项目管理中的知识管理

1、IT项目管理中的知识管理4IT项目管理中的知识管理转载：2008-04-07作者:李志陈柯来源：AMT面对这二十一世纪，管理学大师彼得.得鲁克曾经作出这样的判断：”无论对于商业组织还是非商业组织而言，21世纪最有价值的资产将是其知识工作者及其生产力。管理在21世纪所需做的最重要的贡献，就是提高知识工作和知识工作者的生产力。 作为一个卓越的观察家，得鲁克对于知识管理在未来企业中的地 位作出了很高的评价。全球化、世界范围内的经济管制放松和日新月异的技术变革 给中国企业带来发展机遇的同时，也给中国企业出了一道难题： 如何在迅速变化的世界中抓住机会，发展自己而不是相反的落后挨打而最终被市

2、场淘汰。从很多方面来说，都是对企业管理知识 水平的考验：变化的市场环境：市场范围的扩大。随着我国加入世界贸易 组织（WTO）及企业全球化的发展，要求企业能够在无限的时 空范围里，充分而有效地利用和分享知识、经验和资源。客户要求的多样。客户的需求越来越个性化， 要求企业能够 迅速的了解客户的信息，对客户信息进行管理，使企业的生产、 采购、销售的全过程能够对客户需求信息进行快捷的反应。变化的技术：从科学技术本身来说，技术发展越来越快，而 从技术的应用过程来看，从科学的研发到商业性的应用的时间过程也大大缩断。为了跟上科技发展的形式， 要求企业员工能够快 速根据需求来访问多种形式的信息和知识，迅速掌握

3、必要技术知 识。变化的竞争形式：激烈的竞争迫使企业开始意识到，公司企业在这个变化多端的世界里要想生存最基本能力就是提高企业 的组织学习能力，增强组织的应变力，同时他们也认识到在这个 新的世纪里公司最重要的资产不是土地、不是公司里的设备也不是银行里帐户上的资金而是无形的“智力资产”，如何实现提高组织的学习力，如何加强公司的“智力资产”的管理，人们不约 而同的想到知识管理。所有的都将成为项目，公司的组织结构也变成了以项目为核 心的扁平的结构，但是随之而来的是由于项目中的人员来自多个 方面，项目中的人员收到多重领导， 项目中的管理控制成本极为 昂贵，如何能够实现项目中的实事控制， 而又不降低整个项目

4、工 作组的灵活性与创造性，是项目管理的一大难题， 我们认为项目 知识管理平台可以有效降低项目控制的难度，促进项目实施的进行。项目知识管理平台与项目文档管理的区别谈到知识管理，许多人会想到项目管理中的文档管理， 好像 项目中只不过需要管理管理数据、文档而已，好像和传统的项目管理中的文档管理没有什么区别。知识管理用来管理文档当然可以，但如果仅能用来管理文 档，那这知识管理确实没什么特别的。 就称持这种想法的人为“武 断主观论者”吧，首先来看看他们所犯的几个认知错误。错误之一是没有对知识的可操作定义做一个明确界定，如果知识和数据及信息相比并不是什么新东西，那么对于知识管理而 言也没什么新鲜可言，称它

5、为信息管理也恰如其分。目前，很多 所谓的知识管理解决方案恰恰是数据仓库、文档管理等的伪装， 只是加上了一个“知识管理”标签而已，确实这种项目知识管理 平台不要也罢。第二个错误是对信息库、知识库的过分强调抑制了有效的知 识流，信息管理很大程度上强调将有用信息收集和存储起来，如果将知识和信息等同，那么将知识管理看做仅是建立知识库也就 没什么大惊小怪的了。而事实上，知识流更在本质上揭示了知识 概念的内涵。应该认识到在项目实施中对于知识管理中的核心是 使用，也就是说知识管理平台在项目管理中能够最大程度的提高 知识的利用率，而不是简单信息堆积。这也是传统的项目文档管理中所 遇到的最大困难之一。文档看得见

6、、摸得着，是一种显性的知识，如果仅仅将知识 看成这种存在于人们头脑之外的东西， 那么就犯了第三个错误一 一对隐性知识没有给予足够重视。事实上，很多知识恰恰是“在 人们耳朵之间产生的东西”，这种隐性知识常常是获取、吸收、 创建显性知识的源泉。很多人常常并没有理解什么是知识知识， 包括它的属性和结果，某些人甚至忽视它的存在。 项目知识管理 平台对于这种潜在的知识挖掘非常关注， 成熟的项目知识管理平 台为提高隐形知识的显形化提供了多种技术方法，这是传统的项目文档管理所无法比拟的。而有些错误是有意为之，如目前很多技术厂商以及知识管理 鼓吹者，正不遗余力地给传统技术如文档管理、数据仓库等披上“知识的新衣

