第一太平戴维斯行政部手册(住宅,别墅)

1、行政部运作手册章节号：文件编号：版本号： 行 政行政部运作手册住宅 ( 别墅 )二零零八年五月第一太平戴维斯物业顾问(成都)有限公司目 录会议制度2办公用品管理规定 3合同管理规定5服务标识管理规定9名片、图书、工作证管理规定12文书管理规定15档案、资料管理制度21档案管理操作规程22档案、资料借阅制度27常用办公设备的使用管理规定28员工宿舍管理规定31宿舍十不准34车辆管理规定35会议制度会议是传达、贯彻上级精神、总结经验、表彰先进、批评谬误和统一思想、部署工作的活动。会议要求精练，议题要集中、明确，时间要简短，会议要有准备，讲究效能。一、例会：包括部门工作会议、部门领导办公会议、员工会

2、议及年度工作会议四种形式。 1部门工作会议：以部门为单位召开的员工会议。每星期一次（逢星期一上午），由部门经理主持召开。主要检查上周工作，进行工作讲评，研究部署本周工作。 2部门领导办公会议：由部门经理以上人员参加的公司工作会议。每月一次，由总经理主持召开。主要检查、总结一个月的工作情况，研究、统一下一阶段的工作目标和方向，明确、布置下一个月的工作任务和工作重点。 3员工会议：由公司本部员工参加的会议。每季度一次，由总经理主持召开。主要进行季度工作小结，分析季度工作形势，表扬好人好事，指出存在问题，部署下一部总体规划、任务和工作措施，以及传达上级的有关精神等。 4年度工作会议：分半年和全年工作

3、会议，以公司全体员工参加的工作会议。由总经理和有关部门作出会议的安排，提出要求，一般先在部门活动，再由总经理召集部门领导活动，最后召开员工大会。会议主要进行年度工作总结、分析形势、表彰先进，找出经验教训，作出新年度的规划安排和开展年度工作的措施、要求。二、临时性会议：临时性会议是根据工作需要而不定期召开有关人员参加的会议。根据情况各部门、各级都有权力以各种形式召开会议。临时性会议要议题明确、内容简要、效果明显。三、会议均包括会前准备、会中组织与会后落实工作。行政部具体负责会的记录和会议精神的落实检查工作。办公用品管理规定为加强办公用品的管理合理化，特制定本规定。一、本规定所称办公用品为消耗品、

4、管理消耗品及管理品三种。1、 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹、水蜡、打印油、圆珠笔、钉书针等。2、 管理消耗品：签字笔、白板笔、笔式擦、萤光笔、涂改液、打印台、电池等。3、 管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳、计算器、印泥等。二、办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮擦。“部门领用”系本单位共同使用的用品，如：打孔机、大型钉书机、打码机等。三、消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时

5、间）设定领用管理基准（如圆珠笔每月每人发放一支），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。四、管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，但纯消耗品不在此限。五、管理性文具列入移交，如有故障或损坏，应以旧品换新品，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。六、办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品申请单”（附表1）交综合部统一采购，次月一日发放。但管理性文具的请领不受上述时间限制。七、每人及每单位设立“办公用品领用记录卡”（附表面化）一张，由综合部统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制办公用品领用状况。八、办公用品严禁带回家私用。九、综合部可向文具批发商采购，其必

6、需品、采购不易或耗用量大者应酌量库存，特殊文具无法采购时，可以经综合部同意授权各单位自行采购。十、新进人员到职时，由用人单位提出办公用品申请单向综合部请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品缴交综合部。十一、印刷品（如信纸、信封、表格）除使用部门有特殊需要外，其印刷、保管均由综合部统一购买。合同管理规定一、目的：规范合同的评审、签署、履约跟进、归档管理工作程序，确保公司利益、信誉得到保障。二、本规定适用于物业服务分公司所有合同的管理工作。三、合同管理的范围：包括对外提供服务的合同和对外委托服务的合同。（一）对外提供服务的合同，包括以下几类： 1开发/建设单位或业主委员会委托进行

