材料会计业务培训教材

1、材料会计业务培训教材普定太平洋建设有限公司物资部二一三年二月二十日材料会计岗位说明保持良好的思想品德和职业道德，要有积极的敬业精神。严格执行集团下发的工程企业物资管理规定、柴油管理流程、土石方运输管理流程、黄沙、石子、石灰、粉煤灰材料验收工作管理流程以及公司固定资产管理规定做好柴油的押运，收发。土方票据的管理、粘贴，结算工作。认真遵守集团和公司财务制度。严格按照物资分类办法对物资进行分类汇总统计。按记帐规则结算、记帐，做到数字准确、上报及时。熟悉各种材料的性能、 规格、单价、以及材料进场验收的相关细节要点。 每日对所进材料进行汇总， 并对工地材料员所统计的材料认真核对，票据是否齐全，收发是否一

2、致。还要及时统计每天、每周物资动态报送统计会计。搞好对内、外结算，建立好材料和低易品台帐。做到帐物相符，记账有凭证，调整有依据，及时上报各种物资报表。供应商的结算，检查票据是否齐全，数量与发票是否一致，有无白条出现，以防收料员少计或多计，引起对材料混乱和错误的记账。填写进场材料的收料单，要详细检查名称、规格、型号、数量、单价、总价是否相符； 磅码单、 合格证、质量证明书、发货单等凭据是否齐全，并与采购人员、收料员核对验收情况，只有各项指标验收全部合格后，方能填写结算单单，报批付款。每次做好供应商预付款的登记，并及时与财务沟通，掌握并了解供应商余额情况。负责各种材料的原始凭证记录，并准确及时地传

3、递和反馈信息。每月 23 日至 25 日统计材料进耗存情况报表、月材料消耗台帐，上传 EXCEL电子文档月材料耗用表报统计会计、财务，对超定额耗用在附注中作详细分析。报表要留底存档。负责各种原始凭证，质量证书，合同文本等资料的管理。及时反馈信息并装订成册专项保存。负责材料印章的保管。材料印章只限用于收料单、土方票、结账单，严禁对外使用。配合材料科长做好材料科的日常事务管理。基础知识A、收料单的正确签写方法1、材料进场，应让生技、施工一同参与材料质量、计量验收（生技部门尽可能对石灰进行批量化验），质量确认后材料人员（ 2 名以上）对黄砂、石子、石灰、粉煤灰料进行量方（长×宽×

4、高）或者过磅，在计量确定无误后，现场开收料单并加盖项目部材料印章，客户结算给供货单位或个人，收料单注明卸货地点，送货人（单位） ，送货车号、品名、规格、型号、数量，并将几何尺寸标注清楚，根据施工要求送到指定的地点，并报请施工队长在收料单上签字认可，证明材料购进到位质量无误。2 、收料单不能随意涂改、乱撕，若有书写错误可当场在票据上注明“作废”，保留收料单的编号齐全；并在当日做账时撕下第二、三联同时粘贴在单据粘贴单上作为附件并填写张数.3 、书写必须字迹工整、清楚， 1-3 联复印必须清晰，二联交于供货方，三联每月结算交材料会计记帐；4 、若有漏签者，须重新加垫复写纸签上，不得在单张票据上补签；

5、否则视为废票，不予结算；5 、若材料员未到或未领到新的收料单，在这种情况下收料时，应当给供方打收条（用其证明此料已经收到）。收条必须有收料员签字；新料单到后，收回收条，转换成正式料单，同时销毁收条；6 、收料单日期与建账日期要一致，不允许几天的票贴在一起做账或者今天的票做昨天的日期，以便于以后对账。7 、收料单要一车一开，不允许集中开票，不允许几车开一张票。交接班时要交接清楚，无特殊情况不许帮材料老板收票。8 、收料单大小写要一致（数量必须大写），定期跟材料老板结账，以便及时发现问题。结账时一定要跟台账对清楚后再结账。结账后的收料单要加盖“已结算”印章，结账单必须有主管签字，经办人为采购人，证

