文件记录管理程序

1、XX汽车零部件文件编号版本号A/0文件记录管理程序制定部门生效日期1.1.目的：为确保本公司质量环境系统文件、资料、记录得以有效合理的管制，以落实公司政策并达成管 理目标，进而使各项管理工作得以改善，特制定本程序。2.2.适用范围：适用丁本公司质量环境系统:文件外来文件资料、记录的制订、发行、回收、归档、作废、设计、 填写、保存、保护、检索管理。3.3.定义：外来文件：非公司内部广生的有利用价值的文件。记录：阐述取得的结果或提供活动完成证据的文件。4 4 权责：4.14.1 文控：负责文件资料的整理、受控、发行、回收、变更、登录、归档、保存和销毁作业等。4.24.2 相关部门：按规定使用本部门

2、文件，进行文件记录的修订、借阅、填写保管内部文件记录。4.34.3 总经理：负责质量环境管理手册的批准。5 5.文件与资料管理程序：作业流程图文件与资料管理程序负责部门输入过程重点提示输出文件/表 单文件编写相关部门文件编写各部门针对依据体系管理和实际工作 的需求，对文件的制正，记录表格头行 谁 使用，谁设计原那么。申请批准 J J相关部门需求申请各部门针对依据体系管理和实际工作 的需求，对文件的制也任部门填写：?文 件审批通知单?。?文件审批通知单?XX汽车零部件文件编号版本号A/0文件记录管理程序制定部门生效日期文件批准部门主管总经理文件审批一阶文件： 体系组制定、 管理代理 审核，总经理

3、批准；二阶文件：部门相关负责人制定、部 门经理审核，管理代理批准；三四阶文件：部门权责人员制定、部 门主管审核，部门经理批准。文件排版各部门 文件排版具体参照?文件版面设计管理方法?文控文件受控质量手册编号规定：程序文件编号规定：三阶文件编号规定：外来文件编号规定：四阶表单记录编号规定：部门代号:参照?编号规那么?见附件进行编 号，不可出现重复的文件编号。文控各部门将发行文件统一交文控进行文件受控统一受控印章填写?文件总览表?。XX汽车零部件文件编号版本号A/0文件记录管理程序制定部门生效日期文件1发放1文控文件发放、回收再根据文件分发的范围、权限和使用， 分发给相关部门，接收部门人员收到文件

4、 后要在?文件分发签收表?上签名，以便追 溯。因工作需要假设某一职能部门需要多份 受控文件时，需向文控申请，经部门负责人 批准后，方可办理填写 ?补发申请表?文控发放的义件应有明确的生效日 期，假设在文件中未另加规定，按批准日期 为生效日期，文控负责发放的文件，受控 日期即生效日期及时发放到需要场所。?文件分发签收表?补发申请表?文件回收文控文件回收各部门文员依据文件管理要求针对本 部门需回收的文件进行回收交文控中 心回收处置填写?文件回收率分析表?文件回收率分析表?Z、-文件保管文控文件保管文控人员每月对各部门文件资料管理情况进行检查，不符合的要求责任部门进 行整改。各使用单位应严格保管文件

5、，阅读时不 得丁文件上任意涂改，发放至各部门受控 文件副本，由各部门保管，防止出现受潮、 涂改、标记、掉贞、复印、遗失等现象，保 持书面整洁。XX汽车零部件文件编号版本号A/0文件记录管理程序制定部门生效日期电子文4牛管理11相关部门电子文件文控中心将经审批后管理体系相关文 件， 电子档保存丁公司公共系统平台，并 更新、存储资讯部进行电子文件资料的 杀蠹备份f文 件 更LL 攵管理_z相关部门文件更改各职能部门认为受控文件存在不合理或条 件发生变化时，修订新的文件填写?文件审 批通知单?经批准后交文控办理。?文件审批通知单?/文件作废 _，/相关部门文件作废针对各部门文件破烂严重、 过有效性

