高效会议管理技巧培训课件(PPT 52页)

1、高效会议管理技巧高效会议管理技巧MeetingContents目录目录会议概述会议概述会议的效率会议的效率开会前的准备工作开会前的准备工作主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧会议记录会议记录会后跟进会后跟进会议概述会议概述1、会议的意义、会议的意义u会议是一种群体沟通的方式u会议是一个集思广益的渠道u会议显示一个组织或一个部门的存在2、会议的目的、会议的目的收集意见传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与消除分歧资源共享开发创意激励士气巩固主管地位3、会议的种类、会议的种类4、会议的频率、会议的频率固定的部门会议全体会议处理突发事件的会议一对一会议随时按需要至少每月一次最多一月一次5、会议成本

2、的计算、会议成本的计算1 1、会议的时间成本、会议的时间成本= = 参加会议的人数参加会议的人数（与会者的准备时间（与会者的准备时间+ +与会者的旅行时间与会者的旅行时间+ +会议筹备者会议筹备者的工作时间的工作时间+ +会议服务人员工作时间）会议服务人员工作时间）2 2、直接的会议成本、直接的会议成本= = 会议设施租用费会议设施租用费+ +会议场地费会议场地费+ +与会者的旅费食宿费与会者的旅费食宿费+ +文件准备费文件准备费3 3、效益损失成本：、效益损失成本： 因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意因不及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意 不能及时处理客户的投诉而得罪一批客户不能

3、及时处理客户的投诉而得罪一批客户 不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产Contents目录目录会议概述会议概述会议的效率会议的效率开会前的准备工作开会前的准备工作主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧会议记录会议记录会后跟进会后跟进会议的通病会议的通病会议效率不高高效会议的高效会议的8大特征大特征会议流程会议流程议程：议程：1、会议的开始、会议的开始2、进行会议讨论、进行会议讨论3、结束会议、结束会议会议准备会议准备会后跟踪会后跟踪一个中心，两个基本点一个中心，两个基本点Contents目录目录会议概述会议概述会议的效率会议的效率开会前

4、的准备工作开会前的准备工作主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧会议记录会议记录会后跟进会后跟进开会前的准备工作开会前的准备工作高效的会议，在你宣布开会前就已经开始了高效的会议，在你宣布开会前就已经开始了 是否要开会 准备工作的作用 5W1H 准备工作核对单 主持人的准备工作无需开会的无需开会的“五个如果五个如果”如果已经按惯例每周聚会还有比开会更好的方法没什么特别的事情要讨论你是唯一做决策并且知道该怎么做的人会议成本太大必须开会的必须开会的“五个如果五个如果”如果听取部门汇报工作给小组委派任务必须把信息同时传达给很多人有些事情需要当众表扬或批评要让别人参与决策以集思广益案例练习案例练习l

5、一家工厂着火了，经过调查，原因在于一名员工违反了操作条例，在车间内吸烟，所以导致火灾发生。如果你是这家工厂的生产经理，你要采取下列哪种方式处 理此事： 1.一对一批评 2.开会当众批评 3.写检查处罚 为什么？准备工作的作用准备工作的作用 选择最恰当的讨论方式 使参会者能对讨论有清楚的方向可循 清楚地告知参会者应有何种行为表现 节省时间与减少冲突5W1H5WWhy：会议的目的What：讨论的话题Who：参会者When：日期及时间Where：地点1HHow：怎么样 （会议形式等）会议准备工作核对单会议准备工作核对单1、了解会议的目的、了解会议的目的11、是否准备会议名签、是否准备会议名签2、是否

6、一定要开会、是否一定要开会12、是否安排交通工具、是否安排交通工具3、确定会议的形式、确定会议的形式13、是否安排与会者住宿、是否安排与会者住宿4、安排会议的议程、安排会议的议程14、是否发出了会议通知、是否发出了会议通知5、决定会议的时间、决定会议的时间15、确定视听教材、确定视听教材6、确定会议的主持人、确定会议的主持人16、确定辅助教材、确定辅助教材7、决定会议的地点、决定会议的地点17、准备会场周边位置图、准备会场周边位置图8、研究会议如何布置、研究会议如何布置18、是否要求与会者准备资料、是否要求与会者准备资料9、确定出席人数、确定出席人数19、确定自己人的相关资料、确定自己人的相关

7、资料10、安排出席者座位、安排出席者座位20、是否安排会后活动并事先通知、是否安排会后活动并事先通知会议准备工作核对单会议准备工作核对单会议记录的要素会议记录的要素会议通知模板会议通知模板主持人的准备工作主持人的准备工作设定沟通目标制定行动计划预备可能的争执Contents目录目录会议概述会议概述会议的效率会议的效率开会前的准备工作开会前的准备工作主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧会议记录会议记录会后跟进会后跟进主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧在会议上，会议主持在会议上，会议主持人要做些什么呢？人要做些什么呢？如何做开场白如何做开场白定义：35分钟的谈话，系统、简介及有明确宗旨。

