第1章会议管理制度

1、会议管理制度第一章、会议审核表开会的目的设定要项方面开会通知方面会议的准备方面注总要点本次的会议是否实际需要？（是否只是流于形式的例行会议？有没有其他更好法？）开会的目的是否明确？开会的时机、时间是否妥当？开会的场所是否恰当？所邀集的与会人员是否恰当？是否对于与会人员确定通知妥当了？对于开会的主旨、议题是否确实通知与会人员？是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备呢？是否通知与会人员事先备妥有关的资料呢？是否事先拟就议题的进行顺序及时间的分配呢？事前是否应当分发参考资料呢？是否已经做了应变的准备呢？是否安排好会议的记录呢？是否必须用到幻灯机或录像机等机械设备呢？的解决办查核准邀集与会人员的选

2、定标准?对于该项议题确定身有感触者?对于该项议题确定握有资料、学有专精并饶有经验者?本次会议的结论将会对其有影响者- 邀其与会参与发言讨论的好处要比因该员出席会议而致工作停顿所造成的损失来得更大者。、会议计划表年度会议活动计划表会议名称细节项目开会次数开会日期开会时间会议目的及宗旨与会人员司 仪主 席会议召集单位会议记录总 务与会者应备资料会场标志资料日前或事前的分发资料三、会议管理要领( 一)提高会议成效的要领1 要严格遵守会议的开始时间。2 ?要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。3?要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。4. 在会议进行中要注意如下事项：(1) 发言内容是否偏

3、离了议题？(2) 发言内容是否出于个人的利害？(3) 是否全体人员都专心聆听发言呢？(4) 是否发言者过于集中于某些人呢？(5) 是否有从头到尾都没有发言过的人呢？(6) 是否某个人的发言过于冗长呢？(7) 发言的内容是否朝着结论推进呢？5. 应当引导在预定时间内作出结论。6?在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。7. 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。8. 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确定。( 二) 会议禁忌事项会议中的禁忌事项一览表?发言时不可长篇大论，滔滔不绝( 原则上以 3 分钟为限 ) 。?不可从头到尾沉默到底。?不可打断他人的发言?不可不懂装懂，胡

4、言乱语。?不要谈到抽象论或观念论。?不可取用不正确的资料。?不要尽谈些期待性的预测。?不可对发言者吹毛求疵。不要中途离席。?不可做人身攻击。工作项目四、会议工作细节审核一览表查核工作项目查核1. 活动的主旨2. 活动的规范3. 预算4. 招待对象的层次5. 总参加人数（查对邀请回函）6. 活动日期及时间（注意是否与 其他同业的活动撞档？）7. 活动日数& 筹备单位9. 活动的负责人10 .活动作业分工明细11 .会场的预订主会场 开会场地 洽谈室 展示场来宾休息室 主办单位休息室（干事、办事 员）演艺人员休息室12 .制作来宾名册姓名、地址、公司名称、 电话、职衔等的核对13 .邀请函

5、信封 邀请卡 回函明信卡 纪念品兑换券 停车券 指引地图 点心券 餐券订制张数（多印 20% 勺备份） 信封书写作业 投递作业承办员 投递日期（要以活动日期的二 三个星期前寄达对方为原则）14 .纪念品方面纪念品的选定 决定包装纸 外包装书写作业 礼品题款作业 姓名书写作业 蝴蝶结装饰作业 雕冰花饰胸花 馈赠用花束 典礼台花饰 礼桌花饰 文字花饰 吊挂花饰 蜡烛礼品包装作业订制数量（要多出20% 勺备份）15 . 接送交通工具方面飞机火车巴士 轿车16 . 红包（给司机、演艺人员 的）17 . 会场布置18 . 宴会的形式餐桌入座式 自动餐入座式 半入座式自助餐 鸡尾酒立食式自助餐鸡尾酒会立食

6、式19 . 料理样式法国料理中国料理各国料理大会串路摊式、模拟餐馆式、餐台取食式、餐车服务式20 . 雕冰（原色、彩色）21 . 饮料餐前酒威士忌鸡尾酒啤酒（罐装或生啤酒）饮料类吧台餐车餐车女服务生干杯用的酒类22 . 香烟方面香烟 雪茄 品牌（国产或进口）特别定做的烟盒香烟摊女服务员23 . 菜单的印制24 . 花饰方面花圈花篮桌上花饰旗袍各国民族的衣着32 . 表演女郎33 . 女性公关人员34 . 住宿安排方面安排来宾的住宿（套房、单人房、双人房）主办人的住宿问题演艺人员的住宿展示品饰花礼花（献礼用）25 . 园景制作西式园景东方园景租借盆景 观叶盆景 观花盆景茶几 遮阳伞26 . 看板

7、、标示板类欢迎看板大门看板方向标示专用停车场表示牌 受付处看板会场入口处欢迎光临的拱门典礼台看板展示商品说明表标示牌会场内指引表示牌社徽、商标看板国旗、社旗、大会旗27 ?拍摄摄影方面纪念照片快照记录摄影拍立得照片（拍照女服务员）28 ?选择桌子（选用圆桌或方桌）29 . 座位顺序桌面标示卡桌面标示卡的书写作业 印制座位配置表30 ?胸章、名牌方面颜色、大小、种类的选定公司名称、职衔、姓名的书写作业31 . 女服务员的着装方面洋装安排演艺人员、乐队 节目主持人舞台灯光灯光设计 灯光器材舞台装备 舞台灯光特设舞台回转舞台舞池凸出舞台 舞台设计及设工音响方面预订房间妥善分配房间35. 特设专用柜台

