费用管理制度

1、关于下发费用管理制度的通知各子公司、分公司、区域、部门：为了进一步规范公司的费用报销，明确费用支付及核销的流程与管理要求，加强费用的监督与控制，根据公司发展的实际情况，制订了费用管理制度V3.0，现予以下发，请遵照执行。特此通知！附件：费用管理制度V3.0二O一四年三月一日 费用管理制度V3.0为进一步规范公司费用报销，明确费用支付和报销流程及管理要求，加强费用的监督与控制，根据公司的发展情况，特制订本制度。一、总则1.1、适用范围 本制度适用于北京富华宇祺信息技术有限公司及其所有下属分支机构。1.2、整体原则1.2.1 预算控制原则：原则上所有的费用支出都应该在经批准的月度预算内支出，日常费

2、用按月度预算进行控制，专项费用按照事项进行控制，做到“事前预算审批，事中费用控制，事后总结分析”。1.2.2 授权审批原则：公司各项费用的开支，必须严格按照本制度和授权体系的有关规定执行，各级部门和人员不得越权和不经授权进行费用的开支，如有违规将追究当事人的责任。如有特殊情况需要先行开支的，必须事先及时沟通，事后及时补办审批手续。二、借款管理规定2.1、借款基本原则2.1.1 原则上只有工作需要，方可申请借款。2.1.2 对个人借款实行“前款不清，后款不借”原则，特殊情况报公司总经理批准方可办理借款。2.1.3 借款人须按照公司相关规定及时到计划财务部报销冲账，否则计划财务部有权通知人事行政部

3、从其税后工资中扣回。2.1.4 借支金额应在借款范围中支付，严禁挪作他用。2.2、借款类别及核销要求2.2.1 日常费用借款定义：公司员工临时借支用于差旅费、办公费等日常费用的款项；核销要求：日常费用借款在当期费用报销中直接扣除或由借款人还款。2.2.2 专项费用借款定义：公司员工借支用于专项事务性费用的款项；核销要求：专项费用借款因使用周期相对较长、提供发票滞后，允许在三个月内报销完毕。2.2.3 备用金借款定义：公司特定岗位员工借支用于日常经营开支周转使用的款项；已申请备用金借款的人员，除市场专项费用、工程相关费用、房租外不得再申请借款。特定岗位备用金借款额度一览表：部门/子公司岗位备用金

4、额度北京总部行政岗位司机各业务区域区域经理业务经理技术工程师行政岗位核销要求：备用金的核销以自然年度为周期，从每年12月份报销费用中直接扣除，12月份报销款不足以扣除的，剩余部分从下一年度报销款中扣除。下一年度如继续使用备用金，需重新提交借款申请。三、费用报销规定3.1、报销基本原则3.1.1 合法性：各项支出均需取得符合国家法律规定的票据。3.1.2 及时性：发生支出及时取得发票，并按照公司费用报销时限的要求及时提交报销单据。3.1.3 真实性：员工应保证所有报销的真实性，如出现虚报行为，处以200-1000元罚款，情节严重的，送交司法机关处理。3.3、单据规范要求3.3.1、单据填写3.3

5、.1.1、所有报销单据各栏目均要求填写内容完整，书写字体端正规范，字迹清晰，摘要栏简明表述费用性质及关键因素，报销人、借款人、领款人均需本人亲笔签名。3.3.1.2、研发费用的报销必须在单据上注明对应研发项目；工程费用的报销必须在单据上注明对应销售合同。3.3.1.3、准确填写报销部门名称，如费用报销与费用实际承担部门不一致时，须注明费用实际承担部门名称并取得实际承担部门部长签字确认。3.3.1.4、金额的大小写必须一致，涂改无效；金额应与所附发票等原始凭证的金额一致，原则上报销金额可以小于发票金额，但不能大于发票金额。其中：小写金额合计数最高位前应加上人民币“¥”符号；大写金额最高

6、位前应加上“”符号，大写数字的规范用字为：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、整（或正）；单位：元（或圆）、角、分。如所报销的发票为外币，需换算成人民币金额填写，换算汇率以当月1日中国银行外汇牌价的基准价为准。3.3.1.5、同一部门2人以上（含）出差一同出差的可一起填报，所有出差人员均必须在差旅费报销单报销人处签名，但领款人处只能由报销人中的任意一人签名，实际支付报销款项支付给单据上签字的领款人。3.3.1.6、表单使用用途如下：A、借款单：未取得发票、票据需要支付款项时使用，大额及专项支出需要另附附件（如合同、协议、内部审批文件、明细清单等）。B、差旅费报销单：出差费用

