集团企业集中采购管理解决方案

1、集团企业集中采购管理解决方案5.1. 关键目标本解决方案重点解决集团企业集中采购管理中的如下问题：1) 如何建立集团企业有效的集中采购管理模式；2) 如何对供应商进行统一规范、准确评估；3) 如何发挥集中采购规模优势，降低采购成本；4) 如何获得合理采购价格，有效控制采购成本；5) 如何掌控集团全局库存，合理控制库存，降低资金占用；6) 如何有效地规范和控制集中采购业务流程；7) 如何及时、准确地掌控集团采购业务执行情况。5.2. 总体思路以企业全局库存为基础，通过对主要供应商、关键采购业务环节的集中统管，构建集 团企业集中采购管理应用平台。供应信息收集采购管理制度集采物资目录供应商物资管理制

2、度采购业务流程下属企业集团总部图注：1）集团总部制定采购管理、物资管理、集中采购物资目录等管理制度；2）主要供应商选择、评估及重要物资的采购合同等关键业务环节由集团总部统一掌控;3）下属企业根据业务需要提出采购申请，并把集中采购的物资提交到集团总部；4）集团总部根据全局库存情况及采购策略，选择供应商进行采购，下达订单；5）供应商直接送货到各工厂，有些企业是要求供应商送货到总部，然后由总部再调拨 到各工厂；6）根据企业管理要求不同，与供应商的采购结算可以由总部集中结算，也可以由各工 厂分别与供应商结算。5.3. 具体解决万案3.1. 建立集团企业有效的集中采购管理模式3.1.1. 集中采购、集中

3、收货、集中结算、内部调拨主要应用场景：集采中心 I . 田田田田田田田口出出压口也比出an产品特点:商流：跨公司需求传递汇总 集中订货 物流:集中收货、调拨 资金：集中结算，内部结茸举货单发票f信息流 资金流物流供应商应用特点： 集团控制力度强，三流控制,实用干同地多工厂主要特点:1）总部负责收集下级公司采购申请，统一向供应商下达订单；2）供应商统一送货到总部，总部收货质检，与供应商的物流在总部完成；3）总部收货后，根据各公司物资需求申请以及实际采购到货情况，向各公司调拨物资;4）总部与供应商统一结算；5）总部和下级公司进行内部结算。集收集结模式供应商总部计划员采购员库管员财务下级公司汇总/平

4、衡汇总/平衡车间计划询价1采购计划A接受报价物资需求申请报价比价采购订单L退回收货质量检验-洲否合.7各/6不合格入库开票收票分货流物及流商出库入库领料单一-.材料出库算结款收应付单收款应付单应收单收款付款图注：1）各工厂提出物资需求申请；集团总部提出采购申请;3）总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5）采购员向供应商发出询价， 供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采 购合同，则执行合同价格。6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，要求送货到总部；7）采购到货需要质检时， 在总部进行质检收

5、货， 不需要到货环节时， 总部直接收货入 库；8）总部录入采购发票；9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；10）总部根据下级公司物资需求申请及实际采购情况生成调拨订单，执行调拨；11）下级公司调拨收货入库；12）定期进行总部和下级公司的内部调拨结算。3.1.2.集中采购、分散收货、集中结算、内部收付主要应用场景:集采中心w供血商资金流物流集中采购,分微收货，集中结算内部收付产品特点:商流：跨公司芾求传递汇总集中订货，物流t分散收货订单跨公司收货，资金：集中结算，内部结算入库单发票路公司匹配应用特点：集团控制力较强，资金流控制，多用于异地多二厂主要特点：1）总部负责统一向供

6、应商下达采购订单;2）下级公司分别进行收货质检与入库业务;3）集团总部与供应商统一结算；4）总部与下级公司内部结算。分收集结模式供应商总部计划员采购员库管员财务汇总/平衡询价L采购计划报价接受报价比价汇总/平衡车间计划物资需求申请采购订单V质量检验退回不合格合格是否合格入库流物及流商 算结款收开票收款收款收票广一J内部结算应付单应收单材料出库r领料单应付单图注：1）各工厂提出物资需求申请；口向总部提出请购;3）总部计划员汇总下级公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计 划；4）采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5）采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价