7、物业服务的合同； 2对外租赁合同； 3公司承诺提供的常规服务和管理； 4顾客（业主、住户或其他委托方）委托公司进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运及其他有偿服务的合同； 5公司车库、车棚、车位使用或泊车合同； 6其他对外提供服务的合同。（二）对外委托服务的合同，包括以下几类： 1采购合同； 2招标合同； 3劳动合同； 4公司委托供应商或其他受委托单位进行采购、安装、修缮、装修、贮存、检修、保养、清洁、搬运等合同； 5其他须进行对外委托服务的合同。四、合同的规定（一）一般情况下由合同的执行部门负责制定，其内容包括以下条款： 1标的； 2数量和质量（或工作内容）； 3价款或酬金

8、； 4履约期限、地点方式及其他履约条件； 5合同终止条件； 6违约责任； 7专用合同约定的其他必要条款。（二）各种合同若有合同范本，可依照合同东西填写或修改各项条款。五、合同评审内容： 1对外提供服务合同的评审内容： 公司的履约能力； 顾客提供的价格； 合同的风险 合同的条款是否明确； 合同的社会效益； 其他需要评审的内容。 2对外委托服务合同的评审内容： 分供方的履约能力； 分供方提供的价格； 分供方的信誉； 分供方提供服务的售后服务； 合同的条款是否明确； 合同是否违法； 合同的风险； 合同履约监控能力； 其他需要评审的内容。六、合同的签署与生效 1合同经评审合格，由分公司经理签署。非书面

9、的合同除外。 2所有书面合同均须加盖印章，合同页数在一项以上的必须加盖骑缝章。 3经签署并加盖公司印章的合同正式生效，须公证的合同，经公证后生效。 4生效的合同原则一式四、肆份，公司与顾客各两份，需进行公证的须报公证机关报一份备案。七、合同的编号与归档 1书面合同统一进行编号，编号的方法按档案管理规定办理。 2一般情况下书面合同由公司品质部统一归档（经总经理审批同意，由其他部门保管的除外），归档方法按档案管理规定办理。 3品质部归档合同原件，合同履行完毕或需分阶段付款的，报财务部存档一份，部门需按合同条款监督顾客履约的，按档案管理规定办理复印审批程序后，由部门负责人保管一份复印件。合同执行完毕

10、后，须将合同返还品质部。 4合同条款涉及保密事项的，有关部门均承担保密责任。八、合同的履约 1对外提供服务的合同，由提供合同服务的部门负责履约，重要的合同由经理或品质部监督履约。 2对外委托服务的合同，由合同执行部门监督分供方履约，重要的合同由经理或品质部监督履约。 3合同执行部门须将合同履约阶段性情况向经理汇报，重要合同须以书面形式汇报。 4品质部监控所有书面合同（员工劳动合同除外）的履约进度，对违反合同进度的及时向经理汇报。 5合同履约完毕，对重要合同的执行效果应再次进行评审。九、合同的变更与废止合同双方不能履约或不能完全履约或合同中须变更废止情况出现需进行合同条款变更或废止时，由合同执行

11、部门向品质部提出合同变更申请，品质部门按合同评审程序跟进评审变更条款或废止合同，重要合同由总经理直接组织变更条款或废止合同。十、合同的续约合同期满且需办理续约的，由合同执行部门按合同要求提前通知品质部，由品质部经理按合同评审程序跟进评审，重要合同由经理直接组织合同评审。十一、合同的统计每年12月31日前，由品质部对书面合同进行清查统计，写出专题报告。专题报告内容包括：合同清单，履约完成情况，存在或需跟进的问题等报经理审阅。经理给出批示意见，由品质部按总经理批示意见办理。十二、记录：书面合同必须有书面的评审记录，与合同一起归档保管。服务标识管理规定一、目的：规范服务标识的使用与设置，为小区住户的

12、居家工作、生活提供方便。二、本规定适用于管理分公司各类服务标识的设置、使用、控制工作。三、服务标识的使用、设置范围凡在物业服务服务工作中容易引起识别错误或不方便住户生活、不便于物业服务工作进行的地方均应设置和使用服务标识。四、常用标识的种类：（一）服务人员的标识：1物业服务分公司各类管理人员均着不同颜色、式样统一的服装，包括秩序维护人员、清洁工、绿化工、管理员、机电维修工和办公室文员、管理人员； 2各类服务人员在当值工作时必须配戴统一的工作卡。工作卡应明显标识出该工作人员的姓名、编号、工程、岗位职务和投诉电话，便于住户识别、记忆。（二）各类服务场所的标识： 1公司机关和君悦豪庭各班组的大门均设

