QMS审核培训讲义

1、第一节第一节 范围范围vGB/19011-2003/ISO19011：2002质量和（或）环境管理体系审核指南共包含7章内容，标准对审核原则、审核方案管理、审核活动实施提供了指南，也为审核员能力及评价提供了指南；v笔试大纲的考试范围未对第五章提出要求，对第七章的内容以审核员的注册要求和行为规范的方式提出；v本标准适用于内部和外部审核；v本标准适用于质量、环境管理体系审核，也适用于职业健康安全管理体系等其他领域审核；v对其他领域审核时，需要特别注意识别审核组成员的能力第二节第二节 规范性引用文件规范性引用文件vGB/T19000-2008/ISO9000：2005质量管理体系 基础和术语3.1审

2、核 audit： 为获得审核证据(3.3)并对其进行客观的评价，以确定满足审核准则(3.2)的程度所进行的系统的、独立的并形成文件的过程。第三节第三节 术语和定义术语和定义注1：内部审核，有时称第一方审核，由组织自己或以组织的名义进行，用于管理评审和其他内部目的，可作为组织自我合格声明的基础。在许多情况下，尤其在小型组织内，可以由与受审核活动无责任关系的人员进行，以证实独立性。注2：外部审核包括通常所说的“第二方审核”和“第三方审核”。第二方审核由组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行。第三方审核由外部独立的审核机构进行，如那些对与GB/T19001或GB/T24001要求的符合

3、性提供认证或注册的机构。注3：当质量管理体系和环境管理体系被一起审核时，称为“结合审核”。注4：当两个或两个以上审核机构合作，共同审核同一个受审核方时，这种情况称为“联合审核”。 审核（续）审核（续）审核理解要求 正确理解审核的三个特点； 掌握管理体系审核三种类型的不同点； 结合审核与联合审核的概念 一组方针、程序或要求。 注：审核准则是用作与审核证据(3.3)进行比较的依据。3.23.2审核准则审核准则audit criteriaaudit criteria 与审核准则（3.2）有关的并且能够证实的记录、事实陈述或其他信息。 注：审核证据可以是定性的或定量的。3.33.3审核证据审核证据au

4、dit evidenceaudit evidence 将收集到的审核证据(3.3)对照审核准则(3.2)进行评价的结果。 注：审核发现能表明符合或不符合审核准则，或指出改进的机会。3.43.4审核发现审核发现audit findingsaudit findings 审核组(3.9)(3.9)考虑了审核目的和所有审核发现(3.4)(3.4)后得出的审核(3.1)(3.1)结果。3.53.5审核结论审核结论 audit conclusionaudit conclusion 要求审核(3.1)的组织或人员。 注：审核委托方可以是受审核方(3.7)，也可以是依据法律法规或合同有权要求审核的任何其他组织

5、。3.63.6审核委托方审核委托方 audit clientaudit client审核委托方的作用审核委托方的作用审核委托方的职责：1. 确定审核需要和目的，并提出审核要求；2. 确定审核组织；3. 与审核组长共同确定审核范围和审核准则；4. 评审和接受审核计划；5. 评审、批准审核范围的变更；6. 接受审核报告，并决定报告分发范围；7. 对受审核方采取的纠正措施进行跟踪和验证。 被审核的组织。3.73.7受审核方受审核方 auditeeauditee受审核方的作用受审核方的作用受审核方的职责：1. 将审核目的和范围通知有关人员，接受审核；2. 指派审核组向导；3. 提供审核所需的资源（如临

6、时办公场所、交通、通讯等）；4. 当审核组提出要求时，为其使用有关设施和证明材料提供便利；5. 配合审核组实现审核目的；6. 制定并实施纠正措施计划，并向审核组报告实 施验证情况。 有能力(3.14)实施审核(3.1)的人员。3.83.8审核员审核员 auditorauditor 实施审核(3.1)的一名或多名审核员(3.8)，需要时，由技术专家(3.10)提供支持 注1：指定审核组中的一名审核员为审核组长。 注2：审核组可包括实习审核员。3.93.9审核组审核组 audit teamaudit team 向审核组(3.9)提供特定知识或技术的人员。注1：特定知识或技术是指与受审核的组织、过程

7、或活动，语言或文化有关的知识或技术。注2：在审核组中，技术专家不作为审核员(3.8)。3.103.10技术专家技术专家 technical experttechnical expert 针对特定时间段所策划，并具有特定目的的一组（一次或多次）审核(3.1)。 注:审核方案包括策划、组织和实施审核 的所有必要的活动。3.113.11审核方案审核方案 audit programmeaudit programme理解要点：v 一组审核及相关活动的集合v 特点：特定时间段，特定审核目的v 是策划的结果：一组审核（包括类型和数目），与一组审核相关的活动v 审核方案有的内容需要文件化，有的不需要文件化审核

8、方案审核方案理解要点（理解要点（1 1） 审核方案的例子v覆盖组织管理体系的本年度一系列的内部审核；v在六个月内对关键产品的潜在供方的管理体系进行的第二方审核；v在认证机构和委托方之间合同规定的时间周期内，由第三方认证/ /注册机构对组织的管理体系进行的认证/ /注册和监督审核。v审核方案还包括为实施审核方案中的审核进行适当的策划，提供资源和制定程序。审核方案审核方案理解要点（理解要点（2 2）对一次审核(3.1)活动和安排的描述3.123.12审核计划审核计划 audit planaudit planv针对一次具体的审核v内容是对一次具体的审核的活动和安排的描述v审核计划应形成文件，而对于审