7、格；如果与供应商签订有采 购合同，则执行合同价格。6）采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；7）采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司 直接收货入库；8）总部录入采购发票；9）总部依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款；10）总部与下级公司进行内部结算。3.1.3.集中采购、分散收货、分别结算、各自使用主要应用场景:集型:心II产品特点:集中采购，分散收货，分别结算，各自使用 商流：跨公司需求传递汇总集中订货 物流：分散收货订单跨公司收货 资金:分别结算应用特点 集团控制力度较弱，只有商流 会用于异地多工厂资金流供应商

8、A物流主要特点：1）总部负责统一向供应商下达订单任务;2）下级公司各自进行收货质检与入库业务;3）下级公司分别与供应商结算。分收分结模式供应商总部计划员采购员库管员财务下级公司汇总/平衡汇总/平衡采购;十划询价报价接受报价比价r采购订单l收货_质量检验退回不合格合格¥入库开票流物及流商算结款收收款材料出库应付单付款图注：1）各工厂提出物资需求申请；2）下级公司计划员汇总下级单位物资需求申请，在本公司范围内平衡库存，将库存缺 口向总部提出请购；3) 总部计划员汇总各公司需求申请后，在总部平衡库存，根据库存缺口生成采购计划；4) 采购计划审批后，生成采购订单，下达采购订单给采购员；5)

9、采购员向供应商发出询价，供应商报价后，确定集采价格；如果与供应商签订有采购合同，则执行合同价格。6) 总部采购员执行采购，下达采购订单给供应商，指定供应商送货到各个下级公司；7) 采购到货需要质检时，下级公司分别进行质检收货，不需要到货环节时，下级公司直接收货入库；8) 下级公司录入采购发票；9) 下级公司依据供应商发票与入库单匹配校验后与供应商结算、付款。3.1.4. 统签合同集采模式总部与供应商统签采购合同，并控制下级公司采购业务模式。主要特点：1) 总部统一与供应商签订采购合同；2) 下级公司只能根据总部签订的合同向供应商下达采购订单。图注：1）总部统一与供应商签订采购合同；2）下级公司

10、录入采购订单，并受总部采购合同的控制；3）下级公司执行采购订单后，进入后续的采购业务流程。3.1.5. 如何建立集采业务组织和集采业务规则建立集采采购组织:钠叫1.诟妈弛俎祖名k所星善司/）所厘芸司右林内能3苴工存羯圾需注为再h1里W成分金匐L 2琥破木一 豪戢分芸司23用1集靠M公司口 Q4LHQ1LH01LH015炯司15Zz1事成总公司L102种琛g处班团17帕怖僖赞司QQQ16wlwlB01分公司一L H9wrW2B02分名司二1Qlrlr¥541¥刈11户01隹的BiSysfll网1L12MQ000时忻ujibr13J.1flOOOOl忠也司0214fiflDOI

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12、的- 1存茸帚芟rg"旧品用隔Pncsogsg集采调拨关系定义：确定集采调拨业务规则及价格规则。福踪东1二国存行is吟亚消集采调拨用搜类51 C区家诩搜fenleiTS*-A 3箝曾王体调出公司皓苴瓢阳定期凿算V在市归星而出万.,订立亩批推出摩.出库更手推入隼调A金司号*司Q|fflAHUW.H调人唯J5调出餐司1阚£用旺担说月出过库诩在可适益兵诩幅苴WJfiAUSH?亦计较工别R5中付后骨喏是舌H设出库第于是否传可苴3库是舌智估呈舌傕左收住接用出借眼Y口口应做内含17 QQ因E匿码出烟汜的内部SE调出俎也的调笆壬同B泪设的实除眼近1收结就愉和喻则f京则单价格ffifnD3