13、置有醒目的门牌和指引牌。门牌要求制作精美、标识出公司或部门名称；指引牌要求精美雅致、清晰指引出方向或位置、结实耐用； 2住户服务中心、会所、泳池等公共服务场所寻求服务、消费时无须再询问即可完成全过程。（三）各类服务产品的标识： 1提供给住户的住户手册或其他公开文件，如通告、公告、通知均应明确标识出发文部门、适用范围和必要的沟通、服务电话； 2提供给住户的各类有偿服务产品，在提供给住户时，均应让住户有明白的签收、验收记录；均应在提供产品时标清送货、出货部门、时间、使用说明，以免误用。（四）所管理的各类物业标识： 1各类房屋用楼号、单元号、楼层号、房间号均以标牌予以识别； 整个小区的街道、方位均用

14、标识牌标明街道名称、小区方位； 2各类设备房如变配电室、水泵房、停车库等均用标识牌清晰标识出名称。（五）特殊场所、环境的标识： 1消防箱、消防栓、消防管道用红色标识，且在消防箱上喷有“119”报警电话提示； 2紧急疏散通道用消防疏散照明指示出通道位置及逃生方向； 3重点设备如电梯用标识牌标识出其位置及使用注意要点。（六）替住户保管的产品均用标签、标牌标明其贮存场所以免混淆。（七）设备设施标识： 1配电室（高低压）必须用标牌标识，并注意“非工作人员请勿入内”的要求。高压配电柜必须悬挂“高压危险”字样； 2中央空调机组、水泵房机组必须标明机组机号； 3凡有使用范围限制的设备、设施应采用标识牌明显标

15、识出限制使用的范围； 4因设备检修而影响到住户日常工作、生活时，维修人员应当在工作现场明确标识如“电梯维修”等警示。 （八）停车场及泊车位和行驶速度，以标示牌车位线和禁停线予以标识。有建筑高度限制车辆最大高度的，应在建筑物车辆通过位置作限高的标识。五、标识的设置要求 1便于观察。 2便于识别。用图形和符号进行的标识，图形和符号应符合相关的 标准或通用法则。 3便于实施。 4不易被人为因素变动其标识的内容和位置。 5具有可追溯性： 需要进行追溯的标识应具有唯一性。如编码、日期、来源、相 关人员签名等； 有追溯性要求的标识（如记录、合同、单据、凭证）不允许有非授权的涂改。六、标识的设置制作程序 1

16、相关使用、责任部门提出设置申请。 2综合部进行审核。 3审核通过后报管理分公司经理审批。 4批准后由综合部对外联系制作。七、标识的日常管理 1综合部每月应当将公司所有标识的使用情况进行至少一次普查，并将结果记录于综合部每月的工作小结中。 2对于有追溯要求的记录等标识由经办部门或公司保存。名片、图书、工作证管理规定一、目的：规范名片、图书、工作证的管理。二、本规定适用于物业服务分公司名片、图书、工作证的管理。三、名片（一）名片印制的权限：属于公司部门经理（含）以上人员及主要岗位的相关人员可印刷名片；（二）名片印刷程序： 1申请人根据工作需要，写出书面申请报部门负责人审核； 2经部门经理审核同意后

17、报综合部经理依据印制权进行复核； 4综合部经理复核同意后报分公司经理审批，审批同意的按正常手续办理，经理不同意的不予办理。四、图书（一）图书的申购： 1部门经理依据本部门业务开展需要提出购书申请，申请包括以下内容： 申请的原因、背景和依据等；申请的事项； 申请的要求； 费用预算。 2品质部审核。品质部议员根据品质编制的图书目录进行检查，是否有类似的图书； 如果没有按正常手续办理； 如果有类似的图书，征求申请意见，申请人认为合适的执行图书借阅手续；认为不合适的报品质部经理审核后，报经理审批。 3经理审批同意的安正常手续办理，不同意的，由品质部通知申请人； 4图书购买工作原则上由申请人执行，费用自

18、行垫付，事后将购买的图书报品质部登记，加盖公司骑缝章；品质部经理在购书发票（附购书明细清单）上签字确认，由申请人按费用报销规定办理。（二）图书的管理： 1图书的日常管理工作由品质部文员负责，品质部经理负责监管； 2品质部文员将所有图书进行编号，然后登记在图书目录中，内容包括：编号、书目名称、类别、册数、单价、金额小计、购买时间、借出时间、借阅人、备注等栏目。每次购进新书，需进行编号登记，再办理借阅手续； 3品质部文员按编号顺序将图书依次排放在安全地点，并注意防潮、防霉、防腐蚀、防虫、防火、防盗工作； 4品质部文员每季度对图书进行一次清点，每半年将清点结果记录在图书目录内报品质部经理审核参阅；

