商务接待〈细则〉

1、务接待手册X x x 办公室2014 年 2 月 26 日1、 总 则1、 为规 范公司商 务接待活 动 ，在保 证 商 务接待效 果 的 前提下，加 强商务接待 费用控制，特制 订本手册。2、 商 务 接待工作 是 公 司重要的 对 外窗口之一，参加 接 待的工作人员 要遵守 纪 律 ， 有礼有 节 、 热 情大 方 ， 树 立公司的良好形象。3、本手册 规 定 了公 司商 务 接待的管理职 能、管理 内 容 与要求、 检 查 与考核，适用于公司的全部商 务 接待活 动 的管理。2、 管 理 职 能公关部是公司 接 待 工作的管理部 门 ，公司商 务 接 待 以及宴 请用餐等均由公关 部 统

2、 一安排。3、 商 务 接 待 工作原 则1、 对 等接待、各负 其 责 、相互配 合的 原 则 。商 务 接待 工作 涉及面广，必 须坚 持重点、兼顾 一般 ， 按 照 对 等接待、各负 其 责 、相互配合的原 则 ，上下一致， 齐 心 协 力 ， 共 同做好接待工作。2、 规 范高效、安全节俭 、服 务 一 流的 原 则 。商 务 接待 工作 应规 范服务，提高 办事效率、 热情周 到 ， 视客情适度接待，提倡 节俭 ，反 对 浪费 ，注重思想情感交流，不推诿扯皮，不 应付拖 拉。3、 统 一 标 准、 预 算管理、 严 格控 制的 原 则 。按照公司 商 务 接待 标 准， 对 各 项

3、商 务 接待 费 用 实 行 预 算管理，由 公 关 部 负责 人根据核定 的预算严格控 制使用，商 务接待 费用原 则上不 得超过限额，如需追 加预算，由管理中心另行审批。四、接待职责分工1、接待工作是公 司窗口式工作，对于塑造企 业良好形象、实现公 司经营目标，具有十分重要的意 义。各相关部门及人员必须高度重 视且规范行为。2、接待内容包括：迎客引入、询问让座、接待洽谈、参观介绍及招 待服务等。分工如下：公关部：提供一般接待良好 环境的保障及 备品准备，负责接 待服务并陪同洽谈及参观介绍。前台秘书或总裁秘书：负责来客引入及会议室的环境保持。商务接待秘书：提供信息沟通保障及调度控制和来客 记

4、录， 安排来宾行程、食宿等。商务接口部门：负责接待洽谈并陪同始终3、公关部主任对接待工作负有全面责任。五、商务接待标准公司商务接待标准，根据来访者的人员级别及访问目的不同， 适用不同 标准。主要划分为4个级别：普通接待、中级接待、高级 接待、特殊接待。1普通接待项目名称说 明适合人群普通商务类考察人员、技术人员、设计师、供应商 中层管理者以下人员等；交通标准按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；餐饮标准简餐消费控制在20元/人以下、宴请消费控制在 50元/人以下;接待陪同人员接口业务人员、部门主管；接待车辆商务车或由租车；其他接待1、公司会议室布置

5、投影机、白板、饮品 饮用水、茶、咖啡）；2、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在 50元/人以下。备注2、中级接待项目名称说 明适合人员企业领导、地方广电人员、地方广电部门经理等；交通标准按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担费用；餐饮标准简餐消费控制在50元/人以下，宴请消费控制在100元/人以下；接待陪同 人员接口业务人员、部门主管、主管副总；接待车辆公司轿车、商务车或由租车；其他接待1、必要时制作来宾接待手册；2、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文 件袋（信笺纸、笔）、饮品饮用水、茶、咖啡）、香烟、烟具；3、可安排来宾到本地主要景点游玩或

6、娱乐；4、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在500元/人以下。备注3、局级接待项目名称说 明适合人员合作地区广电领导、行业相关部门领导、公司特邀人员等；交通标准按对方人员要求订购，公司不负担费用；住宿标准住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用；餐饮标准简餐便消费控制在100元/人以下,宴请消费控制 在200元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁； 必要时安排董事长、股东；接待车辆公司轿车或租用专车；其他接待1、制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；2、公司显著位置布置迎宾条幅等；3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文 件袋（笔记本、笔