8、内容：开会目的，时间安排，议事方式，纪律规则等。程序：概观会议进行程序；提供与讨论有关的资讯规范议程；指定会议记录者；征求对议程设计的意见如何分配发言时间如何分配发言时间一次会议真正用于开会的时间只有80%尽量保证每个人发言机会均等尽量开成一种互动的会议氛围如何掌握议事进度如何掌握议事进度如何达成决议如何达成决议决策方式决策方式4种群体决议种群体决议如何圆满结束会议如何圆满结束会议预留预留57分钟做总分钟做总结结确定工作分确定工作分配妥当配妥当准时结束准时结束会议会议如何倾听和说话如何倾听和说话倾听的礼节：倾听的礼节：听听别人的故事听听别人的故事听听别人完整的故事听听别人完整的故事先听听别人完

9、整的故事先听听别人完整的故事倾听是什么倾听是什么? 暂时暂时忘掉自我忘掉自我的思想、期待、的思想、期待、成见和愿望，全神贯注地成见和愿望，全神贯注地理解理解谈话者的内容，与他一起去谈话者的内容，与他一起去体体验验、感受感受整个过程。这是一种整个过程。这是一种管理技巧，可以通过学习和锻管理技巧，可以通过学习和锻炼得到提高。炼得到提高。倾听的技巧倾听的技巧倾听的具体方法：倾听的具体方法：1 Nod&smile （点头且微笑）（点头且微笑）2 Eye contact （眼神接触）（眼神接触）3 Listening voice （倾听的（倾听的“声音声音”）4 Lean forward （身体

10、前倾）（身体前倾）5 Repeat/summarize （重复（重复/总结）总结）6 Make notes （作记录）（作记录）倾听的误区：倾听的误区：别人说话时，你在想自己的事。别人说话时，你在想自己的事。边听边与自己的不同观点对照。边听边与自己的不同观点对照。经常打断别人的谈话。经常打断别人的谈话。为演讲者结束他的演讲。为演讲者结束他的演讲。忽略过程只要结果。忽略过程只要结果。仅听自己想听或愿听得东西。仅听自己想听或愿听得东西。1.精力不集中，易被其他东西干扰。精力不集中，易被其他东西干扰。会议中的说话技巧会议中的说话技巧沟通技巧回顾沟通技巧回顾发送者发送者编码编码传讯传讯解码解码接收者接

11、收者回馈回馈沟通的效果沟通的效果沟通的漏斗理论沟通的漏斗理论你心里想的 你嘴上说的 别人听到的别人听懂的 别人行动的 100%80%60%40%20%有效沟通原则有效沟通原则职场沟通技巧职场沟通技巧建立信任不受偏见影响放弃对等原则不受“派别”和“盟友”的影响一、营造良好工作关系职场沟通技巧职场沟通技巧二、同理心（换位思考）交流双方都站在对方的角度上，设身处地为对方考虑，才能真正体会彼此的意思，也才能实现成功的沟通。职场沟通技巧职场沟通技巧三、面对面沟通语言语言（词语（词语/内容）内容）声音声音（语音（语音/语调）语调）视觉视觉&非语言（肢体等）非语言（肢体等）7%38%55%不佳的肢体

12、语言： 抱胸、插腰、靠在桌子或椅背上、没有眼神交流、托腮、手背后、拨弄头发、打哈欠、捂住嘴、咬手指、做小动作、东张西望、无故离席、看表职场沟通技巧职场沟通技巧四、合理使用非语言沟通方式公文公文备忘录备忘录邮件邮件计划书计划书报告报告提案提案统一性统一性系统性系统性可视化可视化存档存档职场沟通技巧职场沟通技巧五、事关紧要的措辞职场沟通技巧职场沟通技巧五、事关紧要的措辞l 请在以下描述话语中选出正确的反馈:1.你出生前我们就是这么做的！2.这就是最佳解决方法。3.这是目前为止我所知道的最好解决方法，你还有什么更好的建议？4.为了按时完成任务，我要你这样做。练习练习Contents目录目录会议概述会议概述会议的效率会议的效率开会前的准备工作开会前的准备工作主持人的会议管理技巧主持人的会议管理技巧会议记录会议记录会后跟进会后跟进会议记录的要素会议记录的要素会议纪要模板会议纪要模板Contents目录目录会议概述会议概述会议的效率会议的效率开会前的准备工作开会前的准备工作主持人的会议管理技巧主持人的会议