第7章销售、收款核算与管理子系统

1、第七章 销售、收款核算与管理子系统【概述】产品销售和收款业务是企业经营活动的重要环节，关系到企业的生存与发展。本章分析销售和收款业务活动的主要特点，论述销售和收款的核算与管理的流程，并依此为依据，探讨信息需求特征，并建立了子系统的逻辑模型、 REAL 模型，功能模型，详细论述销售、收款的核算与管理子系统的实现方法。 【目标】通过阅读本章后，将可以了解： 1、销售、收款业务特点和子系统的设计目标 2、销售、收款核算与管理子作业流程 3、销售、收款核算与管理子系统信息需求模型 4、销售、收款核算与管理子系统数据结构模型 5、销售、收款核算与管理子系统功能结构模型与实现方法 第一节 销售、收款核算与

2、管理子系统概述 一、销售与收款业务特点 企业经营活动中心是为顾客创造价值进而实现企业价值，销售与收款业务是实现价值的重要环节。企业为客户提供高品质的产品或劳务活动以产生营业收入，它是企业赖以生存与发展的根本。 对于工业企业而言，产成品是企业生产活动的成果，销售是产成品价值实现的过程。企业不仅要生产客户满意的产品，而且还要通过有效营销方式、销售渠道的组织，将产品顺利销售给客户，并及时收回货款。它关系到企业主营业务收入、利润实现的质量。在销售与收款业务活动循环过程中，企业销售产品，收取价款，用产品销售收入来补偿生产经营所消耗的生产成本与费用，交纳税金后，以确定企业经营动能否赚取利润。 在产品的销售

3、过程中，物流与现金流并不总是同步进行。由于各种原因客户尚未及时进行货款的结算，即产生应收帐款。因此企业需要对应收帐款加强管理，加快企业流动资金的周转速度，减少呆帐、坏帐的发生，使销售资金及时回笼。此外还可以根据企业管理的需要对销售业务数据、会计核算数据进行信息处理，反映企业营运状态和经营成果，进行产品销售预测、帐龄分析、利润预测和分析，辅助管理人员进行管理决策。 销售与应收帐款子系统是会计信息系统中的一个较为重要的信息子系统，它与企业其他业务部门联系密切，数据传输频繁，数据通信量大，还需要提供大量相关的决策信息。因此销售核算与管理子系统具有以下特点： 1、业务发生频繁，运行环节多，业务内容与核

4、算方法比较复杂 销售业务不仅运行环节复杂，涉及企业内部的多个部门，如销售部门、信用管理部门、仓储保管部门和财会部门，而且还涉及企业外部的销售商、客户、运输商等。由于不同企业的销售方式和手段不同，其相应的核算方法也就有所差异，加之诸如批发、零售、退货、赊销、分期付款等不同情况使得销售与收款循环的业务内容与核算方法比较复杂，从销货业务发生到收回款项有商业折扣、发票价格、销售折扣、销售退回和销售折让等方式，这些都会影响到销售收入计量。2、数据的真实性、准确性、实时性要求高销售核算与管理子系统输出的销售收入、销售成本、销售税金及附加、销售利润是评价企业经营活动、经营成果、进行利润分配的重要依据。同时与

5、企业存货系统、采购系统、生产系统集成后，销售核算与管理子系统数据的真实性、准确性、实时性关系到企业其他子系统正常运行。涉及到企业能否有效加快资金周转、减少库存产品积压，降低经营成本和费用。 3、数据的深加工量大 销售收款循环是企业经营的重要环节，该子系统除了完成会计核算以反映销售收入、利润外，还需要对这些基础会计数据作进一步的加工处理，为企业经营者的管理决策提供产品销售预测、应收帐款帐龄分析、客户信誉度分析与管理、产品获利能力分析、利润预测、产品市场分析与预测、销售费用预测与分析等信息，辅助经营者进行管理与决策。 二、销售、收款核算与管理子系统的设计目标 1、准确进行销售核算和管理。 根据与客

6、户签订的合同，按时将产品发出，及时收回货款，提供未收款的有关信息，防止货款拖欠。真实、准确地反映销售收入、销售货款的结算、销售费用的支出情况，保证企业资金的正常运转以及业务的正常运行。 2、进行产品利润分析与管理。 准确计算销售成本并按时交纳销售税金，准确反映和监督企业盈亏情况，计算产品销售利润，分析客户获利能力，促使企业降低成本和费用，为编制会计报表提供依据。 3、应收帐款管理。 对客户的应收帐款进行详细记录，分类整理，及时登记已收帐款，反映和监督赊销业务的货款收回情况，减少坏帐损失。提取坏帐准备，分析应收帐款拖欠情况，进行帐龄分析，按期提供逾期未收款，统计客户欠款，评价客户的偿债能力和信誉

