发票或刷卡回执、应酬方的单位及姓名、如有陪同人员，需有陪同人员签字

14、证明，按5.8 审核流程签批报销。5.4.5 各部门按照招待及应酬费用申请审批流程，要严格控制招待费用开支标准，严格控制内部职员的公款招待；因工作（开会）延误了工作用餐时，原则上按误餐补贴标准在外就餐，特殊情况须经请示总裁批准方可按审批标准安排就餐；报销时，应按规定流程补办填单审批手续。佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金和费用审批管理制度版次a/1 页次 6 / 13 5.4.6 招待费审批权限表：项 目金额（元）部门负责人中心第一负责人财务总监常 务副总裁总裁招待费350 300-800 800 “”表示审核，“”表示复核，“”表示审批注： 100 元以下的招待费用不

15、需附招待申请表 。5.4.7 公司因高明工业园项目接待政府单位的公关费、应酬费、差旅费归于专项费用。5.5 差旅费补贴标准5.5.1 出差交通工具及补贴标准：员工级别交通工具乘车 12 小时以上（过夜）补贴标准500 公里以内500-1000 公里1000 公里以上副总、总裁助理、总监、副总监及以上人员高铁、火车、汽车飞机飞机150 元/ 天经理、副经理高铁、特快、直快火车高铁、 火车硬卧、汽车高铁、火车硬卧、汽车130 元/ 天主管及以下职员高铁、特快、直快火车高铁、 火车硬卧、汽车高铁、火车硬卧、汽车110/ 天 5.5.2出差补助标准：等级职务城市标准特级补助（元/ 天）一级补助（元/

16、天）二三级补助（元/ 天）未住补助（元/ 天）总裁、副总裁、总裁助理、中心第一负责人380 360 320 180 市场总监、副总监大区经理300 300 300 150 拓展经理、职能总监、副总监260 260 230 100 市场区域经理、培训师、其它部门经理、副经理230 200 170 100 主管及以下人员（专员、职员等）200 180 150 100 安装工、维修人员安装工、维修人员在服务地期间由受益方（经销商/ 客户）负责安排食宿，期间不享受公司补助。注：出差补助为包干费用，包含食宿费和市内交通费以及传真、打印等公务费用。佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金

17、和费用审批管理制度版次a/1 页次 7 / 13 5.5.3城市等级名单城市等级城市标准特级北京、上海、广州、深圳一级省会城市：重庆、天津、海口、南宁、昆明、成都、贵阳、长沙、武汉、南昌、福州、杭州、南京、济南、合肥、郑州、石家庄、沈阳、长春、哈尔滨、呼和浩特、西安、西宁、银川、乌鲁木齐。特殊地级城市：大连、青岛、苏州、无锡、常州、宁波、温州、厦门二三级地级城市、县级市5.5.4 出差申请流程 a 大区经理、区域经理出差申请由部门经理提报（填写出差申请单），总监审核，中心第一负责人批准，交总裁办和人力资源部备案。 b 营销中心总监、副总监出差，由营销中心提报，中心第一负责人审核，经常务副总裁审

18、批后交总裁办和力资源部备案。 c 各中心、分公司主管及以下人员出差， 由部门 / 分厂提出申请，由部门 / 分厂负责人审核，经中心第一负责人审批后交总裁办和人力资源部备案。 d 各中心、分公司经理、副经理、总监、副总监出差，由部门或中心提出申请，中心第一负责人审核，经常务副总裁审批后交总裁办和人力资源部备案。 e 中心第一负责人、总裁办主任、总裁助理、副总裁出差，由部门提出申请，常务副总裁审核，经总裁批准后交总裁办和人力资源部备案。5.5.5 差旅费用报销应由经办人依据相关原始凭证填写费用报销单或差旅费报销单等报销凭证；然后依次经过各责任中心第一负责人审核，财务复核，权限负责人审批后，方可到出

19、纳处核对报销付款。市场部人员差旅费报销需附有出差报告，报告应列明详细出差路线、走访的客户以及评估达成效果等内容。5.5.6 报销人员因故没有取得原始凭证或原始凭证遗失时，应先在支出证明单中写清原因和经济业务事项、数量及金额等方面的内容，且需要一个证明人；并经中心第一负责人签字认可，方可代替经济业务证明凭证进行报销处理。5.5.7 公司因公出差多人（含两人以上） ，以各自职位标准报销费用，并互相签字证明，分开报销或合并报销，注明同行人员姓名、职别，部门不同费用可采用均摊进入部门费用或由按比率（受益率）摊入部门和中心费用，并由费用承担部门中心第一负责人签字确认。佛山市南海1 文件名称文件编号jfy

