办公自动化OA系统的功能及管理规定

1、办公自动化系统的功能及管理规定一、办公自动化的积极作用办公自动化可以提高全员全方位的工作效率，有效降低和节约使用和交易成本，保障文件和各种信息传递快捷畅通，保障文件和指令的唯一有效性，适应公司市场战略的规划要求。二、系统的基本功能模块本系统主要功能：登录后即可在主页面的系统信息区上显示，包括八个模块控制平台、我的办公、协同办公、信息中心、文档中心、流程中心、消息中心、网上学校。各功能模块主要功能：1、控制平台用于业务管理，流程控制，操作权限管理，是系统管理员的管理窗口，对系统的维护和管理。2、我的办公主要是与本人有关的工作事项，包括邮件收发、消息查阅、流程查阅、工作日历、计划安排、个人文件管理

2、。所有个人、部门及局限部分人之间工作交流、资料传递可以在这个模块中发送，其余涉及协作办公的信息不要发送在这里，发送前先考虑一下文件的适用范围和性质。3、协同办公与其他部门有协作关系、公司及地区统一安排的工作，需要多个部门共同参与的工作，各种流程的发起从此办理。包括功能公文收发、人事管理、会议管理、网络日志、值班管理、档案管理、用印管理、报销管理、请示报告、工作联系单。 公文收发是上传下达文件的发送和収阅，公司各类行政文件、工作意见文件、指令性文件在此处管理和使用，各单位内部文件和向总部上传的文件也在此发布，在发布前按照文件的性质首先进行流程审批并正确的确定发布范围。会议管理适用于公司总部和各单

3、位的会议安排、通知及会议纪要，发布通知要正确的确定参会人员。报销管理是指机关及分公司的费用报销，其余在成本管理中按出入库和审批程序处理。系统日志是每个角色在系统操作中留下的痕迹，便于对浏览和回执的管理。值班管理可用于各级各部门的值班安排和管理。档案管理是归档资料的查询、借阅、管理，主要实现现有档案室管理的汇总查阅职能，需要书面存档的资料按相关规定办理。4、信息中心各种企业信息等的发布、查阅。包括功能在线人员、企业通讯录、企业信息发布、公共通讯录、企业电子相册、网上投票调查、企业内部论坛 证书管理、奖罚通报。企业内部论坛实行实名制，只有在系统中定义的角色才能进入，凡使用者不得发表侮辱性、人身攻击

4、性言论，发表人对自己的言论负责，只能作为公众讨论业务、交流的工具，否则查处后按公司相关规定严肃处理，触犯法律的移送公安机关追究法律责任。企业信息发布设置管理权限，原则上一个地区或单位有一个人有权发布相关信息，该同志要认真负责，严格审查发布内容，必要时可走流程向公司有关部门请示，对企业不利或带有恶意人身攻击的内容不得发布，否则追究当事人一切责任。证书管理是对企业各类证书、荣誉、奖励证明建立台账，使用人员凭流程审批进行领用和登记。奖励与处罚的通报要经过流程审批，由管理员发布。工程部的各类质量、安全隐患通报一般在综合项目管理系统中处理，只有不按要求整改，需要通报批评时才在本模块中发布。5、文档中心各

5、类工具性资料、主管部门文件的保存和查阅，文档中心实际上是一个资料库，由公司和地区公司相关人员进行管理和维护，其余人员只有浏览阅读权限。有关的法律法规文件、施工规范、各地市场管理规定等文件在本模块中按文件夹分类建立，一般性或临时性资料不要在此存放。6、流程中心用于流程审批管理的工作事项在本模块中管理和办理。包括功能工作流程发起、待办流程、已结束流程、已办理流程、工作流程监控、工作流程查询、流程管理维护、回收代办流程。用于流程管理的主要工作事项有两大类，一类是行政事务性工作，包括发文审批、证照借阅、用印申请、工作请示、用车申请、工作计划审批；另一类是用于项目管理的合同签订审批、采购审批、资金计划审

6、批和投标会签，按照目前的管理办法和程序进行网上流程审批，此功能仅作为过渡使用，综合项目管理系统运行后该模块关闭。 流程审批完成后就可以按照事务的性质进行发布或工作办理。7、消息中心即时短消息的发布、处理，使用与我的办公模块中的邮件基本相似，区别在于本模块只是一些简单的沟通，与大家平时使用的手机短信相类似，涉及资料内容较多的传输要使用邮件模块。8、网上学校 本模块中建立了多类知识性题库，可以用于个人日常学习，也可以用于公司或地区对人员进行培训考核。三、相关部室的责任企管部负责企业信息、人力资源、档案的管理、会议、考勤、用印的管理，对数据库进行初始化和日常维护。信息中心根据各部门的职责和公司实际进

