采购管理子系统PUR-改

1、 ERP应用人才资质认证系列教材之采购管理子系统 系统主画面日常业务流程基本信息的设置系统概述期初开账一二三四五常用报表六1. 1.系统概述系统概述系统特色系统特色系统概述系统效益系统效益采购流程采购流程与其他系统关联与其他系统关联1.1 1.1 系统特色系统特色采购管理子系统中提供了多角度的请购、采购、进货的进度采购管理子系统中提供了多角度的请购、采购、进货的进度管控报表方便在日常作业中做跟催及管理，达到准时交货的管控报表方便在日常作业中做跟催及管理，达到准时交货的目的。目的。针对公司内部对供应商的评估及管理，提供供应商针对公司内部对供应商的评估及管理，提供供应商ABCABC分析分析表等分析

2、报表，将供应商做等级区分，提供给管理者制定采表等分析报表，将供应商做等级区分，提供给管理者制定采购政策时的参考依据。购政策时的参考依据。对于日常采购项目，系统将详实记录商品报价信息及供应商对于日常采购项目，系统将详实记录商品报价信息及供应商价格变动过程，作为公司内部审查和核准的依据。价格变动过程，作为公司内部审查和核准的依据。对于采购价格管理，系统提供了价格异常以及交货异常及交对于采购价格管理，系统提供了价格异常以及交货异常及交货异常的管理报表，用来检核采购是否有异常，供管理者来货异常的管理报表，用来检核采购是否有异常，供管理者来评估供应商与采购人员的绩效评估供应商与采购人员的绩效1. 1.系

3、统概述系统概述系统特色系统特色系统概述系统效益系统效益采购流程采购流程与其他系统关联与其他系统关联 以最低的成本 实时的送达需要的地方 向供应商提出需求 正确质量的物品 1.2 1.2 系统效益系统效益系统效益系统效益A供应商B供应商C供应商D供应商1. 1.系统概述系统概述系统特色系统特色系统概述系统效益系统效益采购流程采购流程与其他系统关联与其他系统关联1.3 1.3 与其他系统的关联与其他系统的关联存货管理物料需求计划应付账款自动分录批次需求计划产品结构基本信息进口管理工单管理1. 1.系统概述系统概述系统特色系统特色系统概述系统效益系统效益采购流程采购流程与其他系统关联与其他系统关联1

4、.4 1.4 采购流程采购流程请购单请购单 采购单采购单进货单进货单 退货单退货单 退货折让单退货折让单采购发票采购发票付款单付款单各部门物料各部门物料需求用品短缺需求用品短缺供应商接单供应商接单供应商状况调整供应商状况调整采购变更单采购变更单实际实际领用领用库存量库存量库存增加，应库存增加，应付付增加增加。库存减少，应库存减少，应付付减少减少。应应付付账款增加账款增加库存无影响，应库存无影响，应付付减少减少。应应付付账款减少账款减少财务处理财务处理- -见见【财务模块篇财务模块篇】需求状况修正需求状况修正修正修正系统主画面录入供应商信息录入供应商信息基础信息设置录入品号信息（采购）录入品号信

5、息（采购）设置采购单据性质设置采购单据性质数量管理数量管理价格管控价格管控3.3.基础设置基础设置如果在采购条款里，供应商要求下采购单时需先如果在采购条款里，供应商要求下采购单时需先支付一定比率的订金，则需要在这个字段输入订支付一定比率的订金，则需要在这个字段输入订金比率。金比率。 3.1 3.1 录入供应商信息录入供应商信息同表示一批采购序号，是否可分多次进货。同表示一批采购序号，是否可分多次进货。 初次交易日自行输入，最近交易日期则由初次交易日自行输入，最近交易日期则由进货单回写。进货单回写。 ABC等级：按供应商的进货净额来评定供应商的重要性等级，可自行输入，也可通过本系统的“供应商AB