6、明人为主管或材料会计。转让单必须有主管、项目经理、对方签字。对方回单上不许签字，某些材料( 柴油 ) 要有随货同行、过磅单一同入账。1 、每月 25 日在做月报前必须通知材料商来材料科结账，为了月报和台帐的数据准确，报表、台帐的截止时间为每月25日下午下班， 25 日晚上加班和购进的票据放在下月（ 26 日）入帐，截止日期必须准确。结账单第二联加盖材料章，备注写票据张数 ( 大写），把收回的收料单盖上已结算章，然后把发票（或收据）、收料单、结账单一起用粘贴簿贴上并填写好，金额、数量、品名、供应商、经办人、证明人、时间、日期填写清楚、准确后，让供应商立即找项目经理签字并到财务科拿结钱或挂帐，票据

7、遗失不得补票。2 当月帐当月清，严禁拖帐，收料单是谁，结账单就是谁，不允许票据互转。3 工程材料以外的生活用品、机械配件、办公用品、特种油料等需要入库的要开入库单、出库单登记入账。验收入库。物品购置后，采购人员必须持该物品和发票及采购计划申报审批表到保管人员处办理验收手续。 保管人员应对所购进的物品的品名价格、数量进行认真核对，验收合格后，开具入库单，双方签字。入库单一式三联，第一联为存根，第二联给采购人员，第三联作为保管员记帐凭证。保管人员办好入库手续后，应在申报审批表上签字以示入库。报销入帐。采购人员到财务部门办理报销手续时应将采购计划申报审批表作为发票的附件一同入帐。发票的批核手续按公司

8、费用报销的有关规定执行。4 票据领用时需登记编号、领用人、领用日期、用途。5 油料领用进耗存日统计表一日一交。具体入账流程单位名称日期大写金额材料名称人民币规格型号小写金额结账单或转让单 +收料结账粘单位单据单贴单结账数量日期或转让单 价说明存放点金额经手人证明人日期批准人材料名称规格单位名称单位日期大写数量数量材料名称人民币材料日报单价规格型号小写数量金额单位日报封面单据日报粘存放点收料几何尺寸收料日期贴单验收人数 量供应商出说明存放点库单供应商单 价经手人金 额证明人供应商批准人出库单运距车号土石方票 +收料单复印件交财务土石方方 量票日期发票人运输人日期运输用途运输种类日期土方日报里程里

9、程土方日报封面 +收票数票数土方日报料单 +土石方票根装订方量收料方量单价单价金额（元金额（元单位名称大写金额日期人民币里程收料单小写金额结账票数结账单粘贴单单据方量日期单价说明存放点凭证金额（元经手人证明人日期日期批准人品名品名规格型号规格型号入库单单位出库单单位数量数量单价单价金额金额日期材料名称卸货地点规格日期运输名会计做账流程台1、材料台账账单位电子台账数量单价金额（元月累计数量月累计金额供应商年月日凭证号总账摘要收入（借材料总金额（元方）支出（贷方）结存年月日凭证号称里程方量电子单价台账金额（元月累计数量月累计金额供应商2、土方年月日台账凭证号总账摘要收入（借总金额（元方）支出（贷方

10、）结存土、石、年月日水稳、凭证号材料分类账摘要收入（借方）支出（贷方）结存材料名称进耗存汇总单位表数量上月结存单价购进数金额月报级配等分类账数量供应商单价明细账金额（元数量数量本月耗本月购进单价单价用金额金额数量数量年累计购年累计单价耗用数单价进耗用金额金额数量数量累计耗累计购进单价单价用金额金额本月支付年度付款年度付款率 %摘要收入（借数量方）支出（贷车队明细里单价方）账程结存金额（元数量本月转单价让金额数量转让数年累计库存单价转让金额数量累计转单价让金额累计支付本月购进累计资金情付款率 %资金兑现表材料名称购进情况年度购进况累计购进累计未付款累计按合同应付款累计按合同付款率 %项目部名称土