9、核方案，有的内容未必形成文件v审核计划和审核方案是两个概念v审核计划的详细程度应反映每一次具体审核的范围和复杂程度，并有充分的灵活性审核计划审核计划理解要点理解要点 审核计划 审核方案内容范围 一次具体审核的活动和安排 特定时间段内具有特定目的的一组审核（包括策划、组织和实施审核所必要的所有活动）性 质 文件 一组具有共同特点的审核活动及其对审核活动的管理。包括审核计划的制定和实施，为实施审核提供资源所必要的所有活动和安排。 编制/建立者 审核组长编制 审核方案的管理人员建立 审核方案与审核计划的区别审核方案与审核计划的区别 审核(3.1)的内容和界限。 注：审核范围通常包括对实际位置、组织单

10、元、活动和过程以及所覆盖的时期的描述。3.133.13审核范围审核范围 audit scopeaudit scope理解要点：v审核覆盖的对象v实际位置：受审核方的地理位置或其活动发生的场所位置v组织单元：受审核方的管理体系所涉及的组织的部门或职能或岗位v活动和过程：受审核方的管理体系所包括的过程和活动v覆盖的时期：受审核方的管理体系实施或运行的时间段v针对每一次具体审核，审核范围应形成文件审核范围审核范围理解要点理解要点 经证实的个人素质以及经证实的应用知识和技能的本领。3.143.14能力能力 competencecompetence与审核员有关的原则：a) a) 道德行为：职业的基础 对

11、审核而言，诚信、正直、保守秘密和谨慎是最基本 的。b) b) 公正表达：真实、准确地报告义务 审核发现、审核结论和审核报告真实和准确地反映审核活动。对在审核过程中遇到的重大障碍以及在审核组和受审核方之间没有解决分歧的意见予以报告。第四章第四章 审核原则审核原则c) c) 职业素养：在审核中勤奋并具有判断力审核员珍视他 们所执行的任务的重要性以及审核委托方和其它相关 方对自己的信任。具有必要的能力是一个重要的因素。与审核有关的原则: :d) d) 独立性：审核的公正性和审核结论的客观性的基础审核 员独立于受审核的活动，并且不带偏见，没有利益上的 冲突。审核员在审核过程中保持客观的心态，以保证审

12、核发现和结论仅建立在审核证据的基础上。审核原则审核原则e) 基于证据的方法：在一个系统的审核过程中，得出可信的和可重现的审核结论的合理方法审核证据是可验证的。由于审核是在有限的时间内并在有限的资源条件下进行的，因此审核是建立在可得到的信息的样本的基础上。抽样的合理性与审核结论的可信性密切相关。审核原则审核原则v给出审核的基础 v给出审核的特征v确保使审核成为支持管理方针和控制的有效与可靠的工具v为组织提供可以改进其绩效的信息v相应和充分的审核结论的前提v审核员独立工作时，在相似的情况下得出相似结论的前提审核原则审核原则理解要点理解要点第五章 审核方案的管理 笔试大纲未涉及本章内容，本教材不予编

13、写，保留标题是为了与章节号一致。第七章 审核的活动第一节 总则 参照GB/T270212007合格评定 管理体系审核认证机构的要求（ISO/IEC17021：2006，IDT） 审核活动大致分六个阶段： -审核的启动 -文件评审的实施 -现场审核的准备（第一阶段审核、第二阶段审核） -现场审核的实施（第一阶段审核、第二阶段审核） -审核报告的编制、批准和分发（第一阶段审核、第二阶段审核） -审核的完成 -审核后续活动的实施（通常不视为审核的一部分） 关注审核程序与认证程序的不同审核启动(6.2)指定审核组长确定审核目标、范围和准则确定审核的可行性选择审核组与受审核方建立初步联系 文件评审的实施

14、(6.3)评审相关管理体系文件，包括记录， 并确定其针对审核准则的适宜性和 充分性 现场审核活动的准备(6.4)编制审核计划审核组工作分配准备工作文件 现场审核活动的实施(6.5)举行首次会议审核中的沟通向导和观察员的作用和职责信息的收集和验证形成审核发现准备审核结论举行末次会议审核报告的编制、批准及分发 (6.6)审核报告的编制审核报告的批准和分发审核的完成 (6.7)审核后续活动的实施(6.8)注:虚线表示审核后续活动,通常不视为审核的一部分第二节第二节 审核的启动审核的启动v指定审核组长v确定审核目的、范围和准则v确定审核的可行性v选择审核组v与受审核方建立初步联系6.2.1指定审核组长

15、指定审核组长v由认证机构审核方案管理人员指定审核组长v如为联合审核则需明确各审核组长的权限审核组长的条件审核组长的条件v 审核组长应为CCAACCAA注册的管理体系审核员或高级审核员v 具备组织、管理、协调和处理问题的能力v 具有相应的专业能力和广泛的相关技术知识v 具有对管理体系的整体有效性作出判断的能力审核组长职责审核组长职责审核组长的任务和职责：v对审核进行策划并在审核中有效地利用资源v组织和指导审核组成员，为实习审核员提供指导和指南v主持首末次会议v控制和协调审核活动v组织审核组内部沟通，代表审核组与受审核方和认证机构进行沟通v组织编制和完成审核报告v履行和完成审核员承担的任务和职责v

16、审核目的由审核委托方确定v审核范围和准则由审核委托方和审核组长共同确定v审核目的、范围和准则应围绕审核方案总体目的并依据审核方案程序确定v一次具体的审核目的、范围和准则应形成文件v实施结合审核时应适合于结合审核的性质 6.2.2确定审核目的、范围和准则确定审核目的、范围和准则确定审核目的确定审核目的v通过审核确定受审核方管理体系与审核准则的符合性v评价管理体系满足法律法规和合同要求的能力v评价管理体系实现规定目标的有效性v识别管理体系潜在的改进方面v第一、二、三方审核的目的是各有侧重、不完全相同v管理体系认证审核的初审（一段、二段）、监审及再认证审核目的各不相同确定审核范围确定审核范围v审核范