7、程度。 4、提供产品销售情况分析信息。从企业销售管理的角度，对产品的销售情况进行分析和评价，进行产品销售预测、产品定价决策，利润分析等工作，缩短客户选择产品和服务与收取现金之间的时间间隔、分析企业市场情况以及所提供给客户的产品与服务的成本与费用，从而在提升客户价值与增加企业盈利能力上为企业战略目标实现提供有效财务会计信息支持。 第二节 销售、收款子系统业务处理流程 以制造业为例，典型的销售、收款循环包括接受客户定单、核准付款条件、填制销货通知、发出商品、开具发票、核准销售折扣、核定销售折让或退款条件并办理退款或接受退货、收取货款以及各环节的会计核算与管理活动。 一、销售与收款活动的作业流程 1

8、、接收客户定单 企业产品销售活动一般从接收客户的定单开始。典型的定单内容包括有关客户资料数据、装运地点、客户所定购的商品情况以及支付条件，企业在接收客户定单后，将定单记录到客户定单文件。 2、核准信用销售部门收到客户定单后，将其送到企业信用部门办理批准手续。企业应建立有关客户的财务状况和信用等级，对客户提出的购货定单的信贷批准须经过信用部门经理或授权人签字同意的书面证明才有效。 3、折扣政策制定与审核 对多数企业而言，给予客户一定的折扣是相对普遍的一种销售行为，因此企业应当制定出较为详细的折扣政策和规定。商业折扣规定应详细说明可以享受折扣的客户的条件，不同数量和品种的购货定单可以享受的折扣比例

9、，现金折扣规定应详细说明适用范围和不同支付时间可享受的折扣比例等。一项给予客户的折扣应经过销售部门主管的审核签字认可。 4、接受销货 通过对客户的审核并综合考虑库存产品以及与企业产品生产能力后，由客户定单生成正式生成销货定单。客户定单与销货定单数据结构相似，重要的差异是销货定单是经过有关人员核准的定单。为便于对执行的定单和未执行的定单分别进行管理与控制，及时检查定单的处理过程和执行情况，对销货定单按顺序进行编号，并记录到销货定单文件中。 5、提供货物 仓储部门出货必须经过销售部门的授权，授权的形式是取得销售部门编制以及负责人签字认可的发货通知单。仓库管理人员检查是否缺货或发货单是否有其他问题，

10、实际发货的品种和数量应记录发货单和存货业务明细帐，并将发货单传递到会计部门，进行发货成本核算，记录存货明细帐。 6、装运商品运输部门为了决定运输路线和安排运输日程，除需要得到仓储部门转来的发货通知单外，还应有销售部门核准的装运单，装运部门将装运单与仓库送来的提货单及商品进行比较，包装商品，选择运货人。商品运出后，装运部门将货运通知单或提货单的送交开票部门作为开票的依据。 7、给客户开票 商品发出后给客户开票是企业销售成立的标志，也是向客户收取货款的依据。开票人复查交易附件，这些附件包括客户的购货定单、发货通知单等，并生成销售发票。销售发票除了作为记录交易的原始凭证记录销售日记帐，还将传递到财务

11、部门核算销售收入，编制会计凭证。 8、登记应收帐款 在销售采用赊销的方式，应收帐款直接影响企业的财务状况。保证足额安全地收取款项是企业财务一项重要工作。因此对经过销售部门核准的赊销的销售应及时记录到客户的应收帐款帐簿上，定期编制应收帐款的帐龄分析表，及时对客户应收帐款进行催款和索要货款，以保证企业的债权得以收回。 9、退货 企业提交客户的货物由于质量不符合要求或规格不对等原因使客户不能完全接受而发生退回。业务处理过程包括验收客户退回的货物，填制退货接收报告、调查退货索赔、核准退货、填制和邮寄贷项通知单并在退货批准后及时入帐，修改销售和应收帐款的余额。10、收款企业在收到客户的货款后，输入收款单

12、据，核销客户销售单据，修改客户应收帐款数据，应编制会计凭证，登记对应的总帐和明细帐。 二、销售、收款业务的管理与控制活动 （一）销售、收款的管理活动 销售、收款业务的管理是指为实现企业销售利润、完成销售任务和销售收入而进行的计划、组织、指挥、协调和控制的活动。销售管理重心在市场经营，它使企业与目标市场的经营活动保持联系，为客户提供满意的产品与服务，及时从客户收回货款，在经营循环中真正实现产品与服务的价值。 销售与收款管理主要从目标市场的确认着手，依照销售计划开展销售活动，然后再根据产品销售收入的评估与反馈信息不断调整企业销售行为。通常销售与收款管理的内容包括销售计划、销售活动管理，销售成果管理