7、行用户的注册和注销、权限的分配。岗位变动或人员调整时，用户权限的设置和修改由信息中心统一从后台进行调整，负责系统和设备的日常维护、管理和系统中电子数据的管理维护。各相关部门根据实际工作需要和权限进行相关的操作，负责本人职责范围内的数据维护和管理，及时将问题反馈给信息中心，便于维护全部系统。四、系统使用管理1、系统正常运行期间，公司所有收发公文、通知、请示、办公用品管理、车辆管理、计算机管理和有关资料的传递，每份文件用一份书面存档外，均在网上传递和办理。2、不能上网、传递不到的项目，由本地区公司负责通知。3、所有使用OA系统的用户每天上班后都必须及时登录OA系统，处理相关工作，并保持系统处于“在

8、线”状态，确保信息和联络及时畅通，及时掌握工作进度。4、所有使用OA系统的用户第一次登录需要修改个人密码，保存好自己的密码，防止被别人盗用，凡因密码丢失或被盗出现问题时，追究所有者的责任。5、用户通过IE浏览器登录，输入用户名和密码登录系统，网址为：6、主页面分3个区，上部是系统信息区，下部左边是“我的办公”栏目，右边是首页配置的显示模块，是OA系统八个模块部分功能的快捷显示，也是主要办公的平台，首页配置显示模块可自己设置、调整，但“企业信息”、“我的消息”、“我的流程”、“我的邮件”、“收文信息”不能关闭。登录后须先浏览这几个项目的信息，根据信息处理相关工作。7、登录后需要办的工作是“我的办

9、公”和“协同办公”两个主要模块，其他模块是这两个模块的辅助或是细化。“我的办公”主要是邮件、短消息、待办流程，“协同办公”主要是各种协同办公流程的发起。8、本系统邮件上传的文件限制：.exe,.com,.bat格式，不得上传与工作无关的文件，禁止上传带病毒的文件。9、收到的消息要及时查看、处理，必要的给以回复。10、待办流程要按时办理，办理完毕要继续下一步流程，不能故意阻碍流程进程，如有问题，应写明意见返回上个流程处理人。11、需要其他部门协助的工作，从“协同办公”相应功能处发起流程，发起的流程要随时查看，督促待办部门办理。12、企业信息发布要按确定的范围发布，必须经过相应权限部门审核方能发布

10、。13、论坛管理是为公司员工提供工作交流的平台，论坛采用实名制登录，论坛以讨论相关主题为主，不得发布垃圾信息、不健康、违法的信息、攻击他人的信息，不得在论坛中上传或下载资料，特别是任何游戏程序，防止病毒传染。公司网络管理员定期浏览和查看论坛内容，对违反规定的内容上报主管领导并进行查处。论坛人发布无用的垃圾信息将在网站进行公开曝光批评，发表其他违规内容，将按相关规定给予严肃处理。14、文档管理每个用户都有固定的、有限存储容量，不要把任何文件都放到“文档中心”或邮件系统中，自己应合理使用。放在文档中心的文件，属于共享文件。一些需要对外保密的文件禁止下载，只允许在线查看。15、个人消息的发布以工作为

11、主，不得利用此功能上班聊天，不得以此功能骚扰别人工作。16、有权限后台维护的部门和人员，应及时变更修改了的信息，确保信息的及时、准确。17、涉及电子签名的，要保护好密码，防止别人盗用。五、系统安全管理1、用户向系统上传的文件和资料必须先通过杀毒软件进行杀毒，然后上传，防止文件携带的病毒传到服务器，影响系统正常运行。2、本系统用户管理实行实名制，登陆系统后，显示的在线人员是用户的真实姓名。因此，用户应注意对密码的保护，不得泄露给他人，防止别人冒用帐号登录。同时应根据需要及时更换，设置足够长度，以确保不容易破解。密码设置使用多余6位的数字和符号，建议不要使用简单的电话、生日等易破解的密码。3、信息

12、中心负责维护整个系统的安全。信息中心要定期检查服务器，定时查杀病毒，避免系统受病毒木马的攻击，保证数据及网络安全。定期对数据进行备份，设置系统自动备份的，定期对系统的完整数据进行异地备份，保证系统数据的完整及安全。4、本系统只对本公司内部使用，系统内的数据禁止公司无关人员和公司外人员使用和查看，更不允许下载。未经公司领导同意，不得随意让外人参观和使用系统，越高级权限用户更应加强保密意识，防止公司机密泄露。5、若登录有问题，及时与信息中心联系。6、工作完成需要退出时，要养成良好的习惯，要点击“退出”，否则直接切换到别的页面可以用“后退”返回到你的OA网页，特别是在公共场所电脑上网或在其他单位电脑

