联想集团会议组织和管理制度ppt课件

1、12 会议的组织和管理 目录一、会前预备一、会前预备二、会务虚施二、会务虚施三、会后总结和决算三、会后总结和决算四、中小型会议的会务管理四、中小型会议的会务管理目录目录3 会议的组织和管理 会前预备 - 目录会前预备会前预备 谋划案的内容谋划案的内容 Team Team小组小组 会场勘察会场勘察 起草协议起草协议 会务分工会务分工 制定会议费预制定会议费预算算4 会议的组织和管理 会前预备 - 谋划案的内容会务任务是围绕会议的内容、方式进展的会务任务是围绕会议的内容、方式进展的目的、主题、时间、参会人员类型、人目的、主题、时间、参会人员类型、人数、地点、会议日程、议程、人员分工、数、地点、会议

2、日程、议程、人员分工、各项任务担任人、各项活动的推进时间等各项任务担任人、各项活动的推进时间等谋划案的内容谋划案的内容5 会议的组织和管理 会前预备 - 谋划案的内容案例：案例：99 6 会议的组织和管理 会前预备 - 谋划案的内容会务任务要保证谋划案会务任务要保证谋划案的顺利实现的顺利实现7 会议的组织和管理 会前预备 - 成立TEAM组TEAM组组负负 责责 人人职职 责责总总 指指 挥挥整整 个个 活活 动动 的的 总总 负负 责责 、 总总 协协 调调副副 总总 指指 挥挥协协 助助 总总 指指 挥挥 ， 负负 责责 常常 务务 工工 作作策策 划划 组组会会 议议 形形 式式 、 发

3、发 奖奖 形形 式式 、 布布 展展 、 A V、 奖奖 品品 礼礼 品品 定定制制 、 条条 幅幅 内内 容容 、 制制 作作 、 娱娱 乐乐 活活 动动 策策 划划 会会 务务 组组负负 责责 参参 会会 代代 表表 的的 吃吃 、 住住 、 行行 、 接接 送送 站站 等等 ， 以以 及及 相相关关 物物 资资 、 资资 料料 的的 准准 备备 ， 费费 用用 的的 预预 算算 、 决决 算算 等等秘秘 书书 组组会会 议议 内内 容容 的的 策策 划划 、 发发 言言 稿稿 的的 跟跟 踪踪 、 PPT制制 作作 、会会 议议 资资 料料 的的 整整 理理 、 汇汇 编编8 会议的组织

4、和管理 会前预备 - 会场勘察会场勘察会场院勘察俗称会场院勘察俗称“踩点踩点是会前必需求做是会前必需求做的根底性任务的根底性任务9 会议的组织和管理 会前预备 - 会场勘察勘察原那么：勘察原那么：会务任务为会议内容效力会务任务为会议内容效力以谋划案为根据，方便操以谋划案为根据，方便操 作、节约资金，保证会议作、节约资金，保证会议 顺利进展顺利进展10 留意留意 事项事项 会议的组织和管理 会前预备 - 会场勘察 会场方面会场方面宾馆的软硬件宾馆的软硬件11 留意留意 事项事项 会议的组织和管理 会前预备 - 会场勘察 餐饮方面餐饮方面租车问题租车问题价钱问题价钱问题12起草协起草协议的内议的内

5、容和本容和本卷须知卷须知 会议的组织和管理 会前预备 - 起草协议 是会务组与是会务组与宾馆协作的根底和标宾馆协作的根底和标准，要细致、全面、准，要细致、全面、对等、破绽。对等、破绽。13 会议的组织和管理 会前预备 - 起草协议 1、 会议日期会议日期2、 住房规范及费用住房规范及费用3、 场地安排及费用场地安排及费用内容涉及内容涉及14 会议的组织和管理 会前预备 - 起草协议 4、 餐饮及费用餐饮及费用5、 甲方对乙方的规定甲方对乙方的规定6、 乙方对甲方的规定乙方对甲方的规定7、 结算等结算等内容涉及内容涉及15 会前预备会前预备 - - 起草协议起草协议 会议的组织和管理 案例：案例