7、”。这常常会造成两种结果，一方面是宣导了知识 管理的理念，另一方面却使人迷惑了知识管理的实质。所以不在知识管理纷繁的嘈杂声中迷失自己， 保持一份对知识管理的清新 头脑是很重要的。表1信息管理和知识管理的对比信息管理知识管理管理对象信息知识表现形式结构化数据库、非结构化文档等除此之外，还包含 隐性知识管理手段信息收集、存储和使用知识生产、分享、应用和创 新管理目的信息集成、提高效率知识应用、例外处理、业务创 新管理思想把事情做好更快地把事情做好和做正确的事表1给出了信息管理和知识管理在管理对象、 表现形式、管 理手段、管理目的以及管理思想几个方面的基本区别， 或许它能 帮助你对知识管理有个清楚的

8、认识。项目知识管理平台同传统的项目文档管理相比，可以运用多种现代信息技术的最新成果。 在应用中已经项目为核心实现项目中的人员管理、资源管理、进度管理、沟通管理、质量管理、范围管理、风险管理与知识管理的多重链接，直接上升到信息的动 态协调与调度的层次，而且知识管理平台作为业务活动中知识引 擎，可以驱使项目活动更快、更好的执行。图1知识管理平台在项目过程中发现知识知识管理对项目成功的作用下面的情况在项目中可谓屡见不鲜：1、以前写过或见过别人整理的一份非常有价值的报告和资 料，在需要的时候很难找到，在海量的文档中寻找需要花费很多 时间与精力；2、由于项目实施顾问的调动或者企业内部项目小组成员的 变化

9、，使双方的沟通发生困难，许多事情要从头做起，或者由于 人员的流动使得重要的资料和文档丢失。3、在项目过程中，项目小组成员遇到难题不知道向谁请教 或者手头没有联系方式而错过了解决问题的良好时机；4、在项目实施过程中，产生了许多思维的火花或者在某个 问题上有一些心得体会，希望和项目小组成员共享并得到他们的 反馈，但是找不到一个合适的技术平台来进行。IT实施项目一般具有周期长、人员多、牵涉面广的特点，而且由于信息化项目本身具有很强的技术性与专业性，在项目实施过程中必然产生大量的文档、数据。这些项目中大量产生的信息如需求分析、建议、解决方案和最终结果等应当加以记录、整理、规范，以便与项目中查阅、交流，

10、而且作为整个实施过程的 记录它还给以作为实施双方检查进度和确认双方责任的的一个 重要工具。在项目实施过程对于企业的项目小组成员来说也是一 次学习过程，对于项目实施公司来说则是一个知识转移的过程， 通过培训、讨论、文档提供等多种方式把自己的实施经验传授给 客户方成员。问题的产生、解决方法、思路、解决方案在整个过 程中，必然产生了大量的知识经验， 管理这些知识可以尽快促进 整个项目组的进步，并且在项目实施后对于企业来说也是一笔宝 贵的知识财富。总的来说项目知识管理平台对于项目实施有以下三个作用： 更快的学习、强大的项目支持和智力资产管理。知识管理促进形成学习型组织知识管理平台并不是一个简单的知识存

11、放的容器， 知识本身 并没有价值，它只有在被使用的过程中才能发挥出它的效力， 知 识管理能够为项目小组提供多种多样的知识交流与沟通的方法与工具，促进项目小组成员间的知识共享，提高项目中的知识利用效率，积累项目知识经验，加速项目小组的学习能力，从而能 够在最短的时间内完成任务。项目知识管理平台针对项目管理的需要，提供多功能的模 块，通过与各种信息文档的整合，有力对项目管理进行支撑，可 以大大降低项目主管的工作难度。IT项目实施过程是企业难得一次学习与提升的机会通过与 外部实施顾问的合作，学习最先进的管理思想与技术手段， 不仅 可以直接提高企业的信息化水平， 间接所带来的好处就是在实施过程中，企业

12、中参与实施的员工得到了锻炼学习的机会，信息化建设过程中所产生的各种经验知识与人员智慧都是企业宝贵的 知识财富。通过知识管理平台，可以有效的把这些智力资产管理 起来，推进其在整个公司的范围内的使用，实现智力资产的保值增值。项目知识管理平台促进知识的共享与利用主要表现在以下 几个方面：供企业内部知识的完整定义及分类规划，大大促进公司知识的积累与发展；减少知识发现的成本，促进工作效率（寻找资料、研究方法 的使用、撰写报告、避免不必要的重复工作等）；将组织内优良案例分享给组织内所有成员，促进成员间的学习；通过知识资源中的人员资料内容，快速找到能提供解答的专 家；通过知识资源内容中的电子培训资料对员工进