7、报销时使用；但出差期间发生的市内交通费、招待宴请费需单独填写费用报销单。C、费用报销单：除差旅费之外的其他费用支付或核销时使用。3.3.2、原始凭证3.3.2.1、对原始凭证的合规性要求A、原始凭证记录的内容真实、清晰、完整，不得在票据上涂改。票据的抬头必须为公司全称（具体名称及适用范围详见下表），票面必须加盖“发票专用章”；增值税专用发票相关信息必须符合公司抵扣要求。B、办公用品、礼品及其他物品开具的发票，票面上必须体现名称（如硒鼓、墨盒、纸张、烟、酒、茶叶等）、数量、单价信息，如遇一次性购买物品较多可以汇总写上办公用品一批，但必须另附加盖销货方印章的有效明细清单。C、以现金方式支付的原始凭

8、证，原则上应由本人亲自领取，并在签名时注明“于某年某月某日领取多少金额”字样。D、自制原始凭证应设计科学、格式规范、计算过程清晰。如计提各项税款、职工福利、教育经费、借款利息等，要列明计提基数、提取率、提取额等；各项费用分摊要列明分配标准、分配率、分配额等。E、凡凭证内容不全、字迹模糊不清、与实际经济业务内容不符等情况，应予以退回或重新补正。3.3.2.2、对原始凭证的合法性要求根据税法相关规定，各类支出报销时应取得以下合规票据：A、发票：购买货物、加工、修理时，取得印有国家税务局监制章的发票；发生其它支出时取得印有地方税务局监制章的发票。B、收据：缴纳各项行政事业性收费时，取得印有财政票据监

9、制章的收据。C、其它：银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单。3.3.3、单据粘贴3.3.3.1、报销单据不得用订书机装订，一律用胶水粘贴在报销单据粘贴单上。3.3.3.2、报销单据粘贴单可以使用市场上购买的统一格式，也可以使用普通未经使用的A4纸自行裁剪制作，但自制的粘贴单最大不能超过A5纸大小（与A4纸纵向对折后的大小相等）。3.3.3.3、粘贴票据时，以粘贴单的左上角为齐，从左向右按照横向均匀分布粘贴，各类票据应错落成阶梯状，覆盖粘贴的相邻票据间需留出一定间隔距离，以确保粘贴整齐、美观、便于装订。同时应特别注意不能盖住票面金额部分（例如火车票金额在票面最左边，粘贴时很容易被遮盖，可

10、将其旋转180o后粘贴，使金额露在外面）。3.3.3.4、报销时应对票据进行分类（如交通费、加油费、餐费等），不同类别的票应分门别类进行粘贴，不能混合在一起。同一次消费取得多张发票时，应将该次消费对应的所有单据按票面从大到小的顺序粘贴在一起，不得将多次消费发票交叉粘贴。3.3.3.5、如报销票据较多，可按报销内容分类后再分行粘贴，或分成多张粘贴单分别粘贴，再将所报销内容填写在一张费用报销单上。3.4、报销周期规定以上月26日至当月25日为一个报销月度。各部门需按照本制度规定的周期提交报销单据至计划财务部费用会计处审核， 四、日常费用管理规定4.1、差旅费4.1.1、费用标准费用项目职务一线城市

11、二线城市三线城市住宿费总经理500元/天副总经理/总监350元/天其他员工250元/天200元/天150元/天交通工具总经理飞机公务舱/火车软卧/动车、高铁一等座/长途汽车副总经理/总监飞机经济舱/火车软卧/动车、高铁一等座/长途汽车其他员工飞机经济舱/火车硬卧/动车、高铁二等座/长途汽车餐费补助所有员工50元/天往返车站交通费所有员工每个目的地城市允许报销1次往返汽车站、火车站、机场交通费，凭真实发票报销。其他费用所有员工出差期间发生的市内交通费、招待费等不在差旅费中报销，按照对应管理要求单独报销。说明：A、一线城市指北京、上海、广州、深圳；二线城市指各省会城市；三线城市指地级及以下城市。B

12、、补贴天数计算标准：计算出差补贴时，出差天数按交通工具的实际出发时间和到达时间为准。出发：中午12点以前出发为一天，中午12点以后至零点以前出发为半天；返回：中午12点以前返回为半天，中午12点以后至零点以前返回为一天；C、住宿费以实际住宿天数为准，按整数计算。4.1.2、特殊规定4.1.2.1、原则上所有员工出差均不得乘坐飞机，如遇时间紧急或其他特殊原因必须乘坐飞机时，需经总经理批准后由人事行政部行政专员负责统一预定机票，机票款项由人事行政部按月度统一报销，任何出差人员不得单独报销机票费用。机票费用需按照部门进行分摊，并由费用承担部门负责人签字确认。4.1.2.2、往返城市与矿区之间发生的乘