11、、石方运运输单位数量( 方)数量( 方)数量( 方)本月累计本年工单价( 元)累计工输月汇总表运输种类本月工作量单价( 元)单价( 元)付款付款作量作量（元）（元）运距金额( 元)金额( 元)金额( 元)每一个年度开始，账本要统一更换，正常分为三本：总账，分类账，明细账；一：单据分类 ：分为材料和土石方两大类；1：材料将材料员交上的材料单据分类，比如砂，水泥等，然后在粘贴簿上分类粘贴，粘贴后做材料日报凭证封面（见附表 14），（1）记录真实。每月日报的累计、台帐的累计和月报表上累计数据必须保持一致，不得有丝毫误差。必须实事求是地填写经济业务，原始票据上填制的日期、业务内容、数量、金额等必须与实

12、际情况完全符合，确保凭证内容真实可靠。粘贴簿的大小写栏填写材料数量，而非金额。（2）内容完整。日报表、粘贴簿必须按规定的格式和内容逐项填写齐全，同时必须由经办业务人员签字，对凭证的真实性和正确性负完全的责任。（3）及时填制。每日做好“柴油进耗存、材料购进、土石方日统计表”，并以书面形式报给项目经理。（4）书写清楚。日报表、粘贴簿上的文字和数字都要认真填好，要求字迹清楚，易于辨认，不得任意涂改、刮擦或挖补。只有经审核无误后的日报表、粘贴簿（原始凭证票据），才能作为登记总帐、明细账的依据。填写见下图：注意：每天购进多种材料也是一个凭证封面一个凭证号，材料种类是用粘贴簿分开的；每月凭证：封面 材料进

13、耗存统计表 材料购进资金兑现表土方表 材料进耗存日报表柴油收料单 +粘贴簿、其它材料收料单+粘贴簿封底凭证封面作为一类统一编号，编为记字第××号；当月凭证的编号，可以在填写凭证封面的当日填写，也可以在月末或装订凭证时填写。凭证封面无论是统一编号还是分类编号，均应按年度自然数字顺序连续编号。通常，一张记账凭证编一个号，不得跳号、重号。日报表按工程进场时间顺序统一编号，日报内的粘贴簿按当月发生的顺序进行编号。需要填制二张或二张以上的记账凭证时，应编写分号，即在原编记账凭证号码后面用分数的形式表示，如第8 号记账凭证需要填制二张记账凭证，则第一张编号为8（1/2 ），第二张编号为

14、8（2/2 ）。2 ：土石方将材料员交上的土石方票据分类，先分为土方和石方，然后分车辆，再按车辆分公里；并填写车辆统计表，土方日报封面表（见附表12-1 ），填写填写完成后将车辆统计表一张附在每日土石方凭证中；每天的土石方票根附一张车辆统计表，统一按月存放；3：日报短信发送：每日日报各材料会计必须在当日晚上 8:00 前以短信形式发送给公司统计会计。土方运输须注明是弃土、填土、二次转运、注明运距、单价；单位按方，不要以车为单位发日报。各种材料注明规格型号：比如水泥注明规格，散装还是袋装，水泥涵管要注明直径规格；沥青砼注明型号如AC25等。每日日报的格式：×月×日×

15、×公司××项目部：（1）土方运输：（弃土、回填、二次转运）×公里×方，运费每方×元，多种运距间以分号隔开；（2）材料购进：×（材料名称）×方（吨），单价×元，每种材料间以分号隔开。当日发生的土方运输和材料购进要当日汇总上报，切勿将当日材料次日上报或累计几日后补报。如果当日无购进，日报需报零购进。二：登记台帐按日报表登记材料总账：日期；凭证分类栏填凭证号；号数栏填日报表号；摘要填品名；借方（进仓）栏填日购进总金额；月底累计本月金额和总累计进耗存金额。按日报表登记材料分类账： 日期；凭证分类栏填凭证号； 号数