17、围是审核准备和实施审核的依据v是认证证书和宣传材料的重要内容v是向相关方证明体系符合性的证据确定审核范围确定审核范围v审核范围描述了审核的内容和界限v审核范围描述包括：实际位置、组织单元、受审核的活动与过程、审核所覆盖的时期v区分审核范围和认证范围v确定审核范围和认证范围的程序v审核范围与认证范围的表述文件：认证申请书、认证合同、审核计划、 审核报告、组织对外的宣传资料等v申请认证所依据的管理体系标准和/或其他引用文件v与产品和活动有关的适用法律法规v申请认证所覆盖的产品及其相关的管理活动v受审核方的管理权限所覆盖的范围v受审核方的组织单元的设置及实际位置的分布v风险及其影响的独立性和关联性v

18、审核所覆盖的时期v受审核方的特殊要求，如是否有排除在审核范围之外的场所和地点确定审核范围应考虑的因素确定审核范围应考虑的因素审核范围的确定 按照组织的管理权限来确定审核范围 按照组织的产品范围来确定审核范围 按照组织的活动范围来确定审核范围 按照组织的现场区域来确定审核范围 组织存在相同多现场时，确定审核范围应把握相关原则确定审核准则确定审核准则v审核准则是审核时确定管理体系运行符合性的依据v审核准则由审核委托方与审核组长按审核方案和审核程序共同确定v审核准则一般包括组织的方针、程序、标准、法律法规、管理体系要求及文件、合同要求或行业规范、有关的认证程序或规则等v确定审核是否可行的重要性：确定

19、审核的可行性是在审核组实施审核之前，为了确保审核能够得以实施，由审核委托方与受审核方之间进行的必要活动，以使审核具备必要的条件。6.2.3确定审核的可行性确定审核的可行性6.2.3确定审核的可行性确定审核的可行性v需要考虑的因素有：1) 策划审核所需的充分和适当的信息（如受审核方的体系运行时间、运行证据、生产经营活动的正常开展、提交了体系文件、确定了申请认证的范围、组织简况、适用法规等）2) 受审核方的充分合作（如提交文件评审、进入现场的预期安排、工作条件的预期安排等）3) 充分的时间和资源（如充分的审核准备及实施时间的安排及审核组整体能力的保证）。 审核不可行时的处置方式：与受审核方协商后向

20、审核委托方提出替代建议。6.2.4选择审核组选择审核组影响确定审核组组成和规模的因素：v审核目的、范围、准则及审核时间v是否为结合审核或联合审核v审核组所需的整体能力v法律法规、合同及认证认可要求v确保审核组的独立性和公正性v审核组成员之间及与受审核方之间的协调工作v审核所使用的语言及对受审核方社会文化特点的理解6.2.4选择审核组选择审核组 审核组组成要求： -组长由审核员级别以上人员承担 -组内必须有专业人员（专业审核员和/或技术专家） -实习审核员人数少于或等于审核员级别以上人员总数的一半 -实习审核员是审核组成员，但不能独立审核 -技术专家是审核组成员，但不能审核 -初审第二阶段审核组

21、成员通常应参加第一阶段审核审核员职责审核员职责v 有效履行审核组成员职责 编制分工范围的检查表 独立完成审核任务 收集证据，开具不合格报告 内部交流，并报告审核结果v 跟踪验证纠正措施v 配合、支持审核组长工作目的：v与受审核方代表建立沟通渠道；v确认实施审核的权限；v提供有关建议的时间安排和审核组组成的信息 v要求接触相关文件，包括记录；v确定适用的现场安全规则；v对审核做出安排；v就观察员的参与和审核组向导的需求达成一致意见。6.2.5与受审核方建立初步联系与受审核方建立初步联系6.2.5与受审核方建立初步联系与受审核方建立初步联系 与受审核方建立初步联系的责任人：负责管理审核方案的人员或

22、审核组长 联系方式：正式或非正式第三节第三节 文件评审的实施文件评审的实施v 文件评审的时机 分为现场审核前的评审和现场审核中的评审，是一个连续的过程。 本条款所指文件评审，一般在第一阶段现场审核前进行，文件整改可结合第一阶段现场审核进行。v 文件评审的目的 确定文件所描述的管理体系与审核准则的符合性；适宜性与充分性l 文件评审的作用了解受审核方管理体系基本情况的信息以便策划现场审核。第三节第三节 文件评审的实施文件评审的实施 文件评审人员：通常由审核组长进行，如果认证机构指定其他审核员进行，组长应掌握评审的结果 文件评审的依据：主要为管理体系标准与适用的法律法规文件评审的基本方法和一般步骤文

23、件评审的基本方法和一般步骤v了解体系文件的架构v核实是否为有效版本v依据标准和法规，逐条审查和评价v如信息不充分，可请组织提供所需信息或结合第一阶段现场审核进行v提出文件评审意见和结论文件评审的主要内容 文审的对象可包括：质量手册、程序文件、资质许可、组织机构和岗位职责、内审记录、管理评审记录等重要的文件和记录 关注建立体系的合法性、各层次文件内容的符合性、系统性、协调性文件评审的主要内容 获取受审核方在下列各方面进行有效策划的信息：获取受审核方在下列各方面进行有效策划的信息： -建立了所需的文件体系；建立了所需的文件体系； -阐明了质量管理体系的实施范围；阐明了质量管理体系的实施范围； -建