13、。 1、销售计划 制定企业销售计划首先需要分析现状。详细分析企业当前市场状况，竞争对手的产品及销售情况，然后结合企业生产能力和产品市场预测，提出切实可行的销售目标，制定销售策略，综合编制每一产品的销售计划与销售预算。当计划一经确定后，需要按照既定的战略策略执行。在销售计划实施过程中，及时了解和检查计划的执行情况，以确保计划正常运行，实现企业销售目标。2、销售活动的管理 销售活动的管理的包括销售分析与评价，销售的时间控制，销售信用控制，应收款的控制等具体内容。3、销售成果管理 销售成果的管理是实现企业销售计划的重要一环，销售部门与销售员工的销售业绩直接关系到企业销售收入、利润的实现。企业应依据销

14、售目标、收款达成程度作为对销售部门与人员奖惩的依据，建立完善激励机制来保障销售计划实现。（二）销售、收入业务活动的风险每个企业经营环境、业务性质，产业现状与发展前景不同，会给企业销售与收款活动带来不同的经营风险。例如企业所处的行业如果供给过剩，产品需求渐减，都会造成企业销售收入下降，现金流量恶化。 产业竞争情况加剧也会给企业销售、收款业务带来风险。按迈克尔 .波特等竞争力分析模式，有五个力量会造成竞争压力。这五个竞争压力包括同业竞争、替代品进入、进入障碍、与供应商的谈判能力、与客户的谈判能力。例如同业竞争可能影响企业产品定价策略、授信赊帐条件，从而影响销售计划执行，利润指标的实现、并改变企业财

15、务状况。 另外，在销售、收款的业务活动中也存在作业风险。 例如：在客户订货业务活动过程中，接受了不符合要求或未授权的客户定单，由于客户信誉度差而造成企业坏帐损失。接受客户定购的产品品种与数量超过企业加工能力范围，企业无法按时交货或加工后出现大量质量问题而造成退货。送到装运地或客户手中的商品数量、类型与订货单不相符。由未经授权人员处理应收帐款、客户资料、存货记录。收到现金不及时过帐而被挪用。 企业的退货业务可能存在风险如未授权的员工核准客户的退货，已冲销应收帐款，可是却一直未收到退回的货品。（三）销售、收入的内部控制活动 在企业销售、收款的业务循环中，建立职务分离制度，明确各业务环节上分工，相互

16、牵制作用。加强对订货的证实和审核，建立客户档案和信用等级评价，不管何种客户提出购货定单，信贷必须经过信用部门的批准才生效。制定统一的产品销售价格目录，规定各类交易的商业折扣、现金折扣标准并建立相应的授权批准权限。指定专人负责销售发票的保管和使用，财会部门应及时对发票与会计记录的凭证进行核对检查，应收帐款记录严格以销售部门原始凭证为依据，防止应收帐款的虚设。建立与客户的对帐制度，及时了解客户财务状况，并将结果及时反馈给有关业务部门，以便对应收帐款帐龄较长的客户采取有效措施，减少坏帐损失。 建立销货业务活动的控制制度。存储部门在发货通知单证实并得到一定的授权后才能发货，运输部门除需要得到存储部门的

17、发货通知单外，还应有销售部门填制的装箱单，以证实授权运出货物，才能进行货物的运输作业。 企业的销货退回直接影响企业信誉和销售收入、应收帐款的确认、直接抵减企业经济效益。这个环节也可能产生舞弊行为。因此需要建立退货、索赔、销售折让审批制度以及对应处理流程，使任何退货、索赔及销售折让的处理都经过授权后执行。第三节 销售、收款子系统信息需求分析模型 为实现企业产品销售与收款业务活动的核算与管理目标，销售、收款核算与管理子系统的信息处理应满足不同的管理阶层的信息需求。一、企业内部管理人员的决策信息需求1、企业高管的战略管理信息需求相对于竞争者的产品市场占有率。 销售趋势 销售财务经济指标的趋势变化，销

18、货金额、销货退回和折让、以及坏帐变化趋势分析。2、业务部门经理的管理会计信息需求客户销售额的变化趋势 各种产品的生产成本、交货到客户手中的销售成本、以及提供后续服务的成本业务人员销售的业绩分析 竞争者产品服务、订价广告活动信息3、财务会计主管的会计信息需求销售活动所产生的现金流量分析 客户应收帐款每日到期余额。二、销售业务活动的信息需求分析1、业务营销 当企业客户决定购买企业的产品和服务时，触发了企业销售活动。在影响客户购买决策的行为过程中，企业进行一系列的营销活动，如业务人员拜访客户、广告、促销等。这些活动在大多数的会计信息系统并没有作详细记录，而这些活动所需要消耗资源的笼统归集为期间费用。