16、栏填日报表号、 粘贴簿号；摘要填供货方名、 票数；借方（进仓）栏填日购进数量、单价、总金额；月底累计本月进耗存数量、单价、总金额。按已编号单据粘贴簿登记明细账（按供货方分规格立帐）：日期；凭证分类栏填凭证号；号数栏填日报表号、粘贴簿号；摘要填存放地点票数；借方（进仓）栏填日购进数量、单价、总金额；贷方（出仓）栏填结账数量、单价、总金额；余额栏填未结账数量、单价、总金额；月底累计本月结账数量、单价、总金额。如：柴油明细账( 甲，乙， - ，自购 -A、 B、 C 等)土方运输单独立帐，分总帐、明细帐，对照当天土方票存根，以实收票据填写土方日报表，实收不得多于土方票存根内部转让不在总账上反映。每月

17、做好“内部转让明细表”，出售废钢等物资按转让处理。材料吊运费计入总账，纳入成本。如吊运费不与材料商结算，则不计入明细账，反之计入。工程项目结束后，材料人员在撤场前必须把经对方单位确认后的所有工程物资往来帐（含数量、金额）移交给财务部门统一核算，并及时做好工程物资汇报总结，交集团公司物资管理部门存档、备案。总账：凭证填写完成后，入总账，总账分材料和土石方两大类，具体账本填写如下图：注意：总账相当于一个现金流水账，登记每天的材料购进金额和土石方的运输金额就好；承上年必须用红字，数字必须与每月报表数字完全一致！分类账（我建议各项目不设分类账） ：就是将各种材料的分类或土石方运输车队的分类比如柴油、石

18、子、 ，具体账本填写如下图：注意：分类账各项总和等于总账金额比如材料 : （石子 +水泥 +砂=材料总账），土石方： ( 马刚车队土方 +马刚车队石方 + =土石方总账）；明细账：就是各个材料的明细账（具体到那个供应商），具体填写如下图：注意：明细账的总和等于分类账的金额比如（五星石子 +岳海石子 + =分类账石子），土石方明细账中必须将公里数分清楚，此做账方法与材料帐方法一样。登记账簿的基本要求：（1）内容准确完整。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项计入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。对于每一项会计事项，一方面要计入有关的总账，另

19、一方面要计入该总账所属的明细账。以自制的原始凭证（如收料单、结帐单等）作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。此外，负责登记账簿的会计人员，在登记账簿前，应对已经复核人员记账凭证再复核一遍，认真审核原始收料或入库凭证、领用料出库凭证。各项内容填写是否正确。按照各分类帐的明细帐户编号，并按品名、产地、单位、规格型号、数量、单价分别记入各明细帐户，并填写清年、月、日，凭证编号，摘要（摘要栏内写清经办人），按增减记帐法，借方当作增加，贷方当作减少，余额为结存。如果记账人员对记账凭证中的某些问题弄不明白，认为记账凭证的处理有错误，可暂停登记，及时向主管人员反映，由其作出更改或照登

20、的决定。在任何情况下，记账人员都不得自行更改记账凭证。（2）登记账簿要及时。总账、明细账一天就要登记一次。已结算账，应根据付款记账凭证，随时按照业务发生顺序逐笔登记，每日终了应结出余额。（ 3）注明记账符号。登记完毕后，要在自制的原始凭证（如收料单、结帐单等）上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。在自制的原始凭证（如收料单、结帐单等）上设有专门的栏目应注明记账的符号，以免发生重记或漏记。若一个凭证上同时开具几个工具材料名称，必须每记一笔帐，在料单上用笔勾一下标记，（表示已记帐）然后再记下一个名称。（4）书写留空。账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格，一般应占格距的

21、 1/2. 这样，在一旦发生登记错误时，能比较容易地进行更正。同时也方便查账工作。（ 5）正常记账使用蓝黑墨水。登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔或者铅笔书写。在会计上，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息，书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱不亚于数字和文字的错误。（ 6）特殊记账使用红墨水。按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向的，在余额栏内登记负数余额；（ 7）顺序连续登记。各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销

