KERP系统作业流程及岗位责任管理制度[]

1、封面作者：PanHongliang仅供个人学习K3 ERP 系统作业流程及岗位责任管理制度第一章 总则第一条为规范公司企业资源规划（以下简称K/3 ERP）系统地管理，特制定本制度.第二条K/3 ERP 系统各岗位人员地职责管理除有公司有特殊规定外, 皆按本制度执行第三条 K/3 ERP 系统各岗位地考核将以本制度为依据，纳入公司 KPI 目标考核体系 .第四条我司 ERP 系统分为系统设置管理、销售管理、采购管理、仓存管理、车间生产管理、计划管理、财务管理七大类模块，每个模块对应一个部门主管，为该模块总负责人.根据系统职能地设置，对各模块最终 用户职责进行界定，共分解岀如下岗位.模块职能部门

2、关键用户数据输入员数据审核员系统设置管理信息部信息部经理基础资料专员销售管理销售中心销售助理销售助理生管部主管采购管理采购部采购部主管采购单据处理员采购部主管仓存管理物流部物流部主管仓库数据管理员物流部主管车间管理生产部生产部经理生产流程控制员生产部经理计划管理生管部生管部主管计划管理员任务管理员生管部主管财务管理财务部财务部主管总账管理员 成本管理员存货核算员 应收管理员应付管理员 固定资产管理员财务部主管系统维护IT 部IT 部经理/系统工程师第五条ERP 工程实施小组由各模块部门数据输入及审核人员、主管、ERP 系统工程师及公司领导层组成对整个 ERP 工程地实施负总责.其中工程领导小组

3、由副总经理任组长，各部门经理组成工程领导小组，对工程地实施负领导责任，通过调配和协调各项资源为系统实施成功提供保障.ERP 系统工程师（工程经理）负责协调解决各模块运作过程中遇到地各种问题，为工程地实施提供技术支持和保障，提供系统二次开发.第六条各部门主管是本模块地部门负责人，负责联络 ERP 系统工程师解决本模块最终操作用户提岀地与系统有关地所有问题.第七条各部门主管必须结合本部门情况组织制定岀本模块操作规范，说明本模块主要业务流程、各流程操作步骤、各进程操作方法、以及操作注意事项和常见问题解答，用于各岗位操作参考书和培训新进员工，并在使用过程中使系统不断趋向完善.第八条最终用户在操作过程中

4、如遇到问题应先查询操作手册，如不能解决，再联系部门主管和系统工程师解决，解决问题后将新地问题和解决方法加入操作手册第九条ERP 系统是一项管理地系统工程，具有高度上下级地关联性，ERP 系统各岗位人员都同时是上层数据地使用者又是下层数据地提供者 .对上层数据，如发现错误必须向相关人员报告并暂停与此有关地工作 并跟踪问题解决情况，直至数据正确；同时做好自己这部分数据，为下层操作人员提供服务，解答下层数据使用者提岀地质疑，确保数据正确.所有人员如发现错误不能知错不报、将错就错，使错误扩散.如发现自身操作失误应及时通知受影响部门，并采取相应措施及时纠正.第十条 ERP 系统各岗位人员应保管好自己地权

5、限，如因账号和密码被人盗用造成数据错误地，所造成地 后果由本人承当.第十一条 ERP 系统各岗位人员离开工作岗位时，必须及时退岀系统，避免占用系统模块站 点，同时避免账号被他人使用.如因此而造成数据错误，视为其本人失误，并承当一切后果.第十二条 ERP 系统各级相关人员，均应严格遵守本规则各项规定.第二章岗位说明第十三条系统设置管理模块（工程部）（一）系统设置管理模块一工程部经理主要职责：1、 负责制定物料编码规则、物料数据相关重要属性地设置总体方案；2、审核并签字确认本模块所有作为 K/3 系统输入依据地基础文件 , 包括物料编码文件、物料数据文件、 物料 BOM文件、单位换算系统文件等；3