19、但随着信息技术的应用，会计信息系统与企业各项活动实现整合，因此可通过作业活动的分解，将这些营销活动所消耗的资源以及所产生的成效建立对应联系，并记录这些作业活动所形成的细节信息和财务信息。以此来分析营销活动所投入资金的有效性，业务人员活动的效率、市场或客户情况分析。2、客户订货活动的信息过程当客户决定购买企业产品时，会给业务人员一份所需的商品或服务的定单。信息系统应帮助用户收集定单数据，检查是否是老顾客，如果是新顾客则将顾客的信息添加到销售数据库中。业务主管按企业的信用政策复查和批准客户的信用程度，检查定单的商品或服务的需求信息，确认企业对这些商品或服务的提供能力，当定单经授权的业务人员确认后，

20、定单的订货信息被详细记录在信息系统内，以控制定单的执行。 3、商品出库的信息过程 由经过核准后的定单生成出库单（或提货单）通过信息系统传递到存储部门。企业利用存货管理与控制系统来管理控制商品出库过程，详细记录出库单据，修改商品的库存记录。为存储管理人员与业务人员输出的有关存货余额表、存储成本表、仓储运行效率等信息。 4、发送商品的信息过程运送商品的业务活动将触发两个信息过程。第一个过程是记录货物的装运或服务的交付，第二个过程是给客户开票。装运必须有装运凭证，包括提单或货运通知单，记录货物的交货细节数据，如装运的商品及其数据清单、运货商及运输线路、装运或服务人员信息。 一旦商品被装运，启动客户开

21、票，确认销售收入的信息过程。系统将记录销售发票和客户的应收帐款。输出的信息包括定单至交货耗用的时间分析、配送人员生产力分析、应收帐款的帐龄分析、现金流量预测等信息。 5、收款的信息过程 当客户获得商品或服务后，支付货款，这时企业提供的产品价值得以实现并形成销售现金流入。大多数的客户使用现金、支票支付应付款，企业收到货款后，记录到收款单并核销应收客户的应收帐款。 6、退回及批准折让信息过程 由于商品或服务达不到客户的要求而产生退回事件。企业处理这一问题可能有两种选择：一是客户继续保留商品而接收价格调整或折让，二是客户退回商品。由此产生的信息过程包括填制退货接收报告和贷项通知单，并及时修正库存、销

22、售收入、应收帐款。 7、与销售活动相关的会计核算信息过程 （1）销售收入。企业销售产品业务发生后，出现货款已收和未收两种情况。对于货款已收，作记帐凭证借 “银行存款 ”，贷记 “主营业务收入 ”、 “应交税金应交增值税销项税 ”。对于货款未收情况，借记 “应收票据 ”或“应收帐款 ”，贷记“主营业务收入 ”、“应交税金应交增值税销项税 ”。月底结转销售收入，借记 “主营业务收入 ”、贷记 “本年利润 ”。 （ 2）应收帐款。企业在产品销售过程中发生赊销，通过 “应收帐款 ”进行核算。应收帐款按购货单位设置明细帐。在产品销售发生而货款未收到时，按客户分类登记应收帐款明细帐。并借记 “应收帐款 ”

23、，贷记“主营业务收入 ”等。当收回货款时，借记 “银行存款 ”，贷记 “应收帐款 ”科目。平时对应收帐款帐簿进行分析，评价客户偿债能力和信用程度并进行坏帐损失估计。（ 3）产品销售成本。销售业务发生时，在存货核算系统中按产成品的计价方式核算出库的产成品的实际成本。登记存货管理与核算明细帐，由存货核算子系统编制会计凭证借记 “主营业务成本 ”，贷记 “产成品 ”。月末将实际成本转至 “本年利润 ”科目，不留余额。销售子系统获取所发出产品的单位成本数据，计算产品销售明细帐中各产品的销售收入、销售成本、销售利润。 （ 4）销售费用。产品销售过程中所发生的费用核算是通过设置 “销售费用 ”科目进行的，

24、该科目的借方登记在产品销售过程中发生的运输费、装卸费、包装费、保险费、展览费、广告费以及为销售本企业产品而专设的销售机构的职工工资、福利费、业务费等销售费用。费用发生时，借记该科目，贷记 “现金 ”、“银行存款 ”、 “应付工资 ”等科目。“产品销售费用 ”应按费用项目设置明细账。期末，本科目余额应全部转入 “本年利润 ”科目，结转后应无余额。 （5）结转销售税金及附加。产品销售税金及附加是指销售产品、提供工业性劳务等负担的销售税金和附加，包括营业税、消费税、城乡维护建设税、资源税和教育附加费。结转销售税金及附加。借记“产品销售税金及附加 ”，贷记 “应交税金 ”，接转时借记“本年利润 ”贷记

