地产公司会议管理制度(草稿)_6886

1、精品文档会议管理制度主导部门 行政人力中心 版号 A/1修订记录日期 版号 修改内容 修改人 审核人 审批人2010 年 10 月 21A/0 第一版日1、区分项目运营与非运营会；2、上会资料审核；2012 年7 月26 日 A/13、会后执行监督及奖罚；4、适用范围改为地可编辑精品文档产类公司会议管理制度第一章 目的第一条 为合理规划会议，规范集团公司会议管理，提高会议质量及工作效率，确保会议决策有效执行，特制定本规定。第二条 本制度适用于山东鸿嘉集团有限公司及地产类子公司。第二章 会议类别与组织第三条 会议分运营会议和非运营会议。第四条 运营会议主要包括运营例会和运营专项会。运营例会：各中

2、心为解决项目运营问题定期召开的会。运营专项会：项目层面的专题会议，主要包括项目投资决策会、项目启动会、阶段成果评审会（项目定位及概念设计评审会、方案成果评审会、景观方案评审会、精装方案评审会、样板区设计评审会、营销方案评审会、项目成本评审会） 、项目关键协调会（开盘协调会、交房协调会） 、项目后评估会等。第五条 非运营会议主要包括总裁办公会、年会、员工座谈会、部门例会等，分为四级：一级会议：为集团公司级会议，主要包括总裁办公会、集团月度例会、总裁专题会、年会、集团范围内员工代表大会等；二级会议：为各中心 / 各子公司级会议，主要包括各中心 / 各子公司组织召开的月度例会、周例会、专业会议、非运

3、营类跨部门会、专题讨论会、各子公司员工代表大会等；可编辑精品文档三级会议：各子公司部门级会议，主要包括各部门月度例会、周会、晨会及其它工作会议等；四级会议：所有其它会议。第六条 会议的管理与组织：1.运营会议管理工作由总裁办 PMO 负责，非运营会议管理由行政人力中心负责。2.根据“谁发起，谁组织”原则，除一级会议由行政人力中心负责组织外，其他非运营会议由发起部门负责组织。3.各子公司会议由其综合部 / 行政人事部负责组织与落实。4.集团公司总裁、副总裁、会议管理负责人有权列席各子公司召开的相关会议。第三章 会议审批预定第七条 会议审批1.例行会议无需审批；运营例会由中心负责人申请经分管领导同

4、意、 PMO 审核后，可列入运营例会。2.下列情况需发起部门填写会议审批单 ，经相关负责人审批后方能召开：1) 中心/ 子公司发起的超过 3 个中心/ 子公司负责人参加的会议；2) 中心/ 子公司发起的外出组织或本地召开需产生费用的会议；3) 其他需行政人力中心协调的会议场地布置、会议服务等专项会议。3. 对于准备不充分、有重复性或无多大作用的会议， 行政人力中心有权拒绝安排。第八条 会议申请与预定1.申请流程发起部门填写会议通知单 ，提前 3 天通过 OA 系统进行网上申请，经行政人力中心网上审批后，下发 OA 通知。2. 会议室使用应遵循先全局后部门、 先紧急后一般的原则， 除特殊情况外，

5、 临时要求使用或调整会议室，需由行政人力中心协调安排。子公司会议室由所属单位负责可编辑精品文档安排。3. 外出组织及需要提供会议室、餐饮、住宿、车辆安排的会议，经审批后由行政人力中心根据业务招待管理规定 公车用车管理规定相关业务流程予以安排。第四章 会议前期准备第九条 会议资料的准备1. 会议发起部门应在申请前，准备好上会资料并经部门负责人审核。2. 下列会议需将上会资料报备至行政人力中心：1) 需要会议审批的会议；2) 非运营会议一级会议、二级会议；3) 运营会议专项会3. PMO 可根据运营会议特点对每类会议议题的准备资料提出更明确的要求。4. 对于没有任何准备，或准备不充分的议题不准放入