19、5品质部每季度末将图书目录提供给各个部门，供各部门选择借阅。（三）图书的借阅： 1图书出库一律办理借阅手续，否则不准出库； 2借阅人到品质部文员处查阅图书目录，按需要选择图书，每次借书一般不得超过两本（套），并在图书目录中签名并注明借阅时间； 3图书借阅一般不超过3个月，超过3个月的需要办理续借手续； 4图书借阅工作必须经品质部文员办理，同事之间不可相互转借； 5借阅人应爱惜公司财产，不得在图书中勾画、涂改、撕毁、损坏；因不慎丢失图书，照价赔偿； 6借阅人应在归还日期前主动将图书归还图书室。经品质部两次催交不还的，视为丢失，由品质部将扣款项目报综合部，在员工当月工资内按图书原价的两倍价款予以扣

20、除。五、工作证 1工作证的印制由综合部负责归口办理印制； 2员工在办公区及出入宿舍区时，须佩带工作证； 3工作证须端正地佩带在左胸襟处。 4员工离职、调职时，由综合部文员按员工离职、内部调职办理程序办理。 5工作证遗失时，须及时到综合部报失，并由综合部按规定给予补办，由员工本人交纳5元工本费，并罚款5元。文书管理规定一、目的：规范文件分类、编号、拟制、审批及收发处理工作。二、本规定适用于物业服务分公司各部门的文书管理工作。三、公文格式。（一）公文种类： 根据物业服务特点及有关行政公文管理规定，将公文划分为： 上行文：请示，报告，计划，总结； 下行文：批复，决定，通知，通告，通报； 平行文：函，

21、会议纪要。（二）文件标题：1行政发文统一使用以上文件类别，字间距要适当，以清晰、美观为原则；2标题统一使用2号黑体字，放在公文纸间隔线以下，文号上方居中位置。（三）发文字号。简称文号，包括机关代字、年号和顺序号三项内容：1根据发文顺序及发文时间对文件编号；2物业服务分公司文号按以下统一规定办理： 物业分公司文号：××发×××××××号 文件序号 发文日期，前两位为年份 公司代号如：物发00043015号，是指物业服务分公司2000年4月30日所发的公司第15个文件；物综发0102205号，是指综合部200

22、1年2月20日所发部门的第5号文件；君悦发0101302号，是指君悦豪庭2001年1月30日发的第2号文件。3文号统一使用5号宋体字，放在文件标题下一行的偏右位置；4公司文号由综合部统一管理；5发文部门需到综合部登记领取文号后，方可发文。（四）秘密等级和紧急程度，用来确定公文发送方式及办理速度： 1普通文件不加注明；2秘密文件必须在文件的左上角位置注明“秘密”字样；3急件必须在文件的工上角位置注明“急件”字样；4为示区别，一般红色字体进行标注，统一用2号字体。（五）附件。通常指随正文发出的补充说明材料：1如果该文件有附件的，应在正文之下、机关落款的左上侧，专行空两格注明“附件：×&#

23、215;×”字样；如果附件较多，还须编上序号1、2、3末尾用分号，最后一个附件用句号结束；文件无附件的，无须注明；2要写明附件的全称；3附件字体与正文相同。（六）落款。指发文单位全称或规范化的简称。1落款一般放在正文（或附件标记）的右下角，相当于书信中具名的位置；2如果正文恰好占满全页，落款必须放在另页空白纸上时，并在其上面加注一行“（此页无正文）”字样；3落款字体与正文相同。（七）日期：1一般应写发文日期；2会议通过的文件应写会议通过的日期；3重要的文件应写签发的日期；4日期的字体与正文相同，放在落款下面正下方位置。（八）盖章。是发文机关对文件负责的标志，是文件合法生效的标志，一般

