吉林华讯科技有限公司办公用品采购管理办法(0918)

1、 吉林华讯科技有限公司管理制度吉林华讯科技有限公司办公用品采购管理办法（试行）第一章 总 则第一条 为规范公司费用支出管理工作，提高工作效率，防范财务风险，根据公司采购工作管理办法等相关文件精神，结合公司报账工作要求，特制定本办法。第二条 本办法适用于公司所购买所有办公用品的的采购、保管和日常发放使用工作，礼品、工程施工工具等采购管理流程按照本办法执行。第三条 办公用品主要包括文具事物用品、办公耗材、办公设备、办公家具、财务用品、日杂百货（含劳保用品）等。第四条 采购原则。采购工作坚持“谈判与决策分离，谈判者不决策、决策者不谈判”的原则，坚持“货比三家”、 “公开、公平、公正”的原则，做到采购

2、工作“管理制度化、流程标准化、操作规范化”。第五条 日常管理原则。日常管理遵守各岗位职责不兼容原则，账物分管。第二章 职责分工第六条 各部门做为需求提出部门，根据需要定期或不定期提出需求，包括用品种类、型号、质量、需求量以及其它特殊要求。第七条 综合部根据各类用品的需求和使用情况，负责日常采买、分发，部门内部根据岗位不兼容原则设置采购员及需求提出、验收、库管、分发人员，承担用品的采购组织工作和到货验收及分发的职能，并由部门经理、公司经理审批月度和临时采购计划。第八条 由公司领导、部门经理组成决策委员会，负责一次性采购总金额超过五万元的用品大宗采购计划的批准、年度合格供应商的决策，承担采购活动的

3、管理职能。第三章 合格供应商的选定第九条 每年年初根据或需要，综合部初步选定生产办公所需的供应商。第十条 入围供应商应具备良好的商业信誉，能够的保持长期稳定的合作关系，并提供营业执照复印件、长期供应商品的报价单 (需加盖公章)。第十一条 综合部将入围供应商的相关资料提交决策委员会，由决策委员会决策最后入选供应商后，签订合作协议。相同商品经营范围的供应商要求至少保持两家入选，以便在采购过程中保障供货、比较性价。第十二条 决策过程应保留入围供应商的基础资料、供应商决策会议纪要(附件一)或相应文件备查。第十三条 协议执行期结束后，综合部应组织对入选供应商的评价，为下一周期的入围供应商选择提供参考依据

4、。评价内容应包括：供货质量、及时性、服务质量、价格等方面。第四章 采购需求申请第十四条 需求部门如有需求提前提交采购申请，如非急需用品，申请部门以部门为单位每月集中填写部门采购申请表(附件二)，由部门经理审批后，于月底前提交综合部，综合部汇总成公司采购表(附件四)，作为采购依据，在下月初集中采购一次；如急需用品，应填写部门采购申请表，由部门经理审批，总经理批准后提交综合部，在本地有货源的情况下，综合部应在5个工作日内予以采购，如本地无货源，则根据具体情况尽快办妥。日常办公用品由综合部统一提交需求。第十五条 采购人员应根据按需配发和各部门的采购申请编制计划。第五章 采购执行第十六条 采购人员应密

5、切注意市场行情，对各类采购需求的性能、价格及时掌握，以便在采购过程中择优选用。第十七条 原则上，采购人员应在入围供应商中择优选择供货。所需特殊用品不在入选供应商经营范围内的，由采购人员进行书面说明，根据相应的财务审批权限，经相关领导或决策委员会批准后，可向非入选供应商进行采购。第十八条 对于不在入围供应商供货的、单价500元以上、存在价格浮动区间的用品，应由两人以上人员同时参与比质比价。第十九条 每次采购前，应对在入围供应商范围内择两家或两家以上进行询价，并填写产品报价(询价)单(附件六)，确保质优价廉。第二十条 采购人员在询价后完成公司采购表(附件四)的填写，经部门经理审批报总经理批准后进行

6、采购。第二十一条 对于各采购过程中，供应商提供的折扣、返点或其它有价回馈，采购人员应及时上报，能够提交财务部门入账的要提交入账，无法入账的要在下次采购中作为相应的抵价。第六章 验收、保管和发放第二十二条 综合部验收分发人员根据采购计划对供应商提供的商品进行验收，并签收供应明细。第二十三条 各需求部门在物品申领或发放后应及时登记，填写用品领用登记表(附件五)，并积极对所需用品反馈质量意见。第二十四条 库管人员对库存用品应妥善保管、注意防蛀、防潮、防火。第二十五条 对于单价超过500元的高价物品(如办公设备、工具等，硒鼓等耗材除外)，明确专人保管，除签领记录外，还应单独建立高价用品管理台账(附件六

7、)，记录使用(借用)情况，并每年进行盘点。第七章 款项结算第二十六条 采购人员定期(月度或季度)或根据供应商提供的发票、付款信息和由验收人员认定的供货单据，填写付款申请，履行付款审批流程，向供应商结算款项。第八章 文件记录保存第二十七条 办公用品管理过程中，对每项采购活动的文件记录应当妥善保存，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件按规定归档。第九章 附 则第二十八条 本办法自颁布之日起开始执行，解释权为综合部。 附件一：供应商决策会议纪要采购方式决策时间决策地点决策组成员评标/评审组人员记录人员决策纪要决策结果：决策组成员签字： 年 月 日附件二：部门采购申请表部门： 填表时间：序号用品名称申请数量详细要求厂家部门经理意见年 月 日公司总经理意见年 月 日附件三：序号名称规格及要求单价123456789101112131415161718询价人：报价单位(盖章)年 月 日XX公司产品报价(询价)单附件四：公司采购表序号用品名称申请数量申请原因预算拟定供应商部门经理审批意见：年 月 日总经理审批意见：年 月 日采购人员记录及说明：年 月 日验收发放人员确认：年 月 日附件五：办公用品领用登记表序号日期领用品名领用数量领用部门领用人签字备注