下载学籍数据多余空格问题的两种处理方法

1、下载学籍数据格式问题的两种处理方法               最近，有肇庆等几位学校学籍管理员在用下载的学籍数据进行相片重命名，相片重新分班时遇到问题，在解答后觉得解决过程好像对部分学校学籍管理员有用，用了点时把解决方法以图文方式记下。经实践发现，下载的学籍数据格式问题，主要是数字字段数据包含有特殊字符！与原来数据对照使用有困难，笔者以图文方式展示2种解决方法。第一法是用WORD去除多余字符。第二法是用Excel分列法。  

2、       在平时的管理中，要用到学生学籍信息数据是常见事，但相信不少朋友在用下载的数据时会感到头痛，特别是把身份证号等数字字段作为关键与之前录入的身份证号字段进行关联等操作时，就会出问题。    问题就出在数字文本字段上！     请看下图：                  

3、;              图1经把数据另存为文本格式文档时就不难发现，导出后的数字字段数据与之前我们录入的数据是不同的。导出的数字文本数据前后都带有双引号，且前面都包含有“TAB键”空格字符！        图2上图是学籍系统下载数据与原学生信息录入模板数据另存为文本后的对比。如果不是笔者在程序设计时碰壁，对数据格式有所怀疑，并进行另存为文本测试时发现，还真的发现不了这个问

4、题！那么，如何把下载的数据与原数据一样呢？从图2前后数据对比看，要与原来的数据一样，关键就是要去掉下载数据数字字段中的引号及数据前的“TAB键”空格字符！笔者尝试用了两种方法都成功解决。一是用Word去掉多余字符，然后再粘贴到Excel表格的方法，另一种方法是直接用Excel中的分列方法。两法对比，各有千秋。下面以图文方式分别介绍处理方法。第一法：用Word去多余字符法 第一法：用Word去多余字符法 下图3是从学籍系统中下载的学生数据，我们以处理学生身份证号为例操作。      图3  

5、60;    1、复制表格中学生“身份证件号”数据，新建一个空白WORD文档，用“选择性粘贴”方法以“无格式文本”方式粘贴。如图4、5                              图4  图5图6图7  &

6、#160;    2、用查找替换的方法分两步把学生身份证号前后引号和“TAB键”空格字符去除，替换后的数据如图7。值得注意的是，因有学生无身份证号，数据中的空格行千万不能去除！3、复制刚才去除了多余字符的身份证数据。4、设置Excel表中要粘贴身份证号数据列为文本格式。先选定列然后的“设置单元格格式”，如图8操作。这一步一定要做，且必须做到位！否则粘贴的数据全部是错误的！               

7、60;图8 5、用“选择性粘贴”中的“文本”格式把刚才复制的数据粘贴到刚才设置格式的列中。 一定要、只能选择“文本”！          图9       粘贴后的数据如图10，确认无误后，再把刚才粘贴的列数据覆盖原来“身份证件号”列数据就大功告成了！             &

8、#160;    图10 用WORD去除多余字符方法，最关键有2步，一是去除字符，二是设置单元格列为文本格式，用文本格式粘贴！第二法：用Excel分列方法     这种方法就是直接用Excel分列方法进行操作。    1、把身份证号数据复制到另一列，且该列的右边必须要留有一空白列！    2、选定要分列的列，然后用“数据”菜单下的分列命令操作。如图11     

9、60;          图11    3、按图12中选择。从图12中的“数据预览”表中我们可以看见初步的效果。操作下一步图12 4、这一步是非常关键的，请仔细看图13至15的选择！ 分别单击“数据预览”表中列头，分别选择对话框右上的“列数据格式”中的“文本”，把“数据预览”表中列头的“常规”变成“文本”！最终如图15！图13 图14 图15     5、单击“完成”

10、后，注意图16与图17的变化图16                          图176、到此，大的转换基本完成。但是请注意观察图17中“H”列与“I”列，原来凡是身份证号最末尾是“X”的数据全在“H”列，全数字的身份证号数据则在“I”列。也就是说最后把“H”列中含“X”的身份证移动到对应的“I”列就大功告成了。        如果第4步不按要求操作，即不把图18中的第二列表头“常规”列数据格式改为“文本”，则会出现如图19中错误，身份证号最后4位数全变成“3000”！                       图18（错误设置）图19（不