印章证照管理办法(旭阳)

1、印章证照管理办法第一章 总则第一条 为规范集团印章、证照管理，防范风险，维护公司利益，特制订本办法。第二条 本办法规定的印章、证照包括：（一）集团和各公司（或由集团负责保管的）公章、专用章（即合同专用章、财务专用章、海关报关章等）、董事长名章、法人章，各公司法人章、总经理名章等各种印章；集团和各公司营业执照、税务登记证、进出口许可证等各种证照。（二）集团总部和各公司部门专用章。第三条 集团和各公司总管理部为集团和各公司印章、证照的管理部门，行使印章、证照的管理职能。第四条 本管理办法适用于全集团。第二章 印章的刻制、换发和废止第五条 集团及各公司的所有印章由同级总管理部负责刻制和缴销，并留存印

2、样，登记启用时间和废止时间；更换和废止的印章由同级总管理部负责封存。第三章 印章、证照的使用第六条 印章、证照的使用必须按照规定流程审批，审批流程如下：旭阳煤化工集团有限公司 352 （一）使用集团印章、证照，必须由总部部门总经理或子公司总经理签字批准，经集团总管理部总经理审核签字后方可用印。试用期人员不得作为印章的签批人员。（二）使用各公司印章，由各公司总经理签批。（三）集团总部使用各公司印章，各公司使用其他公司印章，必须由总部部门总经理或用印公司总经理签字后，经印章所属公司总管理部经理审核签字后方可使用。（四）使用集团和各公司证照，应填写旭阳煤化工集团证照使用审批卡，经部门总经理和各公司分

3、管副总经理批准,总管理部总经理（经理）审核签字后使用。第七条 公司印章原则上不准带出公司，如确因工作需要，需审签批准后，由印章保管人员携带印章办理。第八条 申请加盖印章的合同、协议、介绍信等文件，主要内容必须填写完整，严禁在空白文件上盖章。第九条 使用印章应填写旭阳煤化工集团印章使用审批卡，印章保管人员检查用印审批程序，不符合审批程序，不予用印。第十条 印章保管人应使用旭阳煤化工集团印章、证照使用登记表做好登记。第十一条 由财务部保管的财务专用章、法人章实行两章分离，不允许一人兼管两章，不允许一人携两章外出。第四章 印章、证照的保管第十二条 集团和各公司的印章、证照由集团总管理部和各公司总管理

4、部指定专人负责保管。各部门印章由各部门指定专人负责保管。旭阳煤化工集团有限公司 353 第十三条 印章的保管必须安全可靠。所有的印章必须放置保险柜内。第十四条 印章丢失、损毁、被盗时，印章保管者应迅速向同级总管理部报告。第五章 罚则第十五条 印章保管人私自用印的，予以辞退，触犯刑律的移交司法机关处理。第十六条 审核签字人员不履行审查责任，随意签字的，每次罚款200 元。造成损失的，承担赔偿责任。第十七条 不按规定用印者，对印章保管人员每次罚款100 元。其它情节依事态轻重给予相应罚款、下岗警告、辞退等处罚。造成损失的，责任人附带赔偿责任。第六章 附则第十八条 本办法由集团总管理部负责解释。第十

5、九条 本办法自发布之日起执行。档案管理办法第一章 总则第一条 为规范集团档案管理，促进档案管理科学化、规范化，确保集团档案资料安全并能充分有效利用，发挥档案信息在集团发展经营中的作用，依据中华人民共和国档案法有关规定，结合集团的实际情况，特制定本办法。第二条 本办法所称的档案，是指集团从创建以来所形成的有保存价值的各种文字、图纸、声像资料等不同形式的历史记录（包括国家政府部门重要公文、工程技术档案、财务档案、法务合同、各种文书档案及其它档案资料）。第三条 本办法适用于全集团。第二章 档案管理机构及职责第四条 集团及各公司总管理部为档案管理部门。集团总管理部对集团档案实行统筹规划，负责对各公司档

6、案体系的建立及档案管理工作的监督、指导。各公司总管理部负责本单位的档案管理。第五条 档案管理部门职责（一）贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，制订本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关细则。（二）统筹规划并负责本企业档案的收集 、整理、鉴定、保管、编目、检索、统计和提供利用工作。（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。（四）档案管理部门需熟悉库藏情况，对库藏档案和资料的保管情况定期进行检查核对，做到帐物相符。对已破损和字迹退色的档案，应及时复制。旭阳煤化工集团有限公司 362 第六条 集团总部及各公司所属职能部门应

7、指定专人负责本部门归档资料的收集、整理并定期移交档案室。第七条 各部门专(兼)职档案管理员职责（一）掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料，对本部门或项目归档文件材料的齐全、完整、准确负责。（二）认真执行归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集组卷，完成移交清册，经部门负责人审签后，按要求将文件材料移交公司档案室，对文件材料的归档质量负责。（三）遵守职业道德，保守档案秘密，不得将秘密档案内容复印、私自带出交予无关人员，不得在公共场所、私人日记、私人通讯中谈论、记载、传递秘密档案。（四）档案员调动工作时必须认真办妥交接手续，在未办妥以前，原任档案员不得擅离工作岗位，更不得因工作调