13、行培训，节省了教育训练成本；有效深化成员与产业技术分析所需具备的知识 与技能；有效整合分散与各系统间相关知识，提供系统浏览分类搜寻 的系统能力；通过知识资源中的业务方面以及新闻公告等内容，员工可即时获取工作上所需的讯息；通过知识资源平台有效提供员工于工作时所需的相关技术文件与经验心得;通过知识交流工具促进项目干系人进行直接与间接的知识 交流，从多纬度看待项目实施，多方面学习知识。在这个过程中， 个人的知识经验在项目组中迅速流通并被其他项目组成员吸收， 实现知识增值。知识管理对项目管理的支持作用项目知识管理平台可以通过各种模块功能，全方位的整合各种与项目相关的信息，全方位的管理所有与项目项目的信

14、息资 源，并且通过与项目管理的整合， 知识管理平台可以直接为项目 管理提供支持。通过知识管理中的文档管理，知识管理平台可以清晰的把与 项目相关的合同、计划、项目交付物、数据、报表整合到一起， 实现项目信息的协同管理。通过工作流管理，可以标准的定义各种项目操作流程， 使项 目操作流程固定化和电子化， 实现项目的通明化管理， 而且通过 知识管理平台，无论项目组中的人员身处何处， 他们都可以通过 工作流实现项目的操作。通过人力资源管理模块，项目组的不同人员都被链接到项目 中去，在知识管理平台上，可以清晰看到在不同子项目中项目组 成员的角色、联系方式，而且通过知识管理平台的权限管理，可 以根据不同人员

15、的角色与级别来定义他们的阅读、编辑权限和项目操作。通过财务管理模块可以将项目链接到一个或多个成本中心，感谢你的观看资源的使用成本、材料的价格、人员工资等方面得到项目的完整 成本核算，在项目实施过程中，可随时对单个资源或整个项目的 实际成本及预算成本进行分析、比较、跟踪。通过资产管理模块，可以清晰查阅与项目相关物资信息， 并 跟踪物资使用情况和请求，包括物料的中购、使用调拨、出入库 记录等，实现项目物流的动态管理。当然由于不同项目知识管理平台的技术上的差异，对于项目管理的支持，不同项目知识管理平台在模块的功能上和重点上有 很大区别，但总的来说项目知识管理平台都是以围绕项目管理利 用各功能模块的协

16、同，来实现项目管理中人流、物流、信息流的 动态跟踪与管理。管理项目智力资产知识也是企业内部一种宝贵的知识财富，通过知识管理可以实现企业的知识储备，将个人知识提升为组织知识， 当公司发生 人员变动、新员工进入公司时，可以通过这种组织知识迅速上手 进入工作状态，从而减少了组织内部由于员工岗位变动、人员流动所造成的损失。而且知识的系统化也有利于企业的创新，对于知识管理，有一句经典的话就是：不要重新发明轮子。创新都是 建立在前人基础上的发展改革，通过知识管理手段，公司员工可以方便 的知晓其流域内的前人所做的工作，并在其基础上实现发展创 新。项目实施中所形成的大量知识经验，无论是对于企业内部的信息化建设

17、、管理提升、项目管理都是非常重要的参考资料，对 这些知识的传播与学习可以有效的促进整个企业的管理信息化 水平的提高，为企业人才培养提供直接的学习材料，许多企业在实施项目之后没有有效的管理他们在项目实施过程中所得到的 知识，随着时间的推移、人员的变动，造成宝贵的智力资产的损 耗。在面临类似的项目或者问题是， 企业不得不化大量的资本再 次邀请外部的实施顾问，花费昂贵的咨询费用，对于内部员工也 不得大进行再次培训。如果管理好项目实施中形成的“智力资 产”，可以很大程度上降低企业的这些费用，实际上对于I T项目实施的后续部分，持续改进发挥信息化系统的作用这个阶段来 说，这些项目中形成的“智力资产”也是很有参考意义的。项目知识管理的技术要求谈到项目知识管理，首先我们需要对整个项目的知识管理的 需求进行一个分析，IT实施可以说是一种非常知识密集性的项 目，在整个项目过程中将要涉及与产生大量的知识信息，根据 AMT的经验，一个普通的I T项目实施所产生的信息量必须以 G 来衡量。如此大量的信息如果没有组织管理起来，信息的搜寻与定位将耗费大量的时间成本， 没有管理就无法使用，大量的知识 就会像许多公司的局域网一样变成信息的垃