物业公司收文处理办法

1、WI/O 001收文处理办法ZHPM页 共2 页版号/状态：A/1第1一、收文处理是指上级来文、下级来文和外单位来文的处理， 它一般包括签 收、登记、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等环节。二、来文统一由办公室文员拆封、签收。签收文件要逐件清点，重要文件要逐页查点，如发现问题应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施，急件要注明签收的具体时间。标注具体领导“亲启”、“亲收”的信件，须送受件人亲拆亲 阅后再作处理。三、所有来文都要登记。登记时机密件与普通件分开。登记文件须将顺序号、 收文时间、来文单位、发文字号、密级、缓急时限、标题、件数等项登记清楚，以利查询。对文件处理的运转事项也要登清

2、，基本反映出文件流程。四、来文登记后，文员要在文件首页附上公文处理单，送办公室主任审阅后， 按办公室主任签署的意见送有关部门办理或送公司领导阅批。五、需要送领导指示的文件，办公室主任一般要在文件处理单上先提出拟办意见。拟办意见是对收文办理中可能涉及的事项、问题以及应由谁负责处理、如何处理等提出建议，可以简明扼要，也可以提出几种方案。如果三言两语难以表 达清楚，就应当面向领导汇报。必要时，还应当附有背景材料（如政策依据、机构沿革等），以供领导决策时参考。必须提出拟办意见的来文有：1 、上级机关主送本公司并需贯彻落实的文件。2 、下属单位主送本机关需要回复和要求批转的文件。3 、不相隶属机关和单位

3、主送本公司并需答复的商洽性文件等。六、文件送交领导后，办公室文员要及时提醒领导尽快阅批， 特别是对有处 理时限要求的文件。七、领导批办的意见要明确、肯定。紧急公文，应当规定办理时限，防止拖 拉误事；两个以上部门承办，应当批明主办部门，以免承办者互相推诿。号：WI/O 001（深圳）有限公司收文处理办法版号/状态:A/1ZHPM第 2页 共2 页八、承办部门要认真按照领导的批示办事， 同时遵循以下原则：凡本部门职 权范围内可以答复的事项，应直接答复呈文部门；凡涉及其他部门业务的事项， 应主动会同有关部门协商办理；凡须报请上级领导机关审批的事项， 应负责拟出 请示文稿。九、重要的和限时的，承办部门

4、要及时同办公室联系，并说明办理进展情况。 如确实需要延长办理时间，应当请示领导确定，必要时还应当向来文机关说明原 因。文件办结后应立即报告，必要时还要有书面报告。十、公文领导批示交由有关部门办理，办公室负有催办、查办的责任。要做 到紧急公文跟踪催办、查办，重点公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查 办。十一、只需要在一定范围内传阅的文件，由办公室文员按先主要领导再其他 领导、先相关部门再其他部门的顺序送阅，不能漏传、误传。传阅者阅后退回办 公室，一般不能横传，如横传要立即告知办公室。十二、翻印除绝密和不准翻印以外的其他上级机关公文， 要经公司领导批准。 翻印时，要注明翻印的机关、时间、份数。翻印件视同原文件管理。十三、收文单位为公司而又没有经过办公室文员签收的文件， 如参加有关会 议带回的文件等，收文者应及时交由办公室补办登记手续， 然后按以上规定进行 处理。十四、公司收文处理完毕后，由办公室文员归卷、保存、备查。每年年末按 要求该造册销毁的造册销毁，该立卷归档的立卷归档。十五、经批准需要销毁的文件，不得乱扔乱放，不得作为废品出售。可以采取用 火烧成灰烬、用水浸成纸浆、用机器切成碎