13、293.2. 建立企业采购管理模式，规范采购业务流程3.2.1. 普通销售的商品米购普通采购供应商流物及流商)算 结 款 收收款商品部门采购部门库管部门质价部请购申请1采购订单u采痴宗价，、入B At. ) zlZ采购到货采购发票LT采购,财务部成本确认单采购结算1采购应付付款单图注：1）请购单可以由商品部门手工填写，也支持由销售订单导入；2）采购订单参照请购单生成，同时支持对订单进行细致的业务状态管理；3）根据采购订单进行到货签收，生成到货单；4）库管员根据到货单中的合格品数量生成入库单；5）结算员根据入库单生成采购发票，生成采购发票后进行结算，生成成本确认单；结算员对采购发票进行确认，确认

14、后生成应付单，形成供应商应付款。3.2.2. 受托代销方式的采购业务受托代销是一种先销售后结算的采购模式，通常是根据销售数量进行采购结算。图注：1）请购单、采购、到货、入库等业务环节与普通采购基本一致；2）采购结算：查询销售发票，根据销售情况与厂家进行采购结算，系统自动生成采购发票匹配采购入库进行采购结算；3）根据采购发票确认应付，向厂家付款。3.2.3. 直运销售方式的采购业务企业直运销售无需进行实物的收发，即完成购销业务，由供应商直接将商品发给企业的 客户；结算时，由购销双方分别与企业结算，开具购销发票，进行资金的划转。直运销售图注：1）直运采购是由销售驱动采购的采购业务，销售部门先在销售

15、管理中录入销售订单，销售订单审核后将推式请购单；2）请购单、采购订单的处理与普通采购基本一致；3）直运采购无须入库，货物直接从供应商发给销售客户，因此没有入库处理；4）可以在实际结算的时候参照采购订单生成采购发票，直运采购的采购发票保存后，系统将自动生成一张结算单，传存货核算系统，确认采购成本；直运采购的采购发票审核后，会将数据传到应付系统，生成一张应付单，形成应付账款；5）直运销售业务发票结算，销售成本取自采购发票成本。3.2.4. 多配送中心收货方式的采购业务跨地域经营的分销企业通常在全国有多个配送中心，支持区域市场的销售，但采购 业务通常由公司一个采购部门进行统一采购；企业采购部就需要根

16、据多个配送中心需求 进行采购，然后分配到多个配送中心，通常可以通过订单到货安排，安排供应商在什么 时间、送什么品种、多少数量到那个配送中心。主要特点：1）多区域分销企业，全国多配送中心、多仓库；2）企业级的集中采购；3）集中订货，但根据订单执行情况要求供应商向多个配送中心送货；4）总部统一进行采购结算。分销型企业多配送中心收货的采购方式采购部 计划员采购部 采购员配送中心1 库管员配送中心2 库管员财务部 应付成本会计采购计划1 1采购合同请购单L.采购订单订单到货安采购入库成 本排TI到货接收到货接收L_采购入库采购入库采购发票g:结算Hf采购应付付款*图注：1）通常销售部门根据销售计划制定

17、采购计划；2）采购部门依据采购计划进行请购、向供应商订货；采购订单通常为按月执行的大订单，便于供应商的生产备货；3）采购部门或物流部门根据市场情况和配送中心的库存情况，制定到货计划安排，并通知供应商依据到货计划送货；4）配送中心可以依据到货计划进行收货安排工作准备；5）供应商统一开票，系统中发票和各配送中心的采购入库单匹配验证进行采购结算，确认应付，并依据应付进行付款。3.3. 如何对供应商进行统一规范、准确评估基础设置供应商存货关系设置查询历史交易供应商供货价格供应商供货质量评估结果供应商排名按物料的供应商排名对供应商的处理图注：1）建立供应商和存货关系，建立供应商评估基础；2）设置供应商评

18、估标准，以标准评估供应商；3）查询已有历史采购交易中，查询供应商供货价格、质量及交货履约情况;4）冻结不合格供应商，控制不再与该供应商发生交易；5）供应商重新评估合格后，将会重新纳入企业候选供应商。3.4. 如何获得合理采购价格，有效控制采购成本图注：1）计划员提出请购申请；2）采购价格管理员根据请购申请询价，同时，也可以自制询报价单；3）选择询价供应商，供应商报价后，协商最终采购价格，形成价格审批单；4）价格审批单价格除来自询报价单外，会获取采购合同价格，同时，也可自自制询报 价单；5）根据价格审批单价格形成采购订单价格；6）采购订单除了可以通过价格审批单中的信息生成外，也可以取历史采购价格

