费用报销管理制度

1、XX股份有限公司费用报销管理制度XX股份有限公司（ZJML-XX-XXX）费用报销管理制度 修 订 记 录 No.版次修订内容生效日期修订人 文 件 审 批 编制：校对：审核：批准：会签：第一章. 总 则第一条 为规范报销行为、加强费用管理，按“简单、高效”的工作原则，特制定本制度。第二条 所有费用纳入预算管理，严格控制预算外、超标准支出。在年度预算范围内的费用按分权手册审批，预算外的支出须事前报总经理批准。第三条 为提高报销效率除差旅费、借款单需走电子流程外（事急的可先走书面后补办电子流程），其他可自行选择电子或书面流程。提案人需在每张发票上签字，部门领导需在发票汇总单上签字，其余流程参与人

2、凡在电子流程中审批的无需再在纸质单据上签字。第四条 费用报销按“实质重于形式”的原则，严禁对同笔业务进行拆分报销。第五条 各项费用按“谁发生、谁控制、谁负责“的总体原则，报销人必须是实际费用发生的本人，代办人不得替代，不得越权审批。第六条 为及时、准确、客观的核算经营业绩，要求费用发生后必须及时报销，其中固定资产、备品备件、技改维修、工程付款等费用严格按合同节点进行报销，其他费用须在费用发生后7天内报销（差旅费报销两次出差间隔2天内视同连续出差）。在年终时各部门当年发生的费用单据必须于12月31日之前送达财务部。第二章. 日常费用报销指引第七条 业务招待费的报销：指因业务需要招待部门外的人员或

3、进行外部公关、接待所开支的必要费用，其内容包括招待用餐、赠送礼品、娱乐活动和公关业务费。本费用专款专用、分阶段控制。超年度预算由部门负责人全额承担。（一） 招待用餐（含娱乐活动）1、定点酒店优先，就餐前须由指定人员提前预定，报销时由指定人员签字确认。签约酒店定期结帐时，可汇总开具发票，但必须附对应签单;2、对XX地区非定点单位XX元以上餐饮、XX元以上会务费须事前报总经理审批。（二） 赠送礼品1、内部领用（如手机、优惠券等）：按分权手册事前申请（OA礼品领用审批表），事急可事后补办；2、外部采购：重大节假日礼品，由事业部运营管理部统一采购，平常零星采购由各部门自行安排。发票内容尽量开办公用品、

4、劳保用品、日用品。（三） 公共业务费：1、按分权手册事前报批申请，其中采购购物卡由各单位运营人力资源部自行购买；2、与营销业务有关的公共业务费由公司制定操作细则，按相关规定报财务总监审核，总经理审批后执行。3、拜年费用、大额个人支出等属于保密类文件，报送时需加密。第八条 差旅费的报销：指各部门日常业务中出差所发生的交通费、住宿费、就餐定额补助等。按出差地点分为国内出差和境外出差。（一） 国内出差报销标准XX备注说明：1、三级城市划分： 一级城市包括：北京、上海、广州、深圳；二级城市：其它直辖市及省会城市，计划单列市大连、青岛、宁波、厦门；其他城市：除上述城市以外的其它市。2、选择交通工具原则：

5、（1） 乘坐飞机标准：XX（2） 火车的乘坐标准：XX第九条 住宿费用报销原则：（1）住宿费用标准内凭住宿发票按实报销。（2）住宿标准按实际住宿地的城市享受补贴。4、就餐、市内车费按规定标准补贴，其中办公地到机场（或车站）以及机场（或车站）到出差目的地的来回车费，可以凭实际发票报销；其他打车费含在出差市内车费补贴标准内不另行报销。（二） 境外出差标准：XX备注说明：1、地区划分： 一类地区：中东非等区域；XX二类地区：发达国家及消费水平较高的国家；XX三类地区：除一类、二类和四类明确标注以外的国家；XX四类地区：部分亚太、非洲区国家；XX2、住宿费用小于上述标准的，按实报销，大于标准则按标准报

6、销；每报销一单业务招待费，按以上标准扣减膳食补助标准。3、出差回司出发时间在XX点以后，定补按出差所在地定额报销。（三）适用标准补充说明1、出差在同一城市连续XX天以上按住宿标准的XX%报销。出差同一城市超过三个月按短期派驻的标准报销，具体由人力资源部制定相关标准。2、X职等及以下人员，若多人（同性）一同出差，应安排二人间住宿，且住宿标准下降X%，住宿发票分开开具。如未按要求同住，则在住宿标准的X%内报销。3、食宿如由培训机构、客户、供应商或其他邀请单位安排的，出差不允许报销住宿费与就餐补贴，仅按市内交通费标准补贴；派出学习、培训及参加会议人员的报销补助依据举办单位的通知及合同确定是否报销住宿