25、 “产品销售税金及附加 ”。 三、销售与应收帐款核算子系统的逻辑模型 系统分析人员对销售与应收帐款核算子系统的有关业务处理流程进行详细的调查和分析后，对所收集的资料进行归纳，并结合计算机技术的特点，建立新系统的数据流程图。在设计数据流程图时，最好组织系统中的有关用户围绕数据流程图进行讨论，以明确用户的信息需求，并在数据流程图中描述出来。经过多次仔细的分析和归纳，最终所形成的数据流程图较好地表达用户的信息需求，同时为后期的系统设计打下基础。 销售与应收帐款的业务涉及多个部门的数据传递和信息处理，因此在设计数据流程图时，应考虑数据的共享，各个业务处理流程它们之间的依存关系以及它们的数据接口方式。该

26、子系统的数据流程图见图 7-1。 1、订单输入：业务人员输入客户订单并记录在客户订单文件内。 2、订单审计：主管人员从订单文件中提取客户订单进行审核，在经过审计的订单上记录审核标志。 3、生成出库单：从订单文件中获取经过审核的订单，将其生成出库单，并传递到存货核算与管理子系统。 4、输入销售发票：业务人员根据审核的订单或出库单的数据生成销售发票。如果属于赊销业务，同时登记客户的应收帐款明细帐。 5、收款单输入：客户付款后，会计人员输入付款单据，并核销对应的客户销售发票。如果属于赊销的客户，同时修改客户的应收帐款明细帐。 6、会计凭证生成：根据业务单据自动生成会计凭证。7、信息输出：按使用者的要

27、求，对各数据文件的数据分类汇总，输出统计或会计报告。第四节 销售、收款子系统信息结构模型 一、销售、收款的REAL模型 在销售与收款子系统中，所涉及的外部实体包括客户和潜在的客户，外部的货运单位与运货人员，内部实体涉及企业的销售部门、仓储部门、财务会计部门、运输部门的管理人员与业务人员。企业的资源是待出售的商品和资金。当企业销售业务循环过程中，这些业务所形成信息模型如图：二、销售、收款子系统的数据模型 （一）销售业务涉及资源、参与者的特征属性数据结构 1、与客户有关实体的属性描述 企业在经营中，不同的产品可能针对不同的地理区域、不同的行业、不同类别的客户，为分类分析不同区域、行业客户获利能力，

28、需要对与客户特征有关的实体进行描述。（1）客户分布区域 客户所在地域的数据文件结构。在信息集成环境下，不仅在地区文件中输入客户的地区分布，而且也可以输入供应商的区域分布信息。地区文件字段名 数据类型 宽度 小数 说明 地区代码 C 10地区名称 C 20 表 71 （2）客户分类宽度 字段名数据类型 小数 说明10 分类代码 C20客户分类 C表 72 （3）客户信息资料 宽度 字段名 数据类型小数 说明 10 客户编号 C 客户名称 C 20 地区代码C 10 分类代码 C 10 税号 C 20 开户银行 C 20 银行帐户 C25 地址 C20 邮政编码 C6 联系人 C8 法人代表 C8

29、 电话 C12 传真 C12 手机 C12 应收余额N102 扣率 N52 信用等级 C4 信用额度 N102 付款条件码 C 2 部门编码 C 4 分管部门 人员代码 C 8 专管业务人员 发展日期 D 8 停用日期 D 8表 732、销售业务相关的内部参与者的据属性销售业务事件的内部参与者涉及与销售有关的销售、生产、存储、运输、会计等部门的相关管理人员的业务人员。对这些部门与人员特征属性的数据结构在上述章节已做描述。在集成环境下，用户共享这些数据文件中所记录的资料。 （ 1）部门档案 （2）职工挡案 3、存货资源实体的属性描述存货资源实体的特载属性的数据结构在存货核算与管理子系统中已做了描

30、述，销售子系统共享这些数据。 （二）销售业务事件的特征属性数据结构描述 1、销售、收款业务的分类数据结构描述 （1）销售类型数据结构描述 企业销售类型包括普通销、定量销售、销售调拨、委托销售、非正常销售、分期付款销售、本地销售、外地销售、零星销售、集中销售、大批量销售。销售分类的数据结构如下： 字段名 数据类型 宽度 小数 说明 销售类型码 C 10 销售类型名 C 20 出库类别码 C 10 与收发类别文件数据关联 表 74（ 2）结算方式 企业在销售过程中与客户进行结算所涉及到的结算方式。它与财务结算方式一致，如现金结算、支票结算等。其数据结构描述包括结算类别编码、名称，结算类别文件作为数