19、和已存 在的价格审批单信息生成，从而可以减少比价过程。3.5.如何掌控集团全局库存，合理控制库存水平;为企业各领导层及相关岗位员工实时提供多角度的报表。现存量查询:治且中心I笈色入库产成品入库I 蝴生产也实现存量在询显示序福更细L蜡小计运诸刷新多公司查询遁询日期|zt100专询亲伴忖鸵，并且Qa否援推计量:雇挎等于旧sS并且面;目劭展开等于false)公司名秫埠寺俎赳化肝名肺存贷名监精存毛里转存款量徐括缺坦雌毛重 4J心A TJ11U. UU MJUUU-UUUu.uuuU.6总公司J1110.0002.0002.0000.7Alisa向国近阳库川内阪阳仓库罟遇存贷1000 00021 000

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37、OD.OD3DD.00PU2FU12D.0DC1IDD.aD310N293332羽33PU1lPU1<>5.4.集采平台构建主要功能：1）合同管理：反映企业与供应商签订的采购合同及其执行情况，并可实现对具体采购 业务的控制；2）供应商管理：建立供应商的考核、评估体系，对供应商进行合理的评估；3）采购计划：制定企业年度采购计划，指导企业采购业务执行；4）采购价格：通过询报比价，确定物资采购价格，作为采购执行的依据；5）采购管理：以采购订单为核心，反映企业采购业务运作，并提供多种查询、分析报 表；6）内部交易：处理企业内部交易的物流、商流、资金流，通过业务协同，使得交易信息在各方得到实

38、时反映；7）库存管理：从数量角度管理物资的出入库业务及特殊业务，实时反映企业现有库存及预计库存，提供各种库存分析报表；8）存货核算：从资金角度管理物资的入库业务，计算物资成本；9）发运管理：通过发运计划、发运单等统一协调集团企业的物资运输，并通过计算相 关的运输费用实现与财务的集成应用；10）质量管理：定义的合格品范围， 对采购到货物资进行质量检验，并根据检验结果对货物进行处理。5.5.方案优势分析5.1提供集团供应商管理平台集团统一管理供应商:选择公司可供加E的客肉档案目标单位：阳司，-。寸Q地$修圜s色 + + 圉1集团内JC JCLH LHQQOQ。地区分签 司LJ希望分酉解田a地区分至

39、用M 分配供应商选择模桢卜矛分配R1取消分配希望取消分配的目地区分赛注选定多个单位曲7操作时，已经分配的信息以第一个单位为准评估供应商:5.2支持集收集结管理模式由总部完成收货入库和收票结算:5.3.支持分收集结管理模式由提出需求申请公司收货入库，总部完成收票结算:指息中心I维护灯隼不批江单全选 全消 拜审 查内 胤新 状态查询 联查 文档苦应 存量坐询订单编号1 234P2 43213 CDO6O32.4 CDO0O92.5 CDO6O82.6* CDO6O82.7 CDO6O82.B 0006032.9 CDO6O32.仃她日科版本号20C6-0&-2S1,C2006-00-23

40、020QS-D3-241 Q2000-08-21.02006-03-25 2006-08-25 加哂口去拜 2000-03-25公司 是否补货是否发运 是否退货修仃日期址若类型飒商收发3 人网I缱式6谢期 Md限分转 丽批推式渣息的试？ 才北措式沌息四试2 总公司1.01.0总会司1.市批推式消息恻司 篥茶珏收柒结2 口附呼而1.诵购单眼眶。眦5dMi会li五间调携.5D0BQ能 5M035.4.支持分收分结管理模式不存案购入. CRKO»f!D<Q<2提出需求申请公司完成收货入库和收票结算:集购友里 口悔Q塔MQG间 2m5。俚本地Intranet治息中心难护订单宙批订

