新形势下高校办公室工作效率提升途径探析

1、新形势下高校办公室工作效率提升途径探析 新形势下高校办公室工作效率提升途径探析 摘要：校级、院级办公室作为综合办事机构，在中国高校管理与运行中起着承上启下的中心枢纽作用。本文结合当前宏观政治、经济形势和学校建设与开展等新形势，系统地分析了高校办公室工作的作用与职能、存在的缺乏，并提出了有效提高办公室工作效率的对策建议。 关键词：办公室 职能 效率 提升 途径 南京农业大学以建设“世界一流、中国特色与南农特色的有机统一的世界一流农业大学为目标，开展了一系列战略规划和部署，其中，作为深具中国特色的各级“办公室建设环节，在创立世界一流农业大学的过程中，对于营造和谐、舒适、高效的工作环境具有重要作用和

2、意义。随着我校上下齐心建设世界一流农业大学步伐的加快，新形势下细化学校办公室工作的职能显得尤为重要。提高办公室工作效率，不仅有利于建设运转有序、协调有力、督办有效、效劳到位的新型高校办公室，也将进一步优化、促进学校的良性运转，使我校工作效率得以提升。 一、高校办公室工作的作用与职能 1 管理效劳职能。管理效劳是办公室工作的重要组成局部。其内容主要包括以下几个方面：一是公文管理，即办公室负责公文的收发、传递、催办等各个环节的具体事宜。二是事务管理，一方面包括会议的安排，会场的布置，接待上级和兄弟单位的来人，另一方面包括办公室的值班、保卫、通讯联系、单位的办公环境管理等。三是信息处理，即利用计算机

3、网络等各种现代化手段，为办公自动化效劳。四是搞好效劳，即为保证部门的中心工作而提供全方位的物质和精神两方面的效劳。 2 综合协调职能。综合协调主要包括如下内容：一是统一步调，切实保证领导班子的正确决策能够认真贯彻落实。二是化解矛盾，即在单位局部利益内部发生冲突或局部利益与全局利益发生冲突时进行协调，进而化解矛盾。三是合理安排，协助领导班子安排好决策实施过程中的人和事，将矛盾解决在萌芽之中。 3 监督指导职能。监督指导职能是指对工作人员的检查、考核、催促和指导，使他们迅速、准确、有效地完成决策目标。其主要内容包括：一是监测工作进度，检查工作质量。二是督办。三是排忧解难。四是通过传达、制订有关方针

4、政策及做出解释进行指导。 4 参谋咨询职能。参谋咨询工作主要包括以下内容：一是通过各种现代化手段为领导决策搜集提供各种信息。二是协助决策，发挥参谋、助手作用。 二、当前办公室工作职能的缺乏 1 自身价值定位不准，对自身认识缺乏。以学院办公室工作为例，作为教学辅助部门，办公室需要协调上下，为教师与学生做好基层效劳工作，可以说是内容上十分繁重、琐碎和复杂。因此，高强度的工作有时也难免会出现“脸难看、门难进、话难听、事难办的现象，导致工作效率不高，影响职位的效劳形象。这些都与工作人员的自我认识不到位有关，对于自身的工作价值没有给予正确的认识，导致效劳意识不强，观望等待，缺乏积极主动为基层效劳的工作热

5、情。 2 制度不健全，管理不流畅。俗话说“无规矩不成方圆，高校办公室应健全各种制度，提高办公室的工作效能。但很多高校的办公室建设中没有明确办公室部门的角色定位，导致办公室工作职能混乱，各职权的行使分工不明确、管理不到位的现象时有发生，甚至偶尔出现工作失误。 3 办公自动化使用与建设方面缺乏。传统的办公方式效率低下主要表现在：文件泛滥； 频繁，会议效率低，解决问题缓慢；公务复杂性增强，组织分工不明确等。传统的办公方式正在逐步地退出舞台，办公自动化的开展是办公室建设的重要硬件标准之。我校自去年实行OA办公自动化以来，在很大程度上提升了办公效率。但是作为学院办公室的一员，我发现，公文流转在校级层面多