24、立了适当的质量方针；建立了适当的质量方针； -制定了相应的质量目标、指标和相应的措施；制定了相应的质量目标、指标和相应的措施； -识别和确定了质量管理体系所需的过程，并制定了相应的控制措施；识别和确定了质量管理体系所需的过程，并制定了相应的控制措施； -识别了应遵守的法律法规和其它要求；识别了应遵守的法律法规和其它要求； -对质量管理体系的运行绩效建立了必要的监控机制；对质量管理体系的运行绩效建立了必要的监控机制； -规定了质量管理体系各个职能与层次的相应职责、有关的责任机制和信息交流机制，规定了质量管理体系各个职能与层次的相应职责、有关的责任机制和信息交流机制，并确定了必要的资源能力；并确定

25、了必要的资源能力； -规定了对环境管理体系进行内审和管理评审并持续改进的要求。规定了对环境管理体系进行内审和管理评审并持续改进的要求。评审意见和结论 评审意见和结论通常以书面形式传达，如文件评审报告 通常分为三种结论： -符合，可以进行下一步审核工作 -局部不符合，要求受审核方对不符合进行修改，结合第一阶段或第二阶段现场审核验证 -不符合，暂停下一步审核工作，直到文件问题得以解决文件评审注意事项文件评审注意事项v文件评审贯穿于审核全过程；v对照标准要求检查，关注重点： - 缺（漏）项 - 与标准要求的偏离 - 前后规定的不协调v对文件评审不符合的描述应避免使用咨询的语气 - 如：应 ；建议 v

26、文件评审应包括对适用法律法规要求的评审。v不要超标准要求，抓重点，不苛求细节，看实质，不看形式，标准是要求，方法可灵活初访初访v 初访不是审核的一个必要活动v 初访不应对受审核方管理体系运作情况做出评价，不应提出意见和建议，但可查阅内审、管理评审等资料。当发现有严重的不利于审核正常进行的情况可能会导致审核工作的中止v 初访一般由审核组长进行，也可由其他审核员进行，一般1-2个人日，初访的情况应向认证机构或审核组长报告v 初访的时机:在正式的现场审核前进行，第一阶段现场审核可包含初访的目的。初初 访访v初访的意图1. 为确定审核的可行性收集必要的信息2. 为有效的策划和准备现场审核（包括编制审核

27、计划）收集信息v初访的作用1. 了解受审核方的规模、布局、组织机构、过程、产品的范围和特点2. 确定与审核有关的特殊过程、危险限制区域、防护等情况3. 协商审核工作所需的工作地点、交通、通信、食宿等安排4. 就审核计划的总体策划与受审核方交换意见第四节第四节 现场审核的准备现场审核的准备v编制审核计划v审核组工作分配v准备工作文件6.4.1编制审核计划编制审核计划v编制审核计划的要求： -审核组长编制审核计划 -作用体现在两个方面，对审核组而言，为审核实施提供了预先安排和参照；对受审核方而言，了解审核内容和安排，以提前做好准备 -现场审核开始前，审核计划经审核委托方评审和接受，并提交受审核方

28、-审核计划有充分的灵活性，允许修改并应在继续审核前征得有关各方的同意 -应分别编制第一阶段审核计划和第二阶段审核计划6.4.1编制审核计划编制审核计划 审核人日的确定依据和影响因素： -受审核方的规模和类型 -受审核方的生产方式和产品的复杂程度 -组织机构设置及部门集中度，需审核的场所、现场数量和布局 -范围的删减情况 -审核所使用的语言编制审核计划编制审核计划v审核计划应包括的内容：审核计划应包括的内容：a) 审核目的审核目的b) 审核准则和引用文件审核准则和引用文件c) 审核范围审核范围 ，含确定受审核的组织单元和职能单元及过程，含确定受审核的组织单元和职能单元及过程d) 审核日期及地点审

29、核日期及地点e) 审核活动预期的时间和期限，即审核日程安排审核活动预期的时间和期限，即审核日程安排f) 审核组成员作用、职责和分工审核组成员作用、职责和分工g) 资源的适当配置资源的适当配置适当时可包括：明确受审核方代表、审核所用的语言、适当时可包括：明确受审核方代表、审核所用的语言、审核报告的主题、后勤安排、保密、审核后续活动等审核报告的主题、后勤安排、保密、审核后续活动等审核方式审核方式 编制审核计划应考虑审核路线，即如何进行审核的方式v按部门审核v按过程（要素）审核v顺向追踪v逆向追溯审核方式审核方式v按部门审核：以部门为中心开展审核，对该部门归口管理的过程重点审核，不能遗漏，相关过程可

30、依据相关程度进行抽样优点：效率高、不重复到一个部门去缺点：审核内容分散，特别是接口易遗漏，故要加强对内容的综合，组与组之间的协调。审核方式审核方式v按过程（要素）审核：以过程为中心来开展审核，一个过程往往涉及多个部门，因此要到不同部门去审核才能掌握过程实施的情况 优点：目标集中、易体现其符合性 缺点：审核效率低，对一个部门往往要去调查多次，因此路线安排要合理，避免组与组碰车审核方式审核方式v顺向追踪：按管理体系运作顺序进行审核，如从计划 -实施-结果；或从合同评审-设计-制造-服务等。 优点：可系统了解体系运作的整个过程，系统 性强，可观察接口，整体效果易于判定； 缺点：耗时往往过长，不易突出

31、重点。审核方式审核方式v逆向追溯：按照管理体系运作的反方向进行审核，如：从结果-实施-计划；或从最后一道工序查到第一道工序。 优点：问题集中，有针对性，切实具体，易于发现问题； 缺点：问题复杂时，受时间限制，不易达到预期调查目;审核经验少的审核员采用这种方法时，要慎重。编制审核计划应注意的问题（一）编制审核计划应注意的问题（一）v充分利用文审的信息v审核路线和思路清晰明确，具有逻辑性v考虑使用的审核方式，满足策划要求v合理安排时间布局，明确首末次会议、组内沟通会、与管理层沟通会；满足人. .日要求v覆盖审核范围中的所有层次、部门和过程，相同多场所可以抽样编制审核计划应注意的问题（二）编制审核计