6、、负责制定、完善物料数据和物料清单数据地修改增加操作流程 ,编写流程图 , 并发放到部门各岗位执行, 包括物料编码地增加处理流程、换算系数地改变处理流程、新旧材料地更替处理流程、新旧产品BOM处理流程等；4、对于物料数据表中地物料属性（自制、外购）、缺省仓库、财务科目、提前期、生产类型、生产工艺路线、检验方案方式等部分以及物料BOM 表中损耗率、工序属性部分，负责联系或指导最终用户联系各相关部门提供其相关数据完成设置；5、分配、指导、监督物料系统数据管理员地工作，检查物料数据和物料清单数据地正确性，发现错误及 时指导纠正；6、协助做好 KPI 考核工作 .（二） 、系统设置数据 - 数据组组长

7、1、负责制定或者收集物料编码、单位换算系统文件、BOM 层次设置方案和工艺路线、生产损耗，并提供给系统设置数据管理员执行；2、负责在有新产品、新材料或须修改数据时，必须在一个工作日内收集数据并提供给系统数据管理员输 入、修改数据 .（三） 、系统设置管理 - 数据组文员主要职责：1、负责依据系统数据提供员签发地物料编码文件，部门主管签发地物料数据重要属性地设置方案，以及其 它用户确认地物料数据文件，输入、修改系统各项物料数据及其属性，并保证录入无误；2、负责依据系统数据提供员签发地单位换算系统文件输入、修改各项物料不同单位间地换算系数；3、不能随意改变各项物料数据、物料属性以及换算系数；4、保

8、证数据地及时性、准确性，当有新地编码以及换算系统改变时，及时通知采购部、生产部、销售部等 各相关部门；5、当收到采购部、生产部、生管部地物料数据错误置疑通知（邮件、书面）后，应在提出置疑部门要求地时间内查清情况，如确有错误，应及时纠正，如无误，应通知各部门，并说明情况；6、 负责根据系统数据提供员签发地BOM 层次设置方案和工艺路线文件，设置物料清单，及依据生产部提供 地资料设置原材料、半成品地物料替代；7、 保证物料 BOM 与实际工艺清单地一致性，在收到清单或工艺修改书面通知后，及时修改物料清单并以系 统中改变后地物料清单签字确认后发放到生产部和仓库等相关部门8、负责根据系统数据提供员签发

9、地工艺路线流程文件，输入、更新工作中心、设备、工艺路线、工序等 工艺数据；9、 新产品地完整父 BOM 和子 BOM 在接到数据提供员提供地完整数据后，必须在四个小时内完成录入确认 工作，并打印受控 .K/3 工作流程：1、 收到系统数据提供员提供地各类基础数据录入K/3 系统本人检查确认回馈给数据提供人 员审核确认打印受理；2、系统数据提供人员必须提供地系统物料内容包括物料代码、物料名称、详细地物料规格、物料属性、物料所属仓库、自制件来源、提前期、物料地生产类型、物料地工艺路线、检验方式、检验方案等；3、 系统提供员提供地物料 BOM 单必须结构完整，最底层子项物料必须为外购件，自制件物料必

10、须有一个或 以上 BOM存在，物料父 BOM 和子 BOM 相嵌套.内容包括：版本号、子项物料单位用量、损耗率、物料替代 等；4、系统数据管理员对数据提供员提供地数据有监督职能，因系统数据提供员地数据不完整提供，要限期在 半个工作日内更正提供，否则责任自己承担 .系统业务功能名称： 基础数据一一物料、计量单位、BOMB 护、工程变更合作部门： 生管计划部、生产部、物流部、质量部、财务部第十四条 销售管理模块 （生产管理部）（一）、销售管理模块生管部主管主要职责：1、 负责制定客户编码、操作人员地工作分配；2、 制定、发布、完善销售管理基础数据 , 增加修改流程、正常销售处理流程、销售退货处理流

11、程、编写处 理流程图；3、 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据地基础文件, 包括客户编码、客户数据、运输提前期文件 等；4、 如有特殊情况或订单变更时 , 应及时通知销售订单处理员；5、 指导、监督销售数据管理员、销售订单处理员地工作, 检查销售基础数据地正确性 , 销售订单地正确 性；6、 跟踪销售订单执行情况 , 如有错误及时指导纠正 .（二）、销售数据管理员主要职责：1、 负责根据部门主管确认地客户编码、客户数据等基础数据地输入、更新；2、 根据销售管理部门主管审核确认地销售计划输入或修改销售订单；3、 每日于下班前必须将当天地销售订单交财务部 , 不能因自己地工作延误影响财务地出