6、为电子化，而学院层面那么有时因为任课老师及相关人员不能熟练操作系统，从而影响了OA系统效能的充分发挥。 4 局部重要职能缺失。新形势下高校办公职能发生着从“交办效劳型向“参谋效劳型的转变。作为学校的中枢部门，参与领导的决策参谋、调查、辅助的作用，但人员短缺、管理理念落后等因素影响着办公参谋与协助的能力，同时带来的督察督办效果的缺乏，甚至有时会出现“决策雷声大，执行雨点小和“决策果断，执行软弱以及“决策都知道，执行无人抓的现象。 三、提升高校办公室工作效率的有效途径 1 管理科学化。一是明确分工，对办公室工作要按性质合理分工，各司其职，责任到人，精诚协作，形成精干、高效、创新、团结的战斗团队。二

7、是量化考核，要建立岗位目标责任制，从办公室领导所应承当的责任到每个工作人员肩上的任务，都要科学合理地设置，尽量做到细化、量化、操作性强，并且对事务性的岗位，如办会、办事、收发、接待等不宜量化的环节，制定标准目标，对以效率质量为主的岗位，制定效率质量目标。三是靠实责任，对领导交办的任务要“热心办、马上办、办得好，不推拖、延误。 2 协调标准化。沟通、协调、综合是办公室的一项重要工作。重点在协调方面，要特别注意做好上情下达和下情上报，既有纵向的沟通，也要有横向的联络，充分发挥好办公室的桥梁纽带作用，这就要求我们必须找准位置，选好切入点，充分发挥综合协调作用。情况综合、工作协调确实不容易：综合情况角

8、度要准，有理有据，准确可靠；协调工作要有力度，横到边，竖到底，发挥最大效能。办公室是一个整体，要使这架机器正常运转，就需要各个岗位和全体工作人员之间的相互合作，充分发挥“一盘棋作用。 3 效劳优质化。优质效劳的关键是创新。新形势下，要强化超前效劳的意识，力争由被动效劳向主动效劳转变。一方面，要善于分析、总结办公室工作的规律，积极运用这种规律努力增强工作的主动性；另一方面，要增强工作的方案性，科学规划工作，注重超前预测，既要想领导之所想，更要想领导之未想，及早发现工作中可能出现的问题和困难，并提出相应的对策，掌握做好工作的主动权。要强化效劳全局的意识，实现由只办好具体事务向当高参转变。这要求办公

9、室工作人员要勇于开拓，敢于创新，在抓好日常具体事务的同时，围绕中心工作想事、谋事、干事，做到能办大事，会办难事，敢办新事，创造性地开展工作，推动当年重点工作和全局工作的开展和落实。要强化优质效劳的意识，实现按“惯例办事向开拓新局面转变。要优质效劳，以实现工作“零过失为标准，严谨细致地做好每一个环节的工作，特别是要克服墨守成规的经验主义做法，面对不断开展变化的新形势，善于应变求新，尽可能堵塞工作上、制度上的漏洞，为工作的顺利开展提供全过程的优质化效劳。 4 业务精通化。工作人员的根本业务素质是顺利完成工作任务的根本保证，尤其办公室工作既繁琐复杂又具体细微，每项工作对于个人的要求也不尽相同，没有资深的业务素质，就很难顺利完成办公室工作。因此，我们应该将提高办公人员的业务素质能力定位于办公室部门开展的必由之路，多为其创造深造学习的时机，提高个人的综合素质能力，积极开展个人专业工作的学习活动，精研业务知识，丰富自我的知识体系，为办公室工作打下良好根底。 5 信息超前化。信息是领导掌握全局、决策工作的第一手资料。在信息内容上应捕捉亮点，关注热点，剖析难点。在信息质量上应把握真实性、时效性、超前性，在信息拓展上应在观察、思考中求新，在比拟、对照中抓新，在开展、变化中出新。 在通过以上五个大的方面来提升效率的同时，办公室工作还应该做好长远规划，切实将办公室工作效率的提升与部门