7、）、饮品（瓶装饮用水、茶、咖啡）、 鲜花、水果、香烟、烟具等；4、安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要 时 安排会谈记录、录音、摄影、摄像；5、安排来宾到本地主要景点游玩或 娱乐；6、必要时于来宾临行时赠送纪念品，消费控制在 500元/人以下。备注4、特殊接待项目名称说 明适合人员主要行业主管领导、地方行政领导、公司特邀领 导、其他特殊人员等；交通标准按对方人员要求订购，公司可负担费用；住宿标准住宿标准四星级以上酒店，公司负担费用；餐饮标准不设定具体标准；接待陪同人员接口业务部门主管、公司副总、总裁、董事长必要时安排董事长、股东；接待车辆公司高级轿车或租用高级专车；其他接待1、制作来宾接待手

8、册，酒店房间内布置迎宾卡、 鲜花、水果；2、公司显著位置布置迎宾条幅等；3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文 件袋（笔记本、笔）、饮品（根据来宾喜好安排）、鲜 花、水果、香烟、烟具等；4、安排公司领导与来宾合影并制作相框，全程安 排会谈记录、录音、摄影、摄像；5、公司安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；6、于来宾临行时赠送纪念品，不设定具体标准。备注六、商务接待流程1、商务接待的申请与审批各部门实施商务接待前，应填写商务接待申请表，经部门 主管审核，主管副总裁审批后，报管理中心 商务接待秘书申请安排 接待；申请部门在商务接待申请表内应明确来宾人数、级别、接 待时间、接待事由、接待负责人

9、等信息及相关接待要求建 议； 公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写商务接待中 请，并他接待负责人；商务接待秘书接到商务接待申请表后,应根据公司商 务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待 预算后，填写接待行程 安排表，反馈至接待申请部门确认；经申请部门确认后的接待行程安排表，按接待标准进行审 批，审批层级如下：接待标准管理中 心主任审核分管副 总 审批执行副 总裁 审批总裁审批普通接待V中级接待VVV高级接待VVV特殊接待VVVV如接待申请部门要求部分或全面超 标准接待，循行程安排 表应按照相应接待标准进行审批;商务接待秘书将获批后的接待行程安排表报公司财务部, 作为预支、报销接待费

10、用的预算凭证。2、商务接待的实施商务接待秘书依据获批的接待行程安排表，落实各项接待 安排的责任人及物品置办; 商 务 接待秘 书 将 接待行程安排表 副本 发 至申 请 部 门 接待 负责 人，以及接待活动 相关 领导 ，以便合理安 排 时 间 ； 商 务 接待秘 书 依 据 接待行程安排， 协调 接待负 责 人 和公司车辆 或租用 车辆 的 时 间 安排； 商 务 接待秘 书 依 据 接待行程安排，制作来宾 接待手册，交由接待 负责 人 ， 送至来 宾 ； 接待 负责 人或 公 司 ， 应 根据接待行程安排，前往车 站、机 场 接送来 宾 ，并陪同来 宾办 理入住、 结 算手 续 ； 如接待

11、 负责 人 无 法 陪同，可由商务 接待秘 书 或 司 机 代 为 行使接待 负责人 职 责 ； 接待负责人 应 严 格 执 行接待行程安排，保证 各 项 接 待活动 的有序 衔 接； 公司 领导 与来 宾 合 影后，由商 务 接待秘 书 将照 片 制 成相框，交由接待 负责 人 送 达来 宾 ，留作 纪 念； 来 宾 送行后，接待 负责 人 应 适 时 致 电 来 宾 ， 在 致 以 问 候的同 时 了解来 宾对 公 司 各方面的意见 ，以及 对 公司 接 待 安排的 满 意度，并及 时 填写商 务 接待 总结报 告，以便公司 进 行改 进 。3、商 务 接待行 程的 变 更 商 务 接待

12、过 程 ， 如 来 宾 要求 对 行程安排 进 行 调 整， 现场 陪同 人员 （接待 负责 人、司机及其他陪同人 员 ）应及时将调整意 见通知商务接待秘 书 ； 商 务 接待秘 书 收 到 行程 调 整意 见 后， 应 立即 对 接待行程安排表 进 行 调 整； 如行程 调 整 仅 限 时 间 安排 调 整，商 务 接待秘 书 应 将 调 整后的接待行程安排表 报 管理中心主任 审 批后 执 行，并将接待行程安排表副本 发 至相关人 员 ； 如行程 调 整 导 致 预 算增加，商务 接待秘 书应 将 调 整 后的接待行程安排表按审 批流程重新进 行 审 批后 方可 执 行，并替 换 原接待行