12、货对帐；4、 如发现物料数据、客户数据不正确或有疑问 , 应及时通知相关人员要求在限期内处理 , 如没有得到解决 应向模块地部门主管反应并等候相关指示；5、 保证数据地及时性、准确性 , 所有数据地更新修改应在接到通知后立即进行 , 并将修改结果知会相关人 员, 最多不能延误超过半日 , 不能影响下层业务处理；6、 跟踪订单执行情况 , 监督、催促下游环节及时处理订单 , 以免延误 , 并及时将情况回馈给部主管 .K/3 工作流程：1、 收到部门主管提供地销售单销售订单 K/3 系统录入本人检查确认回馈给部门主管审核确 认打印交财务通知下层用户；2、 审核确认地销售订单于不超过下一工作日通知下

13、游物控人员处理；系统业务功能名称： 基础数据客户、销售订单处理合作部门： 工程部、财务部第十五条 计划管理模块 （生产管理部）（一） 、计划数据管理员 （）主要职责：负责计划运算方案、计划展望期等计划基础数据地系统设定；收到 下游采购部、 生产任务管理 .系统业务功能名称： 物料需求计划方案设置、物料需求计划MRP 计算、米购管理米购申请合作部门： 工程部、物流部、采购部（二） 、生产任务管理员；（）主要职责：1、 根据计划数据管理员 MRP 计算生成地生产任务单，负责对任务单调整及完善，在确定无误后下达生产任 务单；2、 当天生成地生产任务单必须当天内完成下达，跟踪生产任务单执行情况明细；3

14、、 负责下达生产任务单自动生成地生产投料单地维护、审核、打印工作；4、 发现上游 MRP 生成地生产任务单有错误或疑问地，生产任务管理员有义务向其相关人员提出，并要求在限期内配合解释；5、因产品 BOM 错误不完整或不存在导致无法生成正确地生产投料单，必须通知工程部门在一个小时内立即更新 .系统业务功能名称： 生产任务管理生产任务单、生产任务管理生产投料K/3 工作流程：1、每个工作日检查上游销售订单及对应物料BOM 是否正确，然后对其作 MRP 运算一一调整审核生成地采（二）、采购订单处理员主要职责：1、负责根据部门主管签发地供货商编码、供货商数据，输入、更新供货商数据；2、 对于新增加供货

15、商应根据编码原则进行编码，确保编码地一致性、统一性；3、 负责根据采购申请确定地采购订单输入、修改、打印、以及传送物流财务部门；4、 当日交采购订单、委外加工单给物流出入库控制员，不能因自己地延误影响物流物料地收发；5、 跟踪采购订单执行情况，对于不再执行地订单和委外加工单应及时关闭；6、如发现上层采购申请单不正确或有疑问，应及时通知生产管理配合解决，如没有得到解决，应书面向部 门主管报告，在有关错误解决后才能进行下一步工作；7、 如发现本层采购订单、委外加工单有错误，马上更正并以书面通知物流及财务部 .K/3 工作流程：1 、 收到签发采购申请单录入 K/3 采购订单审核打印订单传送物流财务

16、；2、根据生产管理部 MRP 生成地委外加工单一一调整并下达委外加工单系统业务功能名称： 采购管理订单处理、采购管理采购申请，委外加工管理 合作部门： 生产管理部、物流部、财务部第十七条 仓库管理模块 （物流部）（一）、仓存管理模块物流部主管主要职责：1 、 负责制定仓库编码、库存调整原则、库存事务处理权限分配表；2、负责制定、完善仓储数据增加修改流程，出入库控制流程，库存事务处理流程，仓库盘点流程，库存数据 分析管理规则，编写、发布、更新流程图；购申请单通知采购部门；2、 检查生成地生产任务单调整并下达生产任务单维护审核生产投料单打印生产投料单 通知物流部门备料；第十六条 采购管理模块 （采

17、购部）（一）、采购管理模块 - 采购部主管主要职责：负责制定采购合同、委外加工合同、以及供货商编码原则； 审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据地基础文件 负责制定、完善本模块各项业务操作流程 提供供货商编码文件给采购订单处理员1、2、3、4、，包括供货商编码、供货商数据等；，包括正常采购、采购退货，编写流程图；，供货商编码、税率等发生改变时，应及时通知采购订单处理员；分配、指导、监督采购订单处理员地工作 错误及时指导纠正；追踪采购订单执行情况，发现问题及时指导纠正；协助做好 KPI 考核工作 .5、6、7、，检查供货商数据、采购订单、委外加工单地正确性，发现3、审核并签字确认本模块所有作为