24、情况下文件都应加盖印章（单位经理罢署名除外）： 1盖章应在公文打印校对完之后进行，由管理印章人员经手并登记； 2印章应盖在落款和年月日中间，即“骑年盖月”位置。（九）公文文尾。指落款以下的页面部分，位于末页下端，包括：抄 送机关份数等内容：1公文文尾与文件日期中间应有间隔，一般需用一直线分割以示区别；2公文文尾字体与正文相同，另行顶格；3抄送机关是协助或配合主送机关执行任务或需要知道文件内容的机关。对上级机关的抄送叫抄报。先写抄报机关，再写抄送机关。四、发文办理。包括交拟、拟议、撰写、审核、签发、装订、盖印、发放等一系列工作：（一）交拟和拟议： 1经理将撰写文书的任务和意图明确具体交代给负责草

25、拟文稿的具体部门或人员；2拟稿人员接受任务后，对所要撰写的文书进行酝酿和构思：深入领会意图，掌握其精神实质；注意提炼观点，选择材料；安排文稿的结构、搭好文件的骨架；如果对原交拟意图不清或需要有重大修正时，须征得交拟人同意，不可擅自作主。（二）撰写和审核：正规文件须打印，一般情况下，由综合部负责打印，拟稿人进行校对。（三）盖章和发放：1经公司经理同意发出的文件，按规定盖章后发出，盖章时要求：总经理未签准的公文一律不能盖章；盖章的份数严格按照文件要求印发的份数要求盖章；须将盖章文件至少保留一份存档（对特殊约定的按约定处理）；对一页以上的重要文件还须加盖骑缝印章。 2发放。发文登记：综合部将要发放的

26、文件进行登记后，依据发送范围（包括：主送单位、抄报部门、抄送部门）填写文件发放登记表；次年2月底将当年的，文件发放登记表与所发文件底稿移交档案室保管；重要文件接收方需签收。五、收文办理。一般包括：收拆、登记、拟办、批办、承办、催办、归档等一系列工作。（一）综合部为收拆工作的主要部门；凡封套上写明给本机关或办公室收启的文件由综合部拆封；写明为具体部门或具体人收启的信，由收信部门/人拆封，拆封时应注意： 1凡重要、保密、有指导意义、要求承办、需要办复、有保存和查考价值、使用期限长的公文，都要登记； 2资料管理人员将文件登记在收文登记薄内。要将收到的文件编列总流水号，每年编一次；此编号应与收文登记薄

27、上的总流水号相同；需要办复的文件，还要填写公文处理单，夹在文件前面，一并送有关人员或部门办理；字迹要清晰整洁；及时登记，不错登、漏登、积压。（三）拟办与批办： 1拟办是对收文如何处理提出初步意见，供领导或业务部门经理审核裁决：拟办工作一般由综合部经理办理；如果来文内容专业性很强，也可以直接由相关部门经理拟办；拟办时要仔细阅读来文，同时要掌握本机关各部门的职责范围、业务分工和工作情况；拟办意见要准确恰当，明确具体，切实可行，简明扼要；拟办意见要填写在公文处理单的“拟办”栏内，并签署姓名，写明日期。 2批办是总经理或相关部门经理针对拟办意见作出的批示意见：批办意见应当比拟办意见更明确、具体、肯定；

28、对拟办意见中内容不全部、不妥当的地方，应加以补充和修改；要求几个部门合办的，应指明由哪个部门牵头主办；需要传阅的，应当写出传阅的对象和范围；需要传达贯彻的，应写出由谁传达和传达范围；如果拟办意见有两种以上方案，批办时应有所裁决；批办意见应写在公文处理单的“批办”栏内，并签署姓名、日期。（四）承办和传阅： 1承办是有关部门根据批办意见对收文的处理。包括办文与办事两种情况。办文是整理文字材料、制发文件；办事是以实际行动落实收文内容，如召开会议、电话联系、当面洽谈、现场调查等：承办时应认真阅读来文和批办意见，有时还要提出承办方案送有关领导审核指示后再着手办理；属本部门独立承办的，要及时认真办理；由本

29、部门牵头主办的，应准备好有关文件和办理意见，主动与有关部门协商，整理、综合协商意见，报送有关领导审批；承办完毕，把承办情况填写在公文处理单的“处理结果”栏内，并签署姓名及日期。 2传阅工作一般综合部办理：安排传阅应先主后次，对主要领导、主管经理应优先安排阅读；传阅范围要适当，不能随意扩大或缩小；各阅读人收退文件均应直接与综合部联系，切不可在阅读人之间传递和交接；阅读人在阅读后应签署姓名、日期。（五）催办包括对内催办和对外催办两种情况： 1催办可以当面催询、电话催办、派人催办、发信催办、用催办单催办等； 2催办时应注意催办的时机和方式，讲究礼貌，表示对对方的信任和尊重。（六）归档：文件办理完毕后