22、，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。这对避免在账簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。（ 8）结出余额。凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“ 0”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。一般说来，对于没有余额的账户，在余额栏内标注的“ 0”应当放在“元”位。（9）过次承前。每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只

23、写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。也就是说，“过次页”和“承前页”的方法有两种：一是在本页最后一行内结出发生额合计数及余额，然后过次页并在次页第一行承前页； 二是只在次页第一行承前页写出发生额合计数及余额， 不在上页最后一行结出发生额合计数及余额后过次页。（10）本月登账结束， 必须进行本月合计金额和累计金额。 台账中“过次页、 承前页、本月合计、累计”等字样必须用红的 “会计专用科目章”盖上。四：月报表当月材料月报必须同财务月报双表一致无误后才能上报公司统计会计。每月25 日前汇总当月柴油进、耗、存，换算吨位（加入设备与车辆以升计量） ，1 、月报表必须以集团统一格式填

24、写。所有报表设置成 A4 版，所有字体请用宋体， 表格里所有数据请填完整 （如单价等） 。具体格式参照模板（见集团物资部邮箱），字号根据表格大小用10 号以下字体自行调整。2、“材料购进与资金兑现表”新增“累计按合同应付款”一栏，模板见集团物资部邮箱。3 、月报表中进耗存报表的本月购进要与资金兑现表中本月购进相符，年累计购进必须与资金兑现年累计购进相符，年累计转让中不含公司内部转让，资金兑现年累计支付含春节期间付款。4 、各项目进耗存报表中的累计类均为从项目开始的累计，公司进耗存汇总表中的累计为年度累计。5 、请各项目材料会计、公司统计会计务必确保进耗存报表的相平，注意以下几点：（1）本月进耗

25、存表中的上月结存要与上月库存相符；（2）项目进耗存表要用以下公式验算： 上月结存 +本月购进本月耗用本月转让 =库存；累计购进累计耗用累计转让 =库存。上月累计购进 +本月购进 =本月累计购进 。（3）公司进耗存表要用以下公式验算： 上月结存 +本月购进本月耗用本月转让 =库存；元月报表上月结存 +年累计购进年累计耗用年累计转让 =库存 。 上月年度购进 +本月购进 =本月年度购进 。6 、为节省时间和精力、避免重复工作，按调整好的表格样式，各位会计只须将数据填进去即可。7 、月末统计表一式三份，一份给项目经理，一份交财务，一份留存，必须由相关人员签字。物资月报表按A4 纸模板大小的格式上报，

26、金额以元为单位保留两位小数，其它数字单位四舍五入保留三位小数。每月月报表须各位主管过目审核后上报。如今后再发现格式不规范数字内容不正确的将追究该物资主管的责任，进行 1000 元的经济处罚。每月报表数据截止至 25 日晚 8 时，每月 26 日晚 8 时前必须将电子表发至公司物资部邮箱A. 手工统计数据 ：每月做报表先将账本，月累计起来，具体填写见下图：道理和上面一样，总账月计和累计=分类总和；分类 =明细总和；这样月报表中所有的购进数据全部有了，和账本完全一样！（月计改成本月合计，年计改成本年合计）月报表中的耗用在分类总账账上体现出来，方法和购进一样，比如柴油有转让的可在本月合计后面另列（本月转让 ），本年合计后面另列（ 本年转让 ），累计后面另列（ 累计转让 ）；每日机械加油现在跟机务是同步的，一台机器一张表（见附表15），注意的是每次加油必须要机械操作手签字，柴油和水泥的月统计表格（见附表16）；具体填写见下图：注意：柴油月统计表，日要有材料科长和机务主管的签字，月要有项目经理签字；水泥每次领用要有施工签字（看工地人员），月耗用要有项目经理签字。B电子版月报表1. 复制一份上月（如 9 月份）的 excel 月报表，重命名为本月（如 10 月份）报表；2. 打开命名后的 excel 本月（如 10 月份）“材料进耗存报表” ，把时间修改为本月的截止填报