7、费及出差补助；住宿统一安排的（含公司租房），国内按就餐和市内交通费标准补贴。公司派车接送的，只能享受就餐补贴。4、夜间乘坐交通工具未住宿的，按住宿标准的X%补贴；无住宿发票不能享受住宿补贴；出差回公司，到达时间在X点以后，当天按就餐和市内交通费标准补贴。5、自备车出差的，凭过路过桥费按X元/公里的标准补贴。按公司福利制度规定，享受车贴的人员，不能报销办公所在地的市内车费及里程补贴(因私前往家庭所在地不享受里程补贴)，如要享受则事先报公司总经理批准。6、出差期间因私回家的不允许报销回家费用。7、超上述标准报销的，由总经理审批。8、出差期间发生的传真、打印、复印费允许报销，但须说明用途和提供明细单

8、。9、出差人已办理“出差保险卡”的，保险费不再报销。第十条 办公费的报销：主要指办公用具、易耗材料、邮寄等费用。（一）办公用品价格年度内公司统一招标定价。（二） 需特殊采购的，提交采购申请单，由运营人力资源部统一安排采购。（三） 邮寄费由行政部门统一招标、统一定价、统一操作。第十一条 汽车费的报销：汽车费（包括使用长期、临时租车、打的）实行预算总额控制， 内部用车价格由公司统一确定，外部租车以不高于内部用车的标准参照执行。派车单需写明起止时间与地点，若未标注财务有权不予报销。第十二条 通讯费的报销：指各部门安装或使用电话、传真机、手机、网络所支出的一切费用（不包含个人通讯补贴）。公司及子公司编

9、制核定后，人员招聘在编制计划内进行。确因职能调整需要增加编制时，由各部门提出临时增编申请，按定岗定编计划申报审批流程执行审批。第三章. 其他类费用报销指引其他类费用指除日常费用外的其他各项费用，原则上各职能部门根据审批后的年度预算费用（项目）开支，财务部按可用预算额进行控制，并每月通报预算执行情况。所有采购类的严格按照公司采购管理制度执行，有招标的提供招标资料备查，没招标的提供询价依据，具体报销如下：第十三条 促销礼品：报销需附采购计划单、报验单、收料单、合同。第十四条 运费：需附出库单和汇总结算明细单，并须相应各公司物流部门负责人审核，其中客户承担海运费需提供OMS收费明细表；第十五条 广告

10、费：需附合同、发票、明细清单，展台、门头、户外广告等广告费需提供事前、事后照片；电视广告需提供第三方监播证明（X万以上需提供招标或询价资料备查）。第十六条 能源（一）水、电、汽、煤报帐时，需经公司物业管理科主管人员审核并签字。（二）汽车耗用的汽油、柴油报销时，按权限手册先进行审核。（三）汽车维修费报销需附维修清单。第十七条 信息化软硬件（一）信息化硬件（如电脑、打印机及电脑配套设备及附件等）报销时，需附采购计划单、报验单、收料单（属于固定资产的不用收料单）。（二）信息化软件报帐时，需附采购计划单、报验单。第十八条 零星材料、备品备件、办公用品（一）原材料、零部件发票报帐时，需附入库单，有招标的

11、提供招标资料。（二）零星材料、备品备件、办公用品发票报帐时，需附采购计划单、收料单（或入库单）、报验单（必须经过指定验收人员签字，经过报验系统的报验单不必再附单据后面）。（三）发票上面须由成本核价员注明“价格已核”并签字确认。（四）外协单位报验单（入库单）遗失，由采购部负责人确认后转财务部经理审核报系总批准后，可以补办，补办时应注明“补办”字样，并注明原报验单（入库单）号码。第十九条 计量器具：需附批准的计量器具采购单、报验单，并由仓库保管员及计量中心指定人员核实签字后，到材料会计处开具收料单。第二十条 工装模夹具（一）需附批准的固定资产申请单、工装验收单、收料单、入帐审批单，合同（协议）需报

12、财务备案。（二）模具采购合同需附模具基本情况确认单、模具基本情况对比表，其中，模具基本情况对比表只附在我方合同中。第二十一条 设备（一）外购设备发票报帐时，必须附批准的固定资产申请单和设备（工装、计量器具）入帐审核单、设备开箱检查记录单、固定资产竣工验收单。（X万以上提供招标资料备查。）（二）进口设备发票报帐时还须提交报关单、免税单、三方合同（外商、进口代理商、公司）和外经贸局批文。第二十二条 基建工程：发票报帐时，需提交合同（协议）、竣工验收报帐时提供基建工程入帐审核单，工程结算单、竣工验收单。第四章. 发票及单据粘贴的规范第二十三条 发票管理（一）发票须真实、合法、完整，票据内容（如发生日