13、上网后，一定要点击“退出”按钮。7、人员如因出差等原因较长时间不在单位，又不方便上网，可将处理文件的权限委托其他人员，返回单位上班后应及时收回权限。8、有关经济数据的文件尽量不要在本系统中传输，要按照权限在其它的相应系统中操作使用，确需传输的要严格控制接收人范围，接收人只是阅读和了解，应及时删除。六、系统的权限分配1、控制平台开放到信息中心。2、我的办公全开。3、文档中心全开放。4、流程中心：流程管理维护只开放到信息中心，其余全部开放。5、消息中心的“后台维护”只开放到信息中心。6、网上学校全开。7、信息中心：a、企业通讯录维护开放到企管部。b、企业信息发布查阅全开，录入授权到企管部及二级机构

14、综合科科长，发布的确认、维护授权到企管部。c、图片新闻授权到企管部。d、网上投票的题目设置授权到企管部。e、论坛后台登录、注册开放到信息中心。f、证书管理的借阅查询、登记开放，其余授权到企管部档案室、投标办。g、奖励与处罚查询开放，其余授权到企管部。8、协同办公：a、公文管理：公文归档授权到企管部负责人。发文管理中的确认发布授权到企管部。b、资产管理：车辆管理的车辆信息授权到企管部，用车申请的申请、查询放开，待办申请授权到企管部。用车管理授权到企管部。统计查询的信息查询全开，费用查询到企管部、财务、领导层。图书管理的图书信息查询全开，其余放到档案室。按公司统一图书管理，各部门图书属从档案室借阅

15、。办公用品申请的发起、查询全开，待办放企管部。适用于较大宗用品采购。办公用品需求登记开放，汇总和维护授权到企管部和综合科。适用于零星用品采购。采购台帐管理、库存管理、领用台帐管理授权到企管部。报警、报警查询、价格库维护授权到企管部。c、人事管理：组织机构中的部门信息、岗位信息的查询全开放，登记和维护授权到企管部。应聘人员简历库授权到企管部。人力资源计划授权到企管部。其中的申请招聘登记、查询放各部门负责人。人事招聘管理中的招聘面试、试用、转正查询全放，其余企管部。员工档案管理中的员工基本信息、合同台帐、奖惩记录、调动记录、离职记录的查询全放，其余企管部。员工培训管理的申请培训和培训记录的查询全放

16、，其余放到各部室负责人、地区综合科。绩效考核管理的公司绩效考评查询全放，其余放企管部。员工测评标准的查询全放，其余放企管部。员工测评维护为企管部，其余开放。统计汇总信息的社保、员工测评全开放。网上学校中的试题管理只授权到企管部，其余到各部室负责人、二级单位综合科。d、会议管理：会议室管理授权到企管部。会议安排中的会议安排开放到部室负责人。审批、维护、通知放企管部。会议查询开放。会议纪要的纪要发布开放到部室负责人。查询全开，其中重要会议纪要要在纪要发布中由纪要发布人设定查阅人。维护、归档放企管部。会议类型开放到企管部。e、系统日志管理：开放到信息中心。f、值班安排：查询全开，登记放到部室负责人、

17、二级单位综合科。g、档案管理：档案查询开放，其余档案室。h、报销管理：全开。i、用印管理：印章查询、用印申请、刻章申请放开。印章登记放企管部。j、工作联系函：联系函登记、查询、签收开放，维护放信息中心。9、文档中心文件夹权限设置权限设置有三种：管理权、只读权、无权。有管理权的角色可对本文件夹之下的内容读、写、修改、删除。有只读权的角色对本文件夹之下的内容只有读取权,设置无权的角色看不到文件夹。总的设置原则是父承子权，各代独立。各使用人要在本文件目录树下建立文件夹，凡设有二级目录的不要在一级目录下建立文件，进入系统显示对本文件夹有管理权的人员不得删除本文件夹；新建立的文件要按文件的性质设立权限，凡不符合规定的文件，信息中心将定期清理。一级文件夹管理权限为信息中心，其余为可读权限。企管部主任对董事会文件夹有管理权，部室主任以上有只读权。财务、资金中心、审计部文件夹的管理权为本部门主任，副总以上有只读权。企管部主任、副主任对法律法规文件夹有管理权，其余均为可读。总工办主任、工程部主任及工程科长对规范及工法文件夹有管理权，其余人员均为可读。信息中心对系统