31、据共享文件，会计信息系统各子系统共享其中的数据。 2、销售业务活动特征的数据结构描述 销售业务流程主要包括销售计划、客户订货、发货、收取货款等活动。信息过程需要对应每一项活动进行记录与处理，销售业务流程的数据结构描述如下：（ 1）销售计划的数据结构描述企业每年根据经营目标制定年度销售计划，将产品销售计划落实到具体的销售部门与销售人员，制定责任单位与个人的月计划销售金额和销售定额。按销售单位与个人的销售计划数据结构销售计划数据结构 字段名 类型 宽度 小数 说明 年度 C 4 计划年度如 2006 单位代码 C 10 人员代码 C 10 一月销售 N 10 2 一月份计划销售额 二月销售 N 1

32、0 2 三月销售 N102四月销售 N102五月销售 N102 六月销售 N102七月销售 N102八月销售 N102九月销售N102十月销售 N102十一月销售 N102十二月销售 N 10 2 表 75 2、订货业务数据结构描述 企业产品销售订货业务事件涉及客户、销售的产品、负责销售的部门以及业务人员、审核订单的管理人员。在订货事件的数据结构中，应包含这些特性的描述，由订单主文件与订单子文件组成。（1）订货事件主文件数据结构字段名 类型 宽度 小数 说明 定单日期 C 10 定单编号 C 10销售类型码 C 10客户代码 C 8 2 与客户档案文件关联发货地点 C 20 2部门代码 C 8

33、 执行销售业务的部门，与部门文件关联职工代码 C 8 负责订货业务人员定金 N 10 2 币名 C10 汇率 N102税率 N102发运方式 C10 付款条件码 C 2 制单人 C 8 审核人 C 8 订单审核控制 关闭人C 8 表 76 订单事件子文件数据结构 字段名 类型宽度 小数 说明 定单编号 C 10 存货代码 C 10 订货数量 N 10 含税单价 N 10 2 无税单价 N 10 2 无税金额 N 10 2 执行销售业务的部门 税额 N 10 2 该部门的业务人员税价合计 N102 扣率 N102 折扣额 N102预发货日期 D 8 备注 C 30表 77 3、发货、退货业务信息

34、结构描述 发货单主文件数据结构 字段名 数据类型 宽度 小数 说明 日期C 10 货单编号 C 10 收发类型 C 10 销售类型码 C 10 客户代码 C 10 发货地点 C 20 部门代码 C 10 执行销售业务的部门 职工代码 C 10 该部门的业务人员 定金 N102 币名 C8 汇率 N102 税率 N102 发运方式 C10 付款条件码 C2 制单人 C8 审核人 C8 表78发货单子文件数据库 字段名 类型 宽度 小数 说明 货单编号 C 10 存货代码 C 10 订货数量 N 10 含税单价 N 10 2 无税单价 N 10 2 无税金额 N 10 2执行销售业务的部门 税额

35、N 10 2 该部门的业务人员 税价合计N102扣率 N102折扣额 N102预发货日期 D8 备注 C 30 表 79 4、发票业务的信息结构描述 开票业务的信息结构与发货的数据结构相同。实际上，发货、开票业务的数据是共享的，并存在同一的数据库文件内，发货单与发票的识别是对同一个定单或同一交易的业务是通过数据库文件同一记录的不同的货单编号和发票号这两个字段的数值来标识的。 发票文件数据结构 字段名 数据类型 宽度 小数 说明 日期 C 10 发单编号 C 10 收发类型 C 10 销售类型码 C 10 客户代码 C 10 发货地点 C 20 部门代码 C 10 执行销售业务的部门 职工代码C

36、10 该部门的业务人员 定金 N102 币名 C8 汇率N102 税率 N102发运方式 C10 付款条件码 C2制单人 C 8 审核人 C 8 表 710 发票子文件 字段名类型 宽度 小数 说明 发单编号 C 10 存货代码 C 10 订货数量 N 10 含税单价 N 10 2 无税单价 N 10 2 无税金额 N 10 2 执行销售业务的部门 税额 N 10 2 该部门的业务人员 税价合计 N 10 2 扣率 N 10 2 折扣额 N10 2 预发货日期 D 8 备注 C 30 表 711 5、订货、出库、开票事件之间的关联记录在核销文件中记录订单编号、出库单编号、发票编号，描述这些业务