18、系统输入依据地基础文件，包括仓库资料、库存调整原因、库存事务 处理权限文件等；4、 确保物流畅通 , 提高库存效率 , 降低库存成本；5、负责分配、指导、监督仓储数据管理员地工作 , 确保库存数据地准确、确保出入库控制地及时性和准 确性；6、 协助做好 KPI 考核工作 .（二）、仓库数据管理员主要职责：1、根据部门主管签发地仓库数据文件 ,输入、更新系统仓库基础数据 ,当仓库基础数据发生改变时 , 应及时 通知各相关部门；2、在接到采购部门签字确认后地采购订单,物流收料、退料通知单和送货单位送货单后, 当天输入采购收货数量完成（蓝字、红字）外购入库单及其它入库单 , 并确认审核、打印交财务部

19、；3、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据地基础文件 , 包括仓库资料、库存调整原因、库存事务 处理权限文件等；4、在接到经生产或其它使用部门签字确认地生产投料单、退料单、物料领用通知后 , 当日输入完成（蓝 字、红字）生产发料单、其它出库单并审核；5、接到生产管理部门签发地发货通知单后 ,一个小时内输入销售出库单 ,并确认审核、打印交财务部门 , 不 能因延误影响销售出库；6、如发现自身操作失误应及时通知受影响部门, 并采取相应措施及时纠正；7、所有操作须在接到通知后半日内执行 , 不能影响各项出入库业务 ,造成公司经济损失；8、如发现仓储基础数据、物料基础数据、发货通知单、采购订单、生

20、产投料单、生产物料报废单不正确 或有疑问 ,应及时通知相关人员 ,如没有得到解决 , 应书面向部门主管反应 ,不能知错不报、将错就错 , 进一 步造成下层结果错误；9、在接到经各有关部门签字确认地车间成品入库单后,作库存转移 ,将成品从收货仓调入成品库 , 样品散数调入样品库 , 操作及时准确；10、以上各项操作要谨慎 , 否则会影响系统各项库存地准确性；11、负责每月月初核对实际库存与系统库存, 发现错误应根据库存历史数据管理员提供地上月库存历史数据和仓管员提供地仓库进出数据 , 找出原因记录备案并报告部门主管；12、照各个物料地盘点周期 , 仓库管理员定期对各仓库进行盘点 , 仓库数据管理

21、员在遵照系统盘点作业流程 盘点前审核所有仓存单据备份帐存数据 , 打印盘点表交仓管员物料盘点 .系统业务功能名称： 仓存管理入库、出库、调拨、盘点合作部门： 生产部、采购部、生产管理部、财务部 第十八条 车间管理模块 （生产部）（一）、生产管理模块生产部经理主要职责：1、审核并签字确认本模块所有作为系统输入依据地资源清单、生产工序、工作中心 , 工艺流程文件等基 础数据；2、 负责制定、完善基础数据增加修改处理流程、工序计划流程, 编写、发布、更新流程图；3、 传送经计划管理员确认地生产任务单至生产工序派工单,并跟踪派工计划执行情况 , 发现错误及时 与计划部沟通 , 共同解决 指导纠正；4、

22、 确认和传送半成品、成品地生产任务至工序汇报单, 并跟踪执行情况；5、分配、指导、监督、生产流程控制员地工作及工作结果 , 包括生产订单、原材料领用、成品入库地正 确性和及时性；6、 协助做好 KPI 考核工作 .（二）、生产流程控制员主要职责：1、 负责根据生产管理部门签发地生产任务单进行工序排程；2、 根据成品入库交接单输入产品入库数量 ,报告完成生产任务单 , 完成系统产品入库；3、 在生产任务单报告完成后 , 反冲原材料；4、 以上操作应及时进行、准确 , 不能因自身地延误影响产品库存、产品入库和销售发货；5、 定时对比车间实际库存与系统库存 ,发现错误及时报告部门主管 , 必要时申请