8、36. 支付的负担范围（停宿、餐费、取用冰箱内的食物费用、电话费等）37. 安排用餐方面 住宿者的用餐事宜来宾、司机的用餐问题 服务人员的用餐演艺人员、乐队的有餐问题38. 活动行程方面 司仪开场白 主席致辞来宾致辞 举杯同庆 余兴节目 朗读贺电 致谢辞 活动行程表的标示 活动行程表的书写工作 播放背景音乐放映宣传影片、幻灯片39. 服务柜台的工作方面 发放胸章发放活动行程表 主席迎宾作业 引导来宾到休息室 发放座位牌 发放纪念品 接待大众传播人员 设置暂时电话 来宾签名纪念40.表演节目的总预算方面 本单元的活动企划节目策划及演出 节目执导 会场布置 料理、饮料 服务人员44. 会场方面 会

9、场布置 典礼台 讲台 讲师 制作人 幻灯机 放映幕 灯光布置 笔记用具资料的分发资料的披露 音响设计 音响器材 立式麦克风 桌上型麦克风 无线麦克风 录音机音箱 放大器 音响操作员 录音 现场侧录音41 ?摸彩活动方面摸彩方法摸彩箱摸彩券摸彩服务员 奖品给付方法当场核发散场时核发送到家邮寄42 . 演出节目的彩排43 ?新的工厂、公司落成庆祝喜宴停车场收付柜台设置场地向导、招待、解说人员活动行程表指引标示说明标示牌茶水点心的招待工厂、公司落成说明接待记者采访人员接送交通工具联络有关官方机构和邻居打招呼装置临时电话给水、排水的设备 电气、瓦斯的能源冷暖器设备桌椅桌巾照明设备音响设备游艺节目纪念品

10、样品、试用品、展示品麦克风录音作业 同步翻译机茶水点心（咖啡甜点） 用餐事宜45. 展示会方面 会场布置 演出计划展示、装饰计划 邀请函、 DM 的制作 游艺节目 选定搬运公司 迁入计划（当天或前天） 装设计划（当日或前日）展示商品展示器具 电气工程、安装工程制服解说体系海报说明书解说员说明标示牌实地表演迁出计划（当天或隔天）茶水点心用餐问题洽谈室接待记者采访人员46. 服装西装燕尾服制服47. 支付旅馆费用方面支付的日期汇款、前来收款、当天支付现金出纳员48. 旅馆事务方面的承办员主办人员餐宴预约办事员餐宴服务经办员住宿服务经办员预约订房经办员五、企业会议管理制度（一） 总则为改进作风、减少

11、会议、缩短会议时间、提高会议质量，特制订本制度（二） 会议分类及组织第一条全厂会议归纳为四类：1.厂级会议：主要包括党政领导（ 扩大） 会、全厂干部会、全厂班组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会、全厂技术人员会以及各种代表大会。应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。2.专业会议：系全厂性的技术、业务综合会（ 如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。3.系统和部门工作会：各车间、科室、支部召开的工作会（ 如车间办工会、科务会、支部会、车间（科室）职工大会等）由各车间科室、支部领

12、导决定召开并负责组织。4. 班组（ 小组） 会：由各党、政工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。第二条 上级或外单位在我厂召开的会议（ 如现场会、报告会、办公会等） 或厂际 业务会 （如联营洽谈会，用户座谈会等）一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。（ 三） 会议安排第三条 例会的安排。 为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定 的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：1. 行政技术会议（ 1） 厂长办公会： 研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。（2）厂务会： 总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。（3）班组

13、长以上干部大会 （ 或全厂职工大会 ）：总结上季 （半年、全年 ）工作情况、部署本季 （半年、新年 ）工作任务，表彰奖励先进 集体、个人。（4）经营活动分析会： 汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩， 揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。（5）质量分析会：汇报、总结上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题） ，研究决定质量改进措施。（ 6） 安全工作会 （含治安、消防工作 ） ： 汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。（ 7）技术工作会 （ 含生产技术准备会 ） 汇报、总结当月技术改造、新产

14、品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划 完成情况，布置下月技术工作任务，研究确定解决有关技术问题的措施方案。（ 8）生产调度会： 调度、平衡生产进度，研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。（ 9）科务会： 检查、总结、布置工作。（ 10） 车间办公会：检查、总结、布置工作。（11） 班组会：检查、总结、布置工作。（ 12） 班组（ 科室）班前会：对工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。2. 各类代表大会(1) 职工代表大会；(2) 车间 (部门 )职工大会 (或职工代表小组会 )；(3) 党员代表大会；(4) 团员代表大会；(5) 科协会员代表大会；(6) 企协会员代表大会；3.

15、 民主管理会议(1) 工厂管理委员会；(2) 厂长、党委书记、工会主席联席会；(3) 生产管理委员会；(4) 生活福利委员会；4. 论文、成果发布会(1) 科协年会；(2) 企协年会；(3) 政治思想政治工作研究会年会；(4) 厂成果发布会；(5) 科技成果发布会；(6) 信息发布会；(7) 企管成果发布会；第四条其他会议的安排：凡涉及多个车间 ( 科室 )负责人参加的各种会议，均须于会议召开前XX经部门或分管厂领导批准后，分别报两办汇总，并由厂办统一安排，方可召开。第五条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。第六条凡厂办已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2 天报请厂办调整会议计划。未经厂办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。第七条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的