37、的核销情况。 核销文件数据结构 字段名 数据类型宽度 小数 说明年份 C 10 订单编号 C 10 出库单编号 C 10 发票编号 C 8 表 712 收款单 字段名 数据类型 宽度 小数 说明 日期 C 10 收款单编号 C 10 客户代码 C 10金额 N102 币名 C8 汇率 N102 税率 N102 发运方式 C10 付款条件码 C2 制单人 C8 审核人 C8表 713 6、应收帐款明细帐 对没有付款的销售事件记录客户赊销情况 应收帐款文件数据结构字段名数据类型 宽度 小数 说明 日期 C 10客户代码 C 10摘要 C 10借方金额 C 10贷方金额 C 10余额 C 20表 7

38、14 第五节 销售、收款子系统功能结构模型与实现方法 销售与收帐款子系统的设计由销售业务系统设计与应收账款会计系统设计，并与存货管理、存货管理集成为一体，实现销售过程中物流、资金流的核算与管理。 一、销售业务功能模块设计与实现方法（一）初始设置 初始设置主要是输入与销售业务活动相关的资源、参与者的基本信息。 1、客户地区分类 客户地区分类模块的功能是将企业所有的客户按区域进行分类后的资料输入到地区分类文件。使销售子系统可以按地区统计企业销售业绩，为管理者分析区域的市场竞争状况提供信息，进行战略决策提供信息。 地区分类数据输入图 74 2、客户分类客户分类模块的功能是将企业所有客户按行业分布进行

39、分类后的资料输入到客户分类文件。使销售子系统可以从另一个角度统计企业不同行业的销售业绩情况。 客户分类数据图 75 3、客户档案资料 客户档案模块的功能是将企业所有客户的详细资料输入到客户档案文件。通常客户的资料主要包括客户的基本情况、联系方式、信用评级以及其他一些情况。在企业销售过程中，每出现新的客户或客户的资料发生变化，操作人员应及时更新客户档案资料。并根据客户在销售活动中付款情况，客户经济状况，准确评价客户信用程度、客户的等级，使销售部门经理能客观区分不同客户，针对不同客户制定对应的销售策略与服务方式，规避销售过程的风险。在一些软件中，具体的客户资料输入界面如下：客户资料输入界面图 76

40、 4、销售部门与销售业务人员资料为明确企业负责销售业务的具体管理部门与业务人员的责任，在系统的初始设置中，需要将有关销售部门以及销售人员输入到部门文件、员工档案文件，以便于计算机在其后按部门、人员统计销售业绩。5、销售类别与费用项目企业产品的销售事件有各种不同方式，而在销售过程中也会发生各类的销售费用，销售类别与费用项目模块的功能就是所设置的数据输入到销售类别与销售费用的数据库文件，使用户能对不同的销售类别进行统计处理。其输入界面如下： 销售类别输入界面 图 77 （二）业务处理 1、销售定单 对于需要组织生产批量较大的销售业务，一般销售业务从签订销售合同开始。销售订单模块的功能主要是输入企业

41、客户订货的业务数据，这些数据包括订单标识号、订单日期、客户标识、销售部门以及业务人员、订货的货物名称、数量、单价等数据。如果是新客户，还需将客户的新资料输入到客户档案文件内。通常销售订单的输入界面如下 图 78 这些数据被保存在销售订单文件。 主管人员从销售订单文件中提取销售订单，对客户进行审核签字后，形成正式的销售订单。2、发货单输入 如果客户进行了订货业务，发货模块就可以直接从销售订单文件获取对应订货单的数据，形成发货单。通常发货单的输入界面如下，对于每一发货业务事件通过发货单号进行标识，发货业务与订货业务的连接方式是在发货单上记录了对应销售订单的订单号。这些数据被存储在发货单的主文件与子

42、文件中，在数据集成环境下，存货管理子系统就可直接读取发货单文件的数据，进行业务处理。图 7 9 3、销售发票 销售发票是供售出部门确认销售实现的依据，应收核算子系统将依据销售发票的记录生成记帐凭证，同时销售子系统进行有关的各种统计分析。销售发票功能模块可以直接从销售订单文件中获取对应订单的数据生成销售发票，对于现货销售和小额销售可以直接输入销售发票，而不需要再输入销售订单。这些数据输入后存储在销售文件中，在数据集成环境下，应收核算子系统直接读取销售发票的数据，进行会计核算处理。 （一）销售信息输出 销售信息输出模块的功能主要是为企业的业务人员以及主管人员输出有关销售业务明细与汇总的销售信息，计