8、动而影响工作的正常进行。（五）档案员调离工作时，应根据档案归档目录进行清点、核对，办理完移交手续后方可调离。第三章 档案的管理第八条 集团档案管理实行统一领导、分级管理的原则；档案属地保管，各公司归档目录报集团备案，集团建立统一的档案目录。第九条 集团所属各公司须建立档案室，配备专（兼）职档案管理员。第十条 对本办法规定的应当立卷归档的材料，各单位及个人必须按照规定、定期向本单位档案室移交，严禁部门和个人私自存留应该归档的资料。第十一条 归档范围集团档案归档范围（详见附录）。第十二条 归档时间（一）工程档案要在工程竣工验收三个月内，分类组卷并经项目负责人审定后，向集团档案室移交完毕。（二）当年

9、财会档案，在会计年度终了后可由财务部门保管2 年，期满后向集团档案室办理移交手续。编制移交目录，一式二份。旭阳煤化工集团有限公司 363 （三）其他各类档案的归档时间应在每月10 日，分别由各部门专（兼）职人员向同级档案室移交。第十三条 归档文件编目排列要求（一）归档的文件材料，应按照自然形成规律、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。（二）在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统地排列。（三）案卷标题要简明准确，按归档要求进行分类、编号。（四）全部案卷组成后，要对案卷作统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。第十四条 归档质量要求（一）归档文件：不能用铅笔、圆珠笔、彩笔

10、和蓝色复印纸书写。热敏纸类的传真件、复印件均不能归档。（二）音像档案要求:磁带、录像带、光盘要原版；计算机软盘、光盘要可运行。照片、底片要求：清晰完整，并附有说明文字材料，包括事件、时间、人物、背景、摄影者五要素。装入照片档案盒 。（三）录音带、录像带、计算机软件应在盒套贴有标签注明：题目（内容）、制作日期、制作人、盘数、序号等。第十五条 档案设施的管理与维护（一）档案室管理贯彻以防为主、防治结合的原则，做好防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫、防污染等措施。（二）须配备防尘、防光的档案橱柜，橱柜应避免阳光直射。（三）定期检查消防器材，安全用电设备，库房内严禁明火，严禁存放易燃、

11、易爆物品和与工作无关物品，严禁吸烟。（四）库房内须保持清洁卫生。第四章 档案借阅及复制第十六条 借阅公司一般档案资料，需由借阅人填写借阅单，经借阅人部门经理签批后方可借阅。旭阳煤化工集团有限公司 364 第十七条 借阅公司机密档案，需由借阅人填写借阅单，经部门经理和总管理部总经理（经理）审批后方可借阅。第十八条 借阅公司绝密档案，需由借阅人填写借阅单，经部门经理签批和分管副总裁或公司副总经理批准方可借阅。第十九条 原则上各部门工作人员一般只可借阅本部门业务工作范围的档案资料。第二十条 借阅人要保证档案资料的安全与完整，并按时归还。第五章 保密细则第二十一条 档案管理人员必须严守秘密，严防泄密，

12、否则要追究责任，严肃处理。第二十二条 档案管理人员要严格执行档案的查借阅制度，借出的档案要及时收回、核实、归档，发现问题及时处理。第二十三条 档案管理人员要随时检查档案室的安全、保密设施，发现问题立即报告、及时解决。第二十四条 档案管理人员做到人走加锁、关窗，妥善保管库房钥匙，确保库房安全。第二十五条 对保管期满、失去保存价值的档案文件要按规定销毁，严禁将销毁的文件再利用或作为废纸出售。第二十六条 发生泄密和档案被盗、遗失事件时，要立即报告主管经理、保卫部门及监察部，当事者要写出书面报告。对违反保密规定、造成失、泄密和被盗密者，应按其性质及情节给予严肃处理。第六章 档案鉴定销毁第二十七条 公司

13、各类档案的保管期限分永久和长期两种。为确定各类档案的保存价值，需要做定期鉴定，对失去保存价值的档案，进行定期销毁。第二十八条 档案的鉴定（一）公司每五年应对档案室保存的各种档案资料进行一次鉴定，鉴定小组由档案管理员和相关的业务部门负责人组成，并提出销毁意见。旭阳煤化工集团有限公司 365 （二）档案室提出应鉴定的档案目录清单,由鉴定小组审阅，对清单上的每卷档案进行集体讨论，对于已经超过保存期限的各种档案，应列为销毁档案。第二十九条 档案的销毁（一）销毁档案一律填写“档案销毁审批表”。（二）销毁各种档案要由销毁人和监销人共同在规定地点销毁，并认真清点、核对，严防丢失。档案销毁后，在“档案销毁审批表”上写明销毁日期，注明“已销毁”字样，并由销毁人和监销人签字确认。（三）未被批准的销毁档案应继续保存，并在“档案销毁清册”上作出详细的说明。（四）“档案销毁审批表”一式两份，由档案室存档备查。（五）总部档