13、程安排表正、副本； 商 务 接待秘 书 应 根 据 调 整后的行程安排，重新制 作 来 宾 接待手册，并送至来 宾 。7、 费 用 报 销1、商 务 接待 结 束后 ，参与接待人员 应 在 5 天内将相关票据全部交至商务 接待秘书 ， 统 一 办 理 报销 手 续 ，无故超 过 30 天未提供票据的，不再予以 报销 ，由 财务 部 由 责任人的工 资 中扣回 预 支 费 用； 2 、 实际发 生 费 用在 已 获 批 预 算 额 度内的，由商务 接 待 秘 书 持 发 票 至财务 部 报销 ；3、 实际发 生 费 用超 出 获 批 预 算 额 度的，由 责 任人 填 写 费 用超 额 审 批表

14、 说 明超 额 原因，按照商 务 接待 审 批 权 限 进 行 审 批， 获 批 后方可 报销 ；8、 商 务 接 待 过 程 要 求1、 接待人 员须严 格遵守公司相关 规 定，不准有任 何 越格行 为发 生；2、 商 务 接待秘 书 于 接 待 进 行 时 ， 须 密切注 视 接待动 态 ，做好控制指挥工作，保 证规 范进行。3、 接待 过 程中遇 有 来 宾 提出 办 理限制事宜， 须 婉 言 解 释4、接待环 境 标 准 物品 摆 放整 齐 ， 且 表面无灰 尘 ； 地面干 净 无 脏 物 ， 空气流通清新； 室温适度，灯光合适， 电视调 好 ； 备品齐全。5、公司参观规 定 安排来

15、宾 参 观 公 司 ， 须报 公关部主任批准；参观介绍以商 务接待秘 书为 主，接待部 门配合； 参 观过 程中，原 则 上介 绍 者在来 宾 前，接待 负 责 人在来 宾 后； 参观所到之 处，作 业人员须 集中 精力做事，不得 东张 西望，更不 许 与参 观 人 员 交 谈 ，如有必要可礼貌示意。6、接待礼仪 要 求 参与商务 接待 人 员 应 着正装，举 止礼貌； 接待人员 到 车 站 、 机 场 迎接来宾 ， 应 提前1020 分 钟 到达，恭候来 宾 到达， 对 不熟悉的来宾应 事先准 备 迎接牌，注明 单 位名称和来宾称谓； 接到来 宾 后，接待人 员应 主 动 向来 宾 致以 问

16、 候，并主 动 帮助 来宾提取行李； 到达住宿地点 后 ， 接待人 员应 主 动协 助来 宾办 理 入 住手 续 ，并提行李送至房 间 ； 接待人 员 到 车 站 、 机 场 送行， 应 根 据 航班、列 车时 刻合 理提前 到达，主 动 帮助来 宾 拿取、托 运行 李， 办 理相关手 续 ；九、附 则1、 本手册 为 公司 商务接待的 规 范性文件，各部 门 应严格参照 执 行；2、 各子公司 应 参 照 本 手册开展商务 接待活 动 ；3、 本手册由公关部 依 据 实际 情况 变 化，不定期进 行 修 订 ；4、 本手册由公关部 附 则 最 终 解 释 ；5、 本手册于 2010 年 2

17、月 25 日起 执 行。十、 备 注除有特殊 说 明 外 ， 本制度适用范 围为 集 团 各部 门 ， 子公司可参照 执 行。子公司与集团 公司 发 生 业务 关系 时 ，以尊重集团 公司制度 为执 行原 则 。x年x月19商务接待申请表负责人：客人信息:姓名单 位职务电 话2、接待时间： 年 月日 至 年 月 日共 日3、接待事由：4、洽谈参加人员：5、陪同人员：6、招待项目：匚交通 匚住宿 版请 匚娱乐 超览M它：7、其它要求：部门主管签字：日期：分管副总 裁签字：日期：接待行程安排表接待部门：接待负责人:制表人：日期/时 问接待事项主讲/陪同其它参加部门地点第一天（月 日）第二天（月 日

18、）第三天（月 日）配合内容清单:配合项目时间配合内容责任人部门招待费用预算:太通：二宿：鼻请:出乐等：合计：接待部门确认签字：日期：公关部主任签字：日期：主管副总 裁签字：日期：执行副总裁签字：日期：公司总裁签字：日期：商务招待费用超额审批表申请部门:f负责人：招待对象:姓名单位职务2、招待时间：年_月_日至 年_月_日3、招待事由： 4、获批招待费用预算: 生通：二宿：鼻请:出乐等：合计： 5、实际招待费用情况:太通：二宿：鼻请:出乐等：合计：超额原超额:因说明:接待部门签字：日期：公关部主任签字：日期：主管副总 裁签字：日期：执行副总裁签字：日期：公司总裁签字：日期：来访接待总结报告接待项目:一来访目的：04型 途观 举合同 口合作 口嗔访 匚游玩 匚瞑它( )二、接待总结