32、划应注意的问题（二）v 实习审核员和/或技术专家不能单独成组v专业审核员和/或技术专家组审核专业部门和过程v经受审核方确认的审核计划可以具有灵活性，根据审核进展要求可进行调整或修改v第一阶段审核计划与第二阶段审核计划的内容与重点不同练习练习 审核计划纠错演练审核计划纠错演练用时：用时：1 1小时小时 根据北京中安质环科技发展有限公司的审核计划（错误），找出主要问题，根据北京中安质环科技发展有限公司的审核计划（错误），找出主要问题，每小组每小组1 1人主发言。人主发言。( (初次认证第二阶段审核初次认证第二阶段审核) )6.4.2审核组工作分配 工作分配内容： -组长介绍受审核方概况及注意事项

33、-专业审核员或技术专家进行专业培训 -组长明确计划安排并进行审核任务分工 工作分配原则： -考虑审核员的独立性和能力 -有效利用资源 -考虑组内所有成员的不同职责6.4.3准备工作文件 审核工作文件的内容： -检查表和审核抽样计划 -记录信息的表格，如支持性证据、审核发现和会议记录等 -使用检查表和其他表格后形成的记录 审核工作文件的使用要求： -审核组成员评审并准备必要的工作文件 -检查表和表格的使用不应限制审核活动，可随审核中收集信息的结果而变更 -工作文件至少保存到审核结束 -妥善保管并予以保密检查表的含义检查表的含义v是审核员自用的工作文件，是审核提纲或工具v是审核任务策划的结果之一检

34、查表的作用和益处检查表的作用和益处v明确审核的具体内容和目标，明确审核的方法和样本要求v保持审核目标的清晰和明确v保持审核内容的周密和完整v保持审核路线的清晰和逻辑性v保持审核时间和节奏的合理性v保证审核方法的合理性，减少审核员的偏见和随意性v做为审核实施的记录检查表的主要内容 审核对象（部门、场所、活动、过程），即“找谁查？到哪查？” 审核内容，即“查什么？” 审核方法（含抽样计划），即“怎么查？”合理抽样合理抽样v明确抽样的对象和总体明确抽样的对象和总体v保证抽取足够数量的样本保证抽取足够数量的样本v做到分层抽样做到分层抽样v样本量应适度均衡样本量应适度均衡v审核员独立、随机抽样审核员独立

35、、随机抽样v审核员应相信抽取的样本审核员应相信抽取的样本编制检查表的方法和技能编制检查表的方法和技能v依据审核准则和审核计划的安排编制检查表v检查表应按第一阶段审核与第二阶段审核分别编制，且侧重点不同v按部门、场所编检查表要列出主要过程和要素，按过程、要素编检查表要列出主要部门、场所，并应考虑接口关系，突出主要职能或过程的主要特点v注意逻辑顺序，反映过程方法，体现清晰的审核思路和PDCA循环v检查表中列出的审核对象和方法应明确查什么、到哪查、怎么查，运用的合理的审核方法v抽样计划应具有代表性并抽取足够数量的样本v内容的繁简应根据审核员的经验决定编制检查表的常见问题 将标准要求原封不动变成疑问句

36、 只列出审核项目，无审核对象、方法和抽样计划 仅按标准编检查表，不结合受审核方体系文件及实际状况检查表的使用检查表的使用v 不应限制审核活动，灵活应用，遇有重大问题的线索，可修改和调整检查表；v 不应把检查表内容透漏给受审核方，但也不应过于神秘v 审核过程中防止我读问你回答的方式使用检查表 练习三（练习三（检查表检查表）用时：用时：3 3小时小时（编制检查表（编制检查表2 2小时，讲评小时，讲评1 1小时）小时）v 第一、三组按内部审核过程（第一、三组按内部审核过程（ 8.2.28.2.2条款）编制检查表条款）编制检查表v 第二、四组按检验过程（第二、四组按检验过程（8.2.48.2.4条款）

37、编制检查表条款）编制检查表第五节第五节 第一、二阶段审核第一、二阶段审核 第一阶段审核目的： -评价管理体系文件与审核准则的符合性； -初步评价体系策划的充分适宜性； -了解实施运行情况，为第二阶段审核做准备； -确定审核范围。第一阶段审核第一阶段审核 第一阶段审核的主要活动： -文件评审 -第一阶段审核准备（制定审核计划、现场审核前审核组内部沟通和工作分配、准备工作文件） -现场审核 -编写审核报告第一阶段审核第一阶段审核 第一阶段审核的要求： -审核组长负责并参与，了解总体情况，安排二段事宜 -关注重点，不必审核所有部门、场所、活动、过程（参考第一阶段审核计划） -不符合可开具报告也可列出

38、清单，要求改进并验证 -编写审核报告第一阶段审核第一阶段审核 不需要进行第一阶段现场审核的条件： -受审核方规模很小，过程明确，风险不大 -审核组长已充分了解现场、活动与风险影响，认为具备认证审核条件 -审核组有充分的资源保证，在受审核方配合下，确保提供一个阶段审核就能满足所有要求第一阶段审核第一阶段审核 第一阶段现场审核的方法和内容： -了解管理体系情况 -对体系文件进行补充审核 -收集和评审相关信息：过程识别、现场运作、关键绩效、守法情况、质量风险、内审、管理评审、为二段审核所需的资源配置、二段审核细节及重点等第一阶段审核第一阶段审核 审核结论： -管理体系是否符合审核准则的要求 -是否具