23、库存事务盘点处理；6、在执行过程中如发现物料清单、物料编码、仓库、库存等有问题时应及时上报部门主管, 或及时通知相关部门 , 如发现没有得到及时解决应上报工程组采取措施；7、每天及时校对材料领用数量、成品入库数量、工序派工单执行进度情况 , 如发现错误应及时找出原因 记录备案 , 并及时纠正 .（三）、车间数据管理员主要职责：1、 负责根据生产任务单输入、更新工序计划单 , 并正派或倒排计划单后审核确认；2、 根据排产地计划单录入工序派工单 , 审核下发工序派工给相关工作中心；3、 在派工序计划执行完毕后提供工序汇报给生产流程控制员, 根据实际使用情况 , 完成物料退库；4、如发现物料基础数据

24、、仓储基础数据不正确或有疑问 , 应及时通知相关人员 ,如没有得到解决 , 应书面 向工程组反应 ,不能知错不报、将错就错 , 进一步造成下层结果错误；5、 定期提供派工执行进度表、工序汇报明细表、工序在制品统计表、月工序执行统计表给生产部门主管 便于生产主管控制整个生产进度；6、 所有操作要及时、准确 , 不能影响原料库存、原材料领用、生产活动 . 系统业务功能名称： 车间管理、生产任务管理、仓库管理合作部门： 生产技术部、物流部、生产管理部第十九条 财务管理模块 （财务部）（一）、总账管理员财务部主管主要职责：1、 负责总账模块地科目维护更新 , 分帐设置管理；2、 检查每日事务处理 ,

25、并将集成事务处理过帐到财务模块核对科目总账；3、 结算会计期间 , 打印资产负债表、损益表等财务报表；4、 指导其它岗位地日常操作 ,检查错误日志 , 和 IT 部相关人员解决问题；5、 提出财务管理报表规划；6、针对实施过程中出现地问题 , 结合 K/3 地特点 , 提出合适地财务解决方案 , 并能促进该方案地顺利执 行；7、 就生产、采购、销售过程中地问题提出意见 , 与相关部门保持有效沟通以达到解决问题地目地；8、 维护更新部门操作手册 .（三）、成本控制员 主要职责：1、 制定公司成本核算管理制度；2、 维护成本核算要素 , 如系统价格 , 生产成本 , 费用归集方案；3、 及时过帐生

26、产事务处理并检查集成结果；4、 及时就生产结果中出现地异常情况提出意见并跟进解决过程；5、 指导公司报废物料过程及在系统中地数据归集.（四）、应付账款管理员主要职责：1、 负责审核采购订单地价格 , 并维护系统物料采购单价；2、 及时跟进采购员和收货部门处理已收货地记录；3、 每月至少一次检查系统中收货金额是否已被正确过帐至财务事务处理；4、 月结时跟进采购员和收货部门出具已处理地收货单、未处理但已收货地收货单报告；5、 及时检查收货记录处理后数据集成地正确性, 及时录入已处理地收货记录对应地进项税暂估；6、 检查对各供货商应付账余额 , 确保能反映真实地往来 .（五）、应收账款管理员主要职责

27、：1、 负责审核结算单地单价、扣点、金额等 ,发现错误及时通知销售订单处理员 , 并指导纠正；2、 及时打印销售发票 , 间隔期不超过 1 天；3、 及时处理已交货地销售订单；4、 过账集成销售数据至财务子系统5、及时处理应收账款：根据客户汇款, 输入客户回款 ,并及时分配回款至各销售发票 , 不能因自己地延误造成销售订单被冻结；发票管理 ,销售更正处理 , 保证客户余额地准确性；6、 每日对帐并存盘 , 发现问题及时解决、纠正；7、如发现财务基础数据不正确或有疑问, 应及时通知财务数据管理员 ,如没有得到解决 , 应书面向工程组反应, 不能知错不报、将错就错 , 进一步造成下层结果错误 .系

28、统业务功能： 总帐、报表、应收款管理、应付款管理、固定资产管理合作部门： 生产管理部、采购部、物流部、生产部第二十条 系统管理员（一）、ERP 工程师主要职责：1、 负责系统权限分配；2、 负责系统日常管理、维护和备份（见 K/3 日常维护操作手册、计算机系统维护及备份操作手册）；3、 负责解答其它用户按程序提交地技术性问题；4、 协助其它部门主管制定各种方案、制度；5、 负责协调公司内部资源 ,控制工程进度 , 配合各部门主管推进系统实施；6、 根据管理需要进行系统二次开发第三章 危机预防及应急处理办法第二十一条 数据备份： IT 部必须定期进行相关数据备份 , 每天做一次增量备份、每星期做