30、，由资料员将文件按档案管理规定办理归档工作。档案、资料管理制度为加强对档案、资料的有效管理，特制定本制度。一、归档范围：公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决议、决定、委任书、协议、合同、项目方案、通告、通知等具有参考价值的文件材料。二、本公司的档案、资料实行统一管理，档案管理要及时、规范、准确、安全。三、档案、资料管理要指定专人负责，明确责任，保证原始资料及单据齐全、完整，密级档案必须保证安全。四、各部门有关人员对公文涉及本公司应保密的事项，必须严守机密，不得随便向他人泄露。五、档案管理人员必须按内容、时间分类存档。六、未经允许不得随便翻阅档案、

31、资料。七、归档同时应填写当日日期。八、档案不得随便销毁。九、本规定如有未尽事宜或随公司的发展，有不适应工作需要的各部门可提出修改意见，经经理办公研究决定。十、本规定解释权归品质部。档案管理操作规程一、目的：规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。二、适用范围：适用于物业服务分公司各类档案的管理。三、档案的编号（一）公司、部门编号：管理分公司及各部门编号均采用汉语拼音编号，如：物业服务分公司编号为：JYWY；综合部编号为：ZH；财务部编号为：CW；品质部编号为：PZ；君悦豪庭编号为：JY。（二）年份编号：引用年份序号2000、2001、2002。（三）档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字

32、001、002、003。（四）档案编号举例： 1物业服务分公司编号：JYWY JY C·W 003 档案序号（003号） 类别编号（财务部） 君悦豪庭编号 物业服务分公司编号二、档案的分类（一）按物业服务的组织机构划分，全宗可分为以下几类： 1行政、人事类； 2财务类； 3公共事务类； 4环境维护类； 5园林绿化类； 6机电维修类； 7经营类； 8秩序维护类。（二）全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和伸缩性。在每一类卷宗中，又可根据物业服务的特性，按照问题分类法将它们划分成小类，如： 收文类 发

33、文类 合同类 1综合部 员工人事档案类 合同类 后勤类 收文类 发文类 工程图纸类 业主档案类 2小区主管 维修类 投诉类 回访类 有偿服务与多种经营类 计划总结类三、立卷与编制目录（一）立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立 卷： 1根据档案（文件夹）的规格准备相应的档案标贴纸； 2在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：物业服务分公司君悦豪庭业主档案：HCWYHY业主档案 3将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）上，并排列在档案柜中； 4将需归档的资料按其所属类别

34、及入档时间先后顺序存放于相应档案盒9或文件夹）内。（二）编制目录： 1档案管理员在档案盒内首页位置准备活页档案目录； 2每一份档案在归档时，均需将该份档案登记在档案目录（内容包括：序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项目）中，以便查阅。四、档案的保管期限（一）档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。（二）各部门负责人应依据部门工作情况，对档案的保存价值进行鉴定及标注。五、档案的保管（一）档案保管的工作任务是： 1便于查阅； 2保证档案的安全； 3防止档案的损坏； 4采取修复技术，延长档案寿命。（二）档案保管的责任部门： 1财务部保管财务档案； 2综合

35、部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、 后勤资料及公司其他部门所需保管的资料； 3品质部保管公司所有的质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案； 4君悦豪庭档案作为独立部分，由君悦豪庭资料员统一保管； 5君悦豪庭大厦主管负责保管所辖楼宇的业主档案、设施、设备的巡查维修记录、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及计划、总结等其它档案； 6各职能部门除经常使用的部分资料外，原则上不保管档案。（三）档案的保管程序： 1各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后，移交给档案管理员； 2档案管理员将该资料登记在档案目录中，归入相应案卷并统一编号； 3档案管理员定期将档案目录输入电脑

