办公自动化实用教程1

1、第第1 1章章 办公自动化办公自动化 办公自动化以先进技术武装办公室为表现形式，以提高工作效率及管理水平，使办公系统达到信息灵通、管理方便、决策正确为目的。 办公自动化是一个多学科互相交叉、互相渗透的系统科学与工程，并以计算机、通信、自动化技术作为支持技术，是现代信息社会的重要标志。 它涉及行为科学、社会学、管理科学、系统工程学、人机工程学等多种学科.1.1 办公自动化概述办公自动化概述 1.2 办公自动化的模式办公自动化的模式 1.3 办公自动化的技术结构办公自动化的技术结构 1.4 办公自动化系统的建设办公自动化系统的建设 1.5 办公自动化的发展办公自动化的发展1.1 办公自动化概述办公

2、自动化概述11.11.1 1 什么是办公自动化什么是办公自动化11.11.2 2 办公自动化的特点办公自动化的特点11.11.3 3 办公自动化的功能办公自动化的功能11.11.4 4 办公自动化的意义办公自动化的意义11.11.5 办公自动化的任务办公自动化的任务 1 1.11.1 1 什么是办公自动化什么是办公自动化 办公自动化是一门综合性技术，它能不断地使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。 1 1.11.2 2 办公自动化的特点办公自动化的特点 1办公自动化是一门综合性的学科 2办公自动化是一个人机信息系统 3办公自动化

3、是对信息处理的一体化过程 4办公自动化可以提高办公效率和办公质量11.11.3 3 办公自动化的功能办公自动化的功能1完善的文字处理功能2较强的数据处理功能3语音处理功能4图像处理功能5通信功能 1 1.11.4 4 办公自动化的意义办公自动化的意义1实现办公活动的高效率、高质量2实现办公信息处理的大容量、高速度3实现办公过程的智能化11.11.5 办公自动化的任务办公自动化的任务1事务处理2信息管理3辅助决策1.2 办公自动化的模式办公自动化的模式11.22.1 1 传统办公模式传统办公模式11.22.2 2 现代办公模式现代办公模式11.22.1 1 传统办公模式传统办公模式1信息流模式2

4、过程模式3数据库模式4决策模式5行为模式11.22.2 2 现代办公模式现代办公模式1.2.2.1 办公室的分类1确定型事务处理办公室2非确定型决策处理办公室3混合型处理办公室 1.2.2.2 办公自动化系统的层次模型 1事务型办公自动化系统（1）事务型办公自动化系统的功能 文字处理功能。 个人日程安排。 行文（文件）办理。 函件处理。 文档资料管理。 编辑排版。 电子报表。 其他数据处理。 （2）事务型办公自动化系统的组成 事务型办公自动化系统由微机配以基本办公设备(复印机、打印机、传真机、印刷系统、缩微系统、会议用各种录音设备和投影仪等)、简单的通信网络、独立支持它的具有各种基本功能的软件

5、(小型关系型数据库软件及专用软件等)等组成。 2管理型办公自动化系统 （1）管理型办公自动化系统的功能 管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全部工作外，还要完成信息管理工作。它侧重于面向信息流的处理，即工业、交通、农贸等经济信息流的处理，人口、环境、资源等社会信息流的处理，以及公文文件类型的信息流的处理。 （2）管理型办公自动化系统的组成 在事务型办公用基本设备的基础上，增加高档微机和工作站设备、通信设备。它使用的设备比事务型的设备级别要高，而且复杂，各部门间有很强的通信能力。除通用、专用软件外，还要求有自己的信息管理系统，在事务型办公系统的基础上加入专用数据库。 3决策型办公自动化系统

6、 （1）决策型办公自动化系统的功能 决策型办公自动化系统以事务处理、信息管理为基础，主要具有决策和辅助决策的功能。其功能的强弱反映了该系统水平的高低。其数据库还包括模型库、方法库、知识库和专家库等。 （2）决策型办公自动化系统的组成 设备在综合通信网的支持下工作。其软件在管理型办公自动化系统的基础上，扩充了决策支持功能。它具有完善的通信网络，包括本部门的专用网络和公共网络。 现代办公活动中突出地体现了“通信化”、“计算机化”、“自动控制化”。它将形成一个强大、高效率的信息网，是信息社会的中枢。信息经处理后服务于整个办公领域，大大提高了工作效率。而办公自动化的普及和发展，使人们从重复的简单劳动中

7、解放出来，将精力投入到其他有创造性的工作中，促进了整个社会的发展，最终将加快全社会的自动化（生产自动化、办公自动化、家庭自动化）进程。 1.3 办公自动化的技术结构办公自动化的技术结构11.33.1 1 办公自动化的主要技术结构办公自动化的主要技术结构11.33.2 2 办公自动化的支持技术办公自动化的支持技术 11.33.1 1 办公自动化的主要技术结构办公自动化的主要技术结构1从自动化发展水平看其技术结构（1）任务自动化（2）运行自动化（3）管理自动化2从自动化发展程度看其技术结构（1）半自动化技术（2）综合自动化技术（3）高级自动化技术11.33.2 2 办公自动化的支持技术办公自动化的

8、支持技术 1计算机技术 2通信技术 3自动化技术 1.4 办公自动化系统的建设办公自动化系统的建设 1.4.1 办公自动化系统的建设原则办公自动化系统的建设原则 1.4.2 办公自动化系统的规划办公自动化系统的规划 1.4.3 办公自动化系统的管理办公自动化系统的管理 1.4.1 办公自动化系统的建设原则办公自动化系统的建设原则 办公自动化系统的建设原则可归纳为积极稳妥、量力而行；统筹规划、分期建设；突出应用、做好服务；因地制宜、从简到难。 1.4.2 办公自动化系统的规划办公自动化系统的规划 1规划的制定（1）任务需求调查（2）办公环境调查（3）系统分析（4）设备选择分析（5）可行性论证2规

9、划的可行性分析（1）技术分析（2）经济分析（3）社会分析3可行性报告（1）目标（2）资源 （3）结论 1.4.3 办公自动化系统的管理办公自动化系统的管理 1运行管理（1）系统的日常管理（2）系统的日志（3）系统的修改 2运行检查（1）系统整体功能的检查 （2）系统资源利用率的检查（3）系统评价 1.5 办公自动化的发展办公自动化的发展 1.5.1 办公自动化的现状办公自动化的现状 1.5.2 办公自动化的未来办公自动化的未来 1.5.1 办公自动化的现状办公自动化的现状 一些发达国家已实现较高程度的自动化。以美国和日本为例，办公室已高度自动化，办公自动化系统已实现智能化，以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来，形成统一的大型信息管理系统。但是也应该看到，由于政治、经济等方面的原因，办公自动化在全球范围的发展是不平衡的，在一定程度上影响了办公自动化的普及和发展。1.5.2 办公自动化的未来办公自动化的未来1办公自动化设备不断涌现2人机界面不断改进3办公自动化系统集成技术4办公自动化系统引入