6、：20002000与成都银河与成都银河 王朝酒店的协议王朝酒店的协议16 会议的组织和管理 会前预备 - 会务组的分工人人员员分分工工负负责责人人会会 前前会会 中中会会 后后总总负负责责会会务务总总协协调调、考考察察、签签约约、预预算算、组组织织等等 内内外外沟沟通通、协协调调、处处理理突突发发事事件件结结算算、善善后后、总总结结物物资资组组采采购购会会议议物物品品、印印刷刷、制制作作、旗旗、落落实实设设备备分分发发物物资资历历、采采购购会会中中物物品品食食品品、保保证证设设备备到到位位结结帐帐、剩剩余余物物资资处处理理签签到到组组邀邀请请、人人员员落落实实、房房间间餐餐桌桌车车辆辆分分配配

7、签签到到、发发资资料料、安安排排代代表表的的食食宿宿、订订餐餐落落实实退退房房、回回收收问问卷卷、结结帐帐车车辆辆调调度度寻寻租租车车资资源源、签签约约、接接站站场场地地租租用用、领领导导行行程程接接站站组组织织、车车辆辆调调节节器器度度交交警警联联系系、司司机机安安排排结结帐帐17 会议的组织和管理 会前预备 - 会务组的分工案例：案例：9999代理睬人员分代理睬人员分 工职责工职责18 会议的组织和管理 会前预备 - 会务组的分工案例：案例：20002000年代理睬年代理睬约请信约请信内容：内容：1 1、前言、前言2 2、会议日程、会议日程3 3、本卷须知、本卷须知4 4、入住宾馆地点及、

8、入住宾馆地点及5 5、回执、回执19 会议的组织和管理 会前预备 - 会务组的分工 任务仔细担任、细心、耐心任务仔细担任、细心、耐心 沟通协调才干强沟通协调才干强 任劳任怨能延续作战任劳任怨能延续作战 服从分配协作认识好服从分配协作认识好 原那么性强原那么性强 应变才干强应变才干强20 会议的组织和管理 会前预备 - 制定会议预算21 会议的组织和管理 会前预备 - 制定会议预算22 会议的组织和管理 会前预备 - 制定会议预算案例：案例：9999年代理睬预算表年代理睬预算表 9999年代理睬费用申年代理睬费用申 请文件请文件23 会议的组织和管理 案例案例：西安活动费用运用案例：西安活动费用

9、运用 审批、报销规定审批、报销规定 关于参与西安活关于参与西安活 动的人员通知动的人员通知24 会议的组织和管理 会务的实施会务的会务的实施实施 会务组：出发时会务组：出发时 间及任务内容间及任务内容 签到本卷须知签到本卷须知 会议期间的任务会议期间的任务 会议终了的任务会议终了的任务25 会议的组织和管理 会务的实施 - 出发时间 提早两天出发提早两天出发 熟习环境检查任务熟习环境检查任务 熟习各自接口人熟习各自接口人 购物及预备任务购物及预备任务 开预备会开预备会 26 留意留意 事项事项 会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 关键点：住房钥匙关键点：住房钥匙签到台签到台住房分配住房分配其它其它27 会议的组织和管理 会务的实施 - 签到 案例：案例： 签到程序界面演示签到程序界面演示28 会议的组织和管理 会务的实施 - 开会期间 与餐厅的联络与餐厅的联络 与会场的联络与会场的联络 与效力台的联络与效力台的联络 与客房部的联络与客房部的联络 处置突发事件处置突发事件29 会议的组织和管理 会务的实施 - 会议终了30 会议的组织和管理 会务的实施 - 会议终了案例：意见反响款式案例：意见反响款式31 会议的组织和管理 会后总结和决算会后的总