36、，以便查询； 4档案原则上保管原件。六、档案的密级档案的密级分有三级：绝密、机密、普通： 1绝密档案包括：员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案； 2机密档案包括：ISO9000质量体系文件、重要的会议记录（纪要）、公司收发文（通知、通告除外）、工程图纸、维修、回访记录、计划总结和其他属机密的档案； 3普通档案包括：公司的通知、通告等普通性文件。七、档案的查阅权限 1总经理可查阅公司所有档案。 2副总经理可查阅分管工作的档案。 3部门负责人可查阅该部门有关档案。 4其他人员根据审批查阅有关档案。八、档案的查阅/借阅/复制（一）查阅/借阅/

37、复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。（二）档案管理员审核其查（借）阅资格： 1权限内（经授权/审批）的按正常手续办理； 2权限外的，档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批属部门（财务类除外）的档案，由部门负责人审批；属公司的档案，由总经理审批；财务类的档案也应由总经理审批。九、在档案归还日期前，档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。十、须复制档案的，绝密档案报总经理审批；机密档案由品质部负责人审批；普通档案由部门负责人审批。十一、档案的销毁 1超过保管期限的档案，由档案管理员依据档案的保管期限每年编制销毁计划及清单，报品质部经理审核。 2品质部经理审核无误

38、后报总经理审批。 3总经理审批同意后由品质部指定3名监销人员（档案管理员、品质部文员）将超过保存期限的档案销毁。4监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。 档案、资料借阅制度一、总经理、副总经理、部门经理借阅非密级档案、资料可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档。二、公司其他人员需借阅档案、资料时，需经部门主管批准，并办理借阅手续。三、借阅档案、资料必须爱护，保持整洁。四、借阅档案、资料严禁涂改，注意安全和保密；严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。五、如属工作需要摘录和复制，凡属密级档案、资料必须由公司批准方可摘录和复制，一般内部档案、资料由公司品质部主管批准方可摘录和复制。常用办

39、公设备的使用管理规定为了加强对常用办公设备的规范管理，确保办公设备处于良好的工作状态，处长机器使用寿命，特制定本规定。一、综合管理班资料员为办公设备管理的责任人，负责办公设备的使用管理和联络机器设备的日常维修保养工作。二、常用办公设备的使用：1. 常用办公设备包括：电脑、打印机、复印机、传真机、电话及其 他设备；2. 办公设备实行专人使用，专人管理，责任到位的管理办 法。其他人员如需使用，须经综合管理班主管或管理处经理批准后，方可使用。并且必须是经公司操作培训合格的人员方可单独使用，否则须在管理员陪同下使用。3. 电脑：1) 电脑应避免频繁的开关程序，暂不用时，可将电脑转换为睡眠状 态；2)

40、正确使用电脑的详细程序应按有关电脑操作工具书的指导进行 操作；4. 打印机：1) 打印机应避免频繁的开关操作。2) 打印文稿须经部门负责人、管理处经理或分管人员批准，在文稿 上签字后方可予以打印；3) 为节约纸张，文稿未进行校对之前，打印时应使用旧纸张或旧文 稿的背面打印；5. 复印机：1) 设备管理人员应开始上班时接通复印机插座电源，下班时关闭复 印机开关；2) 所有复印的文件资料必须在复印记录本上登记，然后再复印；3) 复印份数在2份（含）以上或3页以上的，须经部门负责人在打印复印审批表上批准签字后，方可复印；4) 管理员检查复印数量及登记记录是否属实，属实的，在复印记 录本上签名确认；不

41、属实的，将情况汇报综合管理班主管处理：一般情况下，第一次违规给予口头警告；第二次或以上违规给予书面警告处分；5) 如果复印机出错，应将报废纸张数量予以登记；6) 复印机一般情况下每天开机、关机各一次，尽量避免频繁开关；7) 为节约纸张，不重要的复印件应使用可以复印的废纸背面复印。6. 传真机：1) 传真机一般情况下保持24小时开机。正确使用传真机的程序按传真机有关操作说明书进行操作；2) 接收传真：设备管理员应注意检查传真纸是否用完及传真机信号是否稳定；收到传真件后，由管理员及时将传真件取下，并将传真的有关内容（发送单位、发送人、传真题目、传真时间、接收部门、接收人等）登记在传真登记表内；10