6、的文件由文控中心必须进行回收加盖“作 废文件印章，由文控保存并记录在?文件发放回收记录?上。收回的作废文件应在作废的文件上盖上“作废及“保存章娘文件回收率分析 表?作为回收利用或直接销毁。广非预期使用11文控作废文件使用部门针对临时或非预期使用的文件加盖“暂行使用 “有效期限印章进行受控发行使用“暂行使用“ 效期限r-有效伯1_1m 评审_ J相关部门文件评审每年进行一次针公司所有受控文件体 系文件资料的评审，在管理评审会议上进 行。如果不适用，那么进行修改。对承载媒体不是纸张文件的控制包 括光盘、软盘、E-MAILE-MAIL 文件、电子文档、XX汽车零部件文件编号版本号A/0文件记录管理程

7、序制定部门生效日期菲林、照片等形式，按以上程序执行。外 来 文彳U_牛获取_ J相关部门外来文件各部门依据公司体系运行及本部门实 际的需要，应主动同外部联络索取相关外来 文件资料如：客户图纸、产品变更资料、供方材质报告、外训资料、政府/行业法规包括国际标准、国 家标准、行业标准、国家法律与法 规其它需求的资料外来文件管理1J文控外来文件管理收到的外来文件， 经相关部门负责人审 核签收，交到文控。由文控在外来文件封面盖红色文件接 收印章，并进行外来文件编号后，依其版 本要求进行登录填写?文件总览表?。后再分发给相关部门使用，接收部门人 员收到文件后在?文件借阅记录表?上签名， 以便追溯。文件接收

8、印章?文件借阅记录表?记录管理表格设计相关部门新增/修订需求表格实行“谁使用，谁设计的原那么，XX汽车零部件文件编号版本号A/0文件记录管理程序制定部门生效日期文控新订/改版记录表格使用部门必须参考相关要求制定记录保 存期限。多美原那么：内部管理需要顾客特殊要求认证审核要求相关法律法规要求可追溯性其它原因注：“记录也包括顾客规定的记录。记录 控制应满足法规和顾客的要求。如：汽车产 品的设计开发记录保存期限必须满足客户 及法律法规要求，原那么上保存到产品淘汰后 一个日历年以上。填写?记录总览表?进行登录。?记录总览表?表格保存期限-_ /1f填写要求L_J相关部门过程运行记录表格记录人员填写相关

9、记录时，应严格并按以下规定填写记录，以便追溯：记录填写必须及时、准确、活晰 小可使用铅笔用、标准、合理的记录表格 记录不得随意涂改，假设需涂改可用 划线力式，并在划方签名或盖草， 且注明涂改日期。客户有特殊要求时，需按客户要求 填写。记录完成后应交组长级以上人员确认记录的正确性、完整性、有效性，经确认合格的记录交七人分类保存。XX汽车零部件文件编号版本号A/0文件记录管理程序制定部门生效日期记录y批/F相关部门过程运行记录审核填写完整的记录须相关单位人员签核假设填写不符合要求退回重新填写认可后 方为有效。f，追溯查阅相关部门过程运行情况追溯各部门需指定专人收集保管相关的质量 环境记录。各部门文员定期针对本产部门形成的 记录按照记当的类别、性质、编号、日期、 型号等归档保存，以便必要时能即时查阅包 括来自相关方的记录。保存要求_T相关部门记录保存针对本部门的记录保存，应注意储存环 境要求，做到防潮、防火、防虫鼠及丧失变 质损坏。针对汽车质量要求的相关记录，要求 填写?记录交接保存明细表?文控中心 进行存储管理。?记录交接保存明细表?记录，销毁相关部门作废记录各部门依据文控中心的时间要求，定期 活理部门过期的记录，给交至文控进行销 毁处理。z-记 录1呆存_ J相关部门保存记录参照?记录管理程序?XX汽车零部件文件编号版本号A/0文件记录管理程序制定部门生效日期附表