20、-2013-08 资金和费用审批管理制度版次a/1 页次 8 / 13 5.5.8 参加培训、学习的外派人员，只报销培训费；吃、往、行自理。（填写差旅费报销单时应按照时间顺序、乘车路线及车票金额，起止地址依次标示填写清楚出差路线图）。5.5.9 公司集体组织外训或由总裁办带队短期培训，报销往返车费，培训费用包含餐费，不再报销误餐费。5.5.10 公司委托培训机构进行培训 ，时间是周期性的 ，公司只提供培训费 ，不再报销车费、误餐费和住宿费。 5.5.11临时雇请个人车为公司服务， 要经总裁办批准， 否则按汽车或者火车票价给予报销。 5.5.12经理（含经理）以下人员出差，原则上以火车和汽车作为

21、主要交通工具，如遇业务紧急情况，经书面请示部门和中心第一负责人批准同意后，方可乘坐单程飞机。 5.5.13公司职员出差不报销出租车费，如遇特殊紧急情况，经请示部门和中心第一负责人批准同意除外。5.5.14 总裁因公出差的费用支出划归：包括购买车、船、火车、飞机的票费、住宿费、餐费归受益的责任中心或分公司（如：因市场营销工作而出差，费用归入营销中心；如因制造品质工作出差，出差费用归入制造中心）。5.6 误餐费、夜宵补贴标准5.6.1 误餐费、夜宵费报销标准费用名称等级说明报销标准费用名称等级说明报销标准误餐费员工 / 送货员 / 送货司机10 元/ 餐夜宵费生产员工4 元/ 餐职员/ 业务员 /

22、 小车司机12 元/ 餐主管/ 职员级6 元/ 餐主管级15 元/ 餐经理/ 总监级10 元/ 餐经理、副经理级20 元/ 餐说明：夜宵费补助指晚上加班到 11 点以后的人员。总监/ 副总级及以上人员25 元/ 餐5.6.2 乘坐汽车当天往返公司的出短差人员只报销误餐费。5.6.3 因工作 (开会延迟 )超过就餐时间的按误餐补贴标准报销，如超出标准的，只按标准报销。误餐费原则上每人每月不得超过5 次，超出的不予报销（出短差即当天往返公司人员除外）。特殊情况经公司副总裁或常务副总裁批准超标准就餐的，按业务招待费用申请报销。 5.6.4误餐费、夜宵费用报销应由经办人依据相关原始凭证填写费用报销单，

23、并列明姓名及职别；经部门负责人和财务主管审核，经财务总监复核，中心第一负责人按5.6.1 标准审批后，方可到出纳处核对报销付款。佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金和费用审批管理制度版次a/1 页次 9 / 13 5.7 采购报账审批及提供单据 5.7.1物料、外协供方选择与考核，物料和外协产品的定价，按物料外协供方选择与定价管理办法执行。5.7.2 采购物资报销时应持采购单（购销合同）、购买凭证及入库单等三证，由经业务经办人签字，采购部经理初审，供应链总监和财务主管审核，财务总监复核，副总裁或总裁审批后方可传送给出纳核对付款， （财务复核包括应付会计对单/ 对价复核和核

24、对人签字）。5.7.3 供应商采用委托方式收取货款的（含委托非单位账户收取货款的），应提供供应商授权委托书、采购单、购买凭证及入库单；按流程5.7.5 流程审批；批准后方可到出纳处核对付款。（接收的授权委托书复印件应分别交出纳、会计、采购各一份，原件留财务部保存）。5.7.4 供应商通过第三方银行账户转收货款的；按公司授权委托条款办理付款手续。5.7.5 现金采购报销流程：经办人部门负责人权限审核审批人应付会计财务复核出纳对单付款5.7.6 申请月结货款应提供月结材料付款计划，由采购部根据供应商采购合同中签订的付款条件及对账金额；由应付会计编制月度付款计划明细及付款汇总表办理：a 物料、饰品入

25、库须经来料质检员质量检验合格、仓管员数量验收和品质抽查员验收签字确认后，再由仓管员办理入库手续。采购部在二个工作日内把入库单交到财务部，财务部再按入库单在财务系统中入账。 （入库单一式四联： 第一联交生产物控部，第二联交财务部，第三联交仓库，第四联给供应商。）b 应付会计每月 5 日至 7 日与月结供应商核对 供应商付款周期表 及材料入库单，双方确认无误后，供应商填好收款收据，应付会计开具应付货款凭证给供应商。c 应付会计根据应付货款凭证编制月度付款申请表。d 采取银行转账结算的物料采购，应先签订购销合同或采购订单。 e 公司汇款经济业务需提供的资料： 一般性汇款：银行支付申请表、经批准的合同