6、C分析表”，由系统评级来更新等级。交货评级和质量评级：评定供应商的交货时程、质量状况。可自行输入，也可通过本系统的“供应商评级，由系统执行评级更新等级。已核准：可交易，开窗也可查询。尚待核准：开窗查询不到，无法交易，会提示尚待核准。不准交易：开窗查询不到，无法交易，会提示“不准交易”核准状况的变更录入供应商信息录入供应商信息基础信息设置录入品号信息（采购）录入品号信息（采购）设置采购单据性质设置采购单据性质数量管理数量管理价格管控价格管控3.基础设置3.2 3.2 录入品号信息（采购）录入品号信息（采购）成功集团采购部成功集团采购部- -蔡佳玲最近在寻找品号蔡佳玲最近在寻找品号91000191

7、0001数码相机数码相机-SL-SL系列的主要采购供应商，系列的主要采购供应商，经过一阵询比议价后，决定是三星公司了。经过一阵询比议价后，决定是三星公司了。 后续该品号的默认采购供应商后续该品号的默认采购供应商遇到存货即将不足时的补货方法遇到存货即将不足时的补货方法 ，依据品号特依据品号特性选择性选择固定固定/ /变动前置天数：按采购此产品的前置天数。不管采购一个或变动前置天数：按采购此产品的前置天数。不管采购一个或多个都需要耗费的时间，称为多个都需要耗费的时间，称为”固定前置天数固定前置天数“；会随着采购的数；会随着采购的数量多少而改变的时间，称为量多少而改变的时间，称为”变动前置天数变动前

8、置天数“。批量：配合变动前置天数使用，例如供应商生产批量：配合变动前置天数使用，例如供应商生产2 2000000个料件，需要个料件，需要耗费耗费1 1天的时间。天的时间。固定前置天数变动前置天数批量采购量采购前置天数+=)x(计算出前置天数，作为推算预计采购日的依据。计算出前置天数，作为推算预计采购日的依据。录入供应商信息录入供应商信息基础信息设置录入品号信息（采购）录入品号信息（采购）设置采购单据性质设置采购单据性质数量管理数量管理价格管控价格管控3.基础设置3.3 价格管理价格管理作为采购时的参考单价作为采购时的参考单价标准进价：手动输入标准进价：手动输入最近进价：最近一张进货最近进价：最

9、近一张进货单审核回写单审核回写记账本位币记账本位币= =原币原币* *汇率汇率记录记录各供应商的核价数据或是实际进价各供应商的核价数据或是实际进价数据数据 。由。由更新核价更新核价的单据审核回写或手的单据审核回写或手动输入而来动输入而来限制限制品号的品号的采购进价不得超过上限采购进价不得超过上限价格价格若要管制，若要管制，系统会以系统会以供应商核价供应商核价、最近进价最近进价或或标准进价标准进价作为基准和作为基准和判断的依据，来控管判断的依据，来控管采购单采购单价的范围。价的范围。 最高采购单价最高采购单价= =供应商单价供应商单价x (1+x (1+单价上限比率单价上限比率) )=4,000

10、 x (1+0.05)=4,200=4,000 x (1+0.05)=4,200若要启用进价控制，不仅需要勾若要启用进价控制，不仅需要勾选【录入品号信息】里的选【录入品号信息】里的“进价进价控制控制”，而且也要，而且也要需勾选需勾选【设置【设置采购单据性质】里单据的采购单据性质】里单据的“进价进价控制控制”。进价4200所以会报错录入供应商信息录入供应商信息基础信息设置录入品号信息（采购）录入品号信息（采购）设置采购单据性质设置采购单据性质数量管理数量管理价格管控价格管控3.基础设置3.4 3.4 数量管理数量管理当采购当采购料料件进货时，可以设定进货件进货时，可以设定进货数量数量是否可以超过

