记录与文档管理程序

1、xx有限公司程序文件编号XMWY4.2.4-Z01名称记录及文档管理程序版本B/0第1页共4页编制更改审核批准生效期2019年06月01日1 .目的为记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引2 .范围适用于公司职能部门及物业服务中心3.职责部门/岗位工作内容品质管理部负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。监督公司各部门记录的控制及文档管理。收集管理体系标准，对其有效性负责。相关职能部门收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工 作的影响，根据需要修改或出台相关文件。部门负责人具体指导本部门记录和文档管理资料管理员收集保管记录、文档资料4 .定义记录：体

2、系文件规定需要记录的所有资料。包含：书面记录、电脑软盘、光盘、 磁带、录像带、照片、胶片等。5 .方法和过程控制5.1 现场记录的管理5.1.1 做好清晰的标识，确保现场记录无污损或破损等。5.1.2 班长及以上管理人员应检查现场记录表格的有效性和记录的完整性，并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的记录送交部门资料管理员。5.2 文件资料归档及管理要求5.2.1 一般按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行。5.2.2 归档时按照不同业务类别对已收集的记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒 （袋）的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期 （见下表），卷内附卷内

3、文件目录，并在文件资料存储清单上登记。为便于查阅，部门可根据实际情况增加附表。文档编号文档名称产生时间段保存期限存档人存档日期报废日期注：可根据实际情况增加行数。5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。5.2.4归档资料应尽量在统一地点保存。xx有限公司程序文件编号XMWY4.2.4-Z01名称记录及文档管理程序版本B/0第2页共4页编制更改审核批准生效期2019年06月01日5.2.5 归档资料应注意做好防潮、防火、防虫蛀、鼠害工作。借阅须在借阅登记表 上登记并经部门负责人批准，由资料管理员负责跟进、收回。5.2.6 资料管理员调（离）职或更换岗位前，须做好文档资料交接工作，完善交接手续

4、。5.2.7 体系文件分类（发放）表、记录表格一览表、常规服务项目表、行业标 准及政策法规一览表由品质管理部填写，经部门负责人审批后挂网公布。5.3 业务部门文档资料编码规则5.3.1 须参照公司示范目录建立部门文档目录。示范目录中一、二级目录必须执行，一 般以一、二级目录为文档标题。5.3.2 为便于迎检，物业服务中心文档编号原则上根据国家考评标准条目进行。如：文 档对应于考评标准第1章第一条，则其编号为“-1”，如该条目对应的文档有两卷或两 卷以上，则每卷的编号为 “-1-1、1-1-2为便于查阅，用档案盒装的在编号后加 A,用文件夹装加B,用文件袋装加C,如“-11-1A”。5.3.3

5、部门日常管理文档编号方法为： 部门汉语拼音简称+XX',如：金域蓝湾为LW01、 LW02 。”5.4 重要资料管理5.4.1 工程资料5.4.1.1 工程档案包括：A.由发展商提供的规划、竣工、验收资料B.设施设备安装、使用、维修保养技术资料；C.物业质量证明文件和物业使用说明文件；D.房屋本体和设备的改造变更资料E.其它必要资料1.1.1.2 由发展商提供的小区/大厦各类工程资料，各部门应指定专业技术人员核对、接 收，并列出清单交与资料管理员统一保管。1.1.1.3 如资料不全，应及时向发展商索取，确保各类资料齐全。1.1.1.4 各类设备资料：供配电系统、给排水系统、消防系统、电

6、梯空调系统、电讯系 统、会务系统、车场系统、安防系统、防雷系统、燃气管道、泳乐设备等。1.1.1.5 各类设备、配套设施供应商的地址、联系人及电话要编制成表，以方便维修保 养时查阅。5.4.2 顾客资料5.4.2.1 顾客资料包括顾客基本资料、顾客房屋资料、顾客个性资料。新收集的顾客资 料应在一周内录入万科物业管理软件。5.4.2.2 控制中心应有业主/出租户/办公户清单备查，清单中可包括姓名、房号、联系电 话、车辆情况及其它相关资料。并根据情况定期更新资料内容。5.4.2.3 顾客档案为机密资料，所有接触、知悉顾客资料的人员对顾客资料负有保密责 任，未经顾客或部门负责人允许不得对任何人透露。

7、 除部门资料管理员和部门负责人外， 其他人员查阅、借阅顾客资料必须在借阅登记表上登记，并经部门负责人批准。作xx有限公司程序文件编号XMWY4.2.4-Z01名称记录及文档管理程序版本B/0第3页共4页编制更改审核批准生效期2019年06月01日废顾客资料须仔细粉碎或销毁5.4.2.4 有关业主（住户）持有IC卡资料同属保密资料，未经部门负责人同意，保管人 员不得随意给人查阅。5.4.2.5 如政府部门、司法机关因公需查询业主资料，在对方出示单位介绍信和工作证 并经核对无误，经部门负责人同意后方可提供其查询，并登记查阅时间、单位、姓名、 有效证件等内容，与被查资料一并保存。5.4.3 物业资料

8、5.4.3.1 物业资料包括物业项目各类批文、建筑施工许可证及执照、管理及商业用房资 料、住宅区基本情况及配套设施资料等。5.4.3.2各部门负责在物业入伙后三个月内收集整理物业资料，并培训到相关人员5.4.4标准、政策、法规管理5.5电子文档管理5.5.1 有电子文档的文件资料既可以打印稿形式也可以电子文档形式存档。部门之间以电子邮件形式传送报批的文件，存档时邮件封面可不打印，但须保存邮件封面的电子 文档。5.5.2 部门电子文档应统一管理，按公司制定的电子文档示范目录建立文件夹。文件夹 中一、二级目录必须与示范目录相符，三级及以下目录部门可根据需要自行调整。5.5.3 电子文档的备份及安全管理参照电脑及网络系统管理规定相关条款操作，管 理软件内容须每月备份，每季度须对上季度重要电子文档以光盘保存或上传至公司服 务器保存，并在文件资料存储清单上登记。5.5.4 重要、机密的电子文档须设置密码后报部门负责人备案。当事人如有离（调）职 需完善交接手续。5.6品质管理部应编制部门文档资料和电子文档示范目录，并挂网公布。xx有限公司程序文件编号XMWY4.2.4-Z01名称记录及文档管理程序版本B/0第4页共4页编制更改审核批准生效期2019年06月01日XMWY6.3-