13、坐汽车、包车等交通费应在差旅费报销单上一同报销，不得作为市内交通费报销。4.1.2.3、两人以上同性别员工前往同一目的地出差，需两人同住一间双人房。4.1.2.4、参加公司会议或其他活动，由公司统一安排食宿的，不享有补贴。4.1.2.5、单次出差如遇跨报销周期的情况，则应在单据上注明本次报销时在该目的地的实际日期，以便计算补贴天数。4.1.2.6、住宿费严格按照标准执行，原则上超出标准部分不予报销，特殊情况需事先写出超支说明，并由分管领导签字确认后方可报销。4.1.3、差旅费借款规定出差人员仅能借支本人差旅费用。借支范围包括往返交通工具费用、住宿费、商务宴请费用。4.1.4、出差申请审批流程

14、公司员工每次出差前均必须在公司OA上提交出差申请单，详细列明出差地点、事由、计划等相关内容，经批准后方可出差。具体审批流程如下： 差旅费报销时，应在报销单右上角注明出差申请流程号，并且一份报销单对应一个OA流程，若一个报销周期内有多次出差，则应分别填写差旅费报销单。4.2、通讯费4.2.1、手机费：公司领导根据业务需要发生的手机通讯费凭票实报实销，其他员工按照人事行政部制订的固定标准与工资一起发放。4.2.2、固定电话费：因公司业务发生的固定电话费用，由各子公司、区域行政人员统一报销，并按使用部门进行费用分摊。对由物业管理部门代收电话费，无法取得电信部门开具的发票时，必须使用物业管理部门的电话

15、费发票复印件、费用分割单、物业管理部门开具的收据进行报销。4.2.3、网络宽带费：公司办公使用发生的宽带费用，报销及管理办法同固定电话费。4.3、市内交通费4.3.1、除以下几种情况外，原则上禁止报销任何出租车票：A、携带重量在20Kg以上或大件物品时；B、接送重要客户或加班至21：00以后；C、事情紧急，搭乘公共交通工具时间不能保证时；D、出差期间需要办理业务时；E、节假日加班时，每天出租车费不得超过60元。4.3.2、报销时需填写市内交通费报销清单，详细列明起止地点、时间、金额、事由。4.3.3、跨报销周期的出租车票、公共汽车票等费用，原则上不予报销。4.4、日常市场费用4.4.1、日常市

16、场费用包括业务招待费、礼品费以及其他市场公关费用。4.4.2、原则上发生日常市场费用时均应事前在公司OA上提交业务费用申请单，经总经理审批同意后方可执行。对突发性业务费，来不及或条件不允许事先申请的，可以在发生后24小时内补申请。4.4.3、业务招待费报销时，需在报销单右上角空白处注明对应业务费用申请流程号，并附业务招待费报销清单，无申请流程（以OA为准）的业务费用不予报销；原则上不予报销礼品费发票。4.5、车辆费用4.5.1、公司总部车辆由人事行政部统一管理，需要用车时填写派车申请单，经部门负责人签批同意后，交由人事行政部进行车辆调配。4.5.2、原则上公司车辆发生的汽油费，均由人事行政部负

17、责统一办理加油卡及其充值；加油卡适用区域外发生的汽油费，由司机单独报销。4.5.3、自驾车出差发生的汽油费，应在差旅费报销单中报销。4.5.4、公司车辆发生的各项保险、保养、维护、修理、年审、停车、路桥等费用按照发票据实报销。4.5.5、车辆费用按月报销，报销时需附车辆费用分摊表。人事行政部应对公司车辆费用进行分析，合理进行费用控制。4.5.6、人事行政部应指定专人负责根据当月实际购进、消耗的汽油情况填报工业企业能源消费统计表，并于每月月末前提交至计划财务部负责统计的会计处。4.6、快递、运输费4.6.1、频繁发生快递、运输业务时，需同第三方公司签订合同协议，费用的结算采用月结方式，凭发票、费

18、用结算明细清单进行报销。4.6.2、因业务需要单独报销快递、运输费用时，报销人可持发票、快递单（或其他合法单据）报销，两者缺一不能报销。4.6.3、人事行政部在报销月结的快递、运输费用需按照部门进行分摊，并由费用承担部门负责人签字确认。4.7、办公费4.7.1、办公费用包括办公使用的各种文具、工具等办公用品，纸张、硒鼓、墨盒等办公耗材，以及外出打印、复印所发生的费用。4.7.2、公司总部办公用品与耗材统一由人事行政部负责购买报销，各部门员工按需申请领用；各分支机构参照总部执行。4.7.3、报销办公费必须附明细清单；物品类发票须在票面或销货方盖章的清单上体现名称、数量、单价信息。4.8、培训、会议费4.8.1、参加外部培训、会议报销时应提交相关培训协议、会议邀请函复印件。4.8.2、参加公司内部培训、会议报销时应提交培训资料、会议纪要等证明文件。4.9、房屋租赁相关费用4.9.1、公司总部办公场所、库房、宿舍的租赁均由人事行政部负责，各分支机构租赁房屋必须报人事行政部按相关标准审批，所有房屋租赁必