42、分钟以内通知接收部门/人领取传真件，并要求在传真登记表中签收，并注明签收时间。3) 发送传真实行一级审批制度：部门传真件由部门负责人审批；管理处的传真件由综合管理班/管理处经理审批，内容包括：管理员依据传真审批单的内容在发送传真记录本上登记，内容包括： 发送部门、发送人、传真内容题目、接收单位、接收人、传真号码、要求完成时间等；管理员放好传真件并拨通对方传真号码将传真件发送过去；管理员应在3分钟之内致电对方确认是否收到传真件，直到对方收到为止，然后将实际发送的时间登记在发送传真记录表内。4) 传真机的正确使用程序按传真机有关操作说明书进行操作。7. 电话：1) 为有效控制电话费，一般情况下，电

43、话应设定限制呼出功能；2) 公司所有电话均应取消声讯电话功能；3) 上班时间原则上禁止长时间打私人电话。三、常用办公设备的维护保养与维修：1. 常用办公设备应进行以下日常维护，维护办法参照各设备有关维护操作说明书。防尘；防晒；防潮；防腐蚀；其他需要预防的事项。2. 保养与维修：常用办公设备应定期保养，一般情况下需要委托专业公司进行。员工宿舍管理规定为使员工宿舍保持良好的清洁卫生，整齐的环境及公共秩序，使员工获得充分的休息，以提高工作效率，特制定本规定。一、员工申请住宿条件及手续： （一）员工于辖区内无适当住所或交通不便者，可以申请住宿。 （二）凡有以下情况之一者，不得住宿。 1患有传染病者，不

44、得住宿。2有不良嗜好者。 （三）不得携眷住宿。 （四）需遵守本公约。二、管理分公司提供员工宿舍系现住人尚在本管理分公司服务为条件，若员工离职（包括自动辞职，受免职、退休、资遣等）时，其房屋使用权自行终止，届时该员工应于离职日起三天内，迁离宿舍，不得借故拖延或要求任何补偿或搬家费用。三、宿舍内职务最高者担任宿舍室长，其工作任务如下：（一）管理一切内务，分配清扫，保持整洁，维持秩序，负责管理水电、门户。 （二）监督轮值人员维护环境清洁及门窗的关闭。 （三）凡有下列情况之一者，应通知主管及管理部门： 1违反宿舍管理规定，情节重大或需留宿亲友时。 2宿舍内有不法行为或外来灾害时。 3员工身体不适应负责

45、照顾，病情重大者应通知其亲友及主管并送医院。四、员工对所居住宿舍，应尽管理人责任，不得随意改造或变更房舍。五、员工不得将宿舍的一部分或全部转租或借给他人使用，若经发觉，即停止其居住权利。六、管理分公司领导及有关部门检查宿舍时，员工不得拒绝，并听众有关指示。七、有关宿舍现有的器具设备（如电扇、照明灯具、玻璃、门窗、床 铺）本公司以完好状态交与员工使用，如有疏于管理或恶意破坏，酌情让现住人员负担该项修理费或赔偿费，并视情节轻重论处。 八、住宿员工（含出差员工）应遵守下列规则： （一）服从室长管理、派遣与监督。（二）室内禁止使用电线及装接电器。凡违反此规定者，将按宿舍八不准第二条予以处罚。（三） 室

46、内不得使用或存放危险及违禁物品。（四） 个人棉被、垫被起床后须叠齐。（五） 烟灰、烟蒂不得丢弃地上，烟灰缸及其易燃物品不得放置寝 室。（六） 换洗衣物不得堆积室内，其余必须收柜（箱）内，鞋必须放 在床底，摆放整齐。（七） 电视、收音机的使用，声音不能放得太大，以免妨碍他人安宁。（八） 就寝后不得有影响他人睡眠行为。（九） 未经批准宿舍不得留宿外人或亲友。（十） 夜间最迟应于23时前返回宿舍（注意关闭门窗），否则应向舍监报告。 （十一）贵重物品应避免携人，遗失由各自负责。（十二）不得于墙壁、橱柜上随意张贴字画或钉物品。（十三）污秽、废物、垃圾等应集中于指定场所倾倒。（十四）各房间的清洁由住宅人轮流清洁整理。（十五）对水、电的使用，应遵照下列规定：1水、电不得浪费，随手关灯及水龙头。不得有长明灯、长流水现象。 2沐浴的水、电用毕即关闭，浴毕应清理场地。3为确保用电安全，宿舍禁止私接电炉丝烧水，凡违反此规定者，将按宿舍八不准第三条予以处罚。4离开房间时，必须将电风扇、收录音机或其它用电电器关闭，以免造成因电器发热引起的