13、期、摘要、数量、单价、收款单位、经办人等）应如实完整填写，票据上要有开具单位盖章，大小写必须一致。（二）发票抬头必须与报账公司的法人名称一致，如填开错误的，需重新更换或更改抬头并加盖对方发票专用章。（三）各主管人员严禁在增值税专用发票的抵扣联上签字，如造成不能抵扣，损失额由签字人承担；增值税发票（含进口增值税专用缴款书及运费发票）开具后，需在3个月内提交财务审核，如到期未报，需由各系总审批后方可提交。增值税发票过期、导致发票作废无法抵扣税金，税额损失由经办人员和部门领导各承担50%。（四）境外出差借款报销必须折算成相应人民币金额，外币折算汇率以实际兑换汇率为准，经办人需提供相应的外币兑换凭据。

14、若无凭据证明，折算汇率按照差旅费报销单流转时点的中行外币对人民币的中间价进行折算。（五）基建工程（单项）付款额达到合同金额50%必须要求乙方提供全额发票，对超期未开发票的，财务部可暂停付款。第二十四条 发票粘贴要求（一）填写报销单字迹要工整、内容要完整，包括：报销日期、报销部门、报销人姓名、报销内容、大小写等；计算要正确；（二）票据必须分类粘贴，不得混贴；粘贴的票据必须整洁、平整、规范，以左上角为准，向右、向下厚度均匀；粘贴的票据不得超出报销单所覆盖的范围，超出部分需裁减或折叠整齐；票据粘贴只许用胶水，不得使用订书钉、别针和回旋针。第二十五条 审批意见的说明：（一）费用、资产发票入帐及付款的审

15、批意见：1、同意支付所有发票凭证按制度规定标准报销，审批人选择“同意支付”字样。2、同意现金支付对同城结算超过X元的，异地结算超过X元内的货物采购、加工费、维修费等交易性支出，应转帐结算，确应特殊情况使用现金支付的，审批人选择“同意现金支付”字样。3、同意不规范票据入帐（或入帐并支付）对不规范票据申请入帐的，审批人选择“同意不规范票据入帐”字样。若入帐并支付的，审批人选择“同意不规范票据入帐并支付”字样。4、同意不开增值税发票入帐（或入帐并支付）对能源、材料、模夹具等的采购发票金额200元以上的，未开具增值税专用发票申请入帐的，审批人选择“同意不开增值税发票入帐“字样。若入帐并支付的，审批人选

16、择“同意不开增值税发票入帐并支付”字样。第二十六条 差旅费的审批意见：1、同意按制度报销按制度规定的报销标准报销，审批人选择“同意按制度报销“字样。2、同意超制度报销实际出差费用大于标准的，则按实际报销，审批人选择“同意超制度报销“字样.第五章. 借款与预付款管理第二十七条 私人借款规定（一）仅限于因公借款，单次金额在3000元以下的暂支一律不予借款。所有借款应结清上次借款，否则不予办理新的借款。（二）特殊原因需办理私人借款的按权限手册进行报批后方可借取。（三）对个人借款到期未还的，经催收一个月内未还款的在借款人当月工资中予以扣除抵借款，所有个人借款务必在12月31日之前归还，特殊情况可向总经

17、理审批。第二十八条 出差借款规定出差借款金额应控制在审定的出差费用预算总额内（不包含公司统一支付的机票费用），出差人出差返回后7个工作日内填单报销冲账，报销金额不足抵偿借款的，差额必须到财务部归还。第二十九条 预付款管理：（一）办理预付款必须附相关合约、协议、合同等。款项预付后，对预付款遵循“谁经办，谁跟踪，谁负责”原则管理，经办人应及时索取发票冲账。对于超合同预付款一律报董事长审批。（二）预付货款（含设备款）须在付款单上注明发票进帐日期，一般控制在预付款至合同额70%，或从首次付款日起二个月内，必须将发票交财务部入帐，否则由部门负责人承担月2的利息（最高1000元，最低100元），发票以财务

18、收讫日为准。特殊情况，由责任人事前提出申请，经财务经理批准后方可，财务部须备案存查。第六章. 职责界定及处罚条例为规范费用报销流程，明确费用报销过程中报销人、审核人、审批人的职责权限，加强各层人员对费用报销的责任意识，特界定职责如下：第三十条 报销人需控制的环节和注意事宜：（一）职责：1、发票管理：负责报销事项的真实性、合理性、准确性，发票及附件的合法性与完整性；2、报销权限：审核报销权限是否符合公司制度。（二）注意事宜：发票必须按要求粘贴整齐（发票正面向上、在粘贴单界线内平均摊薄粘贴），不得使用夹子、别针、订书针等，否则财务部有权拒绝报销。第三十一条 审核人需控制的环节和注意事宜：（一）职责：负责审核部门人员报销费用的真实性、合理性，确保费用控制在预算范围内。（二）注意事宜：部门人员费用报销必要性及合理性。第三十二条 财务稽核组需控制的环节和注意事宜：（一）职责：1、报销权限：审核报销权限是否符合公司制度；2、发票管理：报销发票是否真实，费用发生是否合理（按公司制度严格控制）；所有费用系统流转后24小时内送达费用发票，超过时间的费用审核员可对提案人实施20元/天考核。3、预算管控：负责各公司日常费用的预算管控，对超预算费用经部门经理沟通后有