商务信函的构成

1、英语商务信函的构成和格式英语商务信函的构成和格式 信头 (letterhead/heading)信内地址 (inside address)称谓 (salutation)事由 (subject or caption)开头语(open sentences)正文(body of the letter)结尾套语(complementary close)签名(signature)其他I I、商务信函的构成、商务信函的构成 包括发信人的姓名/厂名，地址，电话，传真，E-mail/网址，日期等，顺序由前到后地址可以写1-3行，按顺序“门牌号、街道名、市（县）名（邮编）、省/州名、国名” 注：门牌号与街道名之

2、间不用逗号，但城市与国家之间用逗号例：Koffit Trade Co., Ltd. 15 Western Avenue, Shanghai, China Tel.: +86 021 88653489 Fax: +86 021 88653569 E-mail: 25 Jan., 20031 1、信头、信头 (letterhead/heading)(letterhead/heading) 日期：日/月/年（英）or 月/日/年（美）。日期和年份用数字；月份用英文，且第一个字母大写，也可用缩写形式。例： May 1, 1998（美）；1 May, 1998（英）注意：日期一般不用序数词，但也可用，读

3、作“the + 序数词”前面还可加上“星期几”，如 Thursday, May 1, 1998（美）1 1、信头、信头 (letterhead/heading)(letterhead/heading) 星期缩写： Sun. Mon. Tues. Wed. Thur./Thurs. Fri. Sat.月份缩写： Jan. Feb. Mar. Apr. May Jun. Jul. Aug. Sep./Sept. Oct. Nov. Dec.1 1、信头、信头 (letterhead/heading)(letterhead/heading) 与信封上收信人和名称和地址相同，低于日期地址位置2-4行，

4、书写格式与信封相同注意：1) 不能随意增删公司名称前的冠词 the 2) 不能随意改用繁写或缩写，如 Company 与 Co. 不能互换例：Mrs. Smith (若为多人，一并列出) Williams Trading Co., Ltd. 28 Hunter Avenue, Denver, CO 80206 USA 2 2、信内地址、信内地址 (inside address)(inside address) 格式：后面一般用逗号英，有时用冒号美收信人为公司成员的情况： 1) “先生，阁下”用 Dear Sir(s) 或 Dear sir(s) 2) “妇女”用 Dear Madam(s) 或

5、 Dear madam(s)， Dear Ladies/Lady 或 Dear ladies/lady 3) 无具体收件人姓名用 Dear Sir(s) or Madam(s) 或 Dear sir(s) or madam(s) 3 3、称谓、称谓 (salutation)(salutation) 收信人为个人，应在姓名之前加称谓： Mr. (先生)， Mrs. (夫人) 已婚 Ms. (女士) 婚姻状况不明 Miss (小姐) 未婚 Pres. (总经理、会长、总统等) Prof. (教授) 3 3、称谓、称谓 (salutation)(salutation) 写信人为使对方迅速、正确地理解

6、信所谈的主题与目的，常在信内列出“事由”项，常在Subject下划横线。如：Sub.: Business CommunicationsSub.: Delay of deliverySub.: Request for price lists 4 4、事由、事由 (subject or caption)(subject or caption) 习惯上，先用客套的语句把对方上次来信的日期、主题及简单内容加以综述，使对方一目了然这是答复哪封信的。若是第一次通信，可利用开头语作自我介绍，并表明目的要求。In response to your letter of May 15Your letter has

7、 received and were pleased to say thatAfter reading your letter, we decide 5 5、开头语、开头语(open sentences)(open sentences) 信文占信纸的四分之三为宜，四周留出一定空白。每行左起第一字要取齐，右起第一字不必一律取齐。一般，另起一段写正文的结尾语，如总结文本所谈事项，提示对收信人的要求等。Thank you for your attention.Your assistance in this matter is appreciated.Please call me.Our supply

8、 is limited. And now!I would appreciate your mailing the information today. 6 6、正文、正文(body of the letter)(body of the letter) 指写信人的谦称，相当于“敬上”。结尾谦称后必须加逗号，一般只有第一个字母大写7 7、结尾套语、结尾套语(complementary close)(complementary close) 7 7、结尾套语、结尾套语(complementary close)(complementary close)美英知道收信人是谁Sincerely yours,

9、Yours truly, Yours sincerely,不知道 Faithfully yours,Yours faithfully,长辈、上级Respectfully yours, Gratefully yours, Yours respectfully, Yours gratefully,亲属或挚友 Affectionately yours, Lovingly yours, Yours affectionately, Yours lovingly, 签名由两部分组成：1）写信人的签名：写在结尾套语下5行的位置内。尽量不要用印章，若用印章，说明该信件并非由本人亲自过目，只是通函而已。2）打印

10、出的写信人的姓名，有时将职衔一并打印。8 8、签名、签名(signature)(signature) 常见职衔：Chairman of the Board of Directors (董事长)Director (董事)Stand Director (常务董事)美General Manager (总经理)欧Managing Director (总经理)Manager (经理)Manageress (女经理)Head of Department (部门主管)Section Chief (科长，处长)8 8、签名、签名(signature)(signature) Attn.(Attention 缩写)：位于信内地址下面，可加下划线，指明收信人，提请对方特定人员注意 Ref. No. (Reference number 的缩写) ，方便以后查阅，位于Attn.下面。 Your ref. No. (你方编号) Our ref. No. (我方编号) 9 9、其他、其他 若有附件(enclosure)，应在签名后注明Encl. 或 Enc. 如：Encl.: A Resume Encl.3: 1. A Resume 2. A Picture 3. A Price Lis