办公室员工礼仪的规章制度

1、办公室员工礼仪的规章制度办公室员工礼仪的规章制度第一条员工必须仪表端庄、整洁。头发 : 头发要经常清晰 , 保持清洁 , 不宜太长。男性员工头发应经常注意修剪 ; 指甲 : 指甲不能太长 , 指甲油要尽量用淡色 ; 胡子 : 男性员工胡子不能太长 , 注意经常修剪 ; 口腔 : 保持清洁 , 上班前不能喝酒或吃有异味食品 ; 女性员工化装应给人清洁、健康的印象 , 不能浓妆艳抹、不宜用香味浓烈的香水。第二条工作场所的服装应清洁、方便, 不追求华丽。具体要求是:衬衫 : 无论是什么颜色 , 衬衫的领子与袖口不得有污渍 ; 领带 : 外出前或要在众人面前出现时 , 应佩戴领带 , 并注意与西装、衬

2、衫颜色相配。领带不得肮脏、破损或歪斜松弛 ; 鞋子应保持清洁 , 如有破损应及时修补 , 不得穿带钉子的鞋 ; 女性职员要保持服装淡雅得体 , 不得过分华丽 ; 员工工作时不宜穿大衣或过分臃肿的服装。第三条在公司内 , 员工应保持优雅的姿势和动作。具体要求是 : 站姿 : 两脚脚跟着地 , 脚尖外开约 45 度, 腰背挺直 , 挺胸收腹 , 颈脖伸直 , 头微向下 , 两臂自然下垂 , 不耸肩 , 身体中心在两脚中间。会见客户或出席仪式的站立场合 , 或在长辈、上级面前 , 不得把手交叉抱在胸前。坐姿 : 坐下后 , 应尽量保持端正 , 把双腿平行放好 , 不得把腿向前伸或向后伸 , 或俯视前

3、方。要移动椅子的位置时 , 应先把椅子放在应放的地方 , 然后再坐。公司内与同时相遇应点头行礼表示致意。握手时用普通站姿 , 并目视对方眼睛 ; 脊背要挺直 , 不弯腰低头 , 要大方热情 , 不卑不亢 ; 同性间应先向地位低或年纪轻的伸手 , 异性间女第1页共7页方应先向男方伸手。出入办公室的礼貌 : 进入办公室 , 要先轻轻敲门 , 听到应答再进。进入后 , 随手关门 , 不能大力、粗暴。进入办公室后 , 若对方正在讲话 , 要稍等静候 , 不要中途插话 , 如有急事要打断话 , 也要选择时机 , 而且要说 : 对不起 , 打断你们的谈话 。递交物件时 , 如递文件等 , 要把正面、文字对

4、着对方递上去 ; 如是钢笔 , 要把笔尖向自己 ; 如是刀子或剪刀等利器 , 应把刀尖向着自己。走通道、走廊时要放轻脚步。在通道和走廊里不能一边走一边大声说话, 能不得唱歌或吹口哨等。第四条正确使用公司的物品和设备 , 提高工作效率。公司的物品不能野蛮对待或挪为私用。及时清理、整理帐簿和文件 , 墨水瓶、印章盒等使用后及时关紧。借用他人或公司的物品 , 使用后及时送还或归放原处。工作台上不能摆放与工作无关的物品。公司内以职务称呼上司。同时、客户间以先生、小姐相称。未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。第五条正确、迅速、谨慎地打、接电话。电话来时 , 听到铃响 , 至少在第二声铃响前取下话筒。

5、通话时先问候 , 并自报公司、部门。对方讲述时要留心听 , 并记下要点 . 未听清时 , 及时告诉对方。结束时礼貌道别 , 待对方切断电话 , 再放话筒。通话应简明扼要 , 不得在电话中聊天。对不指名的电话 , 判断自己不能处理时 , 可坦白告诉对方 , 并马上将电话交给能够处理的人。在转交前 , 应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接收人。工作时间内 , 不得打私人电话。第六条接待工作要求在规定的接待时间内 , 不缺席。有客户来访, 马上起立迎接并让座。来客多时以先后顺序进行 , 不能先接待熟第2页共7页悉客户。对事前已预约的客户, 要表示欢迎。应记住常来的客户。接待客户时应主动、热情、大方、微

6、笑服务。第七条介绍和被介绍的方式和方法无论是何种形式、关系、目的和方法的介绍 , 都要认真负责。直接见面介绍的场合下, 应先把地位低者介绍给地位高者。若难以判断, 可把年轻者介绍给年长者。在本公司和其他公司的关系上, 可把本公司的人介绍给别的公司的人, 酌情而定。男女间的介绍, 应先把男性介绍给女性。男女地位、年龄有很大差别时 , 若女性年轻 , 可先把女性介绍给男性。第八条名片的接受和保管名片应先递给长辈或上级。把自己的名片递出时, 应把文字向着对方 , 双手拿出 , 一边递交一边清楚说出自己的姓名。接对方的名片时 , 应双手去接 , 拿到手后 , 要马上看 , 正确记住对方姓名后 , 将名

7、片收起。如遇对方姓名有难认的文字 , 马上询问。对收到的名片妥善保管 , 以便检索。附送：办公室员工规章制度样本办公室员工规章制度样本部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息; 措辞规范，表达无歧义。4、 根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。第二条 制度规范第3页共7页1、 文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、 公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、 公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核，总经理签发; 各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草

8、，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。4、 凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。5、 机密文件由行政人事部主管保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。6、 各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需行政人事主管审批，总经理批准后方可借阅。7、 办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。8、 按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。9、

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报行政人事主管签字批准，按照文件管理制度进行处理。第三条 文件管理流程设计1、 内部文件管理流程：第4页共7页起草文件审查编号审批、签发打印文件下发文件文件存档2、 外部文件管理流程：外部收文文件整理文件存档清退 文件存档文件销毁3、 借阅流程：提出申请，办理手续批准 借阅 清退 文件存档文件销毁文书管理制度第一条 管理要点1、 为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、 文书管理范围包括：一般性文书张贴存档 更新目录借阅清退 审批 销毁档案管理制

10、度第一条 管理要点1、 为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。2、 档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、 根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条 制度规范1、 应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。第5页共7页2、 所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。3、 坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。4、

11、 各部门需借阅相关档案，须由行政人事部主管签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、借出。5、 档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。第三条 流程设计根据文件、文书目录整理需要归档的档案排序整理，编制编目存档 借阅 清退二、 办公用品管理制度第一条 管理要点1、 为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。2、 办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。3、 办公用品保管实行 日清月结，出入库等量、年终查存

12、统计原则。4、 办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。第二条 制度规范第6页共7页1、 公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由行政办公室全权负责。2、 办公用品购置应遵循以下程序：每月 27 号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。3、 根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。4、 各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录; 因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及