11、原始采购的数量。是否可以超过原始采购的数量。最大可进货量最大可进货量=(=(采购数量采购数量x (1+x (1+超收率超收率)采购已交量采购已交量=100 x (1+0.1)-0=110=100 x (1+0.1)-0=110录入供应商信息录入供应商信息基础信息设置录入品号信息（采购）录入品号信息（采购）设置采购单据性质设置采购单据性质数量管理数量管理价格管控价格管控3.基础设置3.5 3.5 设置采购单据性质设置采购单据性质主要单据性质主要单据性质用途用途31.31.请购单请购单用于内部发生采购需求，做请购申请时使用用于内部发生采购需求，做请购申请时使用32.32.核价单核价单常用于供应商商

12、品价格，需内部审核时使用常用于供应商商品价格，需内部审核时使用33.33.采购单采购单采购时使用的单据采购时使用的单据3434.进货单进货单采购进货时使用的单据采购进货时使用的单据3535.退货单退货单收料后材料有问题，需办理退料收料后材料有问题，需办理退料/ /退货时使用的单据退货时使用的单据36.36.询价单询价单采购前询价时使用采购前询价时使用更新核价：表示单据审核时，该单据的单价更新核价：表示单据审核时，该单据的单价信息是否要更新信息是否要更新”供应商料件价格供应商料件价格”，更新，更新后，输入核价单或采购单以及进货单时，单后，输入核价单或采购单以及进货单时，单价都可以由供应商料件价格

13、档得来。价都可以由供应商料件价格档得来。系统提供了系统提供了”计算机自动编号计算机自动编号“和和”手动编手动编号号“两种方式。选好编码方式后，还要搭配两种方式。选好编码方式后，还要搭配”年位数年位数“和和”流水号位数流水号位数“，最后从编码格，最后从编码格式可以看出设置后的模板。式可以看出设置后的模板。针对进货单、退货单是否一定要输入采购针对进货单、退货单是否一定要输入采购单才可办理收料、退料，目的是避免无采单才可办理收料、退料，目的是避免无采单的收料、退料发生。单的收料、退料发生。每一张进货单或退货单审核的同时立即每一张进货单或退货单审核的同时立即产生一张产生一张采购发票采购发票，称之为直接

14、开，称之为直接开票票。适用随货附发票的进货模式使用，如果企业的账款采月结制，就不适用直接开票的特性4.4.日常业务流程管理日常业务流程管理采购流程采购流程日常业务流程管理采购变更流程采购变更流程请购流程请购流程验退流程验退流程进货退回流程进货退回流程进货进货/ /进货验收流程进货验收流程4.14.1请购流程请购流程作业目的：作业目的：按公司内部管理需求，在寄发正式采购单给按公司内部管理需求，在寄发正式采购单给供应商前，先进行内部需求的审查，由授权供应商前，先进行内部需求的审查，由授权主管审查此需求的合理性。主管审查此需求的合理性。 再由仓管或相关单位来确认是否已经有再由仓管或相关单位来确认是否

15、已经有库存了，或是有可以取代的库存品，这样一库存了，或是有可以取代的库存品，这样一来就可以预防多买，或是造成呆滞等成本浪来就可以预防多买，或是造成呆滞等成本浪费的状况发生。费的状况发生。未核准未核准核准核准录入录入请购请购单单打印打印单据单据凭证凭证核准核准1.MRP1.MRP单单据据修修改改请购单凭证请购单凭证留底存查留底存查请购来源请购来源( (由系统自动产生请购单由系统自动产生请购单) )2.LRP2.LRP3.3.再补货建议再补货建议表表 4.BOM4.BOM自动请购自动请购 5.5.订单转请购订单转请购 维护维护请购请购信息信息采购流程采购流程9.9.其它其它新增录入新增录入询价询价

16、录入询价单录入询价单询价单询价单选定选定输入各家供应商输入各家供应商的报价价格的报价价格决定交易的供应商决定交易的供应商否否是是审核审核需求日期=单据日期+固定前置天数+(采购单位换算为库存单位后的数量)/批量*变动前置天数. 已抛转过重复生成：如果之前有抛转过请购单，则再次重新抛转时需要勾选此选项，首次抛转不需勾选。选择预交货日计算方式有三种方式：第一种：按订单预交货日减1，表示按照订单预计交货给客户的日期往前倒推算；第二种：按前置天数推算，表示按照请购时间再加上品号的前置天数往后推算；第三种：按订单预交货日减前置天数推算，表示按照订单预计交货给客户的日期往前到推算。抛转类别可以选择是请购还