39、备进行第二阶段审核的条件 审核报告：审核组长对审核报告的内容负责第一阶段审核第一阶段审核 第一阶段审核的审核报告一般可包括以下内容： a）审核目的、准则、范围、日期、审核组成员等基本信息 b）受审核方管理体系基本情况的评价，通常可包括： 管理体系文件的符合性； 管理体系建立和运行的基本情况； 组织结构和职责的合理性； 控制策划的基本情况； 适用法律法规的获取和遵守情况； 目标和管理方案的合理性； 内部审核的有效性； 管理评审的实施情况； 发现的主要不符合项。 c）第二阶段审核的可行性及预计的时间安排 d）第二阶段审核的重点第二阶段审核第二阶段审核 第二阶段审核的目的：确认受审核方管理体系是否符

40、合第二阶段审核的目的：确认受审核方管理体系是否符合审核准则的要求，验证其是否有效运行，以决定是否推审核准则的要求，验证其是否有效运行，以决定是否推荐认证注册。荐认证注册。 第二阶段审核的主要活动：第二阶段审核的主要活动： -第二阶段审核的准备第二阶段审核的准备( (制定审核计划、现场审核制定审核计划、现场审核前审核组内部沟通和工作分配、准备工作文件前审核组内部沟通和工作分配、准备工作文件) ) - -首次会议；首次会议； -现场审核，收集和验证信息，获得审核证据；现场审核，收集和验证信息，获得审核证据； -形成审核发现，准备和形成审核结论；形成审核发现，准备和形成审核结论； -审核过程中的沟通

41、审核过程中的沟通( (包括审核组内部沟通、审核组包括审核组内部沟通、审核组与受审核方和认证机构的沟通与受审核方和认证机构的沟通) )； -末次会议。末次会议。第二阶段审核第二阶段审核 第二阶段审核的主要内容包括：第二阶段审核的主要内容包括： 与标准或其他要求的符合情况及证据；与标准或其他要求的符合情况及证据； 依据关键绩效目标，对绩效进行的监视、测量、报告和依据关键绩效目标，对绩效进行的监视、测量、报告和评审；评审； 受审核方的管理体系和绩效中与遵守法律有关的方面；受审核方的管理体系和绩效中与遵守法律有关的方面； 受审核方过程的运作控制；受审核方过程的运作控制； 内部审核和管理评审；内部审核和

42、管理评审； 针对受审核方方针的管理职责；针对受审核方方针的管理职责； 规范性要求、方针、绩效目标、适用的法律、职责、人规范性要求、方针、绩效目标、适用的法律、职责、人员能力、运作、程序、绩效数据和内部审核发现及结论员能力、运作、程序、绩效数据和内部审核发现及结论之间的联系。之间的联系。第六节第六节 现场审核的实施现场审核的实施v 举行首次会议v 审核中的沟通v 向导和观察员的作用和职责v 信息的收集和验证v 形成审核发现v 准备审核结论v 举行末次会议6.5.1举行首次会议举行首次会议v 目的： -确认审核计划 -简要介绍审核活动如何实施 -确认沟通渠道 -向受审核方提供询问的机会 时机：是现

43、场审核活动的第一步，标志着现场审核活动的开始 参加人员：通常包括审核组成员、受审核方管理层、受审核的职能或过程的负责人、向导首次会议的内容及程序首次会议的内容及程序v与会者签到v人员介绍v确认审核目的、范围和准则v确认审核计划日程安排及其他相关安排v介绍审核方法及程序v确认审核组和受审核方的正式沟通渠道及终止审核的条件v确认向导的安排及作用职责，落实审核所需的资源和设施v确认审核活动的限制条件v确认审核所使用的语言和有关保密事宜v介绍审核结论及报告的方式以及申诉系统的信息 v澄清疑问首次会议要求首次会议要求v由组长主持v首次会议应简明扼要，一般不超过30分钟v双方签到，审核组应保留签到记录v会

44、议气氛要融洽、坦诚、透明、正规6.5.26.5.2审核中的沟通审核中的沟通v审核中沟通的重要性：审核中沟通的重要性：q根据审核的范围和复杂程度，有必要根据审核的范围和复杂程度，有必要对审核中的沟通做出安排，并及时有效沟通，对审核中的沟通做出安排，并及时有效沟通，以确保审核有序顺利地进行。以确保审核有序顺利地进行。q沟通的类型：沟通的类型：审核组内部的沟通、审核组审核组内部的沟通、审核组与受审核方之间的沟通、审核组与认证机构与受审核方之间的沟通、审核组与认证机构的的沟通。沟通。6.5.26.5.2审核中的沟通审核中的沟通v审核组内部沟通1.内部沟通的目的：成员之间交换信息，评定审核进展，必要时重

45、新工作任务。2.沟通时机：每天审核结束后、审核全部结束后、发现重大问题时3.沟通内容及对审核过程的影响 -审核进展和计划执行，是否需要调整计划和重新分配工作； -审核组成员从不同渠道获得信息的汇总以及相互补充或验证，以获得审核证据和形成审核发现； -讨论异常，可能导致审核目的和范围的变更；6.5.26.5.2审核中的沟通审核中的沟通 -超出审核范围之外的问题的报告，及时指出； -解释、澄清审核组成员的异议和分歧； -汇总分析信息，确定审核证据，形成审核发现； -评价体系的有效性，做出审核结论，达成共识； -必要时沟通审核后续的安排6.5.26.5.2审核中的沟通审核中的沟通v审核组与受审核方的