26、或协议； 物料汇款：送货单、收货单、收款收据、对账单、有对方加盖公章的账号； 外协转款：转款申请表、合同或者制令单；申请材料数量、单价、金额；d 银行转账付款流程：按5.8 采购转款项执行。5.8 费用与资金审核、审批权限（见下表）佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金和费用审批管理制度版次a/1 页次 10 / 13 费用与资金审核、审批权限表项目金 额（元）部门负责人财务主管供应链总监市场总监中心第一负责人财务总监总裁助理副总裁常务副总裁总裁说明现金借支采购借款2 万采 购 非 现 金 借款 转 汇 至 采 购专 用 账 户 按 原规定执行。2 万-5 万5 万公务借支

27、（公关费）1 万1 万-3 万3 万司机人员500 大区经理区域经理 5000 5000-1 万1 万展销借支 3000 3000-1 万1 万工伤借支2 万2 万-5 万5 万固定借支按标准实行汇款年会 2000 其它公务借支 2000 新员工借支300 老 员 工 除 特 批外，原则上不借支。计划性物料采购申请无限额在授权范围内已签合同的设备、 物料按合同执行。非生产用物资采购申请紧急采购现金采购3000 3000-6000 6000 设备配件采购及维修2 万2 万-5 万5 万“”表示审核， “”表示复核，“”当审批人不在岗时授权其审批，“”表示审批注：以上费用均在年度、月度预算范围内项

28、目，如属预算外项目支出按5.11 执行。编制：审核：审批：佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金和费用审批管理制度版次a/1 页次 11 / 13 费用与资金审核、审批权限表项目金 额（元）部门负责人财务主管供应链总监市场总监中心第一负责人财务总监总裁助理副总裁常务副总裁总裁说明采购转款设备、 物料2 万在授权范围内已签合同的设备、 物料按合同执行。2 万-5 万5 万-10 万10 万以上其它零星采购2000 指 其 它 未 签 定合 同 的 零 星 采购转款2000-5000 5000-1 万1 万采购报账无限额包 括 月 结 和 现金结算制造费用日常福利费、奖金150

29、0 经公司批准的有关 制 度 内 的 补贴、奖金（如技能补贴、奖金等）1500-4500 4500 差旅费3000 包含制造中心、技术开发中心3000-6000 6000 退货损失、质量赔偿4000 4000-8000 8000 营销费用装修、装饰补贴3 万指新、老专卖店店面装修所给予的装修、装饰( 含饰品)支持费用。按公司批准的制度执行。3 万-5 万5 万促销让利、广告宣传1 万按 公 司 批 准 的制度执行。1 万-2 万2 万展会专项总预算预算内的零星采购2000 2000-3000 3000 打折让利、三包损失、质量赔偿1000 责任不清时， 制造承担 70% ，营销承担 30% 的

30、费用。1000-2000 2000 “”表示审核， “”表示复核，“”当审批人不在岗时授权其审批，“”表示审批注：以上费用均在年度、月度预算范围内项目，如属预算外项目支出按5.11 执行。编制：审核：审批：佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金和费用审批管理制度版次a/1 页次 12 / 13 费用与资金审核、审批权限表项目金额（元）部门负责人财务主管供应链总监市场总监中心第一负责人财务总监总裁助理副总裁常务副总裁总裁说明营销费用建店奖按制度核算按 公 司 批 准 的制度执行。销售达成奖按制度核算按 公 司 批 准 的制度执行。差旅费1 万1 万管理费用日常福利费1500

31、经公司批准的有关 制 度 内 的 补贴、奖金（如中秋节礼品、红白事补贴、招聘费等。1500-4500 4500 维修费1 万指办公楼、宿舍、公共场所日常维修费 / 修缮费等。1 万-2 万2 万企业文化活动费1500 由组织中心提出实施方案，经常务副总裁审核，总 裁 批 准 后 执行。如演讲比赛、品质知识抢答赛、员工生日活动等。1500-4500 4500 奖金1500 按公司批准的制度执行。如优秀员工评比、质量评比等。1500-4500 4500 差旅费3000 3000-6000 6000 年会（团拜会）费用由供应商承担由组织中心提出实施方案，经常务副总裁审核， 总裁批准后执行。高明工业园项目费用公关费2 万2 万招待费按 5.4.1执行差旅费6000 6000 “”表示审核， “”表示复核，“”当审批人不在岗时授权其审批，“”表示审批注：以上费用均在年度、月度预算范围内项目，如属预算外项目支出按5.11 执行。编制：审核：审批：佛山市南海1 文件名称文件编号jfy-2013-08 资金和费