17、是采购，之后选择要生成的采购单或请购单。4.日常业务流程管理采购流程采购流程日常业务流程管理采购变更流程采购变更流程请购流程请购流程验退流程验退流程进货退回流程进货退回流程进货进货/ /进货验收流程进货验收流程4.24.2采购流程采购流程作业目的：作业目的：如何协助公司购买到价廉物美的物料，如何协助公司购买到价廉物美的物料，也就是如何降低合理成本、提高及稳也就是如何降低合理成本、提高及稳定质量、确保交货期限，更重要是定质量、确保交货期限，更重要是提高工作效率，帮助销售与生产的运作提高工作效率，帮助销售与生产的运作顺畅，不发生停工待料。顺畅，不发生停工待料。 正式下采购通知给供应商的对外凭证，记

18、正式下采购通知给供应商的对外凭证，记录着供应商、商品、数量、单价、预计交货录着供应商、商品、数量、单价、预计交货日日 。同时也用来追踪后续商品进货的进度同时也用来追踪后续商品进货的进度作业作业流程流程： (1) 维护请购信息目的：采购人员针对品号管辖范围维护请购信息目的：采购人员针对品号管辖范围已审核的请购信息，进行采购审查动作，并且做采购已审核的请购信息，进行采购审查动作，并且做采购发单前最后相关信息的审核。发单前最后相关信息的审核。 (2) 从请购单生成采购单目的：当采购人员在从请购单生成采购单目的：当采购人员在“维护维护请购信息请购信息”做好最后的采购信息维护后，即可执行此做好最后的采购

19、信息维护后，即可执行此作业，产生正式的采购单。作业，产生正式的采购单。 (3) 录入采购单目的：为正式下采购单给供应商的依录入采购单目的：为正式下采购单给供应商的依据。据。录入采购单录入采购单 未核准未核准核准核准录入录入请购请购单单打印打印单据单据凭证凭证核准核准单单据据修修改改采购单凭证采购单凭证传给供应商传给供应商直接采购直接采购维护请购信息维护请购信息 从请购单生成采购单从请购单生成采购单 采购预计进货表采购预计进货表供应商采购交货状况供应商采购交货状况表表进进货货追踪追踪采购审查采购审查无请购流程无请购流程零星采购零星采购紧急采购紧急采购 发现有一张当天上午来自业务发现有一张当天上午

20、来自业务- -张明达的请购单张明达的请购单维护采购信息维护采购信息供应商编号供应商编号：请购单上的参考供应商。如果要：请购单上的参考供应商。如果要分供应商采购，可在这维护不同供应商信息分供应商采购，可在这维护不同供应商信息会默认原请购的数量及单位，会默认原请购的数量及单位，可视情况可视情况再进行调整。再进行调整。将锁定码打勾，表示这笔要采购且已经将锁定码打勾，表示这笔要采购且已经审核过了审核过了。锁定后，原请购单不能撤销审核锁定后，原请购单不能撤销审核修改。修改。如果采购人员如果采购人员审查后，因某些因审查后，因某些因素决议素决议不要购买此品，不要购买此品，点击点击指指定结定结束束按钮按钮时时

21、。结束码就会结束码就会更更新新为为 y y：指定结束。：指定结束。 如果请购单很多，一部分要采购，一部分尚不要采购，如果请购单很多，一部分要采购，一部分尚不要采购，便可以利用锁定码选项筛选请购单便可以利用锁定码选项筛选请购单。 若置为若置为Y Y，则当采购数量合计，则当采购数量合计 =请购数量时，请购数量时，请购单单身会变为自动结束。请购单单身会变为自动结束。采购码、采购单号：执行采购码、采购单号：执行“从请从请购单生成采购单购单生成采购单”后，系统将会后，系统将会生成采购单的单号回写到生成采购单的单号回写到“维护维护请购信息请购信息”中，并且采购码被勾中，并且采购码被勾选。选。该请购已生成采