41、空全甚至猾 弃申。 交询刷新状毒查询室支文档号理存量专调订单编号订静日期1234120064)8-29243212006-08-233CDD6DS2.2006-08-24.4CDD6D32.2口 口牛口&到5CDD6DS2.2005-08-256CDD6092.2006,08257CO06Q92.2Q06-08-25版本号 业司1.0总皆司1垂疸101.D总公司是否补贷 是否退货修仃日期业务型侬商收发黄地址不批措式. .IMI用收分j多批揖式j丽批推式.j市批推苴.I集杲分收I守 CDD6D82.2006-06-： 52aD6-ae-2E.行号1 10收位库不弱职,厂收本公司合同号规辂

42、分公司1si操作njzm5Q5.5.支持统签合同采购模式5.6.总部统一签订采购合同，分配到下级公司，控制下级公司采购业务:支持优质优价采购确定优质优价标准:滔息中心通程配置消陶:总I罐护发荔I采购合同tt质优机标准增m删除维拧-一 查询阡脚 打印 历史版本根据检验结果计算实际入库数量:根据检验结果，按照优质优价标准计算采购价格:5.7.实现多配送中心收货图泞5.8.:在采购订单中进行到货计划安排，确定向哪些配送中心配货。支持公司间业务单据的协同由总部触发的公司间调拨业务:基本页找冯成龙乐执行法果府格痰用生产信息诣息中心公司向超拉订生空词：户 审批状毒查询 退回 单据状都0妒=打印率据，晴助，

43、单需号单霭日科是舌追回调出公司调出崎调人依司调入S飒物拨签型而神调人调出在途归隔折人405DQB09O. 20D6-D9-Q2忌公司J比桐1K人乐调抽人民而归调人才1.QC415D07D10. 2006-12-03息怂司1幻公司1 k入年调费人民而归谓八方I.Ot 7>由销售订单生触发的公司间调拨业务:消息中心公司同期订单查询 工 二不审批状惑查询 退回 单据探但状小护打印单龙辅助5.9.提供较完整的采购价格管理体系imSOL单据号单据白朋是否退回调出公司调出俎期调入公罚调拨类型节种m调出谴扫展折破口 4405DQI&090.200B-09-02总公司J分公司1K入库调拨ARTS

44、归调人力1 0C415D07010.2006-12-03总公司j分公司1k入库想拨人品而归调入方1.0CV<上二 >L基本页釜只报关系执行给果价格费用生产信息确定询价物资:生成价格审批单:依据审批后的价格下达采购订单:5.10.基于角色的权限分配用户权限分配涉及到三个方面:1）设置角色关联公司:消息中心资遮秋因控制权限妗配黄世苣蹉吊户百理增加峰融田瞬我限比配分配公同为矩色分配暨司色列袤分配公司春诵信目田睇'山睁出0可收:a推式消息角色0-f-2不可收到推式消息角色口口口。1 口采购员0QDi_grnijpia4 hr培大权眼蛆00Q1_grOWp1Q7系统设置国0001_a

45、raup10S存周维护岗n (DQOO0)官咫 /_)(00。和1)北方型公司(0111) TY001 I.y|。)中脑集团,4- (101)南京中力科技发展碘公司烂 OOOljroupI3964 khh府超维护/DODl_flraLpl0 kh曲势档案学。0口 13命分粕子家偲g时用尸DQD1_grQWp17 khhA力资避信息座0001_aroup17i昉h卷数设量谕000l_aroijp19的力上机日志卓DODi.roupiaiS kh俅团基甜/百 a(KJl_graupl B13 khM5版ii 0001_group19 kh 原就监视照40001_grovp20 加自定必查砒置洋00D1_arOijp21 khh自定义报表浏荒申00D1_flrQLp2351系埃营理员DaDi_graupja5aB分第二次报表开发祖惮00Q1_group474库存录入的0001_arovp475库存管理图J 0001_aroup476年售业电本批%叩口1一甲。