6、会议。上会资料涉及公司机密的，可不随会议通知下发。第十条 主持人与召集人应谨慎界定参会人员范围，尽量避免扩大会议；全体人员并非必须从头至尾参加会议的，应在通知中应明确。与会人员应围绕会议议题提前沟通并做好准备。第十一条 会议通知非运营一级会议：由行政人力中心提前三天进行 OA 短信及电话通知。运营专项会议：由 PMO 提前三天进行 OA 短信及电话通知。例行会议、二级以下非运营会议：申请会议后由 OA 短信通知，如会议变更或需电话提醒由组织部门另行通知。第十二条 会议纪律1.与会人员应提前 10 分钟进入会场并签到，不得迟到或早退；进入会场后，要自觉关闭通讯工具或设置为静音状态；主动按照会场摆

7、放的桌签或会议组织人员的安排有序就座；与会人员要自觉维护会场秩序，不得做与会议无关的事情。可编辑精品文档2. 会议组织部门负责 会议签到表 的制作及出勤监督， 并在会后随会议成果提报。3.如不能参会，须向组织部门请假并授权专人参加，由被授权人代表授权人行使决策权，相关责任由授权人承担。第五章 会中组织第十三条 会议主持人应注意会议的控制，避免会议过度发散、偏离议程的讨论。会议期间需临时调整议程的，主持人应提醒参会人员。第十四条 主持人对突发的占用太多时间的议题，有权及时中止；对一时难以决定的议题，应指定专人主持专题会议讨论，且指定反馈时间，并由召集人担任跟踪检查者。第十五条 每次会议必须做出决

8、策，且主要决议应在会上宣读一次，确认参会人员的理解一致。决策结论及意见，写入会议纪要，如会后两天内没有变更的，作为决策问题最终结论。第六章 会议成果第十六条 会议成果1.各类会议须指定专人负责会议成果的整理工作， 会议成果主要包括： 会议纪要、会议督办表、会议精神、关键知识和有效经验的知识分享、会议音频、视频资料等；2、会议成果于会议结束 2 个工作日内报请成果审批人审批后， 发至成果接收人；非运营类一级、二级会议的会议成果须抄送行政人力中心备案并将电子版本上传至 OA 会议专用文件柜。运营会议成果抄送至 PMO 并将电子版本上传至 OA 会议专用文件柜。4、非运营类三级、四级会议成果下发同时

9、须抄送所属公司行政人事部 / 综合部备案。第十七条 会议传达所有会议的参加人员在会议结束后须及时向所属部门、下级、相关责任人等传达会议内容及会议要求，并做好相应的监督、检查、指导。可编辑精品文档第十八条 会议资料的档案管理与检查1、会议资料的档案管理严格按照 山东鸿嘉集团有限公司档案管理办法 （试行）执行；2、行政人力中心负责对会议资料的档案管理进行定期或不定期检查。第七章 会议督办第十九条 会议督办1运营类会议运营会议由 PMO 督办；凡列入会议督办表事项的，相关部门及责任人应按规定的时间节点完成，否则，将按延迟天数给予相关责任人处罚。2.非运营会议一级会议总裁办公会、集团月度例会、总裁专题

10、会由总裁办秘书处负责督办；年会、集团范围内员工代表大会等由行政人力中心督办。二级会议督办由会议主持人指定专人负责，督办人须在于每月 10 日前将会议决策执行情况，报行政人力中心备案；三级、四级会议的督办由会议主持人指定专人负责，督办人须在于每月 10 日前将会议决策执行情况，报所属公司行政人事部 / 综合部备案。第八章 奖罚措施第二十条 有下列情况的，将给予责任人口头批评并处 50-300 元罚款:1.会议通知未在规定时间提前下达或上会资料不完备，当月超过 2 次的；2.违反会议纪律或流程的部门和个人；3.会议质量不高、无决策或被授权参加人员不能代表授权人决策的；4.规定时间内未按要求提报会议成果 3 次以上或连续 2 次未提报者；5.会议成果未存档或检查不符合规定及要求的；6.会议内容及要求传达不到造成不良后果，情节轻微的。第二十一条 有下列情况的，将给予责任人通报批评并处 100-500 元罚款：可编辑精品文档1. 非运营一级会议督办事项规定时间内未完成或未能提报相关证明的， 对相关责任人处 300 元500 元以下罚款；2. 非运营二级会议督办事项规定时间内未完成或未能提报相关证明的， 对相关责任人处 100 元200 元以下罚款；第二十二条 非运营