22、购单且采购数量该请购已生成采购单且采购数量=请购数量请购数量 则系统自动更新结束码为则系统自动更新结束码为“自动结束自动结束”。4.日常业务流程管理采购流程采购流程日常业务流程管理采购变更流程采购变更流程请购流程请购流程验退流程验退流程进货退回流程进货退回流程进货进货/ /进货验收流程进货验收流程4.34.3采购变更流程采购变更流程作业目的：作业目的： 可记录采购单变更的历史信息，以方便可记录采购单变更的历史信息，以方便信息的查询，并可将变更单打印成书面，转信息的查询，并可将变更单打印成书面，转交相关部门，便于协调后续的备料及生产。交相关部门，便于协调后续的备料及生产。未核准未核准核准核准打印

23、打印单据单据凭证凭证核准核准单单据据修修改改采购变更单采购变更单凭证凭证采购单凭证采购单凭证录入录入采购采购变更单变更单1.1.供应商供应商/ /品号品号/ /工单工单/ /采采购购 预计进货表预计进货表2.2.供应商采购交货状况表供应商采购交货状况表采购采购单进度单进度追踪追踪后续追踪后续追踪传送给供应商传送给供应商供应商提出变更供应商提出变更录入录入采购采购单单更更新新系统会将原始系统会将原始采购采购单单头的信息，带进单单头的信息，带进采购采购变更单单头变更单单头。 每变更一次每变更一次，变更版本就会变更版本就会1 1 。每一张订单单号最多可变更每一张订单单号最多可变更99999999次。

24、次。较小版本变更未审核，不得变更较大版本较小版本变更未审核，不得变更较大版本采购部采购部- -蔡佳玲就接获三星公司业务的来电，该业务表示蔡佳玲就接获三星公司业务的来电，该业务表示1 1月月1010日采购单所订购的数日采购单所订购的数量因生产不及，需延后至量因生产不及，需延后至1 1月月1414日出货。日出货。 修改日期为修改日期为1/141/144.日常业务流程管理采购流程采购流程日常业务流程管理采购变更流程采购变更流程请购流程请购流程验退流程验退流程进货退回流程进货退回流程进货进货/ /进货验收流程进货验收流程4.44.4进货进货/ /进货验收流程进货验收流程作业目的：作业目的： 进货指录入

25、采购进货相关信息。进货验进货指录入采购进货相关信息。进货验收指阶段式收料时，记录进货验收的动作，收指阶段式收料时，记录进货验收的动作，可由品管部门来维护检验状态。可由品管部门来维护检验状态。免检免检待验待验验收否验收否录入录入进货进货单单更新合格数量更新合格数量送质检部门送质检部门采购单凭证采购单凭证录入录入采购采购单单进货进货单验收单验收检验检验退回退回验收件验收件供应商送货供应商送货进货单凭证进货单凭证不合格不合格录入录入进货进货单单供应商评核管理供应商评核管理供应商供应商ABCABC分析表分析表供应商进货统计表供应商进货统计表供应商进货异常表供应商进货异常表.审核审核找到这笔数码相机找到

26、这笔数码相机-SL-SL系列的进货单号系列的进货单号录入录入验收结果验收结果验收数量为实际入库，验收数量为实际入库，库存增加的数量。库存增加的数量。报废数量：记录在报废数量：记录在 入库入库之前，检验报废的数之前，检验报废的数量。量。破坏数量：记录在验收破坏数量：记录在验收的时候所做的破坏性的时候所做的破坏性试验导致商品受到破试验导致商品受到破坏的数量。坏的数量。若全数验收通过若全数验收通过 ，检验状态检验状态会自动会自动呈现合格呈现合格。只要输入验收数量，系统会自行计算只要输入验收数量，系统会自行计算验退数量验退数量。（验退数量（验退数量= =进货数量验收数量进货数量验收数量- -报废数报废