46、沟通 沟通目的：及时通报审核进展及重大情况 沟通时机：与责任人的沟通、每天审核结束后与受审核方代表的沟通、末次会议前与管理层的沟通、发现重大问题的沟通 沟通内容及对审核过程的影响： -审核计划的实施、进展及异常情况 -需要进一步的配合与支持 -审核活动安排的调整 -紧急或重大的风险 -超出审核范围之外的关注问题及审核范围可能的变更 6.5.26.5.2审核中的沟通审核中的沟通 -审核证据表明不能达到审核目的，沟通理由并确定措施：重新确认或修改审核计划、改变审核目的和范围、终止审核； -介绍审核情况，说明审核发现、确认不符合事实、澄清异议和分歧； -通报体系评价及审核结论； -必要时沟通后续活动

47、安排6.5.26.5.2审核中的沟通审核中的沟通v审核组与认证机构的沟通审核组与认证机构的沟通 沟通目的：通报审核进展及重大风险沟通目的：通报审核进展及重大风险 沟通时机：需要时进行沟通时机：需要时进行 沟通内容及对审核过程的影响：沟通内容及对审核过程的影响： -审核时间不充足审核时间不充足 -受审核方的紧急或重大风险受审核方的紧急或重大风险 -审核范围之外需关注的问题及审核范围可能的审核范围之外需关注的问题及审核范围可能的变更变更 -未解决的分歧未解决的分歧 -不能达到审核目的的情况和理由，请确认或批不能达到审核目的的情况和理由，请确认或批准采取的措施准采取的措施 6.5.26.5.2审核中

48、的沟通审核中的沟通v审核组与认证机构的沟通审核组与认证机构的沟通 沟通目的：通报审核进展及重大风险沟通目的：通报审核进展及重大风险 沟通时机：需要时进行沟通时机：需要时进行 沟通内容及对审核过程的影响：沟通内容及对审核过程的影响： -审核时间不充足审核时间不充足 -受审核方的紧急或重大风险受审核方的紧急或重大风险 -审核范围之外需关注的问题及审核范围可能的审核范围之外需关注的问题及审核范围可能的变更变更 -未解决的分歧未解决的分歧 -不能达到审核目的的情况和理由，请确认或批不能达到审核目的的情况和理由，请确认或批准采取的措施准采取的措施6.5.3向导和观察员的作用和职责向导和观察员的作用和职责

49、v 向导和观察员可以与审核组同行，但不是审核组成员，不应当影响或干扰审核的实施。v 受审核方指派的向导应当协助审核组并且根据审核组长的要求行动。v 向导的职责可包括：a) 建立联系并安排面谈时间；b) 安排对场所或组织的特定部分的访问；c) 确保审核组成员了解和遵守有关场所的安全规则和安全程序；d) 代表受审核方对审核进行见证；e) 在收集信息的过程中，做出澄清或提供帮助。 6.5.4信息的收集和验证信息的收集和验证信息源通过适当抽样收集和验证审核证据对照审核准则进行评价审核发现评审审核结论收集和验证信息获得审核证据收集和验证信息获得审核证据v确定信息源确定信息源v收集信息的方法和技巧收集信息

50、的方法和技巧v验证信息，获得和记录审核证据验证信息，获得和记录审核证据v信息与审核证据的关系：审核组确定充分适信息与审核证据的关系：审核组确定充分适宜的信息源，抽样收集与审核目的范围准则宜的信息源，抽样收集与审核目的范围准则有关的信息，包括与职能活动和过程间有关有关的信息，包括与职能活动和过程间有关的信息，并进行验证而获得审核证据，只有的信息，并进行验证而获得审核证据，只有能够证实的信息才能作为审核证据能够证实的信息才能作为审核证据确定信息源确定信息源1. 与受审核方员工的面谈；2. 对活动、周围工作环境和条件的观察；3. 文件，如方针、目标、计划、程序、标准、作业指导书、执照和许可证、图纸、

51、合同等；4. 记录，如检验记录、会议纪要、审核报告、监视和测量结果等；5.数据的汇总、分析和业绩指标；6.受审核方抽样方案的信息，抽样和测量过程控制程序的信息；6. 相关方的报告，如顾客反馈、质量检查部门的抽查结果等；7. 计算机数据库和网站等。收集信息收集信息/审核证据的方法审核证据的方法v面谈v对活动的观察v文件评审v需要时的测量面谈（一）面谈（一）v 面谈是收集信息的一个重要手段，应该在条件许可时以适合于被面谈人的方式进行。v 面谈技巧、交往技能及听问能力的掌握可考虑：a) 面谈人员应当来自审核范围内实施活动或任务的适当的层次和职能；b) 面谈应当在被面谈人正常工作时间和（可行时）正常工

52、作地点进行；c)在面谈前和面谈过程中应当努力使被面谈人放松；d) 应当解释面谈和作记录的原因；e) 面谈可通过请对方描述其工作开始；f)应当避免提出有倾向性答案（即引导性提问）的问题；g) 应当与对方总结和评审面谈的结果；h) 应当感谢对方的参与和合作。面谈（二）面谈（二）提问的方式通常有：v开放式提问，如：什么？如何？v封闭式提问，如：有没有？是不是？v澄清式提问，如：“你是这样做的吗？” 以上提问技巧由审核员灵活使用。学会倾听，善于捉住关键线索进行审核追踪，对于与审核证据无关的话题可善意打断面谈（三）面谈（三） 倾听：要专注，要善于肯定，适当增加认可的话，也可以借助于“身体语言”如：眼光接

53、触，点头表示认可等，切忌粗暴地打断对方的谈话对活动的观察对活动的观察观察是获取信息的重要渠道，有些信息也只有通过观察才易获取。审核员应针对不同过程的不同特点，采取观察的方法来获取有益的信息，如：观察审核现场的环境、产品的实物质量、设备状态、生产和检测、状态标识、产品标识、过程和活动的实施运行状况、贮存环境、记录的保管状态、面谈人员的神态以及现场人员的工作状态等。对活动的观察对活动的观察v 观察：特别对制造、设备、标识、贮存、环境、操作等过程，以获取真实的信息- 观察要仔细- 观察到的信息要经过证实- 观察到的信息经过证实后还要得到见证文件评审文件评审 审核过程中，查阅文件和记录也是获取信息的常