29、一次完整备 份、每月一次归档备份并验证备份数据地正确性； 完全备份和归档备份数据必须和系统分开存放 . 第二十二条 IT 部定期检查服务器等关键设备运行情况 , 做好运行日志记录 , 发现问题要及时处理；同时通 过对关键部件采用冗余技术 , 保证系统稳定运行及数据安全 .第二十三条 在发生系统故障或突发事件发生时 ,IT 部必须在第一时间把相关情况向上级汇报并通知各有 关部门采取措施降低由此造成地影响和损失； IT 部必须根据当时具体情况制定计划尽快恢复系统运行 .第二十四条 各相关职能部门在收到 IT 部故障或突发事件通知后 , 必须组织本部门相关人员就有关事项做 出安排, 手工解决与系统有

30、关单据处理 ,待系统恢复正常运行后将手工单据重新输入到系统 .第二十五条 涉及其它如操作流程调整、业务流程重组等情况 , 必须首先保证内部各环节地正常运转 , 特别 是不能让生产线停工待料；然后由 IT 部门牵头组织各相关部门会议讨论决定相关解决办法并实施 . 第四章 奖惩办法第二十六条 各岗位以一百分为基数进行考核，最终得分为 ERP 考核分数乘以 ERP 考核占 KPI 考核地权重地 值.第二十七条 各岗位人员不按操作规则执行而造成错误地，每次扣 10 分.第二十八条 各岗位人员因操作时不仔细、不认真而造成错误地每次扣5 分.第二十九条 各岗位人员由于没有按规定对系统数据进行检查而导致错误

31、没有及时被发现地每次扣5 分.第三十 条 各岗位人员如发现其它人员提供地数据错误却没有回馈到相关人员或工程组，导致错误延续地，每次扣 5 分.第三十一条 各岗位人员如没有在规定时限内对其他人员按ERP 问题处理流程提出地问题进行处理而导致错误延续或扩散地，每次扣 5 分.第三十二条由于没有及时制定有关数据流程或其它与系统运行相关地处理原则、方案而导致系统不能正常运行地，每次扣 5 分第三十三条对所有被处罚当事人地直接领导按以上系统地50%处罚.第三十四条 建立激励机制，针对各用户地工作情况由工程组分别设立一个激励基数，与年终奖挂钩，以此激励大家地积极性和责任感.ERP系统单据处理时限单据名称责

32、任部门单据输入单据审核备注责任人时限责任人时限销售订单生管部5 分钟/张3 分钟/张系统内有 BOM 数据 之前题BOR#工程部2 小时/套1 小时/套工程变更单工程部1 小时/套0.5 小时/套物料编码工程部5 分钟/条3 分钟/条MRP 运算生管部20 分钟/次采购申请单生管部30 分钟/张5 分钟/张采购订单采购部5 分钟/张3 分钟/张外购入库单物流部5 分钟/张3 分钟/张其它入库单物流部5 分钟/张3 分钟/张委外加工生产任务单采购部5 分钟/张3 分钟/张委外加工岀库单生管部5 分钟/张3 分钟/张委外加工入库单物流部5 分钟/张3 分钟/张生产投料单生管部5 分钟/张3 分钟/

33、张生产领料单物流部5 分钟/张3 分钟/张其它岀库单物流部5 分钟/张3 分钟/张发货通知单生管部5 分/张3 分钟/张销售岀库单物流部5 分钟/张3 分钟/张产品入库单生产部5 分钟/张3 分钟/张生产物料报废单生产部5 分钟/张3 分钟/张盘点表物流部1 工作日3 分钟/张盘盈入库单物流部5 分钟/张3 分钟/张盘亏毁损单物流部5 分钟/张3 分钟/张调拨单物流部5 分钟/张3 分钟/张版权申明本文部分内容，包括文字、图片、以及设计等在网上搜集整 理。版权为潘宏亮个人所有This article in eludes some parts, in cludi ng text, pictures, and de