27、数量量- -破坏数量）破坏数量）【进货单验收】审核后，对应的【录入进货单】自动审核，库存数量增加，而且同时更新进货单的检验状态、验收数量、计价数量、验收日期。更新为进更新为进货单的累计货单的累计验收验收数量数量 N:N:未结束未结束 尚未结束，已交数量尚未结束，已交数量 =采购数量采购数量y y：指定结束：指定结束 表示尚未全数进货，表示尚未全数进货，但剩余未进货的部分不会交货了，必但剩余未进货的部分不会交货了，必须做指定结束的动作须做指定结束的动作 。（可通过【录（可通过【录入采购变更单】或【结束采购单】作入采购变更单】或【结束采购单】作业来执行）。业来执行）。4.日常业务流程管理采购流程采

28、购流程日常业务流程管理采购变更流程采购变更流程请购流程请购流程验退流程验退流程进货退回流程进货退回流程进货进货/ /进货验收流程进货验收流程4.54.5验退流程验退流程作业目的：作业目的： 当进货验收，发生不良品需退回供应商当进货验收，发生不良品需退回供应商时，等待退回的商品称为验退件时，等待退回的商品称为验退件 当供应商取回验退不良品时，将退回当供应商取回验退不良品时，将退回信息记录在退回验退件里。信息记录在退回验退件里。待验待验录入录入进货进货单单送质检部门送质检部门采购单凭证采购单凭证录入录入采购采购单单进货进货单验收单验收检验检验退回退回验收件验收件供应商送货供应商送货进货单凭证进货单

29、凭证不合格不合格通知仓管人员通知仓管人员通知采购人员通知采购人员取回验退件取回验退件系统自动带出系统自动带出不合格的商品从来没有允收入库过，不合格的商品从来没有允收入库过，只是从只是从企业企业的进料检验区退回给的进料检验区退回给供应供应商，所以登录数据后，并商，所以登录数据后，并不会影响不会影响应付账款应付账款。同时同时，对原有的库存对原有的库存数量也数量也不会不会造成任何影响。造成任何影响。执行【退回验退件】后，进货单的“验退码”被勾选。4.日常业务流程管理采购流程采购流程日常业务流程管理采购变更流程采购变更流程请购流程请购流程验退流程验退流程进货退回流程进货退回流程进货进货/ /进货验收流

30、程进货验收流程4.64.6进货退回流程进货退回流程作业目的：作业目的：如果原材料或零组件在入库后，才发现料件如果原材料或零组件在入库后，才发现料件质量不良，或因特殊原因必须将料件退回给质量不良，或因特殊原因必须将料件退回给原供应商时，就需按退货流程处理。原供应商时，就需按退货流程处理。 由采购人员负责和供应商协调由采购人员负责和供应商协调后，通过后，通过录录入退入退货货单记录退货及折让信息。单记录退货及折让信息。产品确定退回，使用退货单记录退回商品信产品确定退回，使用退货单记录退回商品信息，之后可能换取新货。息，之后可能换取新货。产品不退回，而以应付金额减少的方式处理，产品不退回，而以应付金额减少的方式处理，称为折让。称为折让。 打印打印单据单据凭证凭证录入录入退货退货单单（审核）（审核）核准核准N N录入录入退货单退货单类型类型= =退货退货持续沟通持续沟通同意退货否同意退货否退退货货问题反应与沟通协调问题反应与沟通协调供应商取回供应商取回备货备货Y YN NY Y打印打印单据单据凭证凭证核准核准N N录入录入退货单退货单类型类型= =折让折让持续沟通持续沟通同意折让否同意折让否Y YY Y折让折让问题反应与沟通协调问题反应与沟通协调建议设建议设置置两个单别，来处理两个单别，来处理退退货货及折让状况。及折让状况。已交数量根据已交数量根据退退货数量减少货数量减少5 5个，个，