54、用方法，通常应掌握以下技巧：1. 应与受审核的活动和过程直接相关；2. 明确总体，抽样进行；3. 应关注文件的有效性、充分性和适宜性，关注文件中对具体活动和过程的职责规定以及记录的要求；4. 应关注记录的完整性和真实性，及与相关文件的一致性。文件评审文件评审v 查阅文件，包括查阅记录- 查阅的文件、记录一定有针对性- 查阅文件和记录可以与面谈和观察相结合- 查阅文件和记录的数量合理控制需要时实际测量需要时实际测量在有些情况下，审核员还可以通过实际测量来获取有关的信息。例如：可以抽取生产现场中某一关键零部件，运用适宜的方法测量该零部件的尺寸。实际测量方法的运用对审核员的专业技能有要求。审核过程中

55、的抽样 抽样是审核的基本方法。在现场审核过程中，无论采用何种审核方法，均应进行抽样，运用合理适宜的抽样方法，减少抽样的风险及局限性，对审核结论做出公正客观的评价。验证信息，获得和记录审核证据验证信息，获得和记录审核证据v验证信息，获得审核证据 验证信息的方法通常包括：1. 对照文件、结合现场观察以证实文件的适宜性；2. 对照文件、核查相应记录以证实记录的符合性；3. 通过对活动和过程观察，证实面谈和查阅记录所获信息的准确性和真实性；4. 通过实际测量证实活动和过程的符合性、有效性和真实性；验证信息，获得和记录审核证据验证信息，获得和记录审核证据v验证：审核员必须善于通过比较，跟踪不同来源所获取

56、的同一信息，从其中的差别来验证体系运行状况，如在文件和记录中怀疑存有问题，则通过现场观察去验证文件的适用性和记录的真实性，不能仅看某方面有问题的线索，而不通过事实去验证，这就容易发生错误判断。验证信息，获得和记录审核证据验证信息，获得和记录审核证据v 记录审核证据 记录时应注意以下几个方面：1. 记录的内容应详实、全面；2. 记录应反映正反两方面的信息；3. 记录的信息应清楚、准确、具体、具有重查性，只有完整准确的信息才能作为正确判断的依据。验证信息，获得和记录审核证据验证信息，获得和记录审核证据v记录：审核应对获取的信息、证据要作好记录，记录应包括时间、地点、人物、主题事件、主要过程和活动实

57、施概要、管理体系运行的有效性信息，使之能够验证和追溯，记录要为其后审核和评价所利用，字迹清楚、准确具体、内容完整，不管是合格还是不合格均应记录。不合格事实的主要情节应清楚。收集信息时注意事项收集信息时注意事项v 注意综合信息的收集 产品现状及动态趋势 内外质量事故及处理 行业抽查 领导意识及员工参与状态 顾客投诉 舆论反映现场审核活动中的注意事项 明确总体，合理抽样 注重关键岗位和体系运行的主要问题 注意收集体系运行有效性的证据 重视运行效果，避免主观武断和形式主义 注意相关影响 始终保持团结协作的作风和良好的个人素质6.5.5形成审核发现形成审核发现v审核发现的性质v评审与汇总审核发现v审核

58、发现的记录v不符合审核发现的性质审核发现的性质 审核发现的形成:对照审核准则评价审核证据得出的结果。 审核发现的性质：符合或不符合审核准则，如果审核目的有规定，审核发现能识别改进的机会。评审与汇总审核发现评审与汇总审核发现 审核发现的评审需求：审核组成员共同参与，作为审核组内部审核发现的评审需求：审核组成员共同参与，作为审核组内部沟通的一项内容，在审核的适当阶段进行。审核发现的评审可沟通的一项内容，在审核的适当阶段进行。审核发现的评审可以是阶段性的，也可以是总结性的和全面性的。以是阶段性的，也可以是总结性的和全面性的。 审核发现评审的内容：审核发现评审的内容：v按照审核计划与任务分工，回顾审核

59、情况，包括符合与不符合按照审核计划与任务分工，回顾审核情况，包括符合与不符合的审核发现；的审核发现；v针对由不同成员涉及的同一审核对象以及由不同职能实施的同针对由不同成员涉及的同一审核对象以及由不同职能实施的同一过程，对审核组成员各自获得的审核证据及信息进行汇总与一过程，对审核组成员各自获得的审核证据及信息进行汇总与分析，以形成审核发现；分析，以形成审核发现；v为形成审核发现，需要从审核组其他成员获得的印证信息或客为形成审核发现，需要从审核组其他成员获得的印证信息或客观证据；观证据；v讨论审核中的疑点，包括以后审核中需要重点跟踪的问题。讨论审核中的疑点，包括以后审核中需要重点跟踪的问题。v讨论

60、不符合，包括支持性的客观证据及对应的审核准则；讨论不符合，包括支持性的客观证据及对应的审核准则；审核发现的记录要求审核发现的记录要求审核组确定的审核发现应形成记录，包括符合准则的审核发现和不符合准则的审核发现，为做出审核结论及认证决定提供充分详细的正负面信息。如果审核计划有规定，应当记录具体的符合的审核发现及支持的证据。不符合和支持的审核证据应当予以记录，例如以不符合报告的形式。记录的内容记录的内容v 审核覆盖的区域、场所、职能、活动、过程与要素v 审核的路线；v 具体的审核发现，包括符合与不符合以及支持的审核证据；v 确定的有审核证据支持的不符合报告。符合审核准则的审核发现 体现了受审核方管