43、算机可以根据用户的查询要求从记录业务事件的数据文件中获取有关数据，按一定的格式输出这些信息。通常销售信息输出的内容包括销售计划执行情况、销售收入明细、发货明细、销售成本明细。同时也可以对销售数据进行不同侧面的分析，输出企业不同区域市场的销售增长情况、市场占有率、客户获利情况等信息。例如： 1、销售售收入明细输出 销售明细的输出功能模块可以按部门、销售类型、销售商品作为查询条件，在销售发票文件、以及与销售发票数据关联的存货文件、客户文件进行结构化查询处理，形成销售明细输出界面，输出满足查询条件的记录。 2、销售成本输出 销售成本输出功能模块可以按部门、销售类型、销售商品作为查询条件，从销售发货单

44、文件、以及与销售发票数据关联的存货文件、客户文件进行结构化查询处理，输出销售成本明细数据。销售成本明细帐 部门 销售类型 存货分类 货物 规格 计量单位 销售部 图 7103、利润分析 可以按产品、或客户等进行汇总销售收入、并与销售成本、销售费用进行配比后，输出产品利润、客户的获利情况。 二、应收款业务核算功能设计与实现方法 （一）初始设置 1、科目设置 如果企业应收业务类型较固定，生成的会计凭证的科目较固定。可以将业务与会计科目建立对应关系，系统就会自动生成会计凭证。科目设置功能是输入与应收款业务关联的会计科目。如“应收帐款 ”、 “预收帐款 ”、 “应收票据 ”、“财务费用 ”、“主营业务

45、收入 ”、“银行存款 ”等会计科目。2、坏帐准备设置坏帐准备设置的功能是用户根据发生的应收业务情况，设置提取比率，系统每次自动计提坏帐准备金后，生成会计凭证传输到总帐。3、帐龄区间设置为了对应收帐款进行帐龄分析，评估客户信誉，并按一定的比例估计坏帐损失，帐龄区间设置的功能是输入各帐龄区间起止天数。 4、付款条件设置 付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户偿还货款而允诺在一定期限内给予的规定的折扣优待。这种折扣条件通常可表示为5/10，2/20， n/30 ，它的意思是客户在10 天内偿还货款，可得到5的折扣，只付原价的 95的货款；在 20 天内偿还货款，可得到2的折扣，只要付原价的98的

46、货款；在30 天内偿还货款，则须按照全额支付货款；在30 天以后偿还货款，则不仅要按全额支付货款，还可能要支付延期付款利息或违约金。 付款条件设置图 7125、单据类型设置 在销售、应收帐款子系统中，除了销售发票外，子系统还提供其他应收单据，如应收代垫费用款等。单据类型设置的功能是帮助用户设置各类应收单据，并定义每一类应收单据的数据输入界面。 6、期初数据输入初次使用应收帐款子系统，需要输入所有客户的应收帐款、预收帐款、应收票据等数据。（二）日常业务处理1、应收单据处理销售发票和应收单据是应收款子系统的日常核算原始凭证。在集成环境下，销售发票与代垫费用由销售子系统输入，应收子系统读取这些数据，

47、进行核销、查询、生成会计凭证等作业。此时应收系统需要录入的只限于应收单。 其他应收单图 713 2、收款单据录入与结算收款单据的录入是将已收到的客户款项或退回客户的款项（红字收款单）输入到收款文件中，其中应收款、预收款款性质的收款单将与发票、应收单、付款单进行核销勾对。收款单客户：金辉公司图 714 3、转账处理 （1）应收冲应收：将一家客户的应收款转到另一客户中，通过应收款的转移实现业务的调整。（ 2）预收冲应收：通过预收冲应收处理客户的预收款与应收款之间的核销业务。 （3）应收冲应付：用客户的应收款冲销供应商的应付款项，实现客户与供应商之间转帐，解决应收债权与应付债务的冲销。（ 4）红票对

48、冲：红票对冲可实现客户的红字应收单据与其蓝票应收单据、收款单于付款单之间进行充抵的操作。 4、坏帐处理 坏帐处理模块包括计提坏帐准备处理、坏帐发生后的处理、坏帐收回后的处理等功能。应收帐款子系统自动提取应收款项的坏帐准备，坏帐发生时即可进行坏帐的核销，当被核销的坏帐又收回时，即可进行相应的处理。 5、会计记帐凭证生成 应收帐款子系统可以根据会计科目与业务关系的设置，选择业务单据，自动生成会计凭证，并传递到总帐系统。 （三）票据管理 票据管理主要是对商业承兑汇票、银行承兑汇票进行日常的业务处理。主要功能包括票据的输入、结算、贴现、背书、转出、计息等操作。 票据输入界面图 715 （